Orçamento empresarial: o que é, tipos e como fazer o seu

O orçamento empresarial, ou budget, é um plano de ação que te ajuda a prever todos os lucros e despesas de sua empresa durante determinado período. Assim, ele é um grande orientador na tomada de decisões financeiras e essencial para o planejamento estratégico do seu negócio.

Elaborar um orçamento empresarial é uma tarefa complexa. Envolve prever valores e prazos para o planejamento do negócio de forma precisa, para que você saiba exatamente quanto pode investir em marketing, comprar novos equipamentos, aumentar a equipe, reduzir gastos e medir os índices de retorno sobre investimento.

Felizmente, com a ajuda do material certo, elaborar esse orçamento se torna uma tarefa que pode ser facilmente implantada em qualquer empresa, de pequeno a grande porte.

Se você quer aprender de forma descomplicada e direta a fazer um bom planejamento empresarial, continue a leitura deste artigo!

Qual é o objetivo do orçamento empresarial?

O objetivo fundamental do orçamento empresarial é proporcionar uma visão clara e abrangente das finanças da empresa, permitindo que gestores e empresários tomem decisões informadas e estratégicas. Ao estabelecer metas financeiras e delinear os recursos disponíveis, o orçamento atua como uma bússola para orientar a empresa na busca por seus objetivos.

Um dos principais propósitos do orçamento empresarial é fornecer um guia para a alocação eficiente de recursos. Isso significa que, ao antecipar as receitas e despesas esperadas, a empresa pode planejar seus investimentos, identificar áreas de cortes de custos, e garantir que haja recursos adequados disponíveis para sustentar as operações diárias. Essa alocação estratégica de recursos é essencial para otimizar o desempenho financeiro e maximizar a lucratividade.

Quais são as principais características do orçamento empresarial?

As principais características do orçamento empresarial são fundamentais para garantir sua eficácia na gestão financeira e estratégica de uma empresa. Essas características ajudam a moldar o orçamento como uma ferramenta valiosa para orientar o crescimento e a sustentabilidade do negócio. Vejamos algumas delas:

1. Abrangência e Detalhamento

O orçamento empresarial deve abranger todos os setores e departamentos da empresa, proporcionando uma visão completa das operações.
Deve ser detalhado o suficiente para incluir diversas categorias de receitas e despesas, permitindo uma análise minuciosa de cada componente financeiro.

2. Periodicidade

Pode ser elaborado com diferentes periodicidades, como anual, semestral, trimestral ou mensal, dependendo das necessidades e da dinâmica do negócio.
A periodicidade permite ajustes e revisões conforme as mudanças no ambiente de negócios.

3. Flexibilidade

Deve ser flexível o bastante para se adaptar a mudanças nas condições econômicas, de mercado e internas da empresa.
A flexibilidade possibilita ajustes contínuos, garantindo que o orçamento permaneça alinhado aos objetivos estratégicos mesmo diante de cenários variáveis.

4. Metas Claras e Mensuráveis

Inclui metas financeiras específicas e mensuráveis, que podem ser acompanhadas ao longo do período orçamentário.
Estabelece benchmarks que ajudam a avaliar o desempenho real em relação às expectativas financeiras.

5. Avaliação de Riscos e Oportunidades

Considera possíveis riscos e oportunidades que podem impactar as finanças da empresa.
Permite a criação de estratégias de contingência e a identificação de áreas para aproveitar oportunidades de crescimento.

6. Comparação e Análise Real versus Orçado

Inclui mecanismos para comparar os resultados reais com as projeções orçamentárias.
Essa análise fornece insights valiosos para ajustes futuros e aprendizado contínuo.

Por que o orçamento empresarial é fundamental?

Ele se apresenta como uma importante ferramenta de gestão que deve ser elaborada por todos os níveis hierárquicos e integrar gestores e funcionários de diversos departamentos para que seja mais eficiente.

Assim, todos entendem e compartilham os mesmos objetivos, de curto e longo prazo, de acordo com uma previsão de receitas, despesas e custos, que pode ser feita a cada 3, 6 ou 12 meses, por exemplo.

O principal objetivo de um orçamento bem executado é fazer com que sua empresa ganhe mais do que gasta. Ou seja: lucre. Essa é a meta de qualquer organização, certo?

Porém, para alcançar esse estágio de lucratividade, existem alguns caminhos que precisam ser trilhados, como enxugar alguns custos; investir em tecnologia, capacitação e pessoal; lançar novos produtos ou serviços, etc.

Assim, o orçamento empresarial funciona como um mapa que te aponta a ordem e quais são as decisões que sua equipe precisa tomar ao longo desse período.

Leia também: Por que você deve aplicar a gestão financeira estratégica?

Se você e sua família quiserem se mudar para uma casa maior e trocar de carro, provavelmente deverão elaborar um orçamento familiar, certo? Assim, sabem quanto da renda será comprometida pelas parcelas, quanto é preciso economizar, etc.

Do mesmo jeito, para o desenvolvimento do seu patrimônio empresarial é preciso se basear em um plano seguro, que pode sofrer pequenas variações, mas, no final, a conta irá fechar.

Qual a realidade das empresas no Brasil?

Mesmo que um bom orçamento empresarial e planejamento estratégico sejam essenciais a qualquer negócio, uma pesquisa realizada em 2020 pela Falconi, maior consultoria brasileira de gestão, mostra que na prática as coisas não têm funcionado bem.

Os dados mostram que há fragilidades na gestão das médias empresas brasileiras, em que “apenas 10% declararam ter uma estratégia bem definida para os próximos três a cinco anos, com visão, missão, objetivos e metas definidas para o desenvolvimento do negócio”, segundo a InfoMoney.

Em momentos de crise como a pandemia de Covid-19, o orçamento é ainda mais importante, visto que essas companhias ainda tentam se recuperar dos prejuízos, desligamentos, perda de clientes e afins.

Na pesquisa, isso é representado por dados que afirmam que, de 100 empresas, 44,1% delas apresentam crescimentos tímidos, enquanto 20,9% disseram que estão estagnadas ou em declínio.

Quais são os 5 tipos de orçamento empresarial?

1. Estático

É indicado para funções administrativas e costuma funcionar bem em organizações de pequeno e médio porte.

Como o próprio nome aponta, o orçamento estático foca nos resultados de uma única atividade. Isso quer dizer que, uma vez criado, ele não muda, e precisa ser seguido à risca, sem alterações por, pelo menos, um ano.

A vantagem desse modelo é possibilitar que os responsáveis prevejam e identifiquem desvios no orçamento. Desse modo, é possível tomar decisões mais acertadas.

2. Flexível

O tipo flexível pode ser aplicado para qualquer tipo de atividade empresarial e engloba todos os custos fixos e variáveis. Como ele permite realizar um controle de custo por produto, uma empresa consegue fazer o cálculo de capacidade e ter uma visão mais completa das diferentes tarefas e em diferentes etapas.

Diferentemente do modelo estático, o flexível pode ser alterado no período escolhido e torna-se uma excelente opção para negócios de despesas operacionais e/ou fabricação.

3. Contínuo

O orçamento contínuo também pode ser chamado de rolling e é um meio-termo entre os modelos anteriores. Ou seja, esse orçamento é feito para o período de um ano — tal qual o estático —, contudo, é revisado mensalmente, trimestralmente ou semestralmente.

Esse método ajuda a ter uma maior noção dos erros e/ou acertos cometidos. Assim, a empresa consegue aplicar todas as alterações necessárias até que ele esteja adequado ao que o negócio exige.

4. De desempenho

Esse modelo atuará baseado no desempenho orçamental apresentado pela empresa no planejamento passado. Desse modo, o gestor deve focar aquilo que foi realizado e não o adquirido.

Ou seja, se um funcionário apresentou bons desempenhos em um projeto, ele deve receber um orçamento que o permita fazer ainda mais. Do contrário, se outro funcionário não conseguir se sair tão bem com o orçamento passado, ele deve receber um valor de teto inferior.

Esse tipo de orçamento empresarial é vantajoso ao estimular a produtividade e a motivação da equipe, já que, de acordo com suas conquistas, ela pode ser diretamente recompensada por esse planejamento de valor.

5. Ajustado

Esse modelo de orçamento apresenta muitas semelhanças com o contínuo e apresenta como ideia principal a enorme capacidade de flexibilização e realização de ajustes conforme o tempo. Seu uso é comum quando o orçamento original precisa de ajustes devido a uma grande variação de volumes ou aumento nos níveis de produtividade, por exemplo.

Além desses exemplos mencionados, existem outros orçamentos empresariais para adotar em seu negócio, como colaborativo, matricial, etc. O importante é que você saiba a relevância deles para que sua empresa alcance os resultados esperados e saiba aplicar o mais viável.

Como fazer o seu orçamento empresarial?

Você vai perceber que é mais fácil elaborar o orçamento de sua empresa quando ela já atua há algum tempo, pois terá mais dados para olhar para trás enquanto cria seu mapa voltado ao futuro.

Por outro lado, se o seu negócio for novo, é preciso fazer uma pesquisa mais aprofundada sobre os custos padrões de seu setor ou área, para agrupar estimativas de trabalho às suas previsões financeiras.

Confira o passo a passo para criar um bom orçamento:

1. Identifique sua receita

É importante separar receita de lucro: receita é todo o dinheiro que entra, lucro é o que sobra após as despesas serem deduzidas.

Sendo assim, selecione todas as atividades que geram receita à sua organização e some-as mensalmente. O recomendado é que você acompanhe essa soma por pelo menos um ano.

Dessa maneira fica mais fácil visualizar o gráfico de desempenho e de prever certas quedas ou aumento. Por exemplo: talvez você note que, durante o verão ou após as férias, o rendimento caia um pouco e a produtividade diminua. 

Identificando essa sazonalidade é possível prever os meses em que será preciso enxugar gastos ou mover recursos de um setor a outro. Fazendo isso de maneira planejada, não há surpresas nem complicações em cima da hora.

2. Subtraia os custos fixos

Como custos fixos, entenda ser aquilo com o que é necessário gastar todo mês, como:

• pagamento de funcionários;
• aluguel;
• suprimentos;
• contas de água, energia, internet, etc;
• impostos;
• ferramentas de tecnologia, como softwares, domínios, etc.

3. Entenda os custos variáveis

Após subtrair os custos fixos do valor total de sua receita, é hora de incluir os variáveis também. Dentre eles, estão despesas que podem aparecer pontualmente, ou adotarem novos valores de acordo com a frequência de uso.

Identificar quais são esses custos é fundamental porque assim você consegue controlar e direcionar os investimentos: nos meses de vaca magra, esses são os primeiros gastos a serem enxugados. Porém, quando as coisas melhorarem, pode haver maior investimento neles para benefícios a longo prazo.

Exemplos:

• troca de equipamentos, como cadeiras e notebooks;
• coffee break ou reuniões de aniversário;
• investimento em marketing;
• contratação de pessoal;
• capacitação de pessoal.

4. Crie um fundo emergencial 

Mesmo seguindo todo o plano à risca, imprevistos estão prontos para surgir em qualquer momento. Você está pronto para lidar com eles?

Para isso, é essencial que haja uma reserva de dinheiro destinada especialmente a pequenos desafios e contratempos financeiros.

Sabe o investimento em custos variáveis que citamos ser importante fazer na época da bonança? Divida-o com um fundo reserva de dinheiro e se sinta mais seguro para enfrentar as dificuldades. 

5. Elabore uma declaração de lucros e perdas

Após seguir todos esses passos, fica fácil cumprir esta etapa. Para saber se o mês foi lucrativo ou não ao seu negócio, é só somar as receitas e subtrair as despesas. O que sobrar disso é o seu lucro.

Não sobrou nada e ficou no negativo? Fica tranquilo. Nenhuma empresa é lucrativa todo mês, o que dirá todo ano. Só observe se isso não se transforma em uma tendência, caso sim, é hora de rever algumas práticas no planejamento de sua empresa.

6. Faça projeções para o futuro

A declaração de lucros e perdas (PL) é um documento histórico que deverá acompanhar a sua organização pelos próximos anos que virão. Só assim é possível criar um padrão de comportamento para direcionar seus investimentos.

Busque por tendências e repetições de comportamento:

• sesse período X percebo que os equipamentos/funcionários Y, têm seu desempenho comprometido;
• nesse mês costuma haver um aumento na curva de gastos, pois há o pagamento de férias;
• naquele mês foi possível economizar, pois tal matéria-prima tem desconto com tal fornecedor;
• em janeiro as matrículas na academia costumam aumentar graças às promessas de início de ano;
• já em julho o movimento do hotel despenca porque quase ninguém vai à praia.

Quando você examina seu PL consegue explicar porque houve oscilações na lucratividade, qualidade e produtividade do seu negócio.

Seguindo esses pequenos passos, além de acompanhar os indicadores de desempenho do seu negócio, você sabe se ele está no caminho certo ou se é preciso realizar algumas mudanças na direção da vela. 

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