Técnica dos 5 Porquês: como usar na gestão de projetos para melhorar processos

Já aconteceu de você se deparar com um problema em seu projeto e não saber exatamente por onde começar para resolvê-lo? 

Às vezes, os problemas parecem surgir de repente, mas, ao aplicar a técnica certa, você pode descobrir que a causa está muito mais fundo do que aparenta. A técnica dos 5 Porquês é uma maneira simples e eficaz de identificar a raiz dos problemas, ajudando você a resolver situações de forma mais rápida e precisa. 

Neste artigo, vamos explicar como essa técnica funciona e como ela pode transformar a forma como você gerencia seus projetos, tornando seu trabalho mais eficiente e seus melhores resultados. Vamos lá?

O que é a técnica dos 5 Porquês?

A técnica dos 5 Porquês é uma ferramenta simples, mas poderosa, utilizada para identificar a causa raiz de um problema. Criada por Taiichi Ohno, engenheiro da Toyota, ela tem como objetivo aprofundar a análise de qualquer situação até encontrar o motivo real que a gerou. O conceito é simples: a cada vez que você encontra um problema, pergunta “Por quê?” e continua perguntando até descobrir a origem verdadeira da falha.

Embora a técnica seja chamada de “5 Porquês”, o número de perguntas pode variar, já que o foco é continuar questionando até chegar a uma resposta clara que realmente resolva a questão. Na gestão de projetos, aplicar essa técnica ajuda a evitar que soluções superficiais sejam adotadas, garantindo que o problema seja realmente compreendido e resolvido de forma eficaz. Ao entender a causa raiz, fica muito mais fácil tomar decisões para corrigir e melhorar processos, evitando que o mesmo erro se repita.

Como funciona a técnica dos 5 Porquês na gestão de projetos?

Aplicar a técnica dos 5 Porquês na gestão de projetos é um processo direto e prático. O primeiro passo é identificar um problema específico que esteja impactando o progresso do seu projeto. Pode ser qualquer coisa, desde um atraso no cronograma até falhas na comunicação ou baixa qualidade nas entregas.

Depois, você começa a pergunta fundamental: “Por quê?”. A resposta a essa primeira pergunta normalmente vai ser uma explicação superficial, que apenas aponta o efeito do problema. Mas o objetivo é continuar cavando mais fundo, repetindo a pergunta até que você chegue a uma causa raiz clara, que explique realmente o que gerou o problema.

Por exemplo, se o problema inicial é “O projeto está atrasado”, você pergunta:

1. Por quê o projeto está atrasado?
   Resposta: “Porque não conseguimos concluir uma das etapas importantes a tempo.”
2. Por quê não conseguimos concluir essa etapa a tempo?
   Resposta: “Porque não tínhamos todos os recursos necessários para completá-la.”
3. Por quê não tínhamos os recursos necessários?
   Resposta: “Porque a equipe não recebeu a alocação adequada de pessoas e ferramentas.”
4. Por quê a equipe não recebeu a alocação adequada de recursos?
   Resposta: “Porque houve uma falha na comunicação entre os departamentos.”
5. Por que houve falha na comunicação?
   Resposta: “Porque não houve um alinhamento claro entre as equipes sobre o planejamento e as prioridades do projeto.”

Neste exemplo, a técnica revela que o problema não é simplesmente o atraso, mas uma falha na comunicação entre as equipes. Agora, com a causa raiz identificada, a solução pode ser focada na melhoria da comunicação e no alinhamento de todos os envolvidos no projeto, evitando que o problema se repita.

Ao utilizar os 5 Porquês de forma contínua, você pode descobrir outras causas e fatores que estão afetando o andamento do projeto, levando a soluções mais completas e eficientes. A técnica é uma forma de garantir que, ao invés de remediar os sintomas, você realmente resolve a raiz do problema, melhorando assim a gestão de seus projetos e os resultados obtidos.

3 exemplos práticos de como usar os 5 Porquês na gestão de projetos

A técnica dos 5 Porquês pode ser aplicada em qualquer área de gestão de projetos e é especialmente útil quando se busca identificar a verdadeira origem de um problema e não apenas tratar seus efeitos superficiais. 

Vamos ver como ela pode ser aplicada em diferentes segmentos, como arquitetura, marketing e tecnologia, ajudando a melhorar os processos e os resultados de cada área.

1. Arquitetura: o projeto não está dentro do orçamento

• Por quê o projeto não está dentro do orçamento? Resposta: “Porque tivemos que gastar mais com materiais do que o esperado.”
• Por quê tivemos que gastar mais com materiais? Resposta: “Porque fizemos uma compra de última hora devido a um erro no planejamento.”
• Por quê houve um erro no planejamento? Resposta: “Porque não levamos em consideração as condições reais do mercado ao fazer a estimativa de custos.”
• Por quê não consideramos as condições do mercado? Resposta: “Porque o planejamento não incluiu uma pesquisa mais detalhada sobre fornecedores e preços.”
• Por quê o planejamento não incluiu essa pesquisa? Resposta: “Porque não houve tempo suficiente para realizar uma pesquisa mais aprofundada antes de iniciar a compra.”

Solução: 

A raiz do problema aqui é a falta de uma pesquisa mais detalhada sobre os custos e fornecedores antes de tomar decisões. Para resolver isso, a equipe de arquitetura pode incluir etapas mais detalhadas de pesquisa no início do planejamento do projeto, garantindo orçamentos mais realistas e evitando surpresas financeiras no meio do processo.

Leia também: Gestão de projetos de arquitetura: métodos e tecnologias

2. Marketing: a campanha não está gerando o retorno esperado

• Por quê a campanha não está gerando retorno esperado? Resposta: “Porque as taxas de conversão estão baixas.”
• Por quê as taxas de conversão estão baixas? Resposta: “Porque os visitantes do site não estão completando a ação desejada.”
• Por quê os visitantes não estão completando a ação? Resposta: “Porque a página de vendas não está otimizada para a conversão.”
• Por quê a página de vendas não está otimizada? Resposta: “Porque não foi realizada uma análise de usabilidade antes do lançamento da campanha.”
• Por quê não foi realizada uma análise de usabilidade? Resposta: “Porque a equipe estava focada apenas no lançamento e não no acompanhamento contínuo da experiência do usuário.”

Solução: 

O problema raiz aqui está na falta de uma análise de usabilidade, o que compromete a experiência do usuário na página de vendas. Para melhorar o desempenho das campanhas, a equipe de marketing pode implementar revisões regulares de usabilidade e realizar testes A/B para otimizar constantemente a experiência do usuário, ajustando as páginas de vendas conforme necessário.

3. Tecnologia: a entrega de funcionalidades está atrasada

• Por quê a entrega de funcionalidades está atrasada? Resposta: “Porque não conseguimos concluir os testes a tempo.”
• Por quê não conseguimos concluir os testes? Resposta: “Porque a equipe de desenvolvimento não entregou as funcionalidades no prazo.”
• Por quê a equipe de desenvolvimento não entregou no prazo? Resposta: “Porque houve uma falha na definição dos requisitos da funcionalidade.”
• Por quê houve falha na definição dos requisitos? Resposta: “Porque o time de produto e o time de desenvolvimento não alinharam as expectativas corretamente.”
• Por quê os times não alinharam as expectativas corretamente? Resposta: “Porque não houve uma reunião de alinhamento clara no início do desenvolvimento.”

Solução: 

Aqui, a falta de um alinhamento claro entre as equipes de produto e desenvolvimento foi a causa raiz. Para resolver isso, é importante estabelecer reuniões de alinhamento regulares entre as equipes antes de começar o desenvolvimento das funcionalidades, garantindo que todos estejam na mesma página desde o início.

Como integrar os 5 Porquês na cultura da sua empresa?

Agora que você viu como a técnica dos 5 Porquês pode ser aplicada em diferentes setores, o próximo passo é incorporá-la à cultura da sua empresa. Isso não só ajuda a resolver problemas de forma eficaz, mas também promove uma mentalidade de melhoria contínua, essencial para o crescimento e o sucesso de longo prazo.

1. Eduque sua equipe sobre a técnica

Organize treinamentos para que todos na empresa entendam o valor dos 5 Porquês. Ensinar a técnica e mostrar como ela pode ser aplicada no dia a dia da gestão de projetos ajudará sua equipe a identificar problemas rapidamente e a tomar decisões mais informadas.

Você também pode gostar de ler: Tomada de decisão: o que é, quais os tipos e como fazer?

2. Incentive a resolução de problemas de forma colaborativa

Ao adotar os 5 Porquês, incentive os membros da equipe a trabalhar juntos para chegar à causa raiz de um problema. Isso promove uma abordagem colaborativa para a resolução de problemas, além de reforçar a importância da comunicação entre os departamentos.

3. Faça da técnica uma prática regular

Para que a técnica se torne parte da cultura da sua empresa, é importante usá-la regularmente. Sempre que um problema surgir, reserve um tempo para aplicar os 5 Porquês. Isso pode ser feito em reuniões de equipe ou de acompanhamento de projeto, garantindo que os problemas sejam resolvidos de forma eficaz.

4. Use ferramentas de apoio

Utilize ferramentas de gestão de projetos para documentar e acompanhar os problemas identificados com os 5 Porquês. Isso cria um histórico de resolução de problemas e pode ser útil para evitar a repetição de erros no futuro.

5. Foque na melhoria contínua

Ao resolver problemas de forma eficaz, sua empresa estará criando um ciclo contínuo de melhoria. Ao usar os 5 Porquês, você não apenas resolve o que está errado, mas também encontra oportunidades para melhorar processos e aumentar a eficiência de toda a organização.

Integrar os 5 Porquês à cultura da sua empresa ajuda a criar uma mentalidade de solução de problemas constante e profunda, o que leva a decisões mais acertadas e a um ambiente de trabalho mais eficiente e produtivo.

Como o FlowUp pode ajudar na aplicação dos 5 Porquês?

A aplicação da técnica dos 5 Porquês na gestão de projetos exige organização, acompanhamento de processos e uma análise constante dos dados. O FlowUp pode ser a ferramenta ideal para te apoiar nesse desafio, ajudando a identificar e resolver problemas de forma mais eficiente. 

Com funcionalidades como gestão de tarefas, controle de prazos, e visualização de fluxos de trabalho, você pode mapear e registrar as causas dos problemas com facilidade. Além disso, a integração entre equipes e o acompanhamento do progresso de cada etapa são facilitados pela plataforma, permitindo que você adote a técnica dos 5 Porquês de maneira prática no dia a dia do seu projeto.

O FlowUp oferece uma visão clara e detalhada do que está acontecendo no seu projeto em tempo real, o que facilita a identificação das causas-raiz de qualquer problema. Se você busca melhorar seus processos de gestão de forma estratégica e inteligente, o FlowUp pode ser a solução que você procura.

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Coloque os 5 Porquês em prática ainda hoje!

Agora que você sabe como a técnica dos 5 Porquês pode ser aplicada em diferentes setores da gestão de projetos, é hora de colocar o conhecimento em prática. 

Identificar as causas reais dos problemas e trabalhar para resolvê-los de forma eficaz é um passo importante para o sucesso de qualquer projeto. Ao adotar essa técnica e integrá-la à sua cultura empresarial, você pode melhorar seus processos, aumentar a eficiência e garantir melhores resultados.

Para continuar aprimorando suas habilidades de resolução de problemas, recomendo a leitura do post “Habilidades de resolução de problemas: como aplicar em conflitos no trabalho?” e aprender como aplicar essas habilidades também no seu ambiente profissional.