Rateio de custos entre projetos: o que é e como fazer?

Você sabe o que é rateio de custo? É uma divisão proporcional dos custos de acordo com as demandas da execução de cada projeto ou serviço. Todos os seus projetos terão custos diretos e indiretos, e alguns deles irão precisar de mais recursos do que outros. Por isso, é necessária a divisão correta, para que haja a mensuração exata das receitas e despesas de cada projeto.

Sua empresa trabalha com projetos? Mostraremos como você deve fazer o rateio de custos indiretos da empresa entre seus projetos e qual a importância disso. Acompanhe!

Fazer um gerenciamento de projetos de forma excelente depende de muitos aspectos por parte dos gestores. Todos visam um resultado positivo, ou seja, receitas superiores aos custos e despesas. Para isso, é necessário controlar o aproveitamento da mão de obra e dos recursos utilizados para a conclusão do trabalho.

Porém, é comum que uma única empresa tenha de lidar com mais de um projeto ao mesmo tempo. Nesse cenário, fica o desafio para os gestores: como fazer o rateio de custos entre projetos?

Alguns conceitos contábeis precisam ser esclarecidos, e vamos começar a explicá-los agora mesmo!

Leia os tópicos deste texto na ordem que preferir:

• O que é custo?
• Por que fazer o rateio de custos entre projetos?
• Como agrupar os custos indiretos por departamentos (ou centros de custo)?
• Como fazer o rateio de custos entre projetos e definir as regras?
• Como os softwares de gestão podem auxiliar no rateio de custos
• Conclusão

O que é custo?

A contabilidade afirma que o custo é a mensuração econômica dos recursos destinados à produção de bens e serviços na atividade-fim da empresa. Preste muita atenção nesse momento, pois geralmente você não pode entender as atividades-meio (limpeza, segurança, manutenção, contabilidade) como custo.

Os custos de uma empresa de TI, por exemplo, podem ser encontrados na equipe de trabalho responsável pela condução dos projetos e elaboração de softwares para os clientes e, também na energia consumida no estabelecimento da empresa.

O pessoal responsável pela limpeza do mesmo ambiente não faz parte do custo, pois representa um atividade de apoio, ou seja, atividade-meio.

Existem diversas classificações quando falamos de custos. Vamos definir agora de forma simples os diferentes tipos de custos, mas você poderá encontrar mais informações neste tópico específico em nosso postblog sobre custos diretos e indiretos.

Custo direto

São os recursos que podem ser identificados na realização de um projeto, sendo possível quantificar exatamente o que foi utilizado durante a operação. É um item de custo que foi dedicado exclusivamente à realização de um único projeto, portanto, sua apuração no resultado de um projeto não pede a utilização de critérios de rateio.

Exemplos: mão de obra aplicada diretamente em sua atividade-fim (quem trabalhou e por quantas horas) ou materiais (quantas peças de um componente foram utilizadas).

Custo indireto

Trata-se dos recursos que não são atribuídos diretamente a um projeto, mas que são aproveitados de forma comum em várias operações e dependem de critérios de rateio para identificar o quanto cada uma se utilizou de determinado custo.

O rateio definirá uma base numérica ou percentual para que o total do custo indireto seja dividido entre os projetos que utilizaram o recurso em questão.

Exemplos: energia elétrica da empresa, depreciação de um computador utilizado em mais de um projeto, software comum entre equipes ou mão de obra da administração ou gerência.

Por que fazer o rateio de custos entre projetos?

Empresas que desenvolvem projetos possuem necessidades específicas no gerenciamento de custos. Dentre elas, saber a lucratividade de cada projeto é uma das necessidades básicas. Para conseguir calcular a lucratividade, é preciso fazer o rateio de custos indiretos entre os projetos.

Para obter o lucro do projeto, é preciso conhecer a sua receita, os custos diretos e os custos indiretos que ele precisa cobrir. Um custo indireto é aquele que não é possível atribuir diretamente a um projeto quando a empresa tem vários projetos rodando ao mesmo tempo — por exemplo, aluguel, energia, água, internet, pessoal administrativo, contabilidade etc.

Como determinar quanto desses custos cada projeto deve (ou deveria) pagar? É possível fazer isso por meio da definição de regras de rateio.

Como agrupar os custos indiretos por departamentos (ou centros de custo)?

Normalmente, existem muitos custos indiretos em uma empresa. É comum encontrar micro e pequenas empresas com mais de 30 custos indiretos. Eles podem ser custos mensais (aluguel da sala), anuais (taxas) ou esporádicos (reparos de infraestrutura).

Então, como existem muitos custos, a primeira coisa a fazer é agrupar esses custos indiretos em departamentos (ou centros de custo).

A vantagem de agrupar por departamento (ou centro de custo) é que você pode definir a mesma regra de rateio para todas as despesas do departamento, simplificando a gestão futura da sua estrutura de custos.

Como fazer o rateio de custos entre projetos e definir as regras?

Uma vez agrupados os custos indiretos em departamentos, é preciso definir a regra de rateio desses custos entre os projetos da empresa. Ou seja, como os custos indiretos serão divididos entre os projetos para saber se eles deram lucro ou prejuízo.

Vamos falar sobre 3 formas diferentes de fazer o rateio de custos:

1. pela quantidade de horas trabalhadas no projeto;
2. pela quantidade de pessoas que trabalharam no projeto;
3. pela receita do projeto.

Rateio de custos proporcional às horas trabalhadas no projeto

O rateio de custos proporcional às horas trabalhadas no projeto é bastante comum em empresas de projeto. Por exemplo, quanto mais horas os funcionários trabalham em um projeto, maior é o valor que o projeto deve contribuir para pagar as despesas com infraestrutura (cadeiras, mesas, computadores, etc).

Isso porque, durante todo o tempo do projeto, essa infraestrutura estava disponível. Então, quanto mais horas trabalhadas, maior o uso da infraestrutura.

Para fazer o rateio por horas trabalhadas, deve-se encontrar o total de horas trabalhadas em cada projeto e calcular o quanto isso representa do total de horas trabalhadas na empresa. Falamos sobre como obter a quantidade de horas trabalhadas em cada projeto neste post sobre como gerenciar o custo de funcionário.

A figura a seguir mostra um exemplo simplificado com as horas trabalhadas pelos funcionários em uma empresa no mês.

Observe que o total de horas trabalhadas na empresa foi de 800 horas. Dentre elas, 320 horas foram trabalhadas no Projeto A e 480 horas no Projeto B. Portanto, o Projeto A corresponde a 40% das horas trabalhadas pela empresa e, o Projeto B, a 60% das horas.

Sendo assim, o custo com infraestrutura deve ser rateado na proporção de 40/60. Se o custo com infraestrutura foi de R$ 20 mil, então o Projeto A deve ser responsável por R$ 8 mil e o Projeto B, por R$ 12 mil.

Rateio de custos proporcional à quantidade de pessoas que trabalharam no projeto

Esse tipo de rateio de custos também é comum em empresas de TI e agencias digitais. Por exemplo, os custos do departamento pessoal está ligado diretamente à quantidade de funcionários na empresa. Quanto mais funcionários na empresa, mais pessoas serão necessárias nesse departamento.

Consequentemente, a quantidade de pessoas que trabalharam em um projeto ao longo do tempo também tem relação com o custo desse departamento. Ou seja, projetos com mais pessoas consomem mais trabalho do departamento pessoal.

Aqui, aproveitamos para lembrar que, em projetos de tecnologia, é comum que um funcionário trabalhe em mais de um projeto ao mesmo tempo.

A figura a seguir mostra um exemplo com a quantidade de pessoas que trabalharam ao longo do tempo.

Para calcular o rateio, é preciso considerar quantas pessoas trabalharam em cada um dos meses dos projetos.

No exemplo acima, observe que 3 pessoas trabalharam no Projeto A no mês 1, 3 pessoas no mês 2 e 2 pessoas no mês 3. Nesses meses, trabalharam no Projeto B: 2 pessoas, 4 pessoas e 4 pessoas, respectivamente. Note que, no mês 1, haviam 5 pessoas trabalhando nos Projetos A e B, na proporção de 60% no Projeto A e 40% no Projeto B.

Se os custos com departamento pessoal nesse mês 1 foram de R$ 30 mil, então o Projeto A deve pagar R$ 18 mil e o Projeto B deve pagar R$ 12 mil. O mesmo cálculo deve ser feito para os meses 2 e 3. Observe que, no mês 2, a proporção deve ser de aproximadamente 43% para o Projeto A e 57% para o Projeto B.

Rateio de custos proporcional à receita do projeto

Esse tipo de rateio é o menos comum dentre os três. Ele deve ser utilizado quando o custo de um departamento (ou centro de custo) for proporcional à receita dos projetos.

Por exemplo, existem softwares utilizados no desenvolvimento de jogos cujo custo da licença é proporcional à receita proveniente do jogo. Ou seja, paga-se royalties pelo uso do software. Esses royalties custam um percentual do faturamento com a venda do jogo. Portanto, quanto mais o jogo faturar, maior será o custo com royalties.

No entanto, a mesma licença do software poderá ser usada no desenvolvimento de diversos jogos ao longo do tempo. Portanto, o melhor a fazer é utilizar o rateio dos custos de forma proporcional à receita dos projetos.

Para fazer o rateio de custos proporcional à receita, deve-se encontrar o percentual de faturamento que cada projeto representa no faturamento total da empresa. A figura abaixo mostra um exemplo de como fazer isso.

Observe que a receita total da empresa foi de R$ 500 mil. São R$ 300 mil provenientes do Projeto A, R$ 100 mil do Projeto B e R$ 100 mil de outras fontes. O Projeto A corresponde a 60% do faturamento, o Projeto B a 20%, as outras fontes também a 20%. Assim, você dividirá entre os projetos os custos com royalties nessas proporções (60/20/20). Se o custo com royalties foi de R$ 10 mil, o Projeto A receberá R$ 6 mil, o Projeto B receberá R$ 2 mil, e as outras fontes receberão R$ 2 mil.

Como os softwares de gestão podem auxiliar no rateio de custos

Os softwares de gestão, como o FlowUp, podem ser extremamente úteis para auxiliar no rateio de custos entre projetos. Com o FlowUp, as empresas monitoram e controlam seus gastos, garantindo o financiamento correto dos projetos e distribuição justa de custos.

Existem diferentes formas de usar um software de gestão para fazer o rateio de custos entre projetos. Aqui estão alguns exemplos:

1. Atribuição de custos diretos

O software pode permitir a identificação de todos os custos diretamente associados a um projeto específico, como mão de obra, materiais e equipamentos. Esses custos podem ser então registrados e atribuídos ao projeto relevante, tornando mais fácil calcular quanto cada projeto está custando.

2. Alocação baseada em horas trabalhadas

Se a empresa puder registrar quantas horas cada funcionário trabalha em cada projeto, o software pode ajudar a calcular o valor de cada hora de trabalho e distribuir o custo proporcionalmente. Isso é especialmente útil quando os membros da equipe trabalham em vários projetos ao mesmo tempo.

3. Rateio de custos indiretos

Os custos indiretos, como aluguel, serviços públicos e outras despesas gerais, podem ser difíceis de atribuir a um projeto específico. O software pode ajudar a ratear esses custos entre os projetos com base em critérios como área ocupada por cada projeto ou número de pessoas envolvidas.

4. Distribuição equilibrada

Em alguns casos, pode não haver uma maneira clara de dividir os custos entre os projetos de forma direta ou proporcional. Nesses casos, o software pode ajudar você a distribuir os custos de maneira equilibrada entre todos os projetos ativos, garantindo que não haja prejuízos ou sobrecarga em nenhum projeto.

5. Monitoramento de despesas

O software pode ser usado para monitorar todas as despesas relacionadas a um projeto e classificá-las por tipo. Isso permite que a empresa saiba exatamente quanto está gastando em cada área do projeto e possa fazer ajustes conforme necessário.

6. Criação de relatórios

Com o uso de um sistema de gestão, é possível criar relatórios personalizados que mostrem o quanto cada projeto está custando e como os custos estão sendo distribuídos. Esses relatórios são úteis para apresentações internas e para prestação de contas aos clientes.

7. Análise de rentabilidade

Com a ajuda do software de gestão, é possível analisar a rentabilidade de cada projeto e identificar aqueles que estão gerando mais receita do que custos. Dessa forma, a empresa pode ajustar sua estratégia financeira para maximizar seus lucros.

Conclusão

Para que você compreenda bem como fazer o rateio, note que o critério não deve ser escolhido aleatoriamente. Considere o que realmente aconteceu no projeto e opte por um aspecto que tenha tido grande significância durante o trabalho.

Por exemplo, não é interessante ratear os custos indiretos de um projeto pelo número de membros se apenas uma pessoa trabalhou por um longo período. Nesse caso, optar pelo critério das horas trabalhadas seria mais inteligente. Assim, a empresa terá custos indiretos mais confiáveis em relação ao que realmente foi consumido.

Ao longo do texto, mostramos que deve-se fazer o rateio de custos indiretos da empresa dentre os projetos que geram receita. Nos exemplos, mostramos que uma empresa possui projetos e departamentos (ou centros de custo). Os projetos geram receitas enquanto que os departamentos geram (financeiramente) custos. Esses custos devem ser pagos pelos projetos.

Ao fazer o rateio de custos, tenha em mente que há variações de acordo com o negócio de cada empresa. Utilize os métodos apresentados neste post para ajudar na decisão de como escolher o tipo de rateio. Tome cuidado no processo de levantamento do total dos custos indiretos para aplicar o critério de distribuição.

Também podemos te ajudar de mais uma maneira. Com o nosso software integrado de gestão, o FlowUp, você pode otimizar o monitoramento dos seus gastos e facilitar o cálculo do rateio de custos entre os seus projetos.

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