Gerenciador de tarefas: impacte sua gestão de forma simples

Delegar é parte essencial na gestão de projetos, e exige do time de gestão boas habilidades de comunicação. Hoje vamos apresentar para você como o uso de um gerenciador de tarefas pode impactar de forma positiva a comunicação da sua empresa, e sua habilidade de gerir de pessoas.

O que é um gerenciador de tarefas?

Um gerenciador de tarefas é uma ferramenta essencial no ambiente corporativo, projetada para otimizar o fluxo de trabalho, facilitar a comunicação e aumentar a eficiência na execução de projetos. Essa plataforma permite a organização, atribuição e acompanhamento de tarefas de forma centralizada, proporcionando uma visão clara do progresso de cada atividade.

Por que usar um gerenciador de tarefas?

Gestão de pessoas e liderança são tarefas difíceis. Quando você junta o gerenciamento de projetos paralelos em equipes de diversos setores da sua empresa, tudo pode ficar confuso, difícil de acompanhar e rápido.

Isso abre portas para ameaças ao seu negócio se sentirem à vontade dentro da empresa. Queremos ajudá-lo a se prevenir contra esse mal agora.

Se você deseja gerenciar o seu negócio de forma eficiente, precisa de ajuda. “ótimo”, você pode pensar, “vou contratar um bom gestor e tudo estará resolvido.” Um bom time de gestão, quando seu negócio cresce o suficiente para acomodar um, é essencial. O que estamos falando aqui, porém, é diferente.

Neste artigo, estamos falando sobre como você pode ficar sabendo, de forma simples, tudo o que está acontecendo dentro do seu negócio. Nosso objetivo é ensinar seu time duas habilidades:  organizar e centralizar informações.

Vamos ver como elas podem otimizar a sua gestão de projetos.

Organizar informação

Organização é sempre essencial. Ela fará com que você possa rapidamente entender e acompanhar o que está acontecendo nos seus projetos. Isto quer dizer menos tempo investido nesse em “saber o que está acontecendo”.

Nosso gerenciador de tarefas usa uma metodologia ágil para lhe ajudar neste quesito, o método Kanban.

Baixe nosso e-book sobre o método Kanban  caso você ainda não seja familiar ao tema. Este é um método simples de se implementar que pode impactar positivamente sua gestão de pessoas.

O objetivo desta metodologia, desenvolvida pela Toyota nos anos 60, é agilizar os processos de trabalho e identificar gargalos de produção para que eles sejam resolvidos. Como o ótimo bônus de trazer o benefício de organizar visualmente todas as nossas tarefas em quadros simples e claros.

Agora, caso você ainda não tenha visto esta informação, leia sobre o método Kanban. Quando eu comecei a usar nossas ferramentas de gestão e organizar minhas tarefas através deste método, não fazia ideia do quanto eu estava antes perdendo por não conhecer a metodologia para usá-la corretamente.

É um ótimo investimento do seu tempo aprender este processo, tanto por ser muito simples, como pelos benefícios que ele traz para sua gestão. Com ele, você poderá otimizar toda a comunicação nos seus projetos.

Agora que você sabe como organizar informações da melhor forma possível no nosso software usando o método Kanban, vamos falar sobre a importância de centralizar estas informações no nosso software de gerenciamento de tarefas.

Centralizar informação

Você não precisará saber de tudo para ser um bom gestor de projetos. O tempo necessário para autorizar e supervisionar cada processo acontecendo a sua volta não traz retorno sobre investimento.

Portanto, concentrar a informação em você não é a solução, mesmo que você precise fazer isso em algum lugar. Um gerenciador de tarefas como o Flowup é a ferramenta perfeita para centralizar toda a informação do que está acontecendo em seu projeto.

Cada usuário será capaz de definir quem tem acesso à informação e é notificado pela realização de tarefas, e isto possibilita que todos mantenham o foco nas atividades que precisam de sua atenção agora. Este é um modelo de trabalho proativo, exigindo autonomia dos membros da equipe.

As tarefas no gerenciador devem estar relacionadas a objetivos SMART para medir a produtividade e prever os resultados e crescimento do projeto.

Como usar um gerenciador de tarefas?

Independentemente do gerenciador escolhido, aqui estão oito passos fundamentais para aproveitar ao máximo essa ferramenta:

1. Defina Objetivos Claros

Antes de começar a usar o gerenciador de tarefas, tenha em mente os objetivos específicos que deseja alcançar. Estabeleça metas claras e mensuráveis para orientar o trabalho da equipe.

2. Cadastre Tarefas Adequadamente

Insira todas as tarefas relevantes no sistema, atribuindo prazos e responsáveis a cada uma. Certifique-se de que cada tarefa esteja bem definida, para evitar ambiguidades.

3. Utilize Categorias e Etapas

Organize as tarefas em categorias ou etapas, utilizando recursos como etiquetas, cores ou pastas, dependendo das funcionalidades do seu gerenciador. Isso facilita a visualização e a localização de atividades específicas.

4. Atribua Responsabilidades

Delegue tarefas de acordo com as habilidades e cargas de trabalho de cada membro da equipe. Certifique-se de que todos compreendam claramente suas responsabilidades e prazos.

5. Acompanhe o Progresso

Regularmente, verifique o andamento das tarefas. A maioria dos gerenciadores de tarefas oferece recursos de acompanhamento que permitem visualizar o progresso, identificar possíveis obstáculos e ajustar planos conforme necessário.

6. Estabeleça Comunicação Eficiente

Utilize as funcionalidades de comunicação do gerenciador para manter a equipe informada. Comentários, atualizações e notificações são ferramentas valiosas para garantir uma comunicação eficiente.

7. Promova a Colaboração

Incentive a colaboração entre os membros da equipe. Muitos gerenciadores de tarefas permitem compartilhar arquivos, insights e feedback diretamente na plataforma, facilitando a colaboração em tempo real.

8. Analise e Aprimore

Após a conclusão de cada projeto ou ciclo, reserve um tempo para analisar o desempenho. Avalie o que funcionou bem, identifique áreas de melhoria e ajuste estratégias para os próximos projetos. Um gerenciador de tarefas é uma ferramenta dinâmica, e a análise contínua é crucial para otimizar processos.

Seguindo esses passos, você estará maximizando o potencial do seu gerenciador de tarefas, promovendo uma gestão eficiente, comunicação transparente e colaboração produtiva em seus projetos.

Dicas para otimizar sua gestão de tarefas

Contrate pessoas que tenham os valores da sua empresa, em quem você pode confiar para buscar executar suas funções com proatividade e excelência. Caso elas não tenham todas as habilidades que você precisa, ajude-as a desenvolvê-las. Contrate valores e desenvolva habilidades.

Aprender a usar um gerenciador de tarefas é decidir se familiarizar com o processo de centralizar toda a informação necessária para o andamento de um projeto em um único lugar, de fácil acesso, onde todas as pessoas de interesse possam ver o que está acontecendo.

Ao decorrer de um projeto, é de se esperar que você possa se sentir perdido, talvez até sobrecarregado; buscando o melhor curso de ação para que tudo possa prosseguir rumo aos objetivos traçados. Neste momento, você precisa registrar toda a informação para entender o ciclo de vida do seu projeto.

Compartilhe esta informação também com o seu time, pois eles podem se sentir da mesma forma, e alguns processos podem causar atrasos em todo o projeto caso a comunicação não aconteça de forma fluida entre a equipe.

Organizando sua informação de forma simples com o método Kanban em nosso gerenciador de tarefas online, você poderá garantir que ela esteja centralizada em um local onde todos podem acessá-la quando for preciso.

Veja no vídeo abaixo como usamos as metodologias ágeis do Kanban e Gantt para organizar e centralizar a informação que você precisa em nosso software de gerenciamento de tarefas online:

Gerenciador de tarefas: o que não esperar de um

Você já sabe que pode organizar melhor suas tarefas e centralizá-las em um local onde todos os membros da sua equipe poderão encontrar as informações que precisam para otimizar o tempo dedicado ao projeto.

Agora vamos lhe contar sobre o que não esperar de um gerenciador de tarefas.

Um gerenciador de tarefas pode facilitar processos, organizar informações e atividades, além de ajudar a gerenciar pessoas e facilitar a sua liderança. Porém, ele não poderá fazer atividades por você.

Portanto, você ainda precisará de um time de gestão, ou, se você administra sua própria empresa, você terá que se desenvolver como líder para poder administrar o seu negócio rumo ao sucesso.

Estamos aqui para lhe ajudar em sua jornada, e preparamos este artigo sobre Gestão de projetos: tudo o que você precisa saber para lhe ajudar a criar os projetos que irão levar o seu negócio para o próximo nível.

Agora imagine se, cada vez que alguém registrar uma falha no gerenciador de tarefas, o time de gestão de projeto caia em cima dela para puni-la. Ninguém irá registrar nada. Na realidade informação importante pode passar a ser escondida por medo da gestão.

Isto não pode acontecer. É preciso que você desenvolva um ambiente onde seu time possa se sentir a vontade para cometer erros, pois a falha é um produto natural da busca pelo sucesso.

O que esperar do Flowup como seu Gerenciador de tarefas?

Muito mais do que um gerenciador de tarefas, o Flowup é um sistema de gestão integrado. Nele você encontra o Task, para organizar seus projetos em pequenas tarefas com objetivos SMART pelas metodologias ágeis do método Kanban ou do método de Gantt.

Além disso, temos o Time, mais uma integração para facilitar a sua gestão de pessoas. Nele, sua equipe poderá reportar horas em timesheets que podem ser reportadas a um projeto ou tarefa específica. Desta forma, você poderá fazer um controle de horas e levantamento de recursos utilizado por cada projeto de forma mais específica.

Para completar, temos o Cash, nosso sistema de gestão financeira para sua empresa. Nele, você administra a parte financeira e tem todos os relatórios que precisa para entender o que está acontecendo no seu negócio, além de checar a saúde financeira da sua empresa.

Com o nosso Task, o gerenciador de tarefas, você organiza e centraliza informações. Acesse nosso blog para conhecer várias dicas de como facilitar e otimizar a sua gestão de pessoas e a produtividade do seu time.

Experimente o Flowup e veja como a integração com outros sistemas de gestão pode impactar positivamente seu negócio!

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