Guia completo Kanban

Kanban pode ser traduzido do japonês como “sinal”, “aviso” ou “quadro de avisos”, e é uma ferramenta de gestão que indica a capacidade de trabalho disponível na produção. Também relacionado à metodologia ágil, surgiu na empresa japonesa Toyota, com o objetivo de ser usado como um método de agendamento de atividades para dizer o que produzir, quando produzir e quanto deve ser produzido.

Entre outros benefícios, a utilização de quadros Kanban ajuda a eliminar gargalos de produção, identificando os momentos em que o fluxo de trabalho fica mais lento. Isso possibilita visualizar e preparar toda a linha de produção, otimizando o fluxo como um todo ao entender os processos que compõem cada etapa dele.

Se você tem interesse em aprender como usar o método Kanban de forma eficiente no seu negócio, produzindo os resultados citados acima, nós preparamos este conteúdo para lhe ajudar.

1 – Entendendo o Kanban

• Uma introdução ao método Kanban
  • O que é o método Kanban
  • O conceito de fluxo
• Princípios e práticas base do método Kanban
  • Os 4 princípios básicos do Kanban
  • As 6 práticas básicas do Kanban

2 – Executando o Kanban em seus projetos

• Começando o planejamento do seu quadro Kanban
• 10 fatores para considerar ao projetar o seu quadro Kanban
• 1. Que tipo de trabalho é melhor administrado através de um quadro Kanban
• 2. A organização da informação no quadro Kanban
• 3. O escopo do seu quadro – vertical e horizontal
• 4. A variedade de trabalho no seu quadro Kanban
• 5. Granularidade no fluxo de trabalho
• 6. Granularidade de ítens de trabalho
• 7. Reduzindo multitarefas e estabelecendo limites de trabalho (LTAs)
• 8. Classes de serviços
• 9. Políticas de trabalho e regras de fluxo
• 10. O contexto organizacional da empresa

3 –  Informações adicionais 

• Métricas do Quadro Kanban
• Exemplos da aplicação do Kanban
• Conclusão

Uma introdução ao método Kanban

Desenvolvido por Taiichi Ohno nos anos 40, o método Kanban foi criado para trazer mais flexibilidade, eficiência e produtividade à Toyota. Com a implementação do Kanban, houve redução de custos e aumento da competitividade da empresa em comparação com rivais americanas. Hoje em dia, o método pode ser aplicado em gestão de projetos, identificando processos que precisam de mais tempo para serem realizados e na gestão de pessoas, otimizando a produtividade da equipe em vários projetos simultaneamente.

 

O que é o método Kanban

David J. Anderson foi o primeiro a aplicar o método Kanban para processos de trabalho de conhecimento. Ele escreveu um guia sobre o assunto em 2010, chamado: “Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business” que é considerado o material mais completo sobre o tema. Segundo ele, a metodologia consiste em otimizar os processos ao longo do tempo, tendo uma melhora contínua, e é aplicável a trabalhos que já estejam em andamento.

Se você quiser se aprofundar mais no método Kanban e como ele surgiu, recomendamos que leia o e-book: “Kanban: o que é e como usar em seus projetos”.

O primeiro passo é criar o seu quadro Kanban para visualizar o fluxo de trabalho. Será necessário somente um quadro branco e alguns post its, caso deseje usar um quadro físico; ou você pode criar seu quadro usando ferramentas de gestão digitais como o Flowup.

Em um quadro Kanban clássico existirão apenas três colunas.

• Novas: esta coluna lista as tarefas que ainda não começaram, também conhecida como “backlog”.
• Em andamento: consiste nas tarefas que estão atualmente em progresso.
• Finalizadas: consiste nas tarefas que foram concluídas.

A visualização simples leva à transparência quanto à distribuição do trabalho e gargalos de produção, se existir algum. Também é possível representar fluxos de trabalho mais complexos no quadro Kanban. Assim como focar em partes específicas do fluxo para identificar problemas com o objetivo de eliminá-los. Vamos falar disso algumas vezes ao longo desse post, então vem com a gente entender mais sobre fluxos de trabalho.

 

O conceito de fluxo

No coração do método Kanban está o conceito de “fluxo”. Isto quer dizer que todos os cards do seu quadro devem seguir pelo fluxo da forma mais fluida possível, sem grandes esperas ou obstáculos. Com esse objetivo, tudo o que interromper uma rotina fluida de trabalho deve ser examinado criticamente. O Kanban tem diferentes técnicas, métricas e modelos, e, caso estes sejam aplicados continuamente na sua rotina de trabalho, podem levar a uma cultura de melhorias contínuas.

O conceito de fluxo de trabalho como algo que realmente deve fluir de forma contínua, sem obstáculos e esperas, é algo que irá aumentar drasticamente sua entrega de resultados, o ciclo de vida do seu projeto, e a qualidade dos produtos e serviços entregues. Além disso, irá aumentar a velocidade que seus clientes e colaboradores lhe dão feedback do que está sendo concluído.

 

Princípios e práticas base do método Kanban

Por mais simples que seja o método Kanban, ainda existem uma série de princípios e práticas que podem ser seguidas para que você obtenha os resultados desejados no seu negócio. É possível implementar o método sem seguir esses fundamentos, porém, eles podem ser essenciais para o sucesso da metodologia na sua empresa.

Essas práticas e princípios permitirão que o uso do método Kanban evolua com o tempo no seu negócio, incrementando gradualmente os seus fluxos de trabalho e seus resultados sem causar disrupção em sua equipe e nos processos e resultados atuais da sua empresa.  

Os 4 princípios básicos do Kanban

Comece com o que estiver fazendo agora:

O método enfatiza que não se deve mudar o fluxo de trabalho atual. O Kanban deve ser aplicado ao fluxo existente, e a partir disso, qualquer mudança será vista como uma melhoria e ocorrerá gradualmente, no tempo e ritmo da sua equipe, para que todos se sintam confortáveis e incorporem as alterações feitas.

Concorde em buscar mudanças incrementais com o objetivo de evoluir e otimizar:

Mudanças nem sempre são bem vindas, e nós, como seres humanos, tendemos a resistir a elas pelo medo que o desconhecido traz. Por isso, o Kanban também enfatiza que toda mudança no fluxo de trabalho deve ser realizada de forma incremental e gradual, para que a sua equipe se sinta confortável com elas e as mesmas sejam absorvidas pela sua empresa.

 

Inicialmente, respeite as funções atuais da sua equipe, responsabilidades e cargos:

Diferente de outros métodos, o Kanban não impõe mudanças na organização da sua equipe. Portanto, não é necessário mudar sua estrutura organizacional, que pode estar com uma boa performance. É preciso confiar no seu time para que todos percam o medo de sair da zona de conforto e naturalmente incorporem as mudanças organizacionais necessárias. 

Encoraje atos de liderança em todos os níveis de trabalho:

O Kanban também encoraja um desenvolvimento contínuo em todos os níveis organizacionais da sua empresa, inclusive, fomentando a ideia de que atos de liderança não precisam vir apenas dos níveis mais altos.

Este é um ponto de extrema importância, geralmente deixado de lado pelos gestores, mas estimular atos de liderança em todos os níveis da sua organização pode trazer melhorias contínuas nos processos e fluxos de trabalho, que irão otimizar continuamente a forma como você entrega seus produtos e serviços.

 

As 6 práticas básicas do Kanban

Visualize os fluxos de trabalho:

Com a utilização do Kanban, é possível dar um valor muito grande a algo simples: a visualização. O passo fundamental a ser dado para implementar essa metodologia na sua empresa é criar uma forma simples e rápida de visualizar o seu fluxo de trabalho, que será chamada de “quadro”. Ele pode ser físico ou virtual, como o gerenciador de tarefas encontrado no FlowUp.

Dependendo da complexidade que envolve o processo de trabalho, seu quadro pode ser simples ou bastante elaborado. Mais a frente, vamos lhe ensinar a criar de forma eficiente o seu quadro Kanban.

Com o uso de um quadro virtual, é possível adicionar várias informações em um só quadro Kanban, o que facilita o uso do método. No quadro virtual, você poderá atribuir os responsáveis por cada tarefa diretamente nos cartões delas e criar quadros ilimitados por projetos (quadros físicos estão limitados ao espaço físico que você tem disponível).

De início, para manter a implementação do método simples, é importante que você faça um quadro Kanban básico e incremente o design dele gradualmente. Vamos te mostrar como isso vai funcionar.

 

Limite o trabalho em andamento (LTA):

A maioria das equipes e especialistas costuma ser “multi-tasking”, ou seja, realizar várias tarefas simultaneamente. Com o método Kanban, sua equipe será orientada a priorizar a finalização das atividades em andamento antes de iniciar novas tarefas.

Essa abordagem garante que as atividades concluídas gerem valor de forma contínua ao longo do tempo e, em alguns casos, ainda permitam o início de outras tarefas que dependem delas. Em resumo, os limites de trabalho em andamento (LTAs) estabelecem a quantidade máxima de tarefas que podem ser mantidas em cada status (coluna) do quadro Kanban.

“Não force visualização, transparência, ou LTAs em departamentos que não se voluntariem a colaborar.” – David J Anderson.

Inicialmente, pode ser desafiador definir os limites de trabalho em andamento para a sua equipe, mas isso vai incentivá-los a concluir as tarefas antes de mudar o foco para novas demandas, garantindo que o trabalho em andamento seja sempre concluído.

Esses limites também são essenciais para lidar com gargalos no fluxo de trabalho e garantir que o fluxo de trabalho permaneça produtivo, consistente e focado em otimizar o tempo da equipe como um todo. Eles estabelecem uma capacidade específica de tarefas (ou até mesmo horas estimadas para cada atividade) para cada coluna do quadro Kanban, permitindo que novas tarefas sejam desenvolvidas com agilidade pela equipe.

 

Gerencie o fluxo de trabalho:

Depois de implementar as duas primeiras práticas, você pode destacar vários estágios do fluxo de trabalho para identificar pontos onde pode fazer melhorias. 

Com o Kanban, é possível identificar gargalos de produção e otimizar o processo de produção da sua equipe. Ao observar os estágios intermediários do fluxo de trabalho e identificar tarefas que ficam aguardando, você pode reduzir o tempo do ciclo de vida do seu projeto e entregar resultados de forma mais consistente e previsível. Com o tempo, isso também ajuda a utilizar melhor os recursos e diminuir custos diretos e indiretos, aumentando o lucro real por projeto.

O método Kanban pode oferecer dados importantes ao gerente de projetos, como o “value stream”, ou seja, o quão rápido as tarefas serão concluídas dentro do fluxo de trabalho. Isso ajuda a otimizar a habilidade de prever prazos com segurança, o que é um dos grandes benefícios da sua implementação.

 

Deixe suas políticas de trabalho explícitas:

Conforme você melhora sua visualização dos processos em seu fluxo de trabalho, também faz sentido definir e visualizar com clareza suas políticas de trabalho (regras e orientações para como você faz suas atividades). 

Ao definir claramente estas orientações, é criada uma linha de base para todos os envolvidos de como seu trabalho deve ser realizado dentro do método. Isto não apenas ajuda a manter os fluxos fluidos e consistentes, como a manter um padrão de qualidade para o que se produz. Consequentemente, seu negócio permanecerá no mercado por mais tempo e acumulará mais recursos para ter acesso a oportunidades cada vez melhores.

 

Implemente ciclos de feedback:

Um bom feedback é fundamental para qualquer sistema de qualidade. O método Kanban oferece diversas oportunidades para isso, como revisões em equipe em volta do quadro, apresentação de métricas e gráficos para stakeholders. Receber feedback rapidamente é importante para corrigir erros e entregar um bom trabalho. Por isso, é importantíssimo que você estabeleça ciclos de feedback com a sua equipe.

 

Melhore colaborativamente, evolua experimentalmente (usando métodos científicos):

O método Kanban é um processo de melhoria evolutiva. Ele ajuda a encontrar pequenas mudanças que podem ser aplicadas gradualmente para que sua equipe sinta-se confortável ao lidar com a otimização do seu fluxo de trabalho.

É importante avaliar constantemente os processos de trabalho e realizar melhorias quando necessário e possível. Cada mudança deve ser visualizada no quadro e seus efeitos no fluxo devem ser medidos. É recomendado incentivar mudanças graduais para avaliar claramente o impacto na implementação da estratégia. O método Kanban coleta dados para auxiliar neste processo, tanto em quadros físicos quanto digitais, permitindo avaliar a performance da equipe e modificar o sistema quando necessário.

 

Começando o planejamento do seu quadro Kanban

É importante destacar que a implementação do Kanban pode ser feita de forma incremental, começando com um quadro simples e evoluindo para um quadro mais complexo. Não se preocupe se você cometer erros no início, é bastante comum. Porém, uma das vantagens do Kanban é que é possível ajustar o quadro ao longo do tempo para que ele atenda da melhor forma às necessidades da equipe.

Agora, iremos ensinar como usar essas práticas e princípios básicos que você aprendeu anteriormente para projetar o seu primeiro quadro Kanban.

 

10 fatores para considerar ao projetar o seu quadro Kanban

Vamos listar agora 10 fatores a serem considerados quando você for projetar seu primeiro quadro Kanban. 

Estes fatores foram estudados e aprimorados por Mahesh Singh, Co-founder e Vice Presidente da Digite. Se você quiser compreender mais sobre eles, recomendamos que leia o e-book “Kanban: 10 fatores para considerar ao projetar o seu quadro” no site do FlowUp.

 

1. Que tipo de trabalho é melhor administrado através de um quadro Kanban
2. A organização da informação no quadro Kanban
3. O escopo do seu quadro – vertical e horizontal
4. A variedade de trabalho no seu quadro Kanban
5. Granularidade no fluxo de trabalho
6. Granularidade de itens de trabalho
7. Reduzindo multitarefas e estabelecendo LTAs
8. Classes de serviços
9. Políticas de trabalho e regras de fluxo
10. Contexto organizacional da empresa

 

Ao implementar o Kanban, cada empresa deve levar em consideração os fatores específicos de seu nicho de atuação no mercado. No entanto, é importante compreender os conceitos básicos que guiam cada um desses tópicos e aplicar aqueles que trarão benefícios para o processo de produção da sua empresa. Dessa forma, o seu fluxo de trabalho se tornará mais fluido e eficiente, resultando em melhores resultados para a empresa como um todo.

1. Que tipo de trabalho é melhor administrado através de um quadro Kanban

O Kanban é uma ferramenta eficaz para gerenciar trabalhos de conhecimento, que geralmente possuem processos complexos. Seja um projeto de design, arquitetura, um software ou uma peça jornalística, ele permite uma visualização clara e detalhada do fluxo de trabalho, facilitando a identificação de gargalos e problemas a serem otimizados. 

 

Quanto mais detalhado o fluxo de trabalho e o número de atividades necessárias, melhor será a análise dos detalhes dos processos de trabalho e a identificação de gargalos de produção para otimizar o fluxo existente.

 

Por mais que um quadro com as colunas “a fazer”, “em andamento” e “finalizadas” possa lhe ajudar inicialmente, é recomendado subdividir as etapas da coluna “em andamento” para visualizar melhor o fluxo de trabalho e ter um melhor aproveitamento da análise do quadro Kanban.

 

Identificando processos de trabalho

Para otimizar seus processos de trabalho, é importante adicionar as etapas do projeto em colunas secundárias no seu quadro Kanban. É este nível de granularidade que lhe dará acesso às informações necessárias para otimizar os processos de produção da sua equipe.

Identificar e ajustar ciclos de trabalho repetitivos ajudará a analisar a produtividade da equipe em busca de gargalos e oportunidades de otimização. Estas análises levarão você a diminuir custos diretos e indiretos e aumentar seu lucro real por projeto.

 

Processos de trabalho “perpétuos”

Existem empresas que entregam projetos com prazos ou têm um processo de produção perpétuo para fornecer produtos e serviços aos clientes. Algumas empresas fazem as duas coisas. Para otimizar a produção, é essencial separar os quadros que fazem parte dos processos perpétuos dos ligados a projetos. Além disso, é importante analisar cada fluxo separadamente para entender como ele funciona e representá-lo da melhor forma no quadro Kanban. Recomenda-se sempre separar fluxos paralelos em novos quadros e fazer mudanças graduais e pontuais no quadro para avaliar com clareza os resultados.

Os quadros ativos e estáveis há muito tempo são extremamente úteis para analisar outras variáveis no processo, como o desempenho da equipe ao longo do tempo, assim como o efeito de outras alterações, como mudanças de funcionários.

 

2. A organização da informação no quadro Kanban

Agora sabemos quais trabalhos são organizados da melhor forma no quadro Kanban e no próximo tópico vamos entender melhor como você deve organizar as informações do seu quadro.

Organizamos nossas informações por equipe, clientes ou produto?

Estas são as formas mais comuns de organizar trabalhos no seu quadro Kanban: separados por equipes, clientes ou produtos. Você também pode ter um único quadro para registrar um fluxo de trabalho que envolve várias equipes.

Seja por equipe, cliente ou produto, caso as linhas de produção possuam diferenças em seu fluxo de trabalho, é aconselhado que se separem os quadros para que eles representem de forma otimizada o que está registrado neles.

 

Todos os trabalhos de uma equipe precisam estar em um único quadro?

Cada equipe resolve um problema específico para a empresa, prestando um determinado serviço. A ideia é buscar visualizar da melhor forma possível o fluxo de trabalho para cada um desses serviços em um quadro Kanban.

Caso seu quadro seja físico, tenha bastante espaço e você realmente deseje representar mais de um fluxo nele, é possível usar linhas horizontais diferentes para isto. Porém, para que você consiga os melhores resultados, recomendamos que cada fluxo seja representado em um quadro e em caso de abertura de novas linhas, que elas sejam criadas para incluir detalhes do trabalho que está sendo analisado.

 

3. O escopo do seu quadro – vertical e horizontal

É necessário considerar o escopo do quadro, incluindo processos anteriores e posteriores, para mapear as atividades e identificar sinais que ajudem a priorizar as tarefas e alterar prazos, se necessário. 

Pense no seu quadro Kanban como uma ferramenta para registrar todo o fluxo de trabalho que faz parte de um determinado processo de produção da empresa. Esta produção pode passar por várias equipes e departamentos diferentes. O mapeamento de processos importantes e a identificação de sinais podem ajudar a sua equipe a iniciar atividades de maneira correta e a ajustar prazos para melhor aproveitamento do tempo.

 

Pendências de atividades anteriores e posteriores

Quando se cria um quadro Kanban, ele representa o fluxo de trabalho, mas não é preciso representar todas as atividades de um fluxo em um único quadro. É importante ter uma compreensão geral do processo como um todo, criando quadros específicos para cada etapa necessária.

Compreender as atividades anteriores e posteriores ao seu trabalho é fundamental para melhorar o processo como um todo, evitando otimizações apenas em níveis individuais. Para representar o fluxo em um quadro digital, é possível utilizar linhas horizontais com novos quadros e colunas, detalhando cada processo de forma eficiente e entendendo como cada etapa se conecta.

 

4. A variedade de trabalho no seu quadro Kanban

Como falamos no tópico acima, ao utilizar o Kanban, é importante considerar os fluxos de trabalho anteriores e posteriores que compõem diversos processos de produção. Além disso, é crucial avaliar a variedade de trabalho e entender as demandas que sua equipe recebe para criar um quadro eficiente. Com base nessa análise, é possível organizar as atividades em categorias com fluxos de trabalho específicos e adicionar gradualmente mais detalhes usando as informações disponíveis.

Para implementar o Kanban, comece com um fluxo de trabalho comum e adicione fluxos de trabalho separados à medida que sua equipe se adapta. Se as atividades tiverem fluxos de trabalho semelhantes, mantenha todos na mesma linha, mas use cores ou tags diferentes para identificar as categorias com facilidade. Independentemente do departamento em que você trabalha, analisar as demandas recebidas é crucial para entender as atividades solicitadas à sua equipe e organizar efetivamente as tarefas usando os quadros.

 

Sobre a habilidade de observar e aprimorar o fluxo de trabalho

É importante manter o quadro Kanban ativo para melhorar o fluxo de trabalho. Quando a equipe se sente conectada e os cartões são movidos constantemente, há uma satisfação relacionada ao progresso e conquistas. Nenhum cartão deve ficar parado por muito tempo, pois eles representam o desenvolvimento do trabalho. Se o quadro ficar parado, é preciso granular o processo para entender o que pode ser melhorado.

Os próximos 3 fatores que abordaremos agora são cruciais para observar, mensurar e gerenciar o fluxo de trabalho.

 

5. Granularidade no fluxo de trabalho

Para ter um quadro Kanban eficiente, é importante não apenas ter as colunas “a fazer”, “em andamento” e “finalizadas”. É necessário também dividir a coluna “em andamento” em várias outras para tornar o fluxo de trabalho mais granular e detalhado.

Isso permitirá que os processos sejam analisados em pedaços menores e mais relevantes para identificar problemas. Cada processo pode exigir diferentes níveis de granularidade, dependendo da necessidade de entender melhor o fluxo de trabalho. Para projetar um fluxo de trabalho eficiente, é necessário considerar alguns aspectos importantes. Vamos te explicar quais são eles agora!

 

Entrega de trabalho entre pessoas vs. mudança de processos de trabalho

Ao analisar o fluxo de trabalho, é importante compreender seus estágios e processos para identificar gargalos e momentos de maior complexidade. Não é necessário separar as etapas apenas quando há entrega de tarefas de uma pessoa para outra. 

Mesmo que uma única pessoa seja responsável por vários processos, é útil separar estágios das suas atividades no quadro Kanban. Além disso, a entrega de trabalho de uma pessoa para outra geralmente marca um avanço nos passos do processo, o que pode ser mapeado através do quadro.

Ao completar uma etapa do fluxo e entregar o trabalho para outra pessoa seguir com o processo de produção, há um período de espera. Em metodologias ágeis, esses períodos são sempre considerados desperdícios. Isto está relacionado à eficiência do fluxo, vamos falar um pouco mais desse tema a seguir.

 

Estágios intermediários de espera

Ao otimizar o fluxo de trabalho, é importante considerar os estágios intermediários de espera. Eles são essenciais para equilibrar o fluxo de trabalho entre equipes ou indivíduos que possuem diferentes capacidades produtivas. Ao inserir um estágio intermediário de espera, a equipe que irá receber a tarefa pode continuar focada no trabalho atual, absorvendo novas tarefas à medida que sua capacidade de produção permitir. Isso evita congestionamentos no fluxo e garante uma produção mais eficiente.

Ter este estágio de espera lhe ajudará a medir o desperdício, calculando métricas importantes do seu quadro. Iremos mencionar quais são essas métricas e como analisá-las mais a frente. Estágios intermediários de espera ajudam a equipe e seu gerente de projetos a identificar precisamente onde atrasos estão acontecendo no sistema.  

 

Estágios de espera consecutivos

Você pode se perguntar se é necessário ter dois estágios de espera no quadro Kanban, para a equipe que entrega a tarefa e para a que recebe, ou se é possível ter apenas um espaço onde o trabalho é entregue. É recomendado economizar espaço no quadro, mas em algumas situações, como em empresas de desenvolvimento de software, pode ser vantajoso manter os dois estágios de espera. Isso permite identificar possíveis atrasos ou entregas prematuras de tarefas.

Por exemplo, em uma empresa de desenvolvimento de software, pode ocorrer a demora entre a finalização do código e os testes. Nesse caso, o gestor pode optar por manter os estágios “desenvolvimento finalizado” e “pronto para testes”. Dessa forma, é possível monitorar o tempo de espera e garantir que as entregas sejam feitas no prazo adequado.

 

6. Granularidade de itens do trabalho

Tão importante quanto a granularidade ao analisar o fluxo de trabalho, é granular também os itens que estão sendo trabalhados. É possível haver desperdício de tempo devido à grande quantidade de tarefas ao mesmo tempo. Isso pode resultar em atividades paradas em seu fluxo. Recomenda-se granular também os itens do trabalho que ainda vai ser iniciado, para avaliar a eficiência, capacidade de produção e o ciclo de produção no fluxo de trabalho.

No entanto, é importante não granular demais o trabalho, a ponto de perder tempo administrando vários cartões. É necessário encontrar um equilíbrio para entender e visualizar melhor o fluxo.

Em adição a estas informações, queremos trazer outro aspecto a sua atenção quando falamos de como representar o fluxo de trabalho em seu quadro Kanban.

 

Hierarquia de itens de trabalho

Um dos aspectos a serem considerados é que todo trabalho que fazemos faz parte de uma hierarquia por natureza. Pequenas tarefas compõem outras maiores no trabalho, estas formam projetos, que podem ser parte de programas e portfólios alinhados aos objetivos estratégicos da sua empresa. Mesmo no nível de cada equipe é possível traçar uma hierarquia, na qual o trabalho é pensado e planejado naturalmente.

Você pode, inclusive, criar uma linha horizontal em seu quadro para poder representar trabalhos de hierarquia menor. Dessa forma, os trabalhos de menor hierarquia irão se mover mais rapidamente no quadro. Ou seja: cartões em diferentes níveis do seu quadro, apresentam comportamentos diferentes, porém, esperados.

 

7. Reduzindo multitarefas e estabelecendo LTAs (Limites de trabalho em andamento)

Uma das bases do Kanban é limitar o trabalho em andamento por meio do estabelecimento de LTA ‘s para evitar multitasking. Com isso, os membros da equipe conseguem se concentrar melhor no trabalho em que estão envolvidos, evitando interrupções e reinícios que prejudicam a qualidade do resultado.

Definir LTA’s pode ser um desafio, mas é fundamental para entender a capacidade de produção da sua equipe. Uma fórmula simples para calculá-los é observar a quantidade de trabalho em progresso que geralmente fica em cada coluna e multiplicá-la por 1-2 vezes. Com isso, é possível definir um limite que pode ser ajustado com base nas observações do quadro Kanban. Estabelecer esses limites ajuda a equipe a se concentrar no que é importante.

Embora existam situações excepcionais em que é necessário violar os LTA’s, é importante discutir e combinar com as equipes envolvidas. Como você pode ver neste texto, estabelecer limites de trabalho vai ajudar a sua equipe a começar a finalizar, em vez de simplesmente começar.

 

8. Classes de serviços

Muitos profissionais enfrentam um desafio ao lidar com as demandas que chegam em seu ambiente de trabalho marcadas como “urgentes” ou “críticas”. Essas tarefas podem sobrecarregar a equipe, criar um congestionamento no fluxo de trabalho e prejudicar a conclusão de outras atividades importantes. Para solucionar esse problema, é possível adotar no seu quadro Kanban a abordagem de prioridades de tarefas, também conhecida como “classes de serviço”.

As classes de serviço ajudam a separar o trabalho de acordo com seu custo de atraso, ou seja, o impacto que a tarefa tem para a empresa e para a equipe caso não seja realizada dentro do prazo. Dessa forma, é possível estabelecer políticas de trabalho específicas para lidar com cada tipo de tarefa. Por exemplo, é possível definir que a equipe pode lidar com no máximo dois trabalhos urgentes por dia, para garantir que as demandas mais sensíveis sejam concluídas sem prejudicar outras atividades.

É importante lembrar que as tarefas devem ser retiradas do quadro apenas quando a equipe estiver pronta para iniciá-las. Não é adequado “empurrar” tarefas para a equipe, mesmo que sejam consideradas críticas para a empresa. Combinando as classes de serviço com uma boa política de trabalho e LTA’s, você conseguirá estabelecer uma ordem adequada de prioridades e garantir que todas as suas demandas sejam atendidas de forma eficiente e organizada.

 

9. Políticas de trabalho e regras de fluxo

O Kanban é uma metodologia que encoraja a explicitação e visualização das políticas de trabalho, tanto as formais quanto as informais, em um quadro visível para todas as partes interessadas e membros da equipe. Ao projetar o quadro, é importante definir as regras principais que serão aplicadas, principalmente em relação à definição de “Finalizado”. 

Para trabalhos mais complexos, é possível utilizar ferramentas para definir os critérios de entrada e saída de cartões em cada coluna do quadro e montar uma sequência específica de passos para cada atividade, garantindo que todos os envolvidos saibam como o trabalho deve ser realizado e quando ele deve passar para a coluna de “Finalizado”. 

É essencial que essas regras sejam claras e facilmente visualizadas no quadro Kanban, seja nas colunas, nos fluxos ou nos cartões de atividades.

 

10. O contexto organizacional da empresa

Ao implementar o método Kanban, é importante considerar o contexto em que ele será aplicado. Se a implementação for feita em nível de equipe, é provável que seja em uma pequena empresa ou departamento de uma organização maior, onde um líder decide experimentar a metodologia para entender seus benefícios. Já em uma empresa inteira, a implementação pode ser liderada por um diretor ou superintendente que quer melhorar a performance de todos. 

É importante, em todos os contextos, considerar diversos pontos, como: padronização de políticas de trabalho, design do modelo de informação, organização dos quadros e métricas mínimas. 

Uma ferramenta de gestão como o Flowup pode facilitar muitos processos e tornar os quadros acessíveis de qualquer lugar. A utilização de um software de gestão pode simplificar ainda mais a implementação do Kanban e oferecer mais funcionalidades em comparação aos quadros físicos. Claro que, no geral, as regras básicas se aplicam e é possível utilizá-las nos quadros digitais também: comece com o que você tem feito certo, visualize seu trabalho em seu quadro Kanban, implemente ajustes para dar força ao fluxo de trabalho.

Métricas do quadro Kanban

Quando falamos do método Kanban, discutimos a importância de analisar dados, e como isto pode ajudar a otimizar o seu fluxo de trabalho. Agora vamos mostrar para você como fazer isto, e quais são os dados que você pode analisar em seu quadro para poder ter um fluxo de trabalho estável. Aqui vai uma lista dos melhores dados que seu quadro Kanban pode lhe oferecer. 

 

Tempo do lead e tempo do ciclo

As métricas de tempo do lead e do ciclo são cruciais para monitorar o desempenho de sua equipe em um quadro Kanban. O tempo do lead mede o período desde a criação da tarefa até a conclusão e entrega dela, enquanto o tempo do ciclo mede o tempo gasto efetivamente trabalhando na tarefa. 

Ao avaliar essas métricas ao longo do tempo, você pode identificar padrões de desempenho da equipe e analisar o impacto de mudanças no sistema na produtividade do fluxo. Por isso, é importante dedicar tempo para monitorar o tempo do lead e do ciclo, e usá-los para aprimorar o processo de trabalho da equipe.

Taxa de transferência

A taxa de transferência é uma medida crucial da performance do seu time, que rastreia a quantidade de uma unidade de valor produzida em um período de tempo. 

Embora a taxa de transferência seja uma média, ela não é um dado confiável por si só, e deve ser analisada em conjunto com o tempo do ciclo para uma visão precisa da produtividade do seu time. Enquanto o tempo do lead e do ciclo mostram a capacidade de resposta da equipe, a taxa de transferência é um indicador da produtividade, sendo fundamental para monitorar e melhorar a eficiência do fluxo de trabalho.

Trabalho em andamento

Trabalho em andamento não agrega valor ao seu cliente, por isso, tarefas precisam ser terminadas e o trabalho precisa ser entregue o mais rápido possível.

Dessa forma, é importante medir as tarefas que estão em andamento no seu quadro Kanban, e, principalmente, há quanto tempo elas estão sendo executadas para que você identifique trabalhos que estão em andamento há muito tempo e investigue o porquê.

Com estas informações, você poderá aprender sobre a capacidade de produção do seu time, traçar Limites de trabalho em andamento (LTAs), e otimizar o seu fluxo de trabalho.

 

A lei de Little

O professor John Little do Instituto de Tecnologia de Massachusetts (MIT) criou o que chamamos de lei de Little. A fórmula é bastante simples e parece ser bem intuitiva, porém é possível realizar aplicações e obter resultados particularmente interessantes pelo fato dos resultados não serem influenciados pelo processo de entrada no sistema, distribuição, ou qualquer outro aspecto do fluxo de trabalho; além da diversidade de cenários onde ela pode ser aplicada.

A lei de Little pode ser usada no método Kanban da seguinte forma:

Tempo do ciclo = Trabalho em andamento / Taxa de transferência

É importante considerar que aumentar os Limites de trabalho em andamento (LTAs) sem aumentar a taxa de transferência pode levar a um aumento no tempo médio que uma tarefa leva para ser concluída, além de diminuir a produtividade da equipe. Por isso, é necessário analisar a relação entre tempo do lead e tempo do ciclo para prever prazos de conclusão de projetos e melhorar as previsões.

Com a lei de Little, é possível prever o impacto de mudanças nos LTAs em todo o fluxo de trabalho ou em etapas individuais, melhorando a eficiência e a produtividade da equipe. Portanto, é recomendável aplicar essa fórmula para calcular o tempo do ciclo e analisar a taxa de transferência e os LTAs em cada coluna do quadro Kanban.

O custo da espera

Como foi dito anteriormente nesse post, em metodologias ágeis esperar é considerado um desperdício. Por isso é essencial acompanhar o tempo que as tarefas passam em espera. Na produção de softwares, é importante criar uma divisão entre as colunas “codificando” e “em testes” para o tempo de espera, denominado “aguardando testes”, a fim de identificar oportunidades de otimizar o fluxo de trabalho e reduzir o tempo de espera, evitando desperdícios desnecessários. 

Exemplos da aplicação do Kanban

Apesar do método Kanban ter sido originalmente desenvolvido para a indústria automobilística japonesa, ele pode ser aplicado em diversas áreas com os princípios fundamentais sendo os mesmos: visualização do processo, limitação do trabalho em progresso e melhoria contínua.

Uma dica de leitura para você entender mais da aplicabilidade desse método é o livro “The Phoenix Project: A Novel About IT, DevOps, and Helping Your Business Win“, que apresenta um estudo de caso sobre como o Kanban foi utilizado para aprimorar os processos de desenvolvimento de software em uma grande organização. Também há diversos cases de grandes negócios que podem ajudar a entender como e para que fim esse método pode ser aplicado na sua empresa, aqui vão alguns exemplos:

 

Microsoft

A Microsoft é líder em tecnologia e software e utiliza o método Kanban desde o início dos anos 2000 para gerenciar seus processos de desenvolvimento de software. O Kanban ajuda a melhorar a colaboração entre as equipes de desenvolvimento e os gerentes de projeto, monitorando o progresso do projeto e identificando possíveis gargalos. A equipe do Bing Ads, por exemplo, usa o Kanban para gerenciar o desenvolvimento de novos recursos e correções de bugs.

 

Spotify

O Spotify é uma plataforma de streaming de música que utiliza o Kanban em seus processos de desenvolvimento de software para gerenciar o fluxo de trabalho e garantir que os desenvolvedores estejam trabalhando nas tarefas certas na hora certa. A empresa utiliza um quadro Kanban virtual integrado com suas ferramentas de gerenciamento de projetos, onde cada equipe de desenvolvimento tem seu próprio quadro Kanban, dividido em colunas que representam as etapas do processo de desenvolvimento, desde “em espera” até “concluído”.

 

Boeing

A Boeing é uma empresa de aviação e aeroespacial. Ela utiliza o método Kanban em sua cadeia de suprimentos para melhorar a eficiência e reduzir os custos. O Kanban é usado para gerenciar o estoque de peças e materiais, garantindo que cada etapa do processo de produção tenha o suprimento necessário de materiais. O quadro é dividido em colunas que representam as diferentes áreas do avião, como a cabine e a asa, e quando uma peça ou material é usado, ele é removido do quadro, sinalizando a necessidade de reabastecer o estoque.

Conclusão

Esperamos que você tenha aproveitado esse conteúdo e que ele lhe ajude a implementar o método Kanban em sua empresa ou equipe.

Como dito anteriormente, começar a usar quadros Kanban é um trabalho em progresso. Você sempre poderá fazer ajustes em seus quadros para melhor representar seu fluxo de trabalho, este conteúdo apenas visa guiar você nessa jornada para ter os resultados desejados com a implementação do Kanban.

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