Gerenciador de tarefas: impacte sua gestão de forma simples.

Delegar é parte essencial na gestão de projetos, e exige do time de gestão boas habilidades de comunicação. Hoje vamos apresentar para você como o uso de um gerenciador de tarefas pode impactar de forma positiva a comunicação da sua empresa, e sua habilidade de gerir de pessoas.

Porque usar um gerenciador de tarefas

Gestão de pessoas e liderança são tarefas difíceis. Quando você junta isto ao gerenciamento de projetos paralelos em diversas equipes, de diversos setores da sua empresa; tudo pode ficar muito confuso, muito difícil de acompanhar, muito rápido.

Isto abre várias portas para ameaças ao seu negócio sentirem-se bem a vontade dentro da sua empresa, e queremos lhe ajudar a se prevenir contra este mal agora.

Se você deseja gerenciar o seu negócio de forma eficiente, precisa de ajuda. “ótimo”, você pode pensar, “vou contratar um bom gestor e tudo estará resolvido.” Um bom time de gestão, quando seu negócio cresce o suficiente para acomodar um, é essencial. O que estamos falando aqui, porém, é diferente.

Neste artigo, estamos falando sobre como você pode ficar sabendo, de forma simples, tudo o que está acontecendo dentro do seu negócio. Nosso objetivo é ensinar seu time a duas habilidades:  organizar e centralizar informações.

Vamos ver como elas podem otimizar a sua gestão de projetos.

Organizar informação

Organização é sempre essencial. Ela fará com que você possa rapidamente entender e acompanhar o que está acontecendo nos seus projetos. Isto quer dizer menos tempo investido nesse em “saber o que está acontecendo”.

Nosso gerenciador de tarefas usa uma metodologia ágil para lhe ajudar neste quesito, o método Kanban.

Baixe nosso e-book sobre o método Kanban  caso você ainda não seja familiar ao tema. Este é um método simples de se implementar que pode impactar positivamente sua gestão de pessoas.

O objetivo desta metodologia, desenvolvida pela Toyota nos anos 60, é agilizar os processos de trabalho e identificar gargalos de produção para que eles sejam resolvidos. Como o ótimo bônus de trazer o benefício de organizar visualmente todas as nossas tarefas em quadros simples e claros.

Agora, caso você ainda não tenha visto esta informação, leia sobre o método Kanban. Quando eu comecei a usar nossas ferramentas de gestão e organizar minhas tarefas através deste método, não fazia ideia do quanto eu estava antes perdendo por não conhecer a metodologia para usá-la corretamente.

É um ótimo investimento do seu tempo aprender este processo, tanto por ser muito simples, como pelos benefícios que ele traz para sua gestão. Com ele, você poderá otimizar toda a comunicação nos seus projetos.

Agora que você sabe como organizar informações da melhor forma possível no nosso software usando o método Kanban, vamos falar sobre a importância de centralizar estas informações no nosso software de gerenciamento de tarefas.

Centralizar informação

Você não precisará saber de tudo para ser um bom gestor de projetos. O tempo necessário para autorizar e supervisionar cada processo acontecendo a sua volta não traz retorno sobre investimento.

Portanto, concentrar a informação em você não é a solução, mesmo que você precise fazer isso em algum lugar. Um gerenciador de tarefas como o Flowup é a ferramenta perfeita para centralizar toda a informação do que está acontecendo em seu projeto.

Cada usuário será capaz de definir quem tem acesso à informação e é notificado pela realização de tarefas, e isto possibilita que todos mantenham o foco nas atividades que precisam de sua atenção agora.

Este é um modelo proativo de trabalho. Nele, é preciso que cada membro da sua equipe, independente da função, tenha autonomia para tomar decisões e agir de forma proativa dentro do escopo de seu trabalho.

Cada tarefa no seu gerenciador deve estar relacionada a um objetivo SMART, para que você sempre possa mensurar a produtividade da sua equipe, sendo capaz de prever os seus resultados e o crescimento do seu projeto como um processo de trabalho diário.

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Contrate pessoas que tenham os valores da sua empresa, em quem você pode confiar para buscar executar suas funções com proatividade e excelência. Caso elas não tenham todas as habilidades que você precisa, ajude-as a desenvolvê-las. Contrate valores e desenvolva habilidades.

Aprender a usar um gerenciador de tarefas é decidir se familiarizar com o processo de centralizar toda a informação necessária para o andamento de um projeto em um único lugar, de fácil acesso, onde todas as pessoas de interesse possam ver o que está acontecendo.

Ao decorrer de um projeto, é de se esperar que você possa se sentir perdido, talvez até sobrecarregado; buscando o melhor curso de ação para que tudo possa prosseguir rumo aos objetivos traçados. Neste momento, você precisa registrar toda a informação para entender o ciclo de vida do seu projeto.

Compartilhe esta informação também com o seu time, pois eles podem se sentir da mesma forma, e alguns processos podem causar atrasos em todo o projeto caso a comunicação não aconteça de forma fluida entre a equipe.

Organizando sua informação de forma simples com o método Kanban em nosso gerenciador de tarefas online, você poderá garantir que ela esteja centralizada em um local onde todos podem acessá-la quando for preciso.

Veja no vídeo abaixo como usamos as metodologias ágeis do Kanban e Grantt para organizar e centralizar a informação que você precisa em nosso software de gerenciamento de tarefas online.

Gerenciador de tarefas: o que não esperar de um

Você já sabe que pode organizar melhor suas tarefas e centralizá-las em um local onde todos os membros da sua equipe poderão encontrar as informações que precisam para otimizar o tempo dedicado ao projeto.

Agora vamos lhe contar sobre o que não esperar de um gerenciador de tarefas para que você possa usar esta ferramenta de gestão de forma ainda mais eficiente.

Um gerenciador de tarefas pode facilitar processos, organizar informações e atividades, além de ajudar a gerenciar pessoas e facilitar a sua liderança. Porém, ele não poderá fazer atividades por você.

Portanto, você ainda precisará de um time de gestão, ou, se você administra sua própria empresa, você terá que se desenvolver como líder para poder administrar o seu negócio rumo ao sucesso.

Estamos aqui para lhe ajudar em sua jornada, e preparamos este artigo sobre Gestão de projetos: tudo o que você precisa saber para lhe ajudar a criar os projetos que irão levar o seu negócio para o próximo nível.

Também é muito importante entender que um gerenciador de tarefas não é uma ferramenta para você poder vigiar e punir os seus times. Em meu trabalho na Flowup, tenho o hábito de registrar cada falha de processo que acontece durante meu trabalho.

É importante para quem está na gestão e no estratégico do projeto estar sempre consciente das falhas possíveis, como e quando elas acontecem, para criar processos que previnam que elas recorram no futuro.

Agora imagine se, cada vez que alguém registrar uma falha no gerenciador de tarefas, o time de gestão de projeto caia em cima dela para puni-la. Ninguém irá registrar nada. Na realidade informação importante pode passar a ser escondida por medo da gestão.

Isto não pode acontecer. É preciso que você desenvolva um ambiente onde seu time possa se sentir a vontade para cometer erros, pois a falha é um produto natural da busca pelo sucesso.

O que esperar do Flowup como seu Gerenciador de tarefas

Muito mais do que um gerenciador de tarefas, o Flowup é um sistema de gestão integrado. Nele você encontra o Task, para organizar seus projetos em pequenas tarefas com objetivos SMART pelas metodologias ágeis do método Kanban ou do método de Grantt.

Além disso, temos o Time, mais uma integração para facilitar a sua gestão de pessoas. Nele, sua equipe poderá reportar horas em timesheets que podem ser reportadas a um projeto ou tarefa específica. Desta forma, você poderá fazer um controle de horas e levantamento de recursos utilizado por cada projeto de forma mais específica.

Para completar, temos o Cash, nosso sistema de gestão financeira para sua empresa. Nele, você administra a parte financeira e tem todos os relatórios que precisa para entender o que está acontecendo no seu negócio, além de checar a saúde financeira da sua empresa.

Como gerenciador de tarefas, nosso Task possibilita você organizar e centralizar a informação como apresentado neste artigo, e em nosso blog estaremos postando várias dicas de como facilitar e otimizar a sua gestão de pessoas e a produtividade do seu time.

Experimente agora nossa ferramenta de gerenciamento de tarefas online e veja como a integração do Flowup com outros sistemas de gestão podem impactar de forma positiva o seu negócio.

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