RAIS: o que é e como impacta a gestão da sua empresa

Você sabia que sua empresa tem uma obrigação que vai muito além das questões fiscais e tributárias? Além de cumprir com as obrigações do dia a dia, como o pagamento de impostos e encargos trabalhistas, é necessário enviar a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) todos os anos. Mesmo que essa tarefa pareça simples, ela envolve um conjunto de informações detalhadas sobre o seu quadro de funcionários e a forma como a empresa está estruturada. 

Mas você já parou para pensar por que a RAIS é tão importante? Neste artigo, vamos te explicar o que é a RAIS, quem deve enviá-la, o que precisa ser informado e, o mais importante, como ela pode impactar a gestão da sua empresa de forma prática. Acompanhe e descubra como essa obrigação vai além do cumprimento da lei e se torna uma ferramenta estratégica para o bom funcionamento do seu negócio.

O que é a RAIS?

A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) é uma obrigação anual que todas as empresas brasileiras devem cumprir, sendo uma das principais responsabilidades fiscais e trabalhistas. Ela funciona como uma espécie de “radiografia” das relações de trabalho dentro de uma organização, permitindo ao governo federal coletar dados detalhados sobre o mercado de trabalho.

Esses dados incluem informações sobre a quantidade de empregados, cargos, salários, admissões e demissões, e são essenciais para o cálculo de benefícios como o abono salarial, o seguro-desemprego, além de serem utilizados na formulação de políticas públicas voltadas ao emprego e à renda no país.

Embora o principal objetivo da RAIS seja fornecer informações ao governo para subsidiar suas decisões, ela também desempenha um papel crucial no controle e na verificação da conformidade trabalhista das empresas. Isso significa que o preenchimento correto da RAIS é de extrema importância não apenas para evitar problemas com o fisco, mas também para assegurar que a sua empresa esteja cumprindo corretamente as normativas trabalhistas vigentes.

Portanto, garantir que a RAIS seja enviada corretamente contribui diretamente para a regularização da empresa e para o bom funcionamento das relações de trabalho.

Quem está obrigado a enviar a RAIS?

A obrigatoriedade do envio da RAIS abrange todas as empresas que possuem CNPJ ativo no Brasil, independentemente do seu porte ou segmento. Isso significa que empresas de todos os tamanhos, desde pequenos negócios com apenas um funcionário até grandes corporações, precisam cumprir com essa obrigação. 

Além disso, a RAIS não é exclusiva para empresas com funcionários ativos, pois até mesmo aquelas que não têm empregados no período devem enviar uma declaração informando a ausência de vínculos.

Outros grupos obrigados a enviar a RAIS incluem:

• Empregadores domésticos: Mesmo que a empresa tenha apenas um empregado doméstico, a RAIS deve ser preenchida.
• Cooperativas e entidades públicas: Além das empresas privadas, cooperativas e algumas entidades públicas também são obrigadas a enviar a RAIS.
• Empresas inativas: Caso a empresa não tenha realizado movimentações de trabalho durante o ano, ela deve declarar isso na RAIS, evitando complicações.

Portanto, independente do tamanho da sua empresa ou do número de funcionários, o envio da RAIS é uma obrigação para qualquer CNPJ ativo no Brasil.

Leia mais em: Obrigações fiscais das PMEs: conheça as principais!

Quais informações são exigidas pela RAIS?

O preenchimento da RAIS envolve a coleta de uma série de dados relacionados aos empregados e às condições de trabalho dentro da empresa. As informações exigidas são detalhadas e exigem atenção, pois um erro ou omissão pode gerar problemas com a Receita Federal e até resultar em multas.

Aqui estão as principais informações que precisam ser fornecidas:

• Dados dos empregados: Nome completo, CPF, data de nascimento, e número de PIS/PASEP, entre outros dados pessoais.
• Vínculos empregatícios: Data de admissão e demissão (se aplicável), cargos e funções desempenhadas, e o tipo de contrato de trabalho (CLT, temporário, terceirizado, etc.).
• Remuneração: O salário mensal do empregado, valores pagos a título de 13º salário, férias e outros benefícios. É importante que todos os valores estejam corretos, pois são usados para o cálculo de benefícios trabalhistas e fiscais.
• Afastamentos: Caso o empregado tenha sido afastado por motivo de doença, acidente, licença-maternidade ou outra situação, isso também deve ser informado na RAIS.
• Turno de trabalho e jornada: Informações sobre a carga horária, turnos e a jornada de trabalho praticada pelos empregados.

Essas informações são coletadas para garantir que a empresa está cumprindo suas obrigações trabalhistas e que seus empregados têm direito aos benefícios previstos em lei. Além disso, a RAIS ajuda o governo a mapear a situação do emprego formal no país.

Quais os impactos da RAIS na gestão da empresa?

Embora muitas empresas enxerguem a RAIS apenas como uma obrigação burocrática, ela tem um impacto significativo na gestão do negócio, especialmente na área de Recursos Humanos. 

O preenchimento correto e o envio pontual da RAIS podem trazer benefícios estratégicos para sua empresa e impactar diversas áreas da gestão. Aqui estão alguns dos principais impactos:

Ajustes nos processos de RH: 

A RAIS fornece dados preciosos sobre a estrutura de empregados da empresa. Com essas informações, é possível fazer ajustes em políticas de contratação, salários, benefícios e outras práticas de Recursos Humanos. A análise dos dados pode indicar, por exemplo, a necessidade de aumento de pessoal em determinadas áreas ou o ajuste de salários de acordo com o mercado.

Cumprimento das obrigações trabalhistas e fiscais: 

Manter a conformidade com a RAIS garante que sua empresa esteja em dia com as exigências legais. Isso reduz os riscos de multas, juros e outros problemas relacionados ao não cumprimento das obrigações trabalhistas. A RAIS, portanto, contribui para uma gestão mais segura e tranquila no que diz respeito a tributos e questões fiscais.

Melhor planejamento de pessoal: 

As informações da RAIS podem ser usadas para análises de produtividade, rotatividade e outros indicadores relacionados aos recursos humanos da empresa. Esses dados ajudam a construir um planejamento estratégico para o setor de pessoal, alinhando a quantidade de funcionários e os salários às necessidades reais da empresa.

Evita penalidades e problemas futuros: 

O não envio ou o preenchimento incorreto da RAIS pode resultar em multas e até complicações mais sérias, como a suspensão de benefícios sociais para os trabalhadores. Além disso, problemas na RAIS podem levar a auditorias fiscais e questões jurídicas que prejudicam a imagem e as finanças da empresa.

Transparência e imagem da empresa: 

Uma empresa que cumpre com as suas obrigações de forma transparente e correta ganha respeito no mercado e dentro de sua comunidade. A RAIS, por ser uma declaração pública, também reflete a integridade da sua empresa, o que pode ser um diferencial importante em uma gestão moderna e responsável.

Em resumo, a RAIS é mais do que uma simples obrigação tributária. Ela pode ser uma ferramenta valiosa para otimizar a gestão de recursos humanos e melhorar a conformidade da empresa com as leis trabalhistas e fiscais. Cuidar dessa obrigação de forma eficiente ajuda a manter a empresa organizada e alinhada com as exigências legais.

Agora que você conhece a importância da RAIS para a sua empresa, é fundamental garantir que todas as informações sejam coletadas e enviadas corretamente, evitando problemas e aproveitando as vantagens de uma gestão bem-feita e dentro da lei.

Como preencher a RAIS corretamente?

O preenchimento da RAIS pode parecer complicado à primeira vista, mas com as informações certas e atenção aos detalhes, o processo pode ser feito de maneira eficiente e sem maiores dificuldades. Para garantir que o preenchimento seja feito corretamente, é importante seguir alguns passos:

1. Reúna as informações necessárias: Antes de iniciar o preenchimento da RAIS, reúna todos os dados necessários sobre os seus funcionários, como nome completo, CPF, PIS/PASEP, data de admissão, salários e outros benefícios.
2. Acesse o sistema da RAIS: A RAIS é preenchida por meio de um sistema disponibilizado pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). O acesso é feito por meio do site oficial, onde é possível preencher a declaração de forma online.
3. Preencha os campos corretamente: Preste muita atenção ao preencher os campos, principalmente no que se refere a dados sensíveis, como o valor da remuneração e as datas de admissão e demissão. Certifique-se de que todos os funcionários estão corretamente registrados e que as informações estão atualizadas.
4. Revise antes de enviar: Após preencher a RAIS, é importante revisar todos os dados antes de enviar. Uma conferida final ajuda a evitar erros e omissões que podem causar problemas futuros.
5. Envio e acompanhamento: Após o preenchimento, é necessário enviar a RAIS até a data limite estabelecida pelo governo. Após o envio, fique atento ao recebimento da confirmação e guarde o comprovante de envio como prova de que cumpriu com a obrigação.

Quais são os prazos para envio da RAIS?

O envio da RAIS deve ser feito anualmente, dentro de um prazo determinado pelo governo federal. Esse prazo costuma ser estipulado no início de cada ano e é divulgado pelo Ministério do Trabalho. Geralmente, o prazo vai de março até o final de junho do ano seguinte, ou seja, as empresas devem declarar os dados referentes ao ano anterior até essa data. No entanto, é importante que as empresas fiquem atentas a possíveis mudanças nos prazos, uma vez que o governo pode alterar a data limite.

Vale lembrar que o não cumprimento do prazo pode gerar multas e penalidades para a empresa. Portanto, é fundamental que o responsável pelo envio da RAIS na sua empresa fique atento ao cronograma oficial e envie a declaração dentro do prazo estabelecido.

Fique por dentro: Agenda tributária: conheça as datas e como se programar

O que fazer em caso de erro na RAIS?

Se, após o envio da RAIS, você perceber que cometeu algum erro ou omissão nos dados informados, não se preocupe. É possível retificar a RAIS mesmo após o envio. Para isso, basta acessar o sistema de preenchimento da RAIS novamente e corrigir os dados. Depois de realizar a correção, a empresa deve reenvio a declaração com as informações corretas.

Caso o erro envolva um dado que tenha implicações em questões fiscais ou trabalhistas, é importante que a empresa entre em contato com o Ministério do Trabalho para verificar quais os procedimentos corretivos necessários. Manter os dados da RAIS atualizados e corretos é fundamental para evitar problemas com o fisco ou com os direitos trabalhistas dos seus empregados.

Quais são as consequências de não enviar a RAIS?

O não envio da RAIS pode gerar diversas consequências negativas para a empresa, tanto em termos financeiros quanto legais. Algumas das principais penalidades incluem:

• Multas: O governo aplica multas às empresas que não enviarem a RAIS no prazo estipulado. A multa pode variar de acordo com o tempo de atraso e a quantidade de informações erradas ou faltantes.
• Impedimento de acesso a benefícios: Funcionários podem deixar de ter acesso ao abono salarial ou seguro-desemprego caso a RAIS não seja enviada corretamente ou dentro do prazo.
• Problemas com o fisco: O não envio ou o preenchimento incorreto pode atrair a atenção da Receita Federal, resultando em auditorias fiscais e possíveis penalidades adicionais.
• Impacto na imagem da empresa: Empresas que não cumprem com suas obrigações legais podem sofrer danos à sua reputação, o que pode afetar suas relações com fornecedores, clientes e até investidores.

Em resumo, a não entrega da RAIS traz consequências sérias para a empresa, afetando sua conformidade legal e trazendo prejuízos financeiros e operacionais. Portanto, é essencial que as empresas mantenham uma rotina de acompanhamento e preenchimento da RAIS dentro dos prazos estabelecidos.

Como a RAIS ajuda na tomada de decisões empresariais?

Embora muitas empresas enxerguem a RAIS apenas como uma obrigação legal, ela oferece informações valiosas que podem contribuir para a tomada de decisões empresariais estratégicas. Com os dados fornecidos pela RAIS, sua empresa pode realizar análises de desempenho de pessoal, identificar padrões e otimizar processos. Aqui estão algumas formas de como a RAIS pode ser útil para a sua gestão:

Ajuste de políticas de recursos humanos: 

A RAIS fornece dados sobre a estrutura salarial, cargos e benefícios pagos aos funcionários. Isso permite que a empresa analise se está alinhada com as práticas do mercado e ajuste suas políticas de recursos humanos para reter talentos ou reduzir custos.

Planejamento de contratações: 

A RAIS também mostra informações sobre admissões e demissões, o que ajuda a empresa a entender se está contratando o número adequado de funcionários e se a rotatividade está dentro de padrões aceitáveis. Isso auxilia no planejamento de recursos humanos, evitando contratações excessivas ou a falta de pessoal.

Acompanhamento de compliance trabalhista: 

Ao manter os dados organizados e atualizados na RAIS, a empresa também garante que está em conformidade com a legislação trabalhista. Isso ajuda a evitar problemas futuros e a minimizar riscos de ações trabalhistas.

Saiba mais em: Compliance: tipos, benefícios e como colocar em prática

Análise de custos com pessoal: 

Com as informações detalhadas da RAIS sobre salários e benefícios, é possível analisar o custo com pessoal de forma mais precisa, o que facilita a tomada de decisões em relação a investimentos em recursos humanos, revisões salariais e políticas de benefícios.

Em resumo:

A RAIS é uma obrigação anual de suma importância para as empresas, que vai além do simples cumprimento da lei. Ela é uma ferramenta essencial para garantir a conformidade trabalhista, evitar multas e otimizar a gestão de recursos humanos. 

Com as informações corretas e um bom controle sobre os prazos e dados exigidos, sua empresa poderá não apenas evitar problemas fiscais, mas também utilizar esses dados para tomar decisões estratégicas que impactam positivamente a gestão e a saúde financeira do negócio.

Agora que você sabe tudo sobre a RAIS, desde o que é até como preenchê-la corretamente, não deixe de ficar atento aos prazos e à precisão das informações. Cumprir com essa obrigação de forma eficiente pode fazer toda a diferença para o sucesso e a regularidade da sua empresa.

Como o Flowup pode ajudar na gestão da sua empresa?

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Com o Flowup, é possível centralizar informações cruciais de forma simples e acessível, garantindo que você tenha tudo o que precisa em um único lugar. Dessa forma, ele facilita o cumprimento de obrigações legais, como a RAIS, além de contribuir significativamente para a melhoria da gestão do dia a dia da sua empresa.

Além de centralizar os dados, o Flowup também torna mais simples a gestão de equipes, permitindo acompanhar o desempenho, controlar as horas trabalhadas e distribuir tarefas de maneira eficiente. Esse controle aprimorado reflete diretamente na produtividade da sua equipe. No aspecto financeiro, a plataforma também possibilita o monitoramento das receitas e despesas. Tal funcionalidade ajuda a planejar o orçamento de forma mais assertiva, além de fornecer uma base sólida para tomar decisões com base em dados reais.

Outro benefício importante oferecido pelo Flowup é a automação de processos, que reduz o tempo gasto com tarefas manuais e assegura maior precisão nas informações. Além disso, ele facilita a gestão de prazos, permitindo que você acompanhe obrigações legais e outras atividades essenciais. Isso ajuda a evitar erros e atrasos que podem comprometer a conformidade e o bom andamento da empresa.

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