Automação de tarefas: como fazer, benefícios e uma ferramenta ideal!

De fato, a gestão de processos e projetos já é uma necessidade no atual cenário da nossa economia. Assim, desde que a sua gestão esteja bem preparada e capacitada, as tecnologias abrem novas oportunidades para negócio; por outro lado, um empreendimento que não acompanha o avanço de suas técnicas está fadado ao fracasso. Então quais os benefícios da automação de tarefas?

Visando, então, o gerenciamento de prioridades e o aumento da produtividade, algo vem ganhando cada vez mais espaço e notoriedade no mercado: a Automatização de Tarefas. Mas, afinal, você sabe o que é isso ou quais são seus benefícios?

Independentemente do porte de sua empresa, ao aplicar esse conceito em seu dia a dia os resultados positivos podem ser alcançados com facilidade. Por isso, no nosso post de hoje vamos tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto. Confira a seguir!

O que é automação de tarefas?

Basicamente, a automatização de tarefas é um processo que faz o uso de uma ferramenta tecnológica — como um software ou uma solução web — para identificar tarefas repetitivas em um empreendimento, que obedecem regras claras e que são fundamentais para agregar valor no produto final.

Isso pode incluir desde a automação de processos simples, como o envio automático de e-mails, até tarefas mais complexas, como a gestão de estoques ou o processamento de pedidos.

Quais os benefícios da automação de tarefas?

Os benefícios da automação de tarefas são diversos e impactam diretamente a eficiência, a produtividade e a qualidade do trabalho realizado. Aqui estão alguns dos principais:

1. Redução de erros

Ao automatizar tarefas, a chance de erro humano é significativamente reduzida, pois elimina-se a intervenção manual em processos suscetíveis a equívocos.

2. Aumento da produtividade

Automatizar tarefas libera tempo para que os colaboradores se concentrem em atividades mais estratégicas e que demandam criatividade, aumentando assim a produtividade geral da equipe.

3. Otimização de recursos

A automação permite uma alocação mais eficiente de recursos, tanto materiais quanto humanos, direcionando-os para áreas onde podem ser mais úteis e produtivos.

4. Agilidade nos processos

Com a automação, os processos podem ser executados mais rapidamente, reduzindo o tempo necessário para concluir tarefas e aumentando a capacidade de resposta da empresa às demandas do mercado.

5. Melhoria na tomada de decisão

Ao automatizar tarefas rotineiras e repetitivas, os gestores têm acesso a dados mais precisos e atualizados em tempo real, o que facilita a tomada de decisão baseada em informações concretas.

6. Padronização de processos

A automação ajuda a padronizar procedimentos, garantindo que as tarefas sejam executadas de maneira consistente e seguindo as melhores práticas estabelecidas.

7. Redução de custos

Embora exija um investimento inicial, a automação pode levar a uma redução significativa de custos a longo prazo, tanto em termos de economia de tempo quanto de recursos.

Esses são apenas alguns dos benefícios que a automação de tarefas pode trazer para uma empresa. No entanto, é importante ressaltar que o sucesso da implementação da automação depende da escolha adequada das ferramentas e da integração eficiente dos processos automatizados ao ambiente de trabalho existente.

Quais são os exemplos de tarefas que podem ser automatizadas?

Existem inúmeras tarefas que você pode automatizar em diferentes setores e departamentos da sua empresa. Aqui estão alguns exemplos:

• E-mails de Follow-Up: Envio automático de e-mails de acompanhamento para clientes após uma compra ou interação.
• Processamento de Pagamentos: Automatização do processo de cobrança e pagamento de contas, faturas ou salários.
• Gestão de Estoques: Monitoramento e reposição automática de estoques com base nas vendas ou em níveis pré-definidos.
• Atendimento ao Cliente: Respostas automáticas para perguntas frequentes ou encaminhamento de solicitações para os departamentos responsáveis.
• Agendamento de Reuniões: Utilização de ferramentas para agendar automaticamente reuniões com base na disponibilidade dos participantes.
• Geração de Relatórios: Criação automática de relatórios periódicos com dados atualizados sobre vendas, desempenho financeiro, entre outros.
• Análise de Dados: Utilização de algoritmos e ferramentas para análise automática de grandes conjuntos de dados, identificando tendências e insights relevantes.
• Processamento de Pedidos: Automatização do fluxo de pedidos desde o recebimento até a entrega, incluindo a geração de faturas e etiquetas de envio.
• Gestão de RH: Automatização do processo de recrutamento, triagem de currículos, agendamento de entrevistas e integração de novos funcionários.
• Marketing Digital: Automação de campanhas de e-mail marketing, publicações em redes sociais, segmentação de público-alvo e análise de resultados.

Esses são apenas alguns exemplos, mas praticamente qualquer tarefa que seja repetitiva, baseada em regras claras e passível de ser executada por uma máquina pode ser automatizada para aumentar a eficiência e a produtividade da empresa.

Como fazer a automação de tarefas?

1. Identifique as Tarefas

Comece identificando as tarefas que são repetitivas, baseadas em regras claras e passíveis de serem automatizadas. Analise os processos existentes em sua empresa e identifique áreas onde a automação pode trazer benefícios significativos.

2. Crie uma Automação

Agora que você já sabe quais tarefas deseja automatizar, veja como criar uma automação no FlowUp.  Dentro da tarefa, é só clicar na opção “Automatizar”, no menu superior.

Para ativar a automação, clique o “Ativar”. No menu dropdown do lado esquerdo do “Ativada”, selecione a periodicidade que você gostaria de repetir a tarefa. As opções disponíveis são: todo dia, toda semana, todo dia útil, todo mês, todo ano, quinzenal e em dias da semana.

3. Treine a Equipe

Capacite os colaboradores que serão responsáveis por operar e gerenciar a automação. Forneça treinamento adequado para garantir que eles compreendam como usar o FlowUp de forma eficaz e maximizar seus benefícios.

4. Gerencie as automações criadas

Você pode visualizar e gerenciar todas as automações criadas por sua equipe e por você na opção Produtividade > Automação de Tarefas.

A tela mostra um resumo de cada uma das automações. Você poderá visualizar o status da automação, a id da tarefa, o quadro, o título, o tipo de repetição escolhida, o término e a quantidade de repetições da tarefa.

Para editar ou desativar uma automação, basta selecionar a opção desejada, clicando nos 3 pontinhos ao lado da automação em questão. Você também pode editar ou desativar uma automação acessando a tarefa e selecionando o menu “Automação”.

5. Monitore

Estabeleça um processo contínuo de monitoramento e manutenção tarefas automatizadas. Fique atento a possíveis problemas ou necessidades de atualização e realize ajustes conforme necessário para garantir um desempenho consistente e otimizado.

6. Avalie Resultados

Periodicamente, avalie os resultados obtidos com a automação de tarefas. Analise métricas relevantes, como redução de custos, aumento da produtividade e melhoria da qualidade do trabalho, para determinar o impacto da automação em sua empresa e identificar áreas adicionais de otimização.

Considerações finais

A gestão de processos e projetos tornou-se uma necessidade incontestável no atual cenário econômico, onde a eficiência e a produtividade são cruciais para a competitividade das empresas.

Nesse contexto, a automação de tarefas emerge como uma solução indispensável, oferecendo uma série de benefícios tangíveis. Ao reduzir erros, aumentar a produtividade, otimizar recursos, agilizar processos, melhorar a tomada de decisão, padronizar procedimentos e reduzir custos, a automação não apenas impulsiona a eficiência operacional, mas também libera tempo e recursos para atividades mais estratégicas e criativas.

No entanto, o sucesso da implementação da automação depende não apenas da escolha adequada das ferramentas, mas também do comprometimento com o treinamento da equipe e a gestão eficiente do processo. Portanto, ao abraçar a automação de tarefas, as empresas podem não apenas otimizar suas operações, mas também posicionar-se de forma mais competitiva em um ambiente de negócios em constante evolução.

Agora que você já viu um pouco de como funciona a automação de tarefas no FlowUp, que tal descobrir mais sobre essa ferramenta e tudo que ela pode te oferecer? Inicie seu teste grátis no botão abaixo!

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