O que é a matriz GUT, quais suas vantagens e como montá-la?

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No dia a dia de um negócio, pode ser bem difícil estabelecer suas prioridades, especialmente quando há uma série de tarefas e projetos envolvidos. E, em muitos casos, fazer a escolha errada pode custar bastante. Por isso é importante ter técnicas que ajudam a reconhecer os trabalhos que possuem maior prioridade, como a matriz GUT.

Você talvez já tenha ouvido falar dessa ferramenta, mas não esteja muito familiarizado com sua aplicação na prática. Saiba que, com um pouco de atenção, ela ajuda consideravelmente a organizar seu planejamento estratégico dentro da empresa.

Quer entender melhor? Então acompanhe e descubra como usá-la a seu favor!

O que é a matriz GUT?

Primeiramente “GUT” é uma abreviação de três fatores: Gravidade, Urgência e Tendência. Essas são as três principais variáveis usadas para determinar se sua gestão de projetos precisa priorizar algo em específico.

Que benefícios ela oferece?

A principal vantagem do método GUT é que, independente do tamanho da sua empresa, ele é uma ferramenta extremamente simples e eficaz para sua tomada de decisão. Mesmo alguém com pouca experiência em gestão de negócios pode conseguir bons resultados sem ter que investir tanto tempo e energia.

Além disso, essa matriz também dá bastante suporte a outras metodologias de gestão, como o ciclo PDCA, quadro KANBAN e a análise SWOT. Se você já está familiarizado com alguma dessas ferramentas, então pode adicionar o GUT para torná-las mais úteis.

Como montar sua matriz GUT?

Agora que você entende o que é essa matriz, é hora de aprender como usá-la. Veja aqui o passo a passo:

1.     Lista de problemas

Antes de começar, você precisa saber quais são as questões que devem ser resolvidas na sua empresa. Monte uma lista de todos os problemas, tarefas e projetos que devem ser considerados na sua análise.

2.     Definição de Gravidade, Urgência e Tendência

Com a lista pronta, você deve dar uma pontuação de 1 a 5 para cada item, com base nos seguintes critérios:

·        Gravidade: define o impacto que aquele problema pode ter se não for resolvido;

·        Urgência: indica, de forma geral, quanto tempo você tem para lidar com a situação antes que ela saia do controle;

·        Tendência: reflete as chances de a situação piorar enquanto aguarda uma solução. Útil para fazer seu gerenciamento de riscos.

Liste esses três fatores na matriz, junto ao problema correspondente.

3.     Cálculo do valor GUT

Para calcular o valor total na matriz GUT, basta multiplicar os valores de cada fator. Por exemplo, um problema com Gravidade 2, Urgência 3 e Tendência 3 tem uma pontuação total de 18 (2 x 3 x 3). Depois de pegar esses números, basta colocar cada problema em um ranking, do maior para o menor.

4.     Montagem de um plano de ação

Com base nesse ranking, você já tem uma boa ideia de quais devem ser suas prioridades ao longo do tempo. E, com isso em mente, pode preparar um plano de ação que otimize a solução de todas essas questões.

Agora que você conhece a matriz GUT, pode usá-la para facilitar sua tomada de decisões. E se você integrá-la com outras ferramentas e softwares de gestão, ela se torna ainda mais eficaz.

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