Guia completo do escopo do projeto: como fazer o gerenciamento!

O gerenciamento de escopo do projeto, de acordo com o PMBOK, é a segunda área de conhecimento da gestão de projetos. Nele, vamos definir tudo o que precisa ser feito para que o projeto possa atingir os resultados esperados, além de definir padrões para os entregáveis e previsões, para que estas entregas aconteçam dentro do prazo e orçamento definidos.

Basicamente, quando falamos de gestão de projeto, estamos falando de gerenciamento de escopo. O gestor de projetos é responsável por liderar todas as partes interessadas e a equipe na direção do sucesso do projeto, e manter-se dentro do escopo é muito importante.

O que é o escopo do projeto?

O escopo do projeto é essencialmente a delimitação detalhada de todas as atividades, tarefas, requisitos e resultados que devem ser incluídos para que o projeto seja concluído com êxito. Ele define os limites do projeto, delineando o que será entregue e o que não faz parte do escopo. Em outras palavras, o escopo estabelece os parâmetros que guiarão o trabalho da equipe ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.

Quando alguém solicita uma tarefa que não estava planejada, geralmente a denominamos como “fora do escopo”. Como gerente de projetos, você precisa gerenciar o escopo durante todo o ciclo de vida do projeto, para garantir que ele alcance seus objetivos dentro do prazo e orçamento estabelecidos.

O PMBOK, em sua 6ª edição, define claramente a importância do gerenciamento de escopo do projeto:

“O gerenciamento de escopo do projeto inclui os processos necessários para assegurar que o projeto abranja todo o trabalho necessário, e somente o trabalho necessário, para concluir o projeto com sucesso. O foco principal do gerenciamento de escopo do projeto é definir e controlar o que está e o que não está incluso no projeto.”

O que deve conter no escopo do projeto?

O escopo do projeto deve conter uma série de elementos essenciais que proporcionam uma compreensão abrangente e clara do trabalho a ser realizado. Alguns dos elementos que devem ser incluídos no escopo do projeto são:

1. Objetivos do Projeto

Descrição clara e concisa dos resultados esperados e dos objetivos a serem alcançados pelo projeto.

2. Cronograma

Estabelecimento de prazos para diferentes fases e atividades do projeto, proporcionando uma linha do tempo clara para a equipe seguir.

3. Requisitos do Projeto

Detalhamento dos requisitos funcionais e não funcionais do projeto, incluindo especificações técnicas, regulamentações e padrões a serem seguidos.

4. Entregáveis

Enumeração de todos os produtos, serviços ou resultados tangíveis que serão entregues ao final do projeto.

5. Exclusões

Esclarecimento explícito do que não está incluído no escopo do projeto para evitar mal-entendidos futuros.

6. Limites e Restrições

Identificação das limitações e restrições que podem impactar o desenvolvimento e a execução do projeto, como limitações de tempo, recursos e orçamento.

7. Critérios de Aceitação

Definição dos critérios que serão usados para determinar se os entregáveis do projeto foram concluídos com sucesso.

8. Custos

Estimativa orçamentária detalhada que inclui todos os custos associados ao projeto, como mão de obra, materiais, equipamentos, entre outros.

9. Riscos e Assunções

Identificação e avaliação dos principais riscos do projeto, juntamente com as suposições feitas durante o planejamento.

10. Mudanças de Escopo

Procedimentos e critérios para lidar com possíveis mudanças no escopo durante a execução do projeto.

Ao incluir esses elementos no escopo do projeto, o gestor de projetos fornece uma base sólida para a execução bem-sucedida, monitoramento e controle ao longo do ciclo de vida do projeto. Essa documentação clara e abrangente ajuda a evitar desvios, minimizar riscos e garantir que o projeto atenda às expectativas das partes interessadas.

Por que fazer o gerenciamento de escopo de seus projetos é importante?

Lidar com as expectativas dos patrocinadores e stakeholders em seu projeto pode ser uma das tarefas mais difíceis que o gerente de projetos pode encontrar. Um escopo bem definido não apenas controla os custos diretos e indiretos e os prazos no seu projeto, mas também irá ajudar a trazer as expectativas de todos os envolvidos no projeto para um mesmo nível durante o ciclo de vida do projeto. Com isso, você poderá evitar alguns problemas comuns no gerenciamento de projetos, como:

• Requerimentos que mudam constantemente;
• Requerimentos que precisam ser repensados durante o projeto;
• O resultado final não ser o esperado pelo cliente;
• Adicionar esforço no projeto que não faça parte do escopo;
• Exceder o orçamento estabelecido;
• Ultrapassar os prazos definidos.

Um gerenciamento de escopo eficiente pode ajudar a evitar todos esses problemas ao definir e comunicar com clareza o escopo do projeto para todos os envolvidos nele. Ele irá ajudar a distinguir o que faz e não faz parte do projeto e controlar o esforço que é permitido ou não durante a sua execução.

O gerenciamento de escopo irá estabelecer fatores de controle que serão usados para lidar com elementos que resultem em mudanças inesperadas durante o ciclo de vida do projeto.

Desejo vs. Necessidade – como lidar com mudanças no escopo do projeto.

Os objetivos de seu projeto serão definidos pelos stakeholders, mas, naturalmente, mudanças irão atingi-lo. Faz parte do papel do gerente de projetos ter certeza de que estas mudanças estão alinhadas com o objetivo projetado pelos stakeholders.

É importante definir o escopo do projeto e manter-se alinhado a ele, mas isso pode ser uma atividade intensa e desgastante. Você pode ter que lidar com muito atrito da parte dos stakeholders, do seu time, e do patrocinador do projeto; portanto, é importante aprender a lidar com esse processo para envolver todos da melhor forma possível com as mudanças necessárias.

Espere mudanças.

Primeiramente, é fundamental esperar que mudanças aconteçam durante a fase de execução do projeto, uma vez que elas fazem parte integral do mesmo. Como gerente de projetos, é importante questionar os stakeholders sobre suas preferências na comunicação acerca dessas mudanças.

É possível que o patrocinador do projeto não compreenda essa questão tão bem quanto você. Nesse cenário, é de suma importância prepará-lo, como gerente de projetos, para o inevitável.

Faça perguntas como “Você consideraria o projeto um maior sucesso se entregássemos no prazo, dentro do orçamento previsto ou com todos os recursos planejados?” Vá além dessas questões iniciais e aprofunde-se para descobrir o que o patrocinador enxerga como sucesso no projeto.

Além disso, compreenda que um membro da equipe pode questionar não apenas se os esforços estão dentro do escopo do projeto, mas também se as entregas estão alinhadas aos critérios de sucesso estabelecidos.

Converse com a equipe para garantir que os esforços do projeto estejam alinhados com os critérios de sucesso expressados pelo patrocinador e com suas expectativas em relação aos resultados finais.

Use recursos de visualização.

Você deve sempre usar recursos visuais para melhorar a comunicação com os stakeholders do projeto, sempre que possível. Por exemplo, você pode representar visualmente as métricas de sucesso atuais do projeto usando um gráfico.

Dessa forma, ao apresentar as atualizações deste gráfico nas reuniões do projeto, todos os stakeholders poderão compreender o andamento do projeto. Há um grande valor nisso, pois, caso alguém questione suas métricas de sucesso, ou até mesmo o critério estabelecido, você poderá ajustar antes do final do projeto, quando pode ser tarde demais, ou até mesmo custoso demais, para se fazer ajustes no projeto.

Escute todos atentamente.

Escutar todos os stakeholders atentamente é importante, não apenas anotar suas solicitações. Se você escutar e questionar atentamente o porquê das solicitações realizadas, buscando entender o objetivo final desejado pela pessoa, será capaz de entregar resultados muito mais satisfatórios.

Lembre-se de permanecer positivo, sabendo que toda ação tem uma reação. Se você atender a uma solicitação, esteja ciente de que estará concordando com um resultado. O alinhamento com os objetivos do projeto acontece quando todos os envolvidos entendem as consequências e oportunidades que o projeto oferece.

Seja transparente.

O mundo dos negócios mal compreende o patrocínio de projetos. A falta de alinhamento entre os executivos (C-level) e o time de execução é um dos principais problemas.

Os executivos podem ter uma boa noção do que é preciso para o andamento do projeto, porém, é necessário que eles ouçam os outros stakeholders para entender e definir os melhores critérios de sucesso.

Você pode usar uma matriz dos stakeholders para saber como se comunicar com cada um dos envolvidos no projeto. Além disso, ela poderá ajudá-lo a lidar com as mudanças naturais que podem acontecer entre eles.

Algum stakeholder pode ser promovido e mudar de título, e com isso de responsabilidades; enquanto outros podem, até mesmo, deixar de fazer parte do projeto.

Ao criar sua matriz, você terá certeza de que está trabalhando com os tomadores de decisão corretos para cada momento do seu projeto.

Na dúvida, pegue seu telefone.

Acredito que você tenha notado como tudo nesta lista gira em torno de comunicação. Hoje com e-mails, WhatsApp e demais formas de facilitar a comunicação, esquecemos que podemos contar com outros meios para atender esta necessidade.

Uma ótima dica para finalizar esta lista é que, ao perceber que muitos questionamentos estão sendo abertos em uma mesma conversa, a melhor alternativa é pegar seu telefone e ligar para a pessoa. Uma ligação é um meio de comunicação que pode agilizar e melhorar a compreensão.

Sempre que possível em seus projetos, porém, você deve buscar ter momentos frente a frente com os stakeholders do projeto. Recomendamos que você faça destes encontros parte essencial no ciclo de vida dos seus projetos.

Ao seguir essas orientações, todos, do seu time aos stakeholders, saberão o que é esperado deles e quando é esperado. O uso dessas ferramentas de comunicação irá ajudá-lo a facilitar a conquista de sucesso ao cumprir o escopo do seu projeto.

Agora que você entende como se comunicar de forma que possa garantir o sucesso do escopo do seu projeto, lidando com as mudanças esperadas e as expectativas dos envolvidos, vamos falar sobre como fazer o escopo do seu projeto.

Passo a passo de como fazer o gerenciamento de escopo do projeto

Vamos passar pelo passo a passo para fazer o escopo do seu projeto baseado nos conceitos do PMBOK. É importante lembrar que, apesar das práticas aqui listadas fazerem parte deste guia, elas são de natureza descritiva, e não prescritiva. Ou seja, outras metodologias podem descartar processos e documentos apresentados no PMBOK; isto é o que chamamos de adequação do projeto.

O que é PMBOK?

O PMBOK é uma metodologia mais robusta e burocrática para grandes projetos e empresas que precisam de toda a documentação apresentada nele. Estes são os chamados de “projetos previsíveis”. Um projeto de arquitetura ou engenharia será previsível.

Empresas de outras áreas, como a de tecnologia, ou até mesmo empresas menores, com equipes menores que requerem menos burocracia, não precisam de toda essa documentação. Por isso podem usar metodologias ágeis que buscam focar apenas nos documentos e processos que são necessários.

Sugerimos que você compreenda os processos de gerenciamento como um todo e aplique o que julgar adequado em cada projeto para o seu modelo de gestão; fazendo o processo de adequação para cada projeto.

PMBOK e metodologias agéis

O próprio PMBOK evidencia que o escopo do projeto não será compreendido com clareza em ambientes com muitas mudanças, altos riscos e grandes incertezas. Metodologias ágeis passam pouco tempo buscando definir o escopo do projeto nas fases iniciais dele, e investem mais tempo durante o projeto – entre iterações -, para descobrir e refinar o escopo do mesmo.

Estes ambientes tendem a encontrar uma diferença grande entre os requerimentos reais do projeto e os que foram definidos durante a fase de planejamento. Por isso, metodologias ágeis propositalmente constroem e revisam protótipos do projeto para refinar os seus requerimentos entre iterações (no scrum chamadas de sprints).

Como resultado, o escopo é definido e redefinido durante o desenvolvimento do projeto. Nestas metodologias ágeis, os requerimentos do projeto e o trabalho a ser feito formam o que chamamos de backlog.

Quando fazer o gerenciamento de escopo do projeto

Como falamos antes, o gerenciamento de escopo é, de fato, o gerenciamento do seu projeto. Dessa forma, o gerenciamento de escopo do seu projeto começa na fase de planejamento e é controlado durante todo o ciclo de vida do projeto.

A definição do escopo do seu projeto deve ser feita durante a fase de planejamento do projeto, após a fase de iniciação, onde você terá definido o termo de abertura e identificado as partes interessadas.

Ao iniciar a fase de planejamento, você fará o plano de gerenciamento do projeto (responsável por gerenciar a integração de todo o projeto) e logo depois irá criar o planejamento de escopo do projeto.

Como fazer o gerenciamento de escopo do projeto

O gerenciamento de escopo do seu projeto irá depender muito da metodologia de gestão que está sendo usada em cada projeto.

Projetos mais previsíveis

Para iniciativas mais previsíveis, como o projeto de engenharia para a construção de uma ponte, o escopo do projeto será definido no início do projeto, durante a fase de planejamento, e sofrerá poucas mudanças. Quaisquer mudanças no escopo, então, devem ser gerenciadas progressivamente.

Projetos menos previsíveis

Para projetos menos previsíveis são chamados de adaptativos, como o desenvolvimento de um software para uma rede de academias, geralmente são utilizadas metodologias ágeis devido a grande probabilidade de mudanças no escopo do projeto.

Dessa forma, o escopo geral do projeto deverá ser dividido em uma série de requisitos essenciais e trabalhos necessários para o sucesso do projeto – comumente chamados de backlog do produto -, e cada iteração no projeto terá um escopo específico.

No início de cada iteração, o ciclo de coletar requisitos, definir escopo e criar a estrutura analítica do projeto (EAP) será repetido, até a conclusão de todos os requisitos do escopo geral do projeto, executando todos os trabalhos necessários para o sucesso da iniciativa.

Este tipo de metodologia adaptativa é muito interessante por permitir o desenvolvimento de um mínimo produto viável (MVP), que pode ser lançado no mercado e gerar validação do produto e até receita para a empresa, enquanto novos recursos são adicionados ao produto em iterações futuras, e uma solução melhor é desenvolvida para satisfazer uma fatia maior do mercado.

Além disso, em um ciclo adaptativo, os representantes do cliente e do patrocinador do projeto precisam estar muito mais envolvidos no projeto para fornecer feedback constante sobre o que está sendo desenvolvido.

Após entender estes detalhes característicos de cada projeto, necessários para o processo de adaptação dos conhecimentos apresentados pelo PMBOK, é importante entender as entradas que serão necessárias para o gerenciamento do escopo do projeto.

Termo de abertura do projeto

O termo de abertura do projeto é um documento definido pelo patrocinador do projeto que autoriza formalmente a sua abertura e atribui ao gerente de projetos a autoridade necessária para utilizar os recursos organizacionais a sua disposição para poder executar o projeto.

Ele é importante para o gerenciamento de escopo do projeto porque estabelece um vínculo direto entre o projeto e os objetivos estratégicos da empresa, documenta o objetivo do mesmo, sua descrição em alto nível, as premissas, restrições e os requisitos que o projeto precisa satisfazer.

Além disso, ele também apresenta informações incorporadas através dos documentos de negócios (business case e plano de gerenciamento de benefícios), como:

• Demanda do mercado
• Necessidade organizacional
• Solicitação do cliente
• Avanço tecnológico
• Requisitos legais
• Impactos ecológicos
• Necessidade de natureza social

Plano de gerenciamento do projeto

O plano de gerenciamento do projeto é o documento que descreve como o projeto será executado, monitorado e controlado.

Fatores ambientais da empresa

Os fatores ambientais da empresa que podem influenciar o processo de planejar o gerenciamento do escopo incluem, mas não estão limitados a:

• Cultura organizacional
• Infraestrutura
• Administração do pessoal
• Condições de mercado

Ativos e processos organizacionais

Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o processo de planejar o gerenciamento do escopo incluem, mas não estão limitados a:

• Políticas e procedimentos
• Repositório de informações históricas e lições aprendidas

Processos do gerenciamento de escopo do projeto

Com as informações relevantes em mãos, os cinco processos apresentados pelo PMBOK para o gerenciamento do escopo do seu projeto são os seguintes:

• Planejar o gerenciamento de escopo
• Coletar os requisitos
• Definir o escopo
• Criar EAP
• Validar o escopo
• Controlar o escopo

As ferramentas utilizadas para a execução destes processos são opiniões especializadas, coleta e análise de dados e reuniões. 

Na definição de requisitos também é possível analisar protótipos; na definição do escopo é preciso analisar o produto a ser desenvolvido; e na criação da EAP é necessário decompor o trabalho a ser executado.