Ciclo PDCA: o que é e como ele pode ajudar sua empresa

Sigla para “planejar”, “fazer”, “conferir” e “agir”, o ciclo PDCA é um sistema que tem como finalidade promover melhorias contínuas em ciclos (ou iterações), e pode ser aplicado em diversas áreas da sua empresa.

O ciclo PDCA é um sistema de melhoria contínua, baseado em quatro etapas: planejar, fazer, checar e agir. Com sua aplicação correta, é possível aumentar a produtividade, a eficiência e a qualidade, ao mesmo tempo em que se conquista uma redução nos custos relacionados ao trabalho otimizado. Ele pode ser usado em diversas áreas do seu negócio (e até na sua vida), inclusive, é uma ótima ferramenta de gestão a ser usada na sua gestão de projetos.

Ao conhecer essa ferramenta, você verá como é viável aplicá-la para melhorar seus resultados. É importante lembrar que o ciclo PDCA é um cíclo que se repete, não um processo que tem começo, meio e fim; não precisando ser mais aplicado uma vez que é concluído.

Você usará esta ferramenta para executar iterações onde melhorará seu produto ou processo e depois estas melhoras definirão uma nova linha de base de onde o ciclo irá partir novamente para trazer ainda mais melhorias.

A seguir, vamos mostrar o que é o ciclo PDCA e como ele ajuda a empresa a mudar de ritmo. Acompanhe!

• O que é o ciclo PDCA?
• Para que serve o ciclo PDCA?
• Como aplicar o ciclo PDCA
• Quando aplicar a metodologia do ciclo PDCA
• Quais as diferenças entre o ciclo PDSA e o PDCA
• Quais cuidados são necessários ao usar a ferramenta PDCA?
• Em que áreas da empresa podem-se aplicar o PDCA?
• Usar o método PDCA é vantajoso?

O que é o ciclo PDCA

O ciclo PDCA é uma ferramenta do otimização. Ela é voltada para a melhoria contínua e pode ser aplicada em vários processos, produtos, e setores diferentes da sua empresa.

Essa metodologia é dividida em etapas, que devem ser aplicadas sem intervalos para garantir um nível de controle maior e mais eficiente.

Melhorias de processos e de produtos são dois dos grandes objetos do ciclo PDCA. Com o auxílio dessa ferramenta, você identifica falhas, planeja a correção, implementa mudanças, verifica se elas foram efetivas e implementa elas (ou volta a planejar).

Dessa forma, você poderá partir para um novo aspecto a ser melhorado; seja no mesmo objeto de análise ou em uma área diferente.

Recomendamos que você aplique o ciclo PDCA continamente em vários aspectos do seu negócio simultaneamente. Dessa forma, ao invés de criar um projeto de melhoria para determinada área, você adotará uma mentalidade de melhoria, continuamente afetando vários aspectos do seu negócio.

Em outras palavras, o trabalho nunca para, por isso, chamamos de melhoria contínua. Mesmo os processos que já foram revisados e alterados sempre podem sofrer novas mudanças para que se tornem ainda mais ágeis e eficientes.

Para que serve o ciclo PDCA

Como vimos, o ciclo PDCA tem como finalidade otimizar e controlar os processos continuamente, pois atua sem interrupções ou intervalos.

O PDCA é muitas vezes usado como estrutura para a implementação do método Kaizen – uma filosofia de otimização mais robusta, que busca otimizar produtividade, eficiência, segurança e redução de custos; trazendo muitas vezes retornos secundários em um efeito cascata após sua aplicação.

O PDCA tem como objetivo não apenas tratar os “sintomas”, mas agir em busca da causa da questão; experimentando alternativas para resolver o problema e implementando as melhores soluções encontradas.

Como essa ferramenta se fundamenta em um ciclo, ela se compõe de operações recorrentes e planejadas, respeitando a ideia de que não existe uma finalidade predefinida – um fim específico para atingir. O objetivo é melhorar sempre, criando novas linhas de base de desempenho que irão estruturar um novo ciclo de otimização.

O escopo de uso do ciclo é tão abrangente que a ISO 9001:2015 recomenda às empresas a aplicação desse método. Essa norma afirma que ele pode ser utilizado em todo processo de Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ).

Usando como fundamento um ciclo PDCA, é possível fazer a organização de tratativa de não conformidades, o que deixa a operação ainda mais eficaz.

Como aplicar o ciclo PDCA

Agora que você já sabe o que é o ciclo PDCA, vamos partir para a prática! Enquanto explicamos cada uma das etapas da metodologia, também vamos ensiná-lo a usá-la na sua empresa. Confira!

Plan (planejar)

Imagine uma fábrica de pregos que produz 1000 unidades por hora. A cada 100 pregos produzidos, 3 saem defeituosos. Se a empresa trabalha 8 horas diárias, ao final do dia, tem 240 pregos inutilizados. Ao final de um mês, serão 7200 pregos perdidos.

Identificada a falha, a equipe se responsabiliza por aplicar o ciclo PDCA para realizar melhorias contínuas e levanta hipóteses sobre a raiz do problema — um defeito na máquina, uma falha do operador, má qualidade do material, entre outras possibilidades. A partir dessa análise, é desenvolvido um plano de ação, isto é, planeja-se como eliminar o problema.

Neste momento não é importante validar a sua hipótese ou soluções. Isto ocorrerá nas próximas fases. Apenas recomendamos que você teste uma hipótese e sua solução por vez, para que os resultados de alterações no sistema possam ser medidos com clareza e precisão.

Se você realizar muitas alterações de uma única vez, pode ficar difícil identificar qual delas realmente trouxe as mudanças que serão vistas nos resultados. Esta é uma outra vantagem de usarmos ciclos no PDCA: você pode testar diferentes hipóteses e soluções, para diferentes aspectos do sistema continuamente.

Nesta fáse é importante se questionar:

• Qual o objetivo traçado;
• Quais os métodos para se alcançar estes objetivos;

Do (fazer)

Com o planejamento pronto, é hora de pôr a mão na massa. A etapa Do significa colocar o planejamento em ação e implementar mudanças para que a falha deixe de acontecer.

Mesmo que sejam identificadas várias melhorias para o mesmo processo, como falamos antes, o ideal é que cada uma seja implementada de forma isolada, para que seja possível monitorar os resultados com clareza.

É comum definir responsáveis, prazos de execução e até um orçamento para as mudanças. Nesse momento, é essencial se manter fiel ao plano.

É importante deixar claro que na etapa Do, não estamos ainda implementando as mudanças eu seu negócio. É preciso analisar os resultados antes disso. Estas são apenas experimentações em pequena escala que irão lhe permitir analisar se as mudanças sem causar disrupções no sistema caso elas não tragam os resultados esperados.

Suas implementações serão feitas após a validação dos efeitos; quando checamos se eles realmente otimizaram o processo ou produto analisado.

Nesta fase é importante se questionar:

• Como educar e treinar os envolvidos;
• Como implementar as mudanças propostas;

Check (checar)

É importante monitorar indicadores de desempenho para que a eficácia da mudança seja avaliada. No caso do nosso exemplo, seria necessário contabilizar os pregos defeituosos a cada hora, para saber se a solução implementada realmente gerou impactos.

Vale ressaltar a relevância de ter feito um bom planejamento para que essa etapa dê certo, pois é na etapa anterior (Do) que você define o objetivo da sua melhoria, bem como o indicador que ajudará a acompanhar o sucesso da aplicação do ciclo PDCA.

Caso suas experimentações não tenham produzido o resultado esperado, ao invés de seguir para a próxima fase de agir para implementar as mudanças testadas, você deverá voltar para a fase de planejamento, onde novas hipoteses serão analisadas e uma nova proposta de experimentação será feita.

Nesta fáse é importante se questionar:

• Quais os efeitos dos testes realizados.

Act (agir)

A última etapa serve para avaliar o sucesso da mudança implementada. O problema foi resolvido? A falha foi eliminada? O objetivo foi atingido?

Lembre-se que o PDCA é um loop de iterações (ciclos), que você deve usar. Portanto, após agir e implementar as alterações experimentadas, você não termina o processo, mas volta ao planejamento para avaliar novas hipóteses e testar alternativas de otimizações.

Você pode encontrar hipóteses para testar no mesmo processo que já foi otimizado, ou em outras áreas do que está sendo avaliado. O importante é manter em mente que sempre haverá áreas para melhorias contínuas em toda a sua empresa, e o PDCA é uma ferramenta que pode lhe ajudar.

Agora é só registrar as mudanças, informar todos os envolvidos e treinar sua equipe para que ela incorpore a alteração no dia a dia.

Após a implementação, antes de repetir o ciclo, também é importante se questionar:

• O que desejamos alcançar em seguida;
• Como saberemos se as mudanças que faremos realmente representa uma otimização (definir métricas);
• Que mudanças podemos fazer que irá gerar otimização (novas hipóteses).

Quando aplicar a metodologia do ciclo PDCA?

Um dos diferenciais dessa ferramenta é que ela pode ser aplicada tanto quando o negócio está em apuros como quando apenas deseja melhorar a própria atuação. Caso exista um problema latente — seja ele operacional, seja no gerenciamento de projetos —, sua resolução pode ser obtida ao girar esse ciclo.

Ele também é aplicável quando o negócio deseja se destacar ou pretende oferecer valor agregado ainda maior. Uma empresa que deseja ter projetos mais lucrativos, por exemplo, pode aliar a técnica à gestão para otimizar os resultados.

Sempre que houver algo que pode ser melhorado, esta ferramenta pode ser usada.

Quais as diferenças entre o ciclo PDSA e o PDCA?

Apesar do ciclo PDCA ter sido mais popularizado, ele foi criado apenas na década de 80 por Kaoru Ishikawa, pioneiro no gerenciamento de qualidade. Já o ciclo PDSA (Planejar-Fazer-Estudar-Agir, do inglês Plan-Do-Study-Act), foi criado na década de 50 pelo renomado Dr. William Edwards Deming.

O próprio Deming chamava esta ferramenta de Shewhart Wheel, pois seu conceito foi baseado em ideias de seu mentor, Walter Shewhart.

Apesar de muito parecidos, Deming sempre enfatizou a importância de distanciar os métodos entre si. Para ele, são ferramentas diferentes usadas para objetivos diferentes.

Em uma roda de discussão sobre qualidade de produto realizada pelo U.S. Goverment Account Office, Deming foi questionado sobre como ambas as ferramentas estavam relacionadas.

“Elas não têm relação uma com a outra,” disse Deming. “O ciclo PDSA é um programa de controle de qualidade. É um programa de gestão. Quatro etapas: projetar, prototipar, vender, e então testar o serviço. Repita os quatro passos, de novo e de novo, reprojetar, refazer, etc. Talvez você possa dizer que o PDSA é um ciclo para gerenciamento, enquanto o PDCA é um ciclo para grupos de pessoas que trabalham em falhas encontradas em um nível local.”

Enquanto o ciclo PDCA é uma ferramenta de ação para a otimização, o ciclo PDSA é mais voltado ao aprendizado e consolidação das mudanças

De certo modo, o método PDCA é voltado para a tentativa e erro. Após fazer a mudança, você confere os resultados e vê se ela foi eficiente ou não e o que deve ser ajustado.

Já com o PDSA, a ideia é planejar (plan), fazer (do), estudar (study) e agir (act). No planejamento, são formuladas hipóteses sobre uma questão, como um problema e sua possível solução. Nesse momento, a ideia é fazer predições embasadas sobre os possíveis resultados.

Na hora de fazer, é comum realizar testes e coletar os dados, para conferir se as proposições se consolidaram. No estudo, os resultados obtidos são comparados com os previstos. É nesse momento em que há o aprendizado, como o entendimento sobre o que falta ou o que está errado.

Com esse aprendizado, é possível agir de maneira orientada. Ao final, planeja-se o objetivo do próximo ciclo, ou seja, o que se pretende aprender no momento.

Quais cuidados são necessários ao usar a ferramenta PDCA?

Para que o sistema funcione, é fundamental evitar alguns erros que ainda são comuns. Eles limitam a aplicação do ciclo, tornando-o ineficiente e até causando novos problemas. Entre os maiores deslizes, estão:

• realizar o ciclo sem o devido planejamento prévio;
• parar depois de uma volta (o ciclo precisa continuar girando);
• fazer e não conferir;
• não adotar medidas corretivas;
• não contar com profissionais qualificados;
• não ter domínio sobre a metodologia, entre outras.

Ao mesmo tempo, uma execução bem-estruturada é uma das responsáveis pelo sucesso de uso da ferramenta. Por isso, é indispensável caprichar nos cuidados para garantir a melhor performance.

Em que áreas da empresa podem-se aplicar o PDCA?

Uma das vantagens desse recurso é que ele pode ser adotado em praticamente todas as áreas do negócio.

Vemos o ciclo usado com frequência no RH e Departamento Pessoal, a fim de estimular os funcionários a aumentarem sua produtividade e de medir seu desempenho. Também pode ser aplicado no ciclo de produção de uma indústria ou no setor de vendas do varejo.

Ainda pode ser empregado com sucesso no marketing, no atendimento, nos processos, em operações logísticas e assim por diante.

E não é só isso! O sistema pode ser aplicado em qualquer segmento do mercado: comércio, saúde, educação, segurança. Basta ajustar o método às características de cada negócio.

Usar o método PDCA é vantajoso?

O uso desse ciclo é vantajoso de qualquer ponto de vista. Primeiramente, quando você entende o que é PDCA, percebe que ele pode ser adaptado a milhares de situações de melhoria contínua. Desde a fabricação de produtos ao atendimento da sua empresa, passando pela eficiência financeira e de vendas.

Ou seja, trata-se, também, de uma ferramenta de qualidade extremamente barata, fácil de ser aplicada e ensinada à sua equipe. Por fim, agora que você já conhece o ciclo, tenha em mente, ainda, que ele é essencial para quem busca certificações de qualidade, como a ISO 9001, e certificações ambientais, como a ISO 14001.

Ainda é uma maneira de potencializar a vantagem competitiva. Com mais qualidade, há aumento do valor agregado, o que fideliza clientes e melhora a imagem do negócio. A redução de custos eleva a lucratividade, o que gera novos investimentos e diferenciais. Com processos ou projetos melhores, a empresa sai à frente da concorrência.

Podemos resumir as vantagens em usar o sistema nos seguintes itens:

• facilmente adaptável, personalizável e escalável;
• aumento na confiabilidade e eficácia na efetivação das atividades;
• facilidade de uso;
• antecipação de cenários;
• engajamento e alinhamento dos funcionários com os objetivos da organização;
• processos simplificados;
• melhoria na tomada de decisões (decisões mais precisas e bem embasadas);
• potencial para transformar dificuldades em oportunidades;
• mais economia (não requer grandes investimentos);
• aumento da produtividade ao detectar falhas com antecipação;
• otimização do tempo, já que verifica quais processos desperdiçam mais tempo;
• identificação de outras soluções e de melhorias e outras.

O ciclo PDCA é um recurso essencial para consolidar a otimização contínua e fazer com que a empresa se destaque. Com o uso dessa ferramenta, seu negócio poderá chegar mais longe.

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