Home Office: 7 dicas para ser produtivo trabalhando em casa

Trabalhar em casa pode ser muito bom, e cada vez mais soluções para tornar isto possível estão sendo criadas. Hoje existe uma facilidade muito grande de se comunicar com o time, alinhar e acompanhar o trabalho à distância, e torná-lo possível, agradável e produtivo.

Para muitas empresas, trabalhar a partir de casa é um luxo que poucos podem ter. Não apenas a noção de que precisa-se tirar o máximo possível do tempo dos seus colaboradores, mas também a necessidade do acompanhamento do trabalho que está sendo feito. Em terra de microgerenciamento, por exemplo, home office não tem espaço para existir.

Ao adotar uma política de home office, é preciso não apenas confiar mais em sua equipe, e educá-los para que eles possam produzir bem trabalhando em casa, mas também mudar o seu foco do tempo que foi trabalhado, para o trabalho que foi produzido.

Distrações irão acontecer em casa ou no escritório. Um colega de trabalho começando uma conversa, convites para almoço; nem todo o tempo que passamos no escritório é produtivo.

Já no home office, muitos de nós teremos apenas um inimigo, e será muito difícil lidar com ele: nós mesmos. Claro que os seus pets podem lhe distrair e fazer grandes bagunças a sua volta para você arrumar. Algum familiar pode não entender a importância da sua concentração no que está sendo feito, e pedir para que vá ao supermercado buscar algo para eles, afinal, você está em casa.

Para lhe ajudar a lidar com esses e outros problemas, e manter uma atmosfera produtiva em seu trabalho, vamos apresentar algumas dicas sobre como trabalhar de home office e entregar resultados.

Leia os tópicos deste texto como preferir:

• Comece cedo
• Finja estar indo ao escritório
• Estruture o seu dia como se estivesse no escritório
• Escolha um local dedicado ao trabalho
• Deixe suas ligações e reuniões para o fim da tarde
• Use tecnologia para permanecer conectado
• Vá um pouco mais longe e contrate um software de gestão

Comece cedo

Todos temos o que podemos chamar de “rotina matinal”. Seja acordar, ir ao banheiro, tomar café da manhã, entrar no carro (ou pegar o busão), e ir direto para o trabalho, ou fazer 30 minutos de exercícios antes de checar seu e-mail, você também tem uma rotina.

O importante é que esta rotina nos acorda e nos direciona para uma manhã bem produtiva. Ao menos, devemos planejar para que ela seja assim. Quando você não está acostumado a trabalhar em casa, porém, pode acabar deixando com que o “peso da manhã” fique por muito tempo nas suas costas, e leve sua produtividade embora.

Se você se levanta com uma atitude de “daqui a pouco” faço isso ou aquilo. Sai se arrastando por dentro de casa, se dando o luxo de relaxar um pouco mais porque não precisará superar todos os obstáculos do dia comum para poder chegar ao trabalho, poderá perder muito da sua produtividade.

Recomendamos, então, que crie uma rotina matinal. Quer saber como fazer isso? Veja algumas sugestões de tarefas que podem te ajudar a começar bem o dia e lhe preparar para o trabalho.

Lista de prioridades

Se quiser, você pode fazer isso até na noite anterior, mas o importante é não se ater apenas ao trabalho. Muitas vezes, não conseguimos render no trabalho, porque a mente vagueia pela outras tarefas do dia a dia relacionadas a casa ou a família, por exemplo. Uma forma de evitar que isso aconteça é já deixar bem claro ao iniciar o dia as prioridades. Assim, você não fica se preocupando com o que não é necessário.

Exercícios físicos

Fazer exercícios logo de manhã ajuda a despertar e a induzir a sua mente para o trabalho que virá. Se você costuma acordar e ainda passar algumas horas “se arrastando”, essa pode ser uma excelente dica para quebrar esse ciclo.

Oração/meditação

Use os primeiros momentos da manhã para se conectar com o que acredita e agradecer. Independente de religião ou crenças, há muitos pontos positivos em começar o dia com a mentalidade de gratidão. Isso traz leveza e encorajamento para enfrentar os desafios que vem pela frente.

Finja estar indo ao escritório

Isto tem muito a ver com a dica anterior. Porque, caso tenha uma rotina para ir ao trabalho, seu cérebro está acostumado a entrar na frequência do trabalho ao seguir ela.

Portanto, se você costuma tomar café para trabalhar no escritório, tome café para trabalhar em casa. Se costume comprar um determinado lanche no caminho, experimente tal sair e comprar este mesmo lanche, ou um parecido, apenas para voltar para casa logo depois.

Ou ainda, como você se vestiria para ir trabalhar e como se veste para o home office? Se os dois padrões estão muito diferentes, melhor repensar. Você não precisa perder a vantagem do maior conforto que pode ter trabalhando de casa, porém é necessário ficar atento na mensagem que passa para a sua mente. Uma simples atividade como vestir uma roupa mais arrumada pode te colocar em um outro estágio de foco.

Muito da nossa mente está no nosso subconsciente. Ele irá reconhecer padrões e preparar o seu corpo para eles. Se você acorda para fazer home office e começa a se comportar como se fosse passar um domingo em casa, não terá um dia muito produtivo.

Estruture o seu dia como se estivesse no escritório

Esse é o momento de considerar que horas você chega ao escritório, que horas sai para o almoço, e como costuma ser este almoço, e que horas você irá terminar de trabalhar. Não é porque você está trabalhando em casa que irá trabalhar o dia todo, é preciso ter um horário para “largar” como em qualquer outro dia.

Se você, de repente, aproveita que está em casa para vagar um pouco pela internet e começar a trabalhar 2 horas depois do horário normal, provavelmente terá problemas de produtividade quando começar. Se demora muito no almoço e volta para casa mais tarde, terá que parar de trabalhar mais tarde também, e isto pode ficar no caminho da sua vida social.

Por isso, o mais importante é criar uma rotina. Defina o horário de início e fim do seu expediente. Mais importante ainda, defina os horários das suas pausas. Esse controle é especialmente importante no home office, porque às vezes fica difícil separar o profissional do pessoal e o horário de trabalho tende a se estender.

Claro que isso não precisa ser muito restrito e certinho, mas é importante ter um acompanhamento de quanto tempo você trabalha, quanto está em pausa e o quanto está livre. Só assim, você consegue entender se está trabalhando de mais ou de menos, e o que fazer para ajustar isso.

Uma boa forma de começar essa organização é se basear em como era a sua rotina no escritório. Mantenha os horários de chegada, almoço, e saída. Mas, não perca a oportunidade de incrementar essa rotina e torná-la mais agradável, acrescentando pausas para relaxar. Se estiver em casa, você pode fazer um sessão de alongamento, uma meditação rápida ou circular pela casa, para respirar um ar e ver a paisagem lá fora.

Inclusive, se você era acostumado a fazer aquele lanchinho de tarde e ter um tempo descontraído com os amigos, pode ir para a cozinha tomar um café e bater um papo com a sua família.

Escolha um local dedicado ao trabalho

Para trabalhar em um regime home office de maneira produtiva, você precisa ficar atento a algumas características que um bom ambiente de trabalho precisa ter. De início, você pode pensar que home office significa trabalhar de qualquer lugar. De certa forma isso é verdade. Pode ser que você escolha trabalhar em um coworking ou até um café, mas, se pretende manter esse modelo de trabalho por um longo período, o ideal é você montar uma estação de trabalho em casa, para conseguir garantir sempre as seguintes características:

Pouca distração

Lembra que falamos sobre como toda a interação social no ambiente de trabalho pode deixar você um pouco menos produtivo, mesmo todos estando lá com o objetivo de trabalhar? Agora imagine se o seu local de trabalho durante o home office for no meio da sala de estar. Provavelmente, você não produzirá bem.

Assim, separe um ambiente na sua casa em que você não seja constantemente interrompido. No início, pode ser que a sua família não entenda bem esse modelo de trabalho e você tenha que literalmente educá-los quanto a isso. Não é só porque está “em casa” que você está livre para fazer qualquer coisa em qualquer horário. Para que isso não gere problemas, é preciso ter um bom acordo. Defina bem os seus horários e intervalos, bem como os momentos em que você irá ajudar na rotina da casa.

Outro ponto importante são os pets. Por mais que seja quase irresistível a vontade de deixá-los “trabalhar com você”, o melhor é separar o seu momento de interação com eles. Assim, você não se distrai tanto a ainda se presenteia com a presença deles a cada intervalo. Mas lembre de deixá-los com comida e água suficientes durante esse período. 

Boa iluminação

Esse é um detalhe que muitas vezes passa despercebido em home office, porque, a não ser que seja algo muito brusco, tendemos a nos adaptar ao tipo de iluminação que temos, mesmo que não seja a ideal.

Talvez você já tenha passado por uma situação assim. Por exemplo, você está lendo em algum lugar com bastante luz ambiente e sol vai indo embora, mas você nem percebe que ficou mais escuro. Então, alguém chega e acende a luz e você tem um choque de realidade. “Como estava lendo nessa escuridão?”. Isso pode estar acontecendo no seu local de home office mas você só vai perceber de fato, quando ver o contraste que tem o local quando ele está bem iluminado.

Além disso, garantir uma iluminação correta não é uma questão só de produtividade, mas também de saúde. Forçar a vista nunca é algo bom. Pode até ser que você esteja tendo dores de cabeça e nem saiba que essa é causa.

Sendo assim, garanta um espaço com uma boa iluminação. Durante o dia, faça o máximo para aproveitar a luz ambiente. Já à noite, posicione fontes de luz de forma a não ter sombras sobre a sua estação de trabalho.

Pouco barulho

Trabalhar em um local com ruídos controlados é essencial para manter a produtividade. Barulhos de trânsito, música dos vizinhos, sons de animais, carros de som na rua, obras e construções, todos esses são exemplos de sons inconvenientes durante o seu horário de trabalho, que podem fazer com que perca a concentração. Por isso, o ideal é escolher um local que não possua janelas viradas para ruas movimentadas. Ou, se isso não for possível, ter janelas com boa vedação de som.

Entretanto, nem todos os sons são externos. Barulho da TV, música, aspirador de pó, liquidificador, crianças brincando, são alguns dos desafios dentro de casa. Logo, evite trabalhar em ambientes compartilhados, dê preferência por um local focado e com porta. Até para que você não aprisione toda a sua família, por conta da sua rotina.

Conforto

Considerando que você irá passar horas a fio nesse ambiente, também é importante que ele seja confortável. Até por conta da sua saúde também. Trabalhar com uma postura ruim pode levar a problemas de coluna e dores musculares. Considere como um investimento e não como gasto ter uma boa cadeira, uma mesa espaçosa e na altura correta, além de um monitor externo, mouse e teclado, caso use um laptop.

Outro ponto importante é você tornar esse ambiente mais agradável para você. Para isso, traga um pouco de verde e personalize a sua mesa com lembranças e coisas que te inspirem ou te façam feliz.

Deixe suas ligações e reuniões para o fim da tarde

Lembra que falamos sobre toda a dificuldade que podemos esperar para poder ficarmos mais produtivos durante a manhã? Neste momento ainda estamos lidando com nós mesmos, então, pode ficar bem difícil ter que lidar com outras pessoas.

Por isso, recomendamos que foque no trabalho mais introspectivo, que irá exigir mais de você, durante a manhã. Resolva ele sem a distração de outras pessoas. Quando você estiver mais desperto, disposto, e ativo, aproveite para lidar com outras pessoas, cobrar e delegar tarefas, se for o caso.

Além de tudo isso, vai ser bom socializar um pouco depois de resolver grandes problemas.

Use tecnologia para permanecer conectado

Isto é muito importante. Trabalhar em casa pode dar a impressão a outras pessoas de que você não está sendo produtivo, ou de que não está realmente alinhado aos objetivos estratégicos da empresa.

Na realidade, algumas pesquisas mostram que quem trabalha em home office geralmente é mais produtivo do que quem trabalha no escritório, mas, mesmo assim, muito tempo isolado pode deixar você por fora do que está acontecendo no escritório.

Fora que o regime home office pode ser muito solitário em alguns momentos. Por isso, devemos sempre buscar nos manter conectados com todos na equipe. Para isso, existem algumas ferramentas que podem te ajudar. Confira a lista abaixo:

Chats

WhatsApp: provavelmente você já utiliza o WhatsApp, assim como boa parte do mundo. Ele é uma ótima ferramenta de comunicação. Porém, em relação a questões profissionais, o ideal seria que ele não fosse a primeira opção. Seja para algo emergente ou que deva ser mais detalhado. Como ele é provavelmente o seu principal meio de comunicação com os seus amigos e família também, as mensagens de trabalho podem acabar se perdendo, em meio a tantas outras.

Slack: é uma ferramenta que lhe permite se comunicar com sua equipe de forma organizada e eficiente. Você poderá enviar mensagens diretas para todos na empresa, criar grupos de diferentes equipes, ou separar conversas em temas. Ele é muito útil e organizado, mas o seu principal benefício em relação ao WhatsApp é não ser tão pessoal. Uma vez que o chat mais famoso do mundo é muito utilizado para o cotidiano, é uma boa ideia utilizar outra ferramenta para o trabalho. Assim, dá para conciliar melhor a divisão entre vida pessoal e profissional.

Videoconferência

Google Meet: é um serviço do Google para realizar videochamadas de forma muito rápida e simples. Se você usa o cliente do Google para seu e-mail corporativo, terá acesso à agenda que eles oferecem. Isso tornará super fácil para você marcar reuniões, confirmar via e-mail, ficar atento às datas e horários delas, e acessar o link já criado via e-mail (quando você agendou a reunião) para poder se conectar com sua equipe.

Zoom: uma boa alternativa ao serviço do Google tem sido o Zoom. Esse é um aplicativo de videoconferências que tem se destacado principalmente pela estabilidade da sua conexão. Ele também é gratuito e permite chamadas com dezenas de pessoas ao mesmo tempo.

Vá um pouco mais longe e contrate um software de gestão

Um software de gestão como o Flowup pode fazer maravilhas pela sua produtividade e facilitar muito a comunicação e produtividade da sua equipe.

Nele todos poderão visualizar as suas tarefas, saber o que precisa ser feito, organizar o seu trabalho, reportar horas, e ter uma visão ampla do que está sendo feito na empresa, não importa onde estejam.

Além disso, nosso recém lançado aplicativo mobile permite que você não apenas reporte horas e acompanhe o desenvolvimento de seus projetos, mas que faça reembolso através de fotos, eliminando a necessidade de guardar recibos e notas físicas.

Não queremos entrar em muitos detalhes aqui sobre como este tipo de software pode lhe ajudar, apenas ressaltar a importância deles para gestão de projetos nas empresas, e como eles podem facilitar o trabalho remoto de várias formas diferentes.

No final das contas, foque em ser produtivo.

Espero que possamos ter apresentado algumas informações importantes neste artigo para lhe ajudar. Acreditamos que você tem hoje todas as ferramentas que precisa para trabalhar remoto de forma produtiva e atender as necessidades da sua empresa.

Qualquer dúvida, deixe nos comentários abaixo, entre em contato via nosso suporte, em nosso site, ou envie um e-mail para nós, que vamos lhe responder.