9 dicas para melhorar a produtividade na sua empresa

Independentemente de uma empresa ser de pequeno ou de grande porte, não existe um diretor ou gestor que não se preocupe em melhorar a produtividade de sua equipe. Afinal, um time produtivo garante mais ganhos para a organização.

Com isso, ela pode proporcionar melhorias aos próprios funcionários, como a possibilidade de serem promovidos de cargo ou de ter aumento de salários. Se você se identificou com essa realidade, mas não sabe o que fazer para manter a sua equipe sempre produtiva, não se preocupe!

Neste post, elencamos 9 dicas que vão ajudá-lo a melhorar a produtividade na sua empresa. Não deixe de conferir!

Evite ser muito perfeccionista

Certamente, no mundo corporativo, as coisas devem ser feitas da melhor forma possível e buscando sempre atingir o máximo de qualidade. No entanto, ser muito perfeccionista também pode causar transtornos no trabalho em equipe e afetar a produtividade.

Lembre-se do velho ditado que diz “melhor feito do que perfeito (e não feito)”. Ou seja, exija que sua equipe realize as atividades com qualidade. Contudo, tente entender quando um detalhe passa despercebido e evite fazer disso um grande problema. Nessas situações, procure dar feedbacks proporcionando soluções, por exemplo.

Identifique as falhas no processo produtivo para melhorar a produtividade

Para o líder de uma organização, é essencial saber identificar as falhas no processo produtivo e, a partir desse conhecimento, propor mudanças e melhorias na empresa.

Nesse sentido, muitos pequenos erros, que são comuns no dia a dia, podem facilmente ser identificados e solucionados com a contratação de um bom software de gestão que permite acompanhar a execução das rotinas da empresa.

Mantenha a equipe sempre motivada

Não existe produtividade sem motivação. É por isso que as equipes das empresas precisam estar sempre motivadas e engajadas com seu trabalho, dando, assim, o melhor de si para cumprir as metas estabelecidas.

Entretanto, alertamos que, normalmente, os famosos treinamentos motivacionais não funcionam com equipes que realizam trabalho intelectual, como engenheiros de software, designers, profissionais de comunicação, publicitários, arquitetos etc. Esses profissionais têm características particulares e, muitas vezes, para motivá-los é preciso:

• garantir que as tarefas do dia a dia estejam bem definidas e que sejam significativas dentro de um objetivo maior;
• dar autonomia para que os profissionais executem suas tarefas da forma que eles acham melhor;
• montar um ambiente no qual os colaboradores estejam engajados. Afinal, a desmotivação de um integrante pode afetar toda uma equipe;
• evitar que a carga de trabalho seja muito alta e esteja impedindo que o profissional possa trabalhar em um ritmo sustentável;
• definir tarefas e desafios que permitam aos profissionais aprender continuamente.

Tenha um planejamento estratégico

Toda empresa que se preze precisa de um bom planejamento estratégico, com missão, visão e valores bem definidos. Além disso, também é necessário que existam planos de ação que devem ser cumpridos, deixando claro quem é o responsável por tarefa.

Os programas de melhoria contínua, como o ciclo PDCA, também devem fazer parte do planejamento estratégico, permitindo que a produtividade seja sempre bem trabalhada dentro da organização.

Tenha uma boa comunicação interna

Para alcançar uma melhor produtividade, é extremamente necessário que a sua empresa tenha uma boa comunicação interna. Com esse aspecto bem estruturado, você conseguirá emitir comunicados, memorandos e outros materiais que poderão servir de apoio para que os colaboradores cumpram suas atividades.

A equipe de comunicação pode ainda desenvolver publicações como jornais e revistas internas. Além disso, pode utilizar recursos mais tecnológicos como a intranet e softwares de gestão para a emissão de mensagens e para conseguir compartilhar seu avanço, dúvidas e documentos com equipe e clientes. Com isso, ganha-se agilidade no dia a dia.

Simplifique e priorize

Um dos grandes gargalos da produtividade nas empresas são as tarefas e os procedimentos extremamente complexos, cheio de exigências e particularidades. Em poucas palavras, isso pode simplesmente arruinar qualquer tentativa de transformar sua empresa em um negócio mais produtivo.

Portanto, você deve optar pela simplificação de processos organizacionais. Acredite, não é necessário uma série de formulários e de liberações para ter a organização da sua empresa na palma da mão. Se você parar para analisar, muito desses procedimentos são inúteis e só servem para acumular papel e gastar tempo.

A partir de hoje, o que você pode fazer é criar um inventário de processos e simplificar ou eliminar os que podem ser alterados. A partir disso, você chegará aos pontos que precisam ser priorizados.

Portanto, além de simplificar as ações, você saberá exatamente quais necessitam de mais cuidado, controle e, consequentemente, maior prioridade.

Dê espaço para a criatividade

Ao tentar criar mecanismos para melhorar a produtividade na sua empresa, muitos empresários acabam esbarrando em um detalhe, que é como fazer isso. Para solucionar essa questão, de uma vez por todas, você deve abrir espaço para a criatividade.

A princípio, todos nós já nascemos com um senso criativo. No entanto, o que muitas pessoas têm é uma facilidade maior nessa área porque foram mais estimuladas. Portanto, assim como toda habilidade humana, ela pode ser desenvolvida por você.

Centralize as informações

Outra estratégia crucial para melhorar a produtividade na sua empresa é centralizar as informações em um só canal. Dessa forma, nenhum colaborador perderá tempo tentando encontrá-las em determinado local.

Para isso, existem sistemas de gestão avançados que podem reunir todos os dados dos departamentos do negócio em uma única base, tornando-os acessíveis aos interessados e responsáveis.

Utilize métodos de produtividade

Por fim, você pode utilizar alguns dos métodos de produtividade conhecidos no mundo inteiro. Apesar de muitas pessoas negligenciarem, essas metodologias foram criadas por indivíduos que tinham um altíssimo nível de produtividade, e, para eles, as técnicas funcionavam muito bem.

Obviamente, hoje em dia, existem adaptações para fazer com que elas se adequem à realidade vivida pelos brasileiros. Porém, independentemente de utilizar ou não o formato original, elas podem transformar a produtividade na sua organização. Abaixo, confira algumas das mais conhecidas:

• Técnica Pomodoro;
• Getting Things Done (GTD);
• Zen to Done (ZTD) — um método baseado na técnica anterior;
• Kanban.

Então, tudo pronto para melhorar a produtividade da sua equipe? Nós temos certeza de que sim! Lembre-se: os ganhos só são obtidos quando você, de fato, implementa o que aprende!

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