Método Ivy Lee: Otimize sua rotina diária para execução de tarefas

Se você já se pegou no meio de uma avalanche de tarefas, com a sensação de que o dia passou e pouco foi feito, este post é para você! Vamos explorar juntos o fascinante e altamente eficiente Método Ivy Lee, uma abordagem que promete revolucionar a forma como encaramos nossa rotina diária.

O que é o Método Ivy Lee?

O Método Ivy Lee é uma abordagem simples, mas incrivelmente eficaz, para aumentar a produtividade e gerenciar o tempo de forma mais eficiente. Criado por Ivy Lee, um renomado consultor de produtividade do início do século XX, esse método oferece uma abordagem descomplicada para enfrentar as demandas diárias.

Como surgiu o Método Ivy Lee?

O Método Ivy Lee ganhou notoriedade no início do século XX, quando o consultor de produtividade Ivy Lee foi contratado por Charles M. Schwab, presidente da Bethlehem Steel Corporation, uma das maiores empresas americanas da época. Schwab estava enfrentando desafios significativos na gestão do tempo e na eficiência de sua equipe, e buscava uma solução para melhorar o desempenho geral da empresa.

Em uma reunião com os executivos da Bethlehem Steel, Lee apresentou os princípios fundamentais do método, que consistiam em apenas cinco passos:

• No final de cada dia, faça uma lista das seis tarefas mais importantes que você precisa realizar no dia seguinte.
• Priorize essas tarefas em ordem de importância.
• Ao iniciar o dia seguinte, concentre-se na primeira tarefa da lista e trabalhe nela até sua conclusão.
• Após terminar a primeira tarefa, passe para a próxima da lista. Repita o processo até concluir todas as seis tarefas.
• Caso haja tarefas não concluídas, inclua-as na lista do dia seguinte.

A simplicidade do Método Ivy Lee é parte do seu charme e eficácia. Ele se baseia na ideia de que a maioria das pessoas se sente esmagada quando enfrenta uma lista extensa de tarefas e, ao priorizar apenas seis delas, é possível manter o foco e a produtividade. A abordagem também incentiva a conclusão de tarefas antes de passar para a próxima, evitando dispersões e aumentando a sensação de realização.

O sucesso do Método Ivy Lee não se limitou à Bethlehem Steel. Charles Schwab ficou tão impressionado com a eficácia do método que, posteriormente, o recompensou generosamente. O método foi adotado por muitos outros líderes e profissionais ao longo dos anos e, ainda hoje, permanece como uma ferramenta valiosa para aumentar a produtividade pessoal e profissional.

Quais são os benefícios do Método Ivy Lee?

Os benefícios do Método Ivy Lee são vastos e têm impacto direto na produtividade pessoal e profissional. Aqui estão alguns dos principais benefícios:

1. Foco Prioritário

Ao limitar a lista de tarefas a apenas seis itens e priorizá-los, o Método Ivy Lee ajuda a concentrar esforços nas atividades mais cruciais. Isso evita a sensação de sobrecarga causada por listas extensas e permite um foco intenso em tarefas verdadeiramente importantes.

2. Aumento da Produtividade

Ao trabalhar nas tarefas uma de cada vez, você evita dispersões e interrupções. Isso resulta em um trabalho mais eficiente e na conclusão mais rápida das atividades designadas.

3. Sensação de Realização

Concluir cada tarefa antes de passar para a próxima proporciona uma sensação de realização constante ao longo do dia. Isso contribui para uma atitude positiva e motivadora, alimentando um ciclo de produtividade contínua.

4. Redução do Estresse

A simplificação do método reduz o estresse associado à gestão de uma lista extensa de tarefas. A clareza proporcionada pela limitação a seis tarefas diárias ajuda a aliviar a pressão e a ansiedade relacionadas ao trabalho.

5. Adaptação à Mudança

A inclusão de tarefas não concluídas na lista do dia seguinte oferece flexibilidade. Isso permite que você se adapte às mudanças inevitáveis de prioridades e urgências sem sentir que falhou em cumprir suas metas diárias.

6. Aceitação da Limitação Temporal

Reconhecer que há um número limitado de tarefas que podem ser realizadas em um dia ajuda a estabelecer expectativas realistas. Isso promove um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal, evitando o esgotamento.

7. Reconhecimento e Recompensa

O sucesso inicial do Método Ivy Lee na Bethlehem Steel e seu reconhecimento por Charles Schwab evidenciam a eficácia do método. A possibilidade de reconhecimento e recompensa por um trabalho mais eficiente é uma motivação adicional para sua adoção.

Ao implementar o Método Ivy Lee em sua rotina diária, você pode experimentar esses benefícios de forma prática, transformando a maneira como aborda suas responsabilidades e otimizando seu tempo de maneira significativa. Siga a leitura para conhecer um passo a passo eficaz para implementar essa metodologia na sua vida profissional e pessoal.

Como implementar o Método Ivy Lee na execução de tarefas e aumentar a sua produtividade!

Passo 1: Reflexão no Final do Dia

No final de cada dia de trabalho, reserve alguns minutos para refletir sobre suas realizações e identificar as tarefas mais importantes para o dia seguinte. Evite a tentação de listar mais de seis tarefas; a simplicidade é fundamental no Método Ivy Lee.

Exemplo:

• Revisar e responder e-mails pendentes.
• Preparar relatório para reunião de equipe.
• Finalizar proposta para novo projeto.
• Agendar chamada de acompanhamento com cliente.
• Pesquisar sobre novas estratégias de marketing.
• Revisar metas de curto prazo para ajustes.

Passo 2: Priorização das Tarefas

Classifique suas seis tarefas em ordem de importância. Pondere sobre quais atividades têm o maior impacto nas suas metas e objetivos.

Exemplo:

1. Finalizar proposta para novo projeto.
2. Agendar chamada de acompanhamento com cliente.
3. Revisar e responder e-mails pendentes.
4. Preparar relatório para reunião de equipe.
5. Pesquisar sobre novas estratégias de marketing.
6. Revisar metas de curto prazo para ajustes.

Passo 3: Início do Dia com Foco

Ao começar o dia seguinte, concentre-se exclusivamente na primeira tarefa da sua lista. Evite a tentação de pular para outra antes de concluí-la. Dedique um tempo específico a cada tarefa, se possível, para manter o ritmo.

Exemplo:

• Comece o dia focando na proposta para o novo projeto. Reserve as primeiras duas horas para trabalhar nela antes de passar para a próxima tarefa.

Passo 4: Progressão Sequencial

Conforme você completa cada tarefa, prossiga para a próxima na lista. Mantenha-se fiel à ordem de prioridade estabelecida, evitando dispersões e interrupções.

Exemplo:

• Após finalizar a proposta, passe para a chamada de acompanhamento com o cliente e assim por diante.

Passo 5: Inclusão de Tarefas Não Concluídas

Se ao final do dia restarem tarefas não concluídas, inclua-as na lista do dia seguinte. Isso permite uma transição suave entre os dias e a oportunidade de reavaliar a importância das tarefas restantes.

Exemplo:

• As tarefas não concluídas, como pesquisar novas estratégias e ajustar metas de curto prazo, são adicionadas à lista do próximo dia.

Passo 6: Avaliação ao Final do Dia

Ao chegar ao final do dia, reserve um tempo para avaliar o seu progresso. Reflita sobre o que foi realizado e como as prioridades foram gerenciadas. Isso não apenas fornece uma sensação de realização, mas também ajuda a ajustar a abordagem, se necessário, para os dias seguintes.

Exemplo:

• Consegui finalizar todas as seis tarefas prioritárias?
• Alguma tarefa levou mais tempo do que o esperado?
• Houve distrações significativas que impactaram a produtividade?

Passo 7: Ajustes na Lista de Tarefas

Com base na avaliação do dia anterior, faça ajustes na sua lista de tarefas para o próximo dia. Isso pode envolver a redefinição de prioridades, a inclusão de novas tarefas ou a remoção de atividades que se mostraram menos críticas.

Exemplo:

• Aumentar o tempo dedicado à pesquisa de novas estratégias de marketing.
• Adiar a revisão de metas de curto prazo para outro dia.
• Incluir uma tarefa urgente que surgiu no decorrer do dia anterior.

Passo 8: Definição de Limites de Tempo

Ao atribuir um limite de tempo para cada tarefa, você cria um senso de urgência e evita que uma atividade consuma excessivamente o seu dia. Isso ajuda a manter o foco e a evitar a procrastinação.

Exemplo:

• Alocar 2 horas para finalizar a proposta do novo projeto.
• Reservar 30 minutos para responder e-mails pendentes.

Passo 9: Eliminação de Distrações

Identifique e elimine possíveis distrações durante o tempo dedicado a cada tarefa. Isso pode envolver desligar notificações de dispositivos, escolher um local de trabalho tranquilo ou utilizar técnicas de concentração, como a técnica Pomodoro.

Exemplo:

• Colocar o telefone no modo “Não Perturbe” durante o período de trabalho na proposta do novo projeto.

Passo 10: Celebração das Conquistas

Reconheça e celebre suas conquistas ao concluir cada tarefa. Isso não apenas reforça um senso de realização, mas também contribui para a motivação contínua.

Exemplo:

• Ao concluir a proposta do novo projeto, faça uma pausa curta para relaxar e celebrar o marco alcançado.

Ferramentas para a aplicação do Método Ivy Lee na sua rotina

Agora que você já sabe como implementar o Método Ivy Lee na sua execução de tarefas, chegou a hora de conhecer ferramentas e recursos que podem facilitar a integração dessa metodologia na sua rotina diária. Existem várias opções disponíveis, desde aplicativos simples até tecnologias mais avançadas. Aqui estão algumas ferramentas que podem ajudar:

1. Todoist

O Todoist é um aplicativo de lista de tarefas que permite criar listas simples e organizadas. Você pode definir prioridades, prazos e categorias para suas tarefas, tornando-o ideal para aplicar o Método Ivy Lee.

2. Google Agenda

A Google Agenda é uma excelente ferramenta para programar suas tarefas diárias. Você pode criar eventos específicos para cada uma das seis tarefas prioritárias e definir lembretes para mantê-lo no caminho certo.

3. Focus@Will

Este aplicativo é projetado para melhorar a concentração durante o trabalho. Ele fornece músicas e sons focados que podem ajudar a eliminar distrações enquanto você se concentra em concluir suas tarefas prioritárias.

4. Pomodone

O Pomodone é uma aplicação que combina a técnica Pomodoro com a gestão de tarefas. Ele ajuda a dividir seu tempo em intervalos focados e pausas, o que se alinha bem com a abordagem sequencial do Método Ivy Lee.

5. Forest

O Forest é um aplicativo que utiliza uma abordagem única para ajudar na concentração. Você planta uma semente virtual que cresce em uma árvore durante um período de foco contínuo. Se você sair do aplicativo antes do tempo, sua árvore morre, incentivando você a permanecer concentrado.

6. Cold Turkey

Se você precisa de uma abordagem mais rigorosa para evitar distrações online, o Cold Turkey é uma ferramenta que bloqueia temporariamente o acesso a sites específicos durante os períodos de trabalho.

7. Evernote

O Evernote é uma ferramenta de organização de notas que pode ser útil para anotar suas tarefas e pensamentos ao longo do dia. Ele permite que você mantenha tudo em um só lugar, facilitando a revisão no final do dia.

8. FlowUp

O FlowUp é uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em quadros Kanban. Cada tarefa pode ser representada por um cartão dentro do quadro, permitindo que você as organize visualmente e siga a progressão de uma tarefa para a próxima. Além disso, é possível criar fluxogramas que podem ajudar a seguir a ordem das tarefas, já que tarefas dependentes só seriam “liberadas” após a conclusão das anteriores.

Considerações finais

O Método Ivy Lee oferece uma abordagem simples, mas profundamente eficaz, para aumentar a produtividade e gerenciar o tempo de maneira mais eficiente. Criado no início do século XX por Ivy Lee, um renomado consultor de produtividade, esse método proporciona uma maneira descomplicada de enfrentar as demandas diárias, promovendo um foco intenso em seis tarefas prioritárias.

A simplicidade do método é fundamental para seu sucesso, pois reconhece que a maioria das pessoas se sente sobrecarregada diante de uma lista extensa de tarefas. Ao priorizar apenas seis delas, o Método Ivy Lee permite uma concentração intensa, evitando dispersões e aumentando a sensação de realização.

A implementação prática do Método Ivy Lee envolve passos simples, desde a reflexão no final do dia até a celebração das conquistas ao concluir cada tarefa. A definição de limites de tempo, a eliminação de distrações e a avaliação contínua do progresso são componentes essenciais para maximizar a eficácia desse método.

Ferramentas modernas, como o FlowUp, podem auxiliar na o aplicação do Método Ivy Lee na rotina diária, proporcionando suporte adicional para a organização e execução eficiente das tarefas prioritárias.

Quer dominar a arte da priorização de tarefas? Então, leia nosso post sobre: “Como o FlowUp pode te ajudar a priorizar tarefas mais importantes.”