A Importância do Gerenciamento de Projetos Para Sua Empresa

Como falamos antes em nosso tópico de gestão de projetos, todo projeto é único, e tem muitas variáveis que podem afetar o seu desenvolvimento. Para garantir um bom desenvolvimento do seu projeto, é importante ter um gerenciamento de projetos eficiente, e contar com a presença de um bom gerente de projetos.

Neste conteúdo, vamos conversar com você sobre os principais motivos que devem lhe levar a implementar uma gestão de projetos eficiente na sua empresa.

• Planejamento de projeto realista
• Foco e objetivos claros
• Redução de custos
• Controle de riscos
• Controle de qualidade
• Melhores decisões
• Mais envolvimento e proatividade do time
• Aumento de credibilidade e confiança dos clientes

Planejamento de Projeto Realista

Como todo projeto muda e tem uma natureza única. Ter uma boa noção do que pode acontecer é algo muito importante, para diminuir riscos, aproveitar as oportunidades, prever os custos diretos e indiretos, o lucro real do projeto e ter uma boa estimativa de prazos para os objetivos e entregáveis dele.

Para prever todas estas variáveis de forma eficiente e manter seu projeto dentro do prazo e do orçamento, assim como entregar resultados satisfatórios às partes interessadas, é necessário um bom nível de planejamento.

Ao seguir o ciclo de vida de um projeto, você terá um roteiro de planejamento que lhe permitirá se preparar para ter os melhores resultados possíveis com o seu projeto. Além disso, você poderá criar um registo acessível de tudo o que acontece em seus projetos, para que, no futuro, você possa planejar e prever com mais precisão.

Foco e objetivos claros

Falta de objetivos claros é um dos principais motivos de falha em projetos. Uma gestão de projetos eficiente ajuda o time a ter uma boa noção de prioridades e de quais são seus objetivos.

Quando é deixado para o próprio time que irá executar o projeto fazer a sua gestão, seguir o escopo e objetivos pode não ser muito simples. Isto pode levar o seu projeto a sair do escopo, perder prazos e ainda gastar mais do que o orçamento alocado.

Além disso, sem um gerente de projetos para poder traçar e garantir que o planejamento seja seguido, as chances são que o time não perceba os riscos que estão se formando ao longo do projeto. Sem avaliar bem os riscos e como eles se desenvolvem durante o projeto, as tarefas erradas podem ser priorizadas e seu projeto pode custar mais caro ou passar do prazo esperado.

Um bom gerente de projetos monitora os fatores de risco e garante a realização das tarefas corretas no momento adequado. Além disso, ele mantém o projeto dentro do prazo, escopo e orçamento planejados.

Redução de custos

Imagine que você tem uma fábrica que produz determinado produto para o mercado. Você sabe a quantidade exata de cada matéria-prima necessária no processo de produção e evita comprar mais do que o necessário para evitar desperdícios. Com o gerenciamento de projetos não é diferente.

A cada projeto que você faz, você terá mais informações guardadas que poderão lhe ajudar a aumentar o nível de precisão das suas previsões. Estas previsões vão ter efeito sobre o seu desempenho no projeto, como já mencionado, mas também vão poder lhe ajudar a reduzir os seus custos.

Ao ter uma noção mais precisa do que será preciso para realizar um projeto, você poderá notar uma grande redução de custos ao longo do tempo, uma vez que seus recursos estarão sendo utilizados de forma mais consciente.

Controle de riscos

É muito importante entender que seu projeto está sempre sob riscos negativos e positivos. Existem eventos negativos que podem afetar direta ou indiretamente seu projeto. Existem também riscos positivos, que chamamos de oportunidades, dos quais seu projeto pode se aproveitar.

É importante incluir em seu planejamento a previsão e o controle de riscos. Dessa forma, você poderá reduzir a possibilidade de riscos negativos lhe atingirem e até mesmo se preparar para eles caso sejam inevitáveis, além de garantir que oportunidades que seu projeto pode aproveitar não serão perdidas.

Controle de qualidade

Controle de qualidade é um componente essencial no gerenciamento de projetos. Se seu projeto atender todos os prazos e ficar dentro do orçamento, mas falhar em atingir os padrões de qualidade para os entregáveis é condenar o projeto ao fracasso.

Infelizmente, como times estão sempre sob muita pressão para entregar o produto final de um projeto, com prazos e orçamentos a serem atingidos, esta é uma armadilha fácil de se encontrar.

Neste momento, o gerente de projeto também torna-se importante. Não apenas por conta dos prazos de cada objetivo do projeto, mas também para acompanhar como as tarefas do projeto são executadas.

O gerente de projetos ajuda a identificar os entregáveis e a definir em que padrão de qualidade eles são esperados para que todos possam entender claramente o que estão buscando produzir.

Melhores decisões

Com todo este planejamento, você terá muitos dados relativos ao desempenho do seu projeto e como este desempenho poderá ser alcançado. Dessa forma, você e seu time estarão muito mais preparados para tomarem decisões durante a execução do projeto.

Você conhecerá melhor os seus objetivos, o que precisa entregar, e o que tem em mãos para produzir o que precisa. Dessa forma, suas decisões terão maiores chances de estarem alinhadas aos seus objetivos, e usarem os recursos disponíveis da melhor forma possível.

Mais envolvimento e proatividade do time

O gerenciamento de projetos é um processo proativo que ajuda as pessoas certas a executarem as tarefas certas na hora certa. Sem uma boa metodologia de gestão de projetos, muitos times tendem a trabalhar reativamente – lidando com os riscos conforme eles surgem, ao invés de planejando proativamente para riscos conhecidos e traçando objetivos e parâmetros para o projeto desde o início.

Gerentes de projeto ajudam seu time a dividir os seus projetos em peças mais maleáveis. Ao dividir o projeto em tarefas claras a  serem entregues a alguém, marcos e prazos a serem cumpridos, gerentes de projeto conseguem liderar seu time de forma eficiente a agir com mais agilidade.

Aumento de credibilidade e confiança dos clientes

Se sua empresa fizer um bom gerenciamento de projetos, seguindo o ciclo de vida de um projeto, chances são que seu projeto será um sucesso. Ele entregará o que foi proposto dentro do prazo e orçamento esperado, garantindo a satisfação das partes interessadas.

Muito mais do que entregar o que foi combinado, porém, um bom gerenciamento de projetos aumenta a credibilidade e confiança dos seus clientes em você. Isso porque você terá apresentado seus entregáveis no prazo estimado, sem grandes variações.

Conforme cada parte do seu planejamento se mostrar bem executada e entregue conforme combinado, seus clientes terão mais confiança em você e no seu trabalho. Eles saberão que, ao precisar de uma solução para o seu negócio, poderão contar com a sua empresa para entregar o que eles precisam dentro do prazo e orçamento esperado.