Gestão de tarefas: O que é e como fazer com equipes remotas

Você já se pegou executando uma atividade, quando, de repente, lembrou-se que ainda não tinha concluído a anterior? Ou se viu no meio de tantas tarefas que não sabia por onde começar? Problemas como esse acontecem com mais frequência do que gostamos de admitir, principalmente sem uma boa gestão de tarefas.

Vivemos em ritmo acelerado, com atribuições de diferentes complexidades acontecendo diariamente, várias abas abertas no navegador e sempre usando e abusando do multitasking… E no trabalho não é diferente.

Poucas coisas deixam uma empresa tão improdutiva quanto processos longos e enfadonhos para a execução de tarefas. Reuniões infindáveis, diversas planilhas e relatórios confusos comprometem a produtividade de qualquer equipe de trabalho. Mesmo o melhor dos times precisa de um bom método de organização para alcançar os resultados esperados sem perda de tempo, de dinheiro e sem sobrecarga de trabalho.

Uma boa dica é aderir à gestão de tarefas. Assim, é possível evitar erros e aprimorar processos para a sua empresa funcionar de forma eficiente com alta produtividade garantida. Mas como criar, você mesmo, sua própria gestão de tarefas? Nós preparamos um artigo com tudo que você precisa saber para entender melhor como levar a gestão de tarefas do campo das ideias para o escritório. Boa leitura!

Leia os tópicos deste texto como preferir:

• Primeiro, o que é gestão de tarefas?
• Implementando a gestão de tarefas
• Otimizando a gestão
• Delegando tarefas
• Qual a melhor ferramenta para gerenciar tarefas?
  
• Quais são os principais benefícios da gestão de tarefas para indivíduos e equipes?
  
• Comece agora

Primeiro, o que é gestão de tarefas?

A gestão de tarefas é uma aliada do monitoramento de atividades. Os gestores veem nela a melhor forma de controlar o fluxo de trabalho e mensurar resultados. Esse método ajuda a organizar e distribuir as atividades da equipe, garantindo o cumprimento das metas. O gestor divide as funções, analisa o fluxo de cada departamento e encontra o funcionário mais capacitado e disponível para executar cada demanda.

Assim é criada uma cultura colaborativa na equipe que, de forma saudável, torna-se mais produtiva e mais eficiente. Com todas as tarefas organizadas, o gestor pode entender melhor a sua equipe, potencializando talentos e encontrando pontos de melhoria. É com base no monitoramento proporcionado pela gestão de tarefas que o gestor poderá tomar decisões mais acertadas sobre os próximos passos que a empresa deve seguir.

Implementando a gestão de tarefas

O método se destacou durante a pandemia, quando muitas empresas aderiram ao trabalho remoto e os gestores se viram no escuro, sem saber como monitorar as equipes. Para que a gestão de tarefas funcione é preciso definir as demandas, o que pode parecer fácil, mas, antes, deve-se estabelecer prazos, elencar prioridades, e, ao longo de todo o processo, acompanhar o andamento de tudo.

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O primeiro passo é listar todas as tarefas que precisam ser executadas, detalhando o grau de urgência e importância de cada uma delas. Então é preciso organizar as tarefas, estabelecendo uma ordem de execução de acordo com prazo e prioridade, e, se possível, agrupar as atividades que têm relação entre si. Por último, tire proveito da tecnologia para escolher dentre as diversas ferramentas disponíveis online para gerenciar a sua empresa.

Otimizando a gestão

Agora que você já sabe que deve adotar a gestão de tarefas, nós vamos te ajudar a aprimorar o processo de implementação para que tudo corra da melhor forma. A primeira etapa é criar um modelo a ser seguido na hora de lidar com as demandas da empresa. Quando se tem um padrão, os erros diminuem e tudo acontece com mais agilidade.

Todos os passos citados no tópico anterior são válidos, mas é importante lembrar que deve-se fazer o máximo com a menor quantidade de recursos e sem diminuir a qualidade. Quando essas máximas são seguidas, o fluxo das tarefas é otimizado. Não podemos esquecer que reavaliar é a palavra-chave quando falamos de gestão de tarefas, então o gestor deve ficar atento a todos os processos, para fazer melhorias conforme for necessário.

Delegando tarefas

Conseguir distribuir atividades pode ser mais difícil do que parece, especialmente quando estamos lidando com pessoas que têm perfis mais controladores e, por isso, tentam dar conta de tudo — é aquela pessoa que quer abraçar o mundo com as pernas. A boa notícia é que, como se trata de uma habilidade, o ato de delegar tarefas pode ser aprendido, aperfeiçoado e desenvolvido.

Então, nesses casos, cabe ao gestor identificar o perfil comportamental dos funcionários e delegar as tarefas de forma estratégica, selecionando o profissional com o tipo de perfil mais indicado para lidar com ela. Ao atribuir uma tarefa, você precisa alinhar as expectativas, deixando claro o que deve ser feito e o prazo final. Depois de delegar, afaste-se da tarefa; e não confunda monitorar o progresso com microgerenciamento, o que pode causar conflitos com a equipe e sobrecarregar o gestor. E para que isso funcione, você precisa confiar na sua equipe. Dê autonomia aos funcionários, mas lembre-os que você está disponível para ajudá-los quando julgarem necessário.

Ao final, revise todos os processos envolvidos na tarefa, entendendo o que deu certo e o que pode ser melhorado. Assim como pontuamos os erros, é igualmente importante reconhecer os acertos e parabenizar os envolvidos numa tarefa bem executada.

Qual a melhor ferramenta para gerenciar tarefas?

A gestão de tarefas pode parecer fácil, contudo, como explicamos, o processo é complexo. Ela envolve diversas etapas e precisa de uma organização impecável do começo ao fim. Por isso, existem inúmeros aplicativos e softwares com as mais diversas funcionalidades que vão descomplicar a gestão de tarefas: auxiliar na criação do processo, estabelecer prazos, acompanhar as tarefas e organizar a rotina.

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Para tomar a melhor decisão, é preciso saber bem quais são as necessidades da sua empresa; desta forma, fica mais fácil escolher o sistema de gestão de tarefas que dá match com você. Mas como escolher? Pensando nisso, elaboramos, a seguir, uma lista com as cinco melhores ferramentas de gestão de tarefas para você adotar.

FlowUp

O FlowUp é um sistema integrado que permite que você faça o gerenciamento financeiro, a gestão de projetos e a gestão de tempo/horas num único lugar. É possível criar diversos modelos de quadros — ideal para usar o método Kanban — para gerir as tarefas do dia a dia e, inclusive, automatizar aquelas tarefas e processos que se repetem com certa frequência. Ainda, o FlowUp possui funções para compartilhar conteúdos com a equipe e pessoas de fora da empresa, centralizando os arquivos numa plataforma só.  Ele também permite contabilizar as horas gastas em cada tarefa, uma boa forma de entender melhor o processo de trabalho dos funcionários.

Uma ferramenta integrada, online e perfeita para quem trabalha de forma remota, o FlowUp conta com muitas funcionalidades distintas e é ideal para empresas que querem unificar suas visões, combinando tarefas, projetos, tempo e financeiro. Você pode testar gratuitamente por 15 dias no site da plataforma e ela também conta com uma versão free.

Trello

Desenvolvido pela empresa australiana de softwares Atlassian — responsável, também, pelo Jira, Confluence e Team Central — o Trello é uma das ferramentas mais conhecidas quando o assunto é gestão de tarefas, contando com, aproximadamente, noventa milhões de usuários em todo o mundo.

Ele possui um sistema simples e intuitivo, fácil de usar até para aqueles que ainda estão se adaptando a este novo método. Com um visual baseado nos painéis Kanban, é possível criar quadros, listas e cards. Além disso, você pode criar times e dividir as tarefas entre cada membro. Dessa forma, você tem uma visão geral de tudo que está acontecendo e acompanha o andamento e a entrega das demandas.

O Trello está disponível numa versão gratuita, ideal para iniciantes, e em versões pagas.

Google Agenda

Tendo o grande benefício de permitir a sincronização com todas as plataformas criadas pelo Google, o Google Agenda — ou Google Calendar — está no ar há mais de dez anos e é compatível com todos os sistemas operacionais, podendo ser acessado através do computador, tablet e celular. A ferramenta permite que você visualize a agenda de todo o time, o que garante que nenhum funcionário ficará sobrecarregado.

Considerado por muitos o melhor sistema de agenda disponível, o Google Agenda oferece funcionalidades simples e eficazes que facilitam o dia a dia das empresas.

Evernote

Conhecido como a versão moderna do bom e velho post-it, o Evernote é um software de organização criado pelo empreendedor azerbaijano Stephen Pachikov. Ele tem como objetivo funcionar como uma extensão do cérebro. Para esse fim, ele deve ser capaz de se lembrar do passado, construir conexões, criar novas ideias e, claro, armazenar todas as informações que você precisará consultar no futuro. Com ele, além de você poder fazer anotações, que podem ser levadas para qualquer lugar baixando um app no seu celular, você tem acesso a uma excelente ferramenta de busca, que pesquisa até em documentos em formato PDF. Assinantes premium contam ainda com reconhecimento óptico de imagens.

Com digitalização de documentos, captura de páginas da web e versões gratuita, premium e business (este último com capacidade de upload ilimitado), o Evernote é a ferramenta que irá aposentar o seu bloquinho de anotações.

Notion

Desenvolvido em 2016 por uma startup no Vale do Silício, o Notion se tornou o software favorito da geração Z para organizar a vida pessoal, acadêmica e profissional. No Notion, há modelos de páginas que suprem várias necessidades e permitem customizações. Você pode transformar os templates em blocos de notas, planilhas, documentos de texto e listas de tarefas. O app também permite compartilhar tarefas com equipes e viabiliza o acompanhamento simultâneo de vários projetos. Na versão paga, o Notion oferece um espaço para interação entre equipes, tudo em um só lugar para evitar procrastinação.

Oferecendo a centralização de diferentes funções e designs minimalistas e intuitivos, é fácil de entender por que o Notion é o queridinho de muitos. O ponto negativo é que, infelizmente, a ferramenta não está disponível em português.

Quais são os principais benefícios da gestão de tarefas para indivíduos e equipes?

Um bom método de gerenciamento aliado à tecnologia pode trazer vantagens, como a eliminação de custos e aumento da produtividade da sua empresa. Implementar um software de gestão de tarefas pode trazer oito principais benefícios para a sua rotina de trabalho. Confira!

1. Centralização das informações

Quando os funcionários estão envolvidos em vários projetos ao mesmo tempo é preciso que eles tenham as informações de cada um deles disponíveis em um local específico. Com a gestão de tarefas, todos os dados que você precisa ficam concentrados em um gerenciador. Desta forma, é possível reduzir tanto o tempo quanto a energia gastos para administrá-los e o trabalho da equipe é otimizado.

2. Melhora na comunicação

A maioria dos problemas de gerenciamento têm origem nos ruídos na comunicação causados por pequenas falhas nos processos. Quando as informações necessárias estão organizadas de forma correta em uma única plataforma, como acontece quando você usa um software de gestão de tarefas como o FlowUp, a comunicação entre a equipe é facilitada.

Ao usar uma ferramenta de gerenciamento, todo o trabalho pode ser feito de forma mais fluida, já que você pode se comunicar com a equipe, discutir detalhes, fazer apontamentos, dar sugestões, identificar erros e compartilhar insights num só lugar.

3. Economia de tempo e redução de custos

Uma das formas mais eficazes de diminuir os gastos é através da gestão de tarefas. Você terá uma visão mais analítica, com uma visualização clara dos prazos que você deve cumprir, o que melhorará a produtividade e evitará atrasos.

Outra forma em que a gestão ajuda a reduzir custos é com o controle total proporcionado por este método. Contar com um software de gestão  permite que o gestor controle e delegue tarefas de forma rápida e eficaz, o que os deixa com mais tempo para focar no que é essencial para a empresa.

4. Menos reuniões

Ao realizar diversas tarefas ao mesmo tempo, a equipe precisa, geralmente, de encontros constantes para sanar dúvidas e para que todos os integrantes da equipe — e o gestor — sejam atualizados sobre o status de cada uma delas. E isso pode afetar a produtividade da equipe.

Tendo todas as informações reunidas em um software de gestão, o gestor e toda a equipe tem acesso ao que precisa ser feito ou ajustado. Assim, as informações são passadas de forma objetiva e rápida, sem precisar de tantas reuniões.

5. Cumprimento de prazos

Ao contrário do que muitos pensam, gerenciar prazos não significa apenas estabelecer datas de entrega e cobrar para que elas sejam cumpridas. Uma boa gestão envolve a implementação de métodos para que haja um aumento no cumprimento das entregas, mantendo a qualidade e a pontualidade. E um gerenciador de tarefas facilita esse processo, criando relatórios que permitem monitorar as demandas em andamento de forma precisa. 

6. Aumento da produtividade

Como já adiantamos, implementar um sistema de gestão de tarefas ajuda a aumentar a produtividade da sua empresa. Com a ferramenta certa, é possível monitorar não só os prazos de cada tarefa, mas também o desempenho dos funcionários envolvidos. Apesar de não ser uma ferramenta de supervisão, os apps de gestão possuem quase todas as funcionalidades que uma ofereceria. Isso ajuda a aumentar o foco e o engajamento do time.

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7. Maior colaboração entre a equipe

Um sistema de gestão de tarefas possibilita que o ambiente de trabalho se torne mais colaborativo, uma vez que este método faz com que os integrantes das equipes responsáveis por cada tarefa possam estar por dentro de todas as etapas do projeto.

Com transparência e responsabilidades bem definidas, os profissionais podem usar sua expertise para auxiliar o trabalho de outro membro do time.

8. Mensuração de resultados

Com a gestão de tarefas é possível fazer um gerenciamento mais efetivo quanto ao tempo e ao desempenho das atividades. Isso facilita a mensuração dos resultados no negócio. Como as tarefas foram definidas com metas e objetivos estratégicos, é possível monitorar através de relatórios, o sucesso de cada projeto por meio dos indicadores. A partir dessas análises fica mais fácil de aperfeiçoar a organização da sua empresa.

Comece agora

A nossa dica para colocar em prática tudo que você leu neste artigo é usar o software de gestão de tarefas da FlowUp. Ele é perfeito para quem busca uma ferramenta que simplifica e unifica a gestão de diversos projetos, pois permite gerenciar as tarefas de toda a equipe, acompanhar prazos, compartilhar arquivos, criar automações e gerar relatórios. 

Totalmente integrado e online, você ainda pode usar o FlowUp para fazer a gestão financeira da empresa: criar modelos de orçamentos e gerenciar o andamento de cada um deles; cadastrar assinaturas; automatizar o envio de cobranças; importar extratos bancários; aprovar solicitações de reembolsos; cadastrar clientes e fornecedores; gerenciar preços; emitir boletos para os seus clientes diretamente através da plataforma e até gerar NFSe diretamente pela plataforma.

Dessa maneira, você economiza — já que não precisa contratar um software diferente para cada função —, e facilita o seu trabalho e o de toda a equipe. Aproveite e faça o teste grátis agora!