Matriz de Eisenhower: aprenda a priorizar as suas tarefas

Você tem dificuldades na priorização de tarefas? Sente que você passa o dia só apagando incêndios, mas deixa as ações que vão dar mais resultado para depois? Há uma explicação científica para isso, que você vai conhecer abaixo. Porém, mais importante ainda, há uma solução.

A matriz de Eisenhower surgiu com esse propósito. Trazer o senso de prioridade em relação às tantas tarefas que temos no dia a dia. Quer saber como funciona e como aplicá-la na prática? Então, acompanhe a leitura!

Por que somos ruins em priorização?

Os estudos demonstram que temos uma tendência a priorizar tarefas de acordo com a sua urgência, mais do que em relação à sua importância. Ou seja, mesmo que algumas tarefas levem a recompensas maiores ou mais significativas, somos mais sensíveis à variável do tempo, priorizando as tarefas urgentes.

Até mesmo para as tarefas que não são importantes. Isso se explica porque esse tipo de tarefa gera um resultado mais imediato. Algo precisa ser resolvido agora, então nos movemos. O resultado é visível logo em seguida. Agora  em relação a tarefas importantes mas de longo prazo, mesmo que gerem melhores frutos, são difíceis de se engajar, porque o resultado parece muito distante.

Mas, se apenas focarmos nas tarefas urgentes, nunca conseguiremos tirar do papel os planos de longo prazo, que apontam para melhores resultados. Por isso, é tão importante ter uma visão do todo. Aí entra a matriz de Eisenhower.

O que é a matriz de Eisenhower?

A matriz de Eisenhower não leva esse nome à toa. Ela foi criada pelo 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower. O seu objetivo na época, que permanece até hoje, era o de ajudar a tomar melhores decisões, sendo uma ferramenta que indica a prioridade das tarefas. 

Como funciona Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower funciona como uma ferramenta de organização e priorização de tarefas, classificando-as com base em dois critérios principais: urgência e importância. Essa abordagem ajuda a evitar a armadilha comum de dar mais atenção às tarefas urgentes, em detrimento das tarefas importantes a longo prazo. Mas, você sabe como diferenciar os critérios da Matriz?

Importante ou urgente: aprenda a diferenciar

Um passo importante para conseguir preencher com sucesso a sua matriz é entender bem estes dois conceitos. Uma tarefa importante, portanto, é algo que está relacionado a um objetivo ou meta que você estabeleceu. Ou seja, ela faz parte do seu planejamento maior. É algum dos passos que você precisa dar para alcançar esse outro lugar que deseja chegar. 

Já uma tarefa urgente está relacionada ao prazo que ela possui. Algumas tarefas possuem uma data limite, outras não. Por exemplo: fazer uma inscrição em uma prova ou enviar um o seu imposto de renda. Ambas possuem uma data limite e quanto mais próximo, mais urgente a tarefa é. Confira abaixo se parece o esqueleto de uma matriz.

Quais são os quadrantes da matriz de Eisenhower?

Traçando a matriz, ficamos com 4 quadrantes. Cada um deles vai identificar a ação prioritária que você deve tomar. 

1° quadrante: Importante X Urgente

Esse é o quadrante com tarefas que você deve priorizar. Para as tarefas alocadas nesse quadrante a ordem é: faça agora! Se algo é importante para você, significa que está agregado aos seus objetivos maiores. E, sendo urgente, significa que o prazo está acabando. Então, não deixe para depois. 

2° quadrante: Importante X Não urgente

Para esse quadrante o conselho é: agende! Não é para agendar para muito longe, mas você pode se programar melhor para lidar com essas tarefas, já que elas são importantes e merecem um carinho especial. 

3° quadrante: Não importante X Urgente

Tudo o que cair nesse quadro, a ideia é delegar, se possível. Um exemplo de uma tarefa que poderia estar aqui: atender o telefone. Ligações são urgentes no sentido de que elas precisam ser atendidas no momento em que acontecem. Mas, de maneira geral, dificilmente são realmente importantes. Por isso, que grandes executivos possuem secretárias. Assim, é possível fazer um primeiro filtro, para ele não perder tanto tempo. 

4° quadrante: Não importante X Não urgente

O que não for importante e nem urgente, a ideia é eliminar ou pelo menos reduzir a quantidade dessas tarefas na sua agenda. Embora, às vezes, ações que caiam nesse quadrante possam ser boas para distrair a mente por um momento, como checar as redes sociais, no geral elas fazem perder muito tempo. 

Benefícios da matriz de Eisenhower

Se você ainda não se convenceu de utilizar essa ferramenta, considere os 3 principais benefícios que há em colocá-la em prática. 

1. Saber por onde começar

Quando chegamos em um ponto de ter muitas coisas acumuladas para fazer, fica difícil decidir o que começar a resolver primeiro. Começar pelo mais complexo, porque vai demorar mais ou fazer o mais simples para tirar logo da lista?

Sem ter nenhum critério, fica difícil escolher. A matriz de Eisenhower já dá um bom norte. 

2. Reduzir a ansiedade

Quando estamos no meio do olho do furacão, o estresse e a ansiedade costumam ser uma consequência comum. Tudo o que se vê é uma pilha de tarefas e o sentimento de incapacidade ou de inferiorização pode aparecer. 

Ter uma ferramenta para tornar visual tudo o que você tem pendente, torna tudo mais fácil. Além disso, os próprios quadrantes já indicam pista do que fazer. Assim, você consegue um alívio para a mente. 

3. Foco no que mais importa

Como falamos no início do texto, temos uma tendência a priorizar as tarefas por sua urgência. O problema é que nem tudo que é urgente é importante. Logo, se deixamos por nossa conta, sem envolver algum processo de organização, é provável que não vamos conseguir focar nas tarefas que podem gerar mais resultados. 

Como fazer a matriz de Eisenhower?

Agora que você entendeu toda a mecânica por trás do preenchimento, fica fácil montar a sua matriz. Você tanto pode fazê-la por meio de algum programa, montando uma tabela no Excel ou com caneta e papel mesmo, se preferir. Siga os passos abaixo e veja a magia acontecer!

Passo 1: Liste suas tarefas

Comece listando todas as tarefas que você precisa realizar. Isso pode incluir projetos profissionais, tarefas domésticas, compromissos sociais, entre outros. Certifique-se de ter uma visão abrangente de todas as suas responsabilidades.

Passo 2: Avalie a importância de cada tarefa

Analise cada tarefa e determine se ela é realmente importante para alcançar seus objetivos de longo prazo. Pergunte a si mesmo se a conclusão dessa tarefa contribuirá significativamente para seus objetivos e metas.

Passo 3: Avalie a urgência de cada tarefa

Avalie o prazo de cada tarefa. Determine se há uma data limite para sua conclusão e se existe alguma urgência associada a ela. Considere a consequência de não realizar a tarefa dentro do prazo estabelecido.

Passo 4: Classifique as tarefas na matriz

Com base na importância e urgência de cada tarefa, coloque-as nos quadrantes apropriados da matriz de Eisenhower. Lembre-se dos quatro quadrantes: Importante e Urgente, Importante e Não Urgente, Não Importante e Urgente, Não Importante e Não Urgente.

Passo 5: Priorize o Quadrante 1

Dê prioridade às tarefas no Quadrante 1 (Importante e Urgente). Estas são suas principais prioridades no momento. Foque em resolvê-las antes de passar para os outros quadrantes.

Passo 6: Agende as tarefas do Quadrante 2

Para as tarefas no Quadrante 2 (Importante e Não Urgente), crie um cronograma para realizá-las. Agende essas tarefas para garantir que você dedique tempo suficiente a atividades importantes a longo prazo.

Passo 7: Delegue tarefas do Quadrante 3

Se possível, delegue tarefas no Quadrante 3 (Não Importante e Urgente). Isso permite que você se concentre em tarefas mais importantes e estratégicas, enquanto outras responsabilidades urgentes são atendidas.

Passo 8: Elimine ou reduza tarefas do Quadrante 4

Quanto às tarefas no Quadrante 4 (Não Importante e Não Urgente), considere eliminá-las ou reduzir sua quantidade. Evitar distrações desnecessárias ajuda a otimizar seu tempo.

Passo 9: Atualize regularmente

Reveja e atualize sua matriz regularmente à medida que novas tarefas surgem ou circunstâncias mudam. Isso garantirá que sua abordagem de priorização permaneça relevante e eficaz ao longo do tempo.

Ao seguir esses passos e incorporar a matriz de Eisenhower em sua rotina, você estará mais equipado para tomar decisões informadas sobre como investir seu tempo e energia, maximizando assim seus resultados a curto e longo prazo.

Conclusão

Em um mundo repleto de demandas e distrações, a habilidade de priorizar tarefas é crucial para o sucesso e a realização de metas. Se você já se viu imerso em um mar de responsabilidades, sentindo-se perdido sobre por onde começar, a Matriz de Eisenhower é a ferramenta que pode trazer clareza e eficácia à sua vida.

Ao compreender e aplicar os princípios da Matriz, você ganha a capacidade de distinguir entre o que é urgente e o que é verdadeiramente importante. Essa clareza oferece diversos benefícios, desde a habilidade de saber por onde começar até a redução da ansiedade associada à sobrecarga de tarefas. Mais importante ainda, a Matriz de Eisenhower direciona o foco para o que realmente importa, impedindo que a urgência ditada pelo relógio se sobreponha à importância ditada pelos seus objetivos a longo prazo.

Ao adotar a Matriz de Eisenhower em sua rotina, você ganha um guia prático para tomar decisões informadas sobre como investir seu tempo e energia. Afinal, a organização e priorização eficazes não são apenas chaves para a produtividade, mas também para o alcance de resultados significativos e duradouros.

Não deixe que a sobrecarga de tarefas o afaste dos seus objetivos. Aplique a Matriz de Eisenhower agora e descubra o poder de direcionar suas ações de maneira estratégica, garantindo que cada passo que você dê o aproxime cada vez mais do sucesso desejado.

Gostou das dicas? Quer conhecer outras formas de ganhar tempo e ser mais produtivo? Então, conheça as 15 principais ferramentas de gestão para você adotar no seu dia a dia.