Ciclo de vida de um projeto: o que você precisa saber.

mesa de trabalho com pessoas gerenciando o ciclo de vida de um projeto

Dez anos atrás começamos a ajudar empresas com gerenciamento de projetos, e constatamos que vários gestores têm dificuldade de entender o ciclo de vida de um projeto, desde seu início, até sua conclusão. Se você ainda não conhece as quatro etapas que organizam este ciclo e agrupam suas diversas atividades, este artigo é para você.

Vamos explicar como dividir o seu projeto em etapas, onde, no final de cada uma delas, sua equipe entregará resultados que irão levar você à conquista do objetivo final definido no planejamento do projeto. Assim você poderá fazer o controle de tarefas da sua equipe de forma mais organizada e otimizada, e não desperdiçar seus recursos com retrabalho.

Por que você deve conhecer o cíclo de vida de um projeto?

Entender as diferentes fases do cíclo de vida de um projeto vai ajudar você a gerenciar todo o processo com a certeza de que tudo está em seu devido lugar, e que todos estão desempenhando seu papel da melhor forma possível.

Ao ler este artigo você também perceberá que muito do gerenciamento de um projeto se dá ao registrar o que já foi feito até o momento e o que precisará ser feito nas próximas etapas. Isto acontece para que todos os envolvidos possam se localizar de forma fácil e saber o que precisam fazer para que o projeto continue andando com eficiência dentro do prazo previsto.

Abaixo estão listadas as quatro etapas do ciclo de vida de um projeto, e logo em seguida vamos explicar cada uma delas para você.

O ciclo de vida do projeto

  1. Iniciação
  2. Planejamento
  3. Execução
  4. Encerramento

1. Iniciação

Na fase de iniciação do ciclo de vida de um projeto, você identificará uma necessidade, desafio ou oportunidade que o projeto propõe resolver; e fazer um bainstorm de ideias que podem atender esta necessidade, superar este desafio ou aproveitar esta oportunidade. Durante este processo, é importante abrir espaço para que todos os envolvidos contribuam com ideias de forma livre.

É muito importante neste momento que a equipe de gestão de projeto reconheça quem são os especialistas em cada area e validar suas orientações. Desta forma, você empodera sua equipe com autonomia e autoridade em suas respectivas areas, enquanto mantém a postura de líder e organiza o cíclo de vida do projeto, o que facilitará muito a gestão de tarefas e contribuirá para uma melhor performance por parte dos membros do time; uma vez que eles irão se empenhar mais para encontrar os caminhos necessários para conquistar o que propuseram nesta fase.

Outro ponto importante é sair da posição de “gerente de projeto” e assumir o posto de “líder de projeto”. Você não precisa ter todas as respostas e definir o que cada membro do time precisa fazer nas diferentes etapas do ciclo de vida do projeto – divida o trabalho com o seu time, usando bem todos os recursos a sua disposição; o importante é que você apresente o objetivo do projeto e veja se as ideias propostas levarão o time na direção dele.

Siga estes passos para garantir um bom gerenciamento de projeto na fase de iniciação.

  • Identificar complexidade: defina o quão fácil e conveniente será a realização do seu projeto, e se você realmente poderá apresentar uma solução para aquele problema;
  • Identificar relevância: defina o quão pronfundo você pretende ir para buscar encontrar uma solução no seu projeto;
  • Identificar entregáveis: defina quais resultados você deseja produzir; este passo é muito importante pois irá lhe ajudar a acompanhar o progresso do seu projeto;
  • Identificar as partes interessadas: entender quem o projeto afeta e como ele pode atender as necessidades destas pessoas;
  • Desenvolver um estudo de viabilidade: utilize os critérios acima para comparar os custos e benefícios potenciais do projeto para determinar se ele segue em frente.

Agora chegou a hora de fazer uma ficha de projeto para começar a registrar todas estas informações. Este detalhe é muito importante, pois, facilita a comunicação; tanto entre outras pessoas no time, como para com você mesmo. Nós do flowup preparamos um modelo de planejamento para gestão de projetos que você pode usar.

É possível que em algum momento você ou seu time sintam-se perdidos, e isso pode levar o projeto para um caminho sem saída onde ele pode eventualmente ser abandonado ou ser levado a entregar um resultado com menos impacto do que o esperado. Para que isto não aconteça, use o nosso template para fazer sua ficha de planejamento de projeto e recorra a ela sempre que for preciso.

2. Planejamento

Uma vez aprovado, você passa para a fase de planejamento no ciclo de vida de um projeto. Nesta fase você divide o projeto em pequenas tarefas a serem executadas, constrói um time para realizar este trabalho, e prepara um cronograma para entrega de resultados.

Neste momento é importante criar pequenos objetivos para o seu projeto, buscando sempre ter certeza de que cada um deles é alcançável. Objetivos menores têm mais potencial de sucesso. Ao traçar suas metas, elas precisam ser sempre objetivos SMART (de acordo com a sigla em inglês), ou MARTE (Mensuráveis, alcançáveis, relevantes, temporais e específicos). Para uma compreensão rápida sobre este tema, veja o post Objetivos SMART: como aplicar na sua gestão de projetos [e conseguir alcançá-los] que criamos para lhe ajudar.

gráficos representando o planejamento de um projeto

Como gestor de projetos, para otimizar a produtividade de sua equipe, você deve garantir que a comunicação esteja fluindo entre os membros do time. É muito importante que todos estejam conscientes quanto ao andamento do projeto e tenham acesso às informações do mesmo quando necessário. Dessa forma, você estará, mais uma vez, empoderando o seu time e envolvendo todos para que produzam da melhor forma possível.

Planeje também o orçamento do seu projeto, para que sua execução permaneça viável. Defina o que será conquistado com a conclusão do projeto e deixe bem claras as consequências da atrasos nas entregas e, até mesmo, de não concluir cada tarefa dentro do prazo. Facilite para os membros do time conseguirem visualizar o que eles têm a ganhar e quais serão os riscos e consequências para todos os envolvidos.

Novamente, é muito importante registrar todo este processo para melhorar a comunicação entre a sua equipe e sua gestão de pessoas. Veja também este artigo que preparamos sobre gerenciador de tarefas: impacte sua gestão de forma simples, para entender os impactos positivos de organizar e centralizar toda a informação do seu projeto em nosso gerenciador de tarefas online.

Você também pode criar um fluxograma de trabalho usando uma ferramenta de mapas mentais como o Xmind ou um software online mais específico como o Lucidchart.

Siga estes passos para garantir um bom gerenciamento do seu projeto na fase de planejamento.

  • Criar um planejamento para o projeto: identificar o cronograma (prazo) do projeto, incluir quais serão as fases deste projeto, tarefas a serem realizadas, resultados esperados e possíveis obstáculos a serem encontrados no caminho.
  • Criar fluxograma ou mapa do projeto: possibilitar visualização do cronograma do projeto ao diagramar conquistas chaves.
  • Estimar orçamento e criar planejamento financeiro: usar estimativa de custos para determinar o maior retorno sobre investimento (ROI) possível.
  • Organizar recursos: construir seu time com talentos internos e, se necessário, externos, e ter certeza que todos têm os recursos necessários para completarem suas tarefas (seja software e hardware ou outras ferramentas necessárias ao projeto).
  • Antecipe riscos e possíveis obstáculos: estime riscos que podem prejudicar ou atrasar seu projeto e se prepare para eles. Desta forma, caso os riscos sejam reais, você poderá lidar com eles sem atrasos ou perda de qualidade do seu projeto. Busque cobrir todos os riscos possíveis e estimule seu time a visualizar outras ameaças de forma antecipada.

Neste momento do ciclo de vida do seu projeto você deve fazer uma primeira reunião com o seu time para manter todos informados; dessa forma, todos poderão começar a trabalhar rapidamente na próxima fase.

3. Execução

Você recebeu aprovação financeira, criou um planejamento de projeto e construiu seu time. Como gestor de projetos, seu trabalho nesta próxima fase do ciclo de vida de um projeto é garantir que todos continuem na direção certa, estejam atentos aos seus prazos de entrega e ter certeza de que o trabalho está sendo feito de acordo com o planejamento.

reunião de gestão de projeto com time em volta de uma mesa

Siga estes passos para garantir um bom gerenciamento do seu projeto na fase de execução.

  • Gerenciar tarefas e organizar fluxos de trabalho: direciona tarefas para os membros apropriados do time, e tenha certeza de checar se algum deles está sobrecarregado.
  • Fazer briefing de tarefas com os membros do time: explique as tarefas do projeto para cada pessoa responsável por elas, provendo orientação e organizando treinamento relacionado a processos quando necessáiro.
  • Manter a comunicação fluida: membros do time, clientes e gestores de projeto devem manter uma boa comunicação, promovendo updates para os envolvidos em todos os níveis.
  • Monitorar o padrão de qualidade: verifique se os membros do time estão atendendo as espectativas de qualidade, prazos e resultados esperados.
  • Gerenciar orçamento: monitorar os gastor e manter o projeto nos trilhos em relação a orçamento e recursos.

Criando uma boa documentação do seu projeto, você tornará a execução dele muito mais fácil.

4. Encerramento

Para fechar o ciclo de vida de um projeto, entramos na fase de encerramento, onde temos o esperado resultado final e determinamos o nível de sucesso conquistado. Como gestor de projetos, porém, seu trabalho não terminou; ainda há tarefas importantes a serem feitas.

Nessa fase, é preciso fazer uma autocrítica e analisar a performance do projeto, comparando, inclusive, os resultados previstos e esperados, com o que foi produzido de fato. Também é importante fazer uma reunião com a equipe para ter um feedback do projeto e fazer um mapeamento dos aspectos positivos e negativos nele.

Siga estes passos para garantir um bom gerenciamento do seu projeto na fase de encerramento.

  • Analisar a performance do projeto: determinar se os objetivos foram atingidos (verificar tarefas realizadas, considerando tempo e outros recursos dedicados a cada uma delas)
  • Analisar a performance do time: avaliar o desempenho do time, considerando o prazo em que seus objetivos foram atingidos e o padrão de qualidade do seu trabalho.
  • Documentar fechamento do projeto: verificar com certeza que todos os aspectos do projeto foram realizados com sucesso e que não existem fios soltos, provendo relatórios para os envolvidos.
  • Conduzir revisões após a implementação do projeto: conduzir uma análise final do projeto, aproveitando para tomar notas de lições a serem aprendidas e aplicadas em projetos futuros.
  • Prestar contas pelo orçamento utilizado e não utilizado: alocar recursos restantes para projetos furutos

A reflexão realizada em algumas das atividades executadas na fase de encerramento permitirá que você esteja preparado para usar tudo o que aprendeu neste projeto em projetos futuros.

Precisa de mais informações sobre este tema?

Recomendamos que você estude também outros processos metodológicos para aumentar sua compreensão deste tema, como a metodologia Scrum, o método do caminho crítico e a técnica PERT. Apesar do ciclo de vida de um projeto ser sempre o mesmo, cada projeto pode ser executado melhor através de métodos diferentes, e será bom para você se familiarizar com vários deles.

Lembrando que, muitas vezes, o know-how dos membros do seu time será a sua melhor búlsula para se orientar quanto a qual direção você deve levar seu projeto.

Quer conhecer uma ferramenta de gestão online que você poderá usar durante todas as fases do ciclo de vida de um projeto para lhe ajudar a organizar as tarefas da sua equipe, registrar e calcular quanto tempo está sendo investido em cada uma das atividades, e controlar seus recursos financeiros para otimizar todos os aspectos da sua produtividade?

Experimente nosso software de gestão integrado. Nele você poderá encontrar todas estas soluções, e muito mais, em uma única plataforma.

Separamos também esta aula sobre o ciclo de vida de um projeto do canal Estratégia Concursos no youtube para você conferir outra perspectiva sobre este tema.

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