Project Model Canvas: o que é e como utilizá-lo

Com o acirramento da competição no mercado, se manter atualizado sobre as inovações acontecendo quanto às ferramentas de gestão e metodologias para o desenvolvimento de projetos, não é uma atividade opcional aos administradores de empresas.

Além da competição, a complexidade e os desafios no desenvolvimento de projetos também são cada vez maiores, o que reafirma a necessidade de aprendizado contínuo.

Para te ajudar nessa tarefa apresentaremos neste artigo a metodologia do Project Model Canvas ou Canva de projeto, uma ferramenta visual capaz de conferir mais velocidade e flexibilidade no gerenciamento de projetos.

Vamos entender o que ela é, qual sua importância e como utilizá-la em seus projetos. Fique atento e boa leitura!

Leia os tópicos deste texto na ordem que preferir:

• O que é o Project Model Canvas?
• Quem constrói o Project Model Canvas?
• Qual é a diferença entre PM Canvas e o Plano de Projeto?
• Quais são os benefícios?
• Como aplicar o Project Model Canvas?
• Quando utilizar o PM Canvas?

O que é o Project Model Canvas?

O Project Model canvas é uma metodologia visual de cocriação de planos de projeto, com o objetivo de tornar o processo de planejamento mais eficiente. Trata-se de uma ferramenta poderosa baseada em processos lógicos que envolvem premissas visuais de neurociência, mas aplicadas de forma simples, que não precisam de muito tempo ou infraestrutura para trazer resultados.

Surgimento

Pode ser que você conheça o Business Model Canvas. Portanto, é importante deixar claro, que não é sobre ele que estamos falando aqui.  

O BM Canvas é uma metodologia bastante famosa em auxiliar empreendedores a darem o seu pontapé inicial no modelo de negócio da sua empresa, seja para estruturar o que já está rodando ou principalmente para verificar viabilidade do negócio. O suíço Alexander Osterwalder criou o “canvas” e teve a ideia de simplificar toda essa estrutura em uma única tela.

O Project Model Canvas é uma adaptação da criação do suíço, só que voltada para a área de gestão de projetos, feita pelo brasileiro José Finnochio. A ideia e a forma de aplicação é bastante similar, porém o canvas em si, conta com áreas diferentes, voltadas a atender a demanda do planejamento de projetos. 

Entenda cada área do PM Canvas

O Project Model Canvas contém 13 pequenos blocos que o time deve preencher em uma ordem lógica para obter uma compreensão geral do projeto. Os integrantes do projeto agrupam esses pequenos blocos em 5 grandes blocos de afinidade, simbolizados por perguntas bem claras. Confira abaixo cada uma dessas áreas.

Por quê? 

Esse é o primeiro grande bloco que deve ser preenchido, porque é o que vai nortear todo o resto, sendo provavelmente uma das partes mais importantes. Aqui se define a justificativa, o objetivo Smart e os benefícios. 

Justificativa: detalhar os problemas que justificam esse projeto como solução.

Objetivo Smart: escrever em uma única frase o objetivo, de forma que ele fique específico, mensurável, atingível, relevante e com tempo determinado.

Benefícios: olhando para o futuro, quais são as vantagens que este projeto entregará.

O quê? 

Dentro deste bloco deve respondido o que está sendo proposto, qual é o produto, o que vai surgir no final de tudo. Também é importante deixar claro que poderão haver atualizações e correções ao longo da realização do projeto. 

Produto: deixar claro qual é a solução desejada.

Requisitos: apontar as características, segundo o cliente, fundamentais para o produto final.

Quem?

Aqui o objetivo é detalhar quem são os envolvidos na realização do projeto, ou seja, os responsáveis por cada atividade e os parceiros necessários. 

Stakeholders: parceiros externos necessários para alcançar as metas.

Equipe: time da empresa envolvido diretamente no projeto. 

Como?

Aqui serão definidas as metas do projeto e os caminhos para alcançá-las, além das atividades desenvolvidas e as condições de realização delas. 

Premissas: hipóteses baseadas em pesquisa sobre a realidade em que o projeto está inserido. Aqui só deve estar descrito o que realmente são fatores necessários para a viabilização do projeto. 

Grupo de entregas: submetas do objetivo final. O checklist do que deve ser concluído para a efetivação do projeto. 

Restrições: aponta-se tudo o que for externo ou que esteja fora do controle da equipe e que podem prejudicar o andamento do projeto. 

Quando e quanto?

Essa talvez seja uma das partes mais desafiadores, que é prever o prazo e o custo para o desenvolvimento de todas as fases do projeto. 

Riscos: faz-se um gerenciamento de riscos, ou seja, pensar as incertezas ou agentes que podem atrapalhar o projeto.

Linha do tempo: definição de um cronograma, com as entregas definidas ao longo do tempo.

Custos: o cálculo do investimento necessário para viabilizar o projeto.

Quem constrói o Project Model Canvas?

Como a ideia é que essa metodologia sirva para simplificar e agilizar o início do planejamento dos projetos, ela não é responsabilidade para uma única pessoa pensar. O melhor é que qualquer pessoa que tenha conhecimento sobre o projeto participe, mesmo sem ser da liderança. Só tem 2 regras básicas recomendadas:

1. o PMC deve ser construído em equipe;
2. pelo menos um dos participantes deve ter conhecimento em gerenciamento de projetos.

A ideia é que tenham várias cabeças pensantes para fomentar mais ideias e fazer o projeto se tornar mais rico, mas sem deixar isso se perder, ficar sem rumo. Por isso, é importante ter uma pessoa mais experiente para guiar. Depois disso pronto, aí sim pode seguir o planejamento com um pequeno grupo ou pessoa. A diferença é que eles estarão baseados em algo que o time pensou junto. 

Qual é a diferença entre PM Canvas e o Plano de Projeto?

Ainda que as ferramentas Plano de Projeto e PM Canvas apresentem a mesma finalidade, elas diferem completamente na prática e no método. Os Planos de projetos consistem em documentos longos em formato de texto que podem ter dezenas ou até centenas de páginas.

A sua finalidade é reunir todas as informações pertinentes a um projeto com o detalhamento do passo a passo a ser executado e a descrição de todas as estratégias a serem adotadas pela empresa. Como resultado, esses documentos se tornam mais densos e exigem um tempo maior para análise e assimilação completa.

Por outro lado, o PM Canvas é criado em uma única página, funcionando como uma simplificação do Plano de Projeto, mas não menos eficaz.

Em termos objetivos é um diagrama onde é possível integrar no mesmo local todas as informações relevantes de um projeto inteiro como escopo, tempo e os requisitos necessários a sua execução. 

Quais são os benefícios?

Já comentamos acima que o plano do projeto é uma tarefa bastante trabalhosa e que toma tempo. O que justifica, então, “perder” mais um tempo antes de começar de fato essa tarefa, que já vai ser custosa?

Esse pode ser um pensamento que está passando na sua mente. Veja agora os principais benefícios de se fazer um project model Canvas:

Engajamento

É muito comum delegar a tarefa de ‘planejamento do projeto’ a poucas pessoas, quem sabe, apenas uma. O problema é que, quando não envolvemos a equipe nisso, fica mais difícil fazer com que eles comprem a ideia, acreditem com todo coração. Fora que possibilita muitas críticas e correções posteriores, o que ainda atrasa o processo. 

Envolvendo mais gente nessa etapa pré planejamento, aumenta-se o engajamento da equipe. Como todos fizeram parte e decidiram juntos, agora também estão mais propícios a se comprometerem. 

Além disso, é importante ter a opinião dos especialistas de diversas áreas no planejamento do seu projeto. Como gestor, você deve sempre focar em aproveitar as habilidades e conhecimento dos seus colaboradores.

Eles são especialistas em suas áreas, e sua participação no planejamento do projeto pode, além de facilitar todo o trabalho posterior que será realizado, levar todo o projeto para um caminho melhor – caminho que você, como gestor, talvez ainda não conheça.

Visualização

O project model canvas é uma ótima maneira de promover uma visualização geral do projeto, além de facilitar a compreensão de todas as etapas para todos, inclusive leigos. Um “plano de projeto” muitas vezes é um documento extenso e até técnico demais, o que faz com que poucas pessoas tenham acesso a ele. 

Com o PMC, isso se simplifica e torna o planejamento mais democrático, para que todos possam consultar. 

Direcionamento

Outro ponto positivo é que o PMC é um excelente ponto de partida para a posterior construção do planejamento do projeto. Ao fim dessa metodologia, já se sai com um bom norte do que se fazer. Além disso, como foi construído em equipe, em meio a discussões e acertos, ele já se apresenta com um mapa mais assertivo.

Como aplicar o Project Model Canvas?

A metodologia para criar um PMC é bastante simples, conta com apenas 4 fases. Veja a seguir cada uma delas.

1. Conceber: aqui se segue o fluxo dos 13 blocos, respondendo cada uma das questões, para definir o projeto. Como a ideia desse momento é ser bastante lúdico e participativo, o recomendado é utilizar um espaço grande como o canvas, que pode ser uma folha A1 ou um quadro branco, e utilizar post-it para as descrições, isso estimula a síntese nas respostas.
2. Integrar: nesse momento agrupa-se os blocos, para pensá-los em conjunto e fazer as amarrações necessárias. Até aqui se faz em único encontro de algumas horas.
3. Resolver: durante a reunião inicial de definição certamente surgirão dúvidas, questões que devem ser pesquisadas mais a fundo e até entendimentos com clientes, equipe e patrocinadores. Agora, busca-se tirar todas as dúvidas, para então finalizar tudo no próximo encontro.
4. Compartilhar: disponibilizar o canvas para a equipe. Esse modelo, embora já bastante avançado, ainda pode ser evoluídos por outros colegas. 

Quando utilizar o PM Canvas?

O PM Canvas é uma metodologia que qualquer área de negócio e projeto pode aplicar, pois concentra-se naquilo que é essencial para sua execução, fomentando a interação entre todos os envolvidos durante a elaboração do plano.

Já os planos de projeto textuais sejam eles mais detalhistas ou genéricos permitem um acompanhamento mais detalhado (e trabalhoso) pelo gerente de projetos.

Por ser um bom resumo visual do projeto como um todo, o ideal é fazer o Project Model Canvas antes de iniciar um plano de projeto. Até porque, como já vimos antes, ele serve como um bom norte para prosseguir depois com um plano mais detalhado. 

Contudo, caso não tenha sido feito no início, ele também pode ser realizado no meio de um planejamento já iniciado, para clarear melhor as coisas.

Como podemos observar adotar o PM Canvas é uma ótima ferramenta para agilizar o processo de planejamento do projeto, permitindo a colaboração entre os times de trabalho e o engajamento durante o seu desenvolvimento.

Quer conhecer outra ferramenta de gerenciamento de projetos muito relevante e fácil de implementar? Então, confira o artigo “Gráfico de Gantt: aprenda o que é e como fazer o seu”.