Como fazer a gestão financeira do jeito certo?

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Você precisa saber quais são e para que estão sendo usados os recursos de sua empresa, e isso só é possível aprendendo a fazer uma gestão financeira eficiente!

Todo mundo fala sobre gestão financeira. Você já deve ter ouvido diversas vezes sobre como essa gestão representa o coração de uma empresa, já que é ela quem “bombeia sangue” — ou no caso, recursos — para que todos os setores sejam contemplados e funcionem em harmonia.

O que ninguém te fala é como fazer a gestão financeira do jeito certo, afinal, de nada adianta apenas a teoria se você não está disposto a praticar mudanças significativas no modo como as coisas são feitas. Não dá para esperar novos resultados se você continua fazendo tudo igual.

Esse é o guia completo que vai te ensinar tudo o que você gostaria de saber para implantar uma gestão financeira eficiente na sua empresa. Tudo o que você precisa fazer é estar de mente aberta, disposto a mudanças e continuar esta leitura. 

Ao final dela teremos conversado sobre porque cuidar da gestão financeira de sua empresa é importante; aprender a analisar qual a situação do seu negócio hoje; o que é a teoria dos jogos finitos e infinitos e como ela pode ajudar o seu negócio; como começar uma boa gestão financeira; como terceirizar esse processo e a importância de utilizar um software de gestão para organizar tudo isso, porque vamos começar a cobrir um grande checklist para o seu negócio agora!

Saiba porque cuidar da gestão financeira de sua empresa é importante

Sêneca, importante filósofo e escritor romano, já dizia que: “Nenhum vento sopra a favor de quem não sabe aonde ir”. Na sua empresa é igual! Se você não sabe quais são os recursos que ela possui e para que estão sendo destinados, você está perdido. 

Para se encontrar, é preciso de um mapa — e é aí que entra a gestão financeira. A partir de indicadores financeiros e de performance você tem total direcionamento do caminho que o seu negócio tem percorrido, com pontos definidos de onde você está e para onde quer ir.

Quem lida com a gestão financeira tem a grande responsabilidade de averiguar o fluxo de caixa, entrada e saída de dinheiro, contas a pagar e identificar quais gastos são desnecessários e poderiam ser evitados, além de uma aplicação mais assertiva do capital em investimentos, controle de orçamento, contratação e desligamento de pessoal e equilíbrio de finanças.

O maior objetivo da gestão financeira é organizar um plano de como os recursos são gastos para que o ativo financeiro da empresa seja devolvido com rapidez e gerem retorno sobre o investimento, criando um fluxo de caixa positivo e aumentando a rentabilidade do seu negócio.

Essas etapas são fundamentais para quem deseja administrar um negócio rentável e lucrativo, afinal, quem é que gosta de levar prejuízo, certo? 

A partir de algumas práticas fundamentais como gerenciamento de riscos e planejamentos estratégicos, o profissional está pronto para realizar uma gestão financeira eficiente e conhecer, verdadeiramente, o seu negócio.

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Você precisa saber qual é a situação do seu negócio hoje

Como já diria Peter Drucker, um dos mais célebres autores da administração moderna, “o que não é medido, não é gerenciado”. Por isso, é imprescindível acompanhar os indicadores de desempenho do setor financeiro sempre que possível.

Para isso, responda aos seguintes questionamentos:

  • meus indicadores financeiros (rotatividade, ticket médio, oportunidades, taxa de conversão, etc.)  estão bons? 
  • hoje, minha firma está no lucro ou no prejuízo?
  • há exatamente quanto em crédito para ser recebido?
  • existem ações que podem ser tomadas para melhorar o meu negócio? Quais são elas?

Quanto mais assertivo for o seu planejamento, fica mais fácil visualizar o que precisa ser ajustado e quais melhorias e otimizações precisam ser tomadas. Além disso, você tem uma visão real sobre quais são suas futuras metas e responsabilidades.

Elas são classificadas como atividades de curto e longo prazo. O de curto é referente a práticas cotidianas como pagamentos, recebimentos, estoque e controle de caixa.

Já os de longo prazo são os próximos passo de sua empresa, os sonhos ou metas que ainda precisam ser realizados e só vão acontecer se houver uma gestão financeira eficiente. 

Alguns exemplos são: relacionamento com possíveis investidores, a fim de mostrar que seu investimento vale a pena e que seus lucros aparecerão ao longo do tempo; adoção de novas estratégias que facilitem investimentos e financiamentos; custo de capital, em que você sabe o quanto precisa lucrar para que o seu negócio se pague, etc.

Quando a empresa tem esses tópicos bem definidos e delimitados, consegue se posicionar como uma forte concorrente no mercado. Para isso, temos um tema muito interessante na teoria de jogos que se relaciona muito bem com o mercado para mostrar a você. O que eles chamam de jogo finito e jogo infinito.

Teoria dos Jogos: Jogo Finito vs Jogo Infinito

Feche os olhos e imagine uma partida de futebol. Tá, não precisa fechar os olhos, mas imagine. Quando ela começa, todos nós sabemos as regras, assim como o seu tempo de duração, seu objetivo (o que significa vencer) e quem são os adversários. Tudo bem simples, não é mesmo?

Agora, imagine um jogo em que as regras podem mudar a qualquer momento no futuro do jogo; ele não tem um prazo para acabar, e continuará perpetuamente; ninguém te explicou as regras, que por sinal podem mudar ao longo da partida; os oponentes, muitas vezes, não são claros, pois qualquer jogador pode decidir se aliar ou se opor a você; e, acima de tudo, o principal objetivo não é ganhar, mas sim se manter no jogo o tempo que for possível. Neste caso, perder é sair do jogo ou não poder continuar mais nele.

Não poder continuar mais nele pode acontecer por dois motivos: falta de interesse do jogador em continuar, ou falta de recursos dele para continuar no jogo.

Portanto, em um jogo infinito, seu objetivo principal é acumular recursos para permanecer o máximo possível no jogo, cada vez mais influente na comunidade por conta dos recursos que tem.

Afinal, o que motiva mais alguém do que continuar conquistando “moedas”? Aqui, o objetivo não é conquistar o troféu final, obviamente porque se o jogo nunca acaba, nunca haverá um vencedor.

“Como não existe uma linha de chegada, tampouco um fim prático do jogo, não há como ‘vencer’. Num jogo infinito, o objetivo primordial é continuar em campo e perpetuar o jogo”, disse Simon Sinek, autor de best-sellers como “Comece pelo porquê” e escritor do livro “O jogo infinito”, uma excelente recomendação de leitura sobre o tema.

Veja a entrevista do Impact Theory com Simon Sinek (tradução automática disponível pelo YouTube).

Pense o seguinte: se uma grande empresa como a Apple, por exemplo, vai à falência, o jogo para? As outras empresas deixam de faturar? A roda para de girar? Não, mesmo com a magnitude que tinha, ela vai ser superada e o jogo de tecnologia e aparelhos eletrônicos no mundo inteiro não vai acabar! 

A única coisa que muda é que teremos um jogador a menos no mercado. Um bom jogador como a Apple é bom para o mercado, porque ele inova em muitas áreas que irão virar boas práticas de diversas indústrias. Por isso, em um jogo infinito, é muito mais interessante buscar oportunidades para se unir do que para concorrer.

Mindset do jogo finito 

Se você já se perguntou o que precisava ser feito para vencer o seu concorrente e se tornar o nº 1 no mundo dos negócios, você está jogando o jogo errado. 

Quem foi que define quem é o número 1? E essa escolha é baseada em quê? Tamanho, número de funcionários, clientes, vendas, memória do público, enfim, o quê?

Usualmente esse tipo de abordagem faz com que o empreendedor enxergue apenas o micro, e não mais o macro. Acaba investindo em custos exacerbados para, cotidianamente, combater o adversário.

Muitas vezes, custos não planejados que comprometem toda sua gestão financeira. Não é que você não precise investir no agora. Mas é muito mais importante vencer e melhorar a si mesmo para ser a melhor versão do seu negócio do que ficar lutando com um concorrente que muitas vezes nem é real.

Leia também: Conheça o código de cultura da melhor empresa para se trabalhar no mundo

Quem joga o jogo finito acha que ele é mais vantajoso por funcionar a curto prazo, pois já que você conhece todas as regras, fica mais fácil de jogar. Mas será que o mundo é assim?

Observe o tanto de mudanças que vêm acontecendo ao longo dos anos. Ao compararmos uma propaganda de cerveja antiga com uma nova, por exemplo, notamos transformações enormes: abordagem, público-alvo, argumento apelativo, machismo, etc.

Principalmente após à fortificação das redes sociais, especialmente como forma de fazer negócio, tudo tem mudado muito rápido, todos os dias, e por isso é impossível prever o resultado final do jogo. Você só precisa jogar!

Seu investimento realizado no agora deve ser focado nas ações planejadas para que sua empresa atinja as projeções feitas para o futuro, não reagindo ao que acontece à sua volta.

Planejamentos são feitos em uma posição de poder, enquanto reações são feitas em uma posição de fraqueza.

Pense comigo: quais são as situações em que precisamos concorrer? Quando há escassez, quando estamos entre a parede na necessidade por algo.

No mercado de hoje, porém, usando boas ferramentas e metodologias de gestão e marketing digital, não há limites para explorar o mercado e criar novas ofertas para o que podemos produzir.

Não há um relógio contando, como no jogo de futebol que imaginamos, demandando resultados antes dele zerar. O mercado sempre estará aqui, e o foco da sua gestão financeira deve sempre estar dirigido para entender como conquistar mais recursos e permanecer nele o para sempre, porque o trabalho é infinito.

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Mindset do jogo infinito 

Para exemplificar de forma clara e realista, vamos analisar o Burger King e o McDonald’s, as maiores no segmento de fast food. 

Por décadas o Mc foi eleito como o melhor fast food e hoje ainda assume essa liderança, sendo uma empresa mais rentável que o BK. Mas algo está acontecendo.

Com certeza você já foi impactado com alguma ação publicitária em que o Burger King provocava seu rival. Através de vídeos criativos, peças atrativas e um marketing de guerrilha agressivo, o BK apresenta resultados positivos, já que apenas no 1° trimestre de 2019, teve um crescimento da receita operacional líquida no Brasil em 37,9% e foi a R$ 665 milhões.

Veja bem, isso não aconteceu do nada. Ao longo dos anos a empresa adotou um posicionamento linear da marca, com estratégias bem definidas para conquistar o paladar e a afeição do público.

E em momento algum ela se conformou apenas em tentar vencer seu oponente —algo extremamente difícil, por sinal — e sim buscou maneiras de superar a si mesma.

Campanhas mais ousadas e agressivas, promoções exclusivas, qualidade dos alimentos, etc. A gestão financeira, principalmente em casos assim, se mostra extremamente alinhada com o jogo infinito, afinal, imagine o que aconteceria com o Burger King sem um planejamento inteligente e assertivo de investimentos crescentes em novas unidades e novas estratégias.

Toda a animosidade feita entre MC e BK na mídia acontece para enriquecer ambas as marcas, como torcidas de futebol agregam um valor especial aos jogos. Você escolhe um time e defende ele.

Nenhuma das duas empresas está disposta a usar seus recursos para combater a outra no mercado, mas concentram seus recursos em enriquecer seus produtos, processos, serviços e muito mais para o seu consumidor.

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A competitividade que vemos é fruto de um investimento em branding e engajamento com a marca, porque se pessoas acreditam que existe um melhor hamburger no mundo, eles certamente vão compartilhar suas opiniões em redes sociais e combater avidamente quem pensa o contrário, e marcas que engajam bem seus públicos irão se comunicar com essas torcidas.

Você precisa aprender a jogar 

Sabe o que acontece com um mercado gerenciado por líderes que só visam tentar ganhar o jogo finito? De acordo com Sinek, diversas são as consequências:

  • demissões em massa anuais;
  • ambientes tóxicos de trabalho com diversas ameaças de corte o tempo inteiro;
  • deixar as necessidades dos funcionários e clientes em segundo plano para cuidar de interesses dos acionistas;
  • falta de ética e honestidade, se tornando um jogo sujo;
  • há uma valorização e até mesmo premiação para membros da equipe tóxicos da equipe que apresentam alto desempenho, desconsiderando os danos que essas pessoas causam ao seu próprio time;
  • cria-se uma cultura de recompensa para líderes egoístas, que buscam muito mais por suas vitórias pessoais do que o desenvolvimento de sua equipe em si.

Empresários que jogam o jogo finito tendem a valorizar muito mais as métricas palpáveis, como anuais ou por trimestres. Quando algo sai do controle cria-se um pânico geral em busca de um culpado, o que acaba gerando uma falta de confiança da equipe em relação ao gestor e vice-versa.

Já o jogo infinito vem mostrar que é primordial contar com uma equipe de confiança, comprometida em aprender com possíveis falhas para se adaptarem e continuarem jogando a partir de uma cultura organizacional bem definida.  

Além disso, é preciso ter coragem para fazer diferente do resto e entender qual jogo você está jogando. Pense no case do Magazine Luiza com a “Magalu”, as liquidações bombásticas, a forte cultura de valorização e respeito ao cliente e funcionário… Percebe como tudo isso se encaixa e parece fazer parte de um plano muito maior do que lucrar em 3 meses?

Em 2017 você pagava R$ 0,41 em uma ação da Magalu. Hoje ela custa cerca de R$ 25, de acordo com a Bovespa. Isso tudo graças a quê? Resumidamente: tecnologia, inovação, atendimento ao cliente, posicionamento no mercado e uma gestão financeira e de negócios eficiente para se manter sempre em desenvolvimento.  

Por isso, antes de implementar qualquer mudança no gerenciamento de sua empresa, tenha a certeza de que a mentalidade dos envolvidos no processo esteja sempre direcionada ao jogo infinito e contemple um empreendimento que perdurará por muitos anos.

Como fazer uma boa gestão financeira

Nós entendemos que cada negócio e segmento dispõem de peculiaridades e especificidades para funcionar. Nesta dica de ouro, por exemplo, apresentamos um case sobre gestão financeira para empresas que trabalham com projetos.

No entanto, existem algumas práticas fundamentais que se encaixam perfeitamente para uma gestão eficiente de qualquer negócio. Confira o passo a passo!

1- Planejar é preciso

Qualquer empresa, projeto, lançamento de um novo produto, inauguração de uma nova unidade, enfim, absolutamente tudo começa a partir de um bom planejamento.

Nesse momento é necessário registrar todos os números do seu negócio, bem como direcionar qual será o investimento para cada departamento, etc. Assim, você sabe exatamente quanto pode investir em estratégias de marketing, venda, relacionamento, promoções, gastos empresariais (como a compra de novos equipamentos eletrônicos, viagens e afins), etc.

Vale lembrar que esse é um dos processos mais importantes e deve ser elaborado com a participação dos líderes e, de preferência, com o apoio de um próprio gestor financeiro. Mas fique tranquilo, trataremos da importância de contratar alguém capacitado à função mais à frente.

Nesse planejamento é preciso definir com precisão quais são os principais objetivos da empresa. Diminuir custos diretos e indiretos? Aumentar a rentabilidade e lucratividade? Acabar com o desperdício de matéria-prima?

Depois de todos os números anotados sobre a situação atual da sua empresa, é preciso definir quais serão as métricas de performance (KPIs), ou seja, o que você vai analisar e depois de quanto tempo essa análise será feita?

Lembre-se de construir metas realistas. Imagine que você precisasse perder 30 kg, qual meta seria mais viável: perder 30 kg em 1 mês com dietas restritivas e compulsivas ou 2 kg por semana se alimentando de maneira saudável? Com certeza a segunda opção gera menos danos colaterais e se torna um hábito fácil de continuar cultivando.

O planejamento da sua empresa também precisa ser assim. Lembra do jogo infinito? É prejudicial impor metas extremamente agressivas para serem cumpridas a curto prazo e isso pode fazer com que o jogo acabe para o seu negócio. 

Não se esqueça que o planejamento é mutável e pode ser mudado sempre que precisar, de acordo com as necessidades do atual momento.

O importante aqui é ter a clareza de que as métricas precisam ser acompanhadas de perto, sempre. Afinal, qualquer pequena mudança pode se tornar um grande problema mais tarde se não for observada e corrigida logo de início. 

Defina quais são os gastos reais de sua empresa hoje

Para uma gestão financeira que realmente funcione, você realmente precisa enxergar todo o cenário no qual a sua empresa está inserida hoje, e isso inclui a contabilidade de custos.

É normal, principalmente quando a empresa passa por um período mais instável e de maior dificuldade, procurar formas de enxugar os custos para poupar dinheiro. No entanto, deve-se ficar atento para não fazer isso sem nenhuma estratégia ou análise aprofundada.

Existem alguns tipos de gastos recorrentes em uma empresa e, por definição, eles são divididos em 3 grupos:

1- Variáveis: esses são dependentes da venda direta dos seus produtos e podem ser comissão, frete, impostos, matéria-prima, embalagens, etc., ou seja, só são contabilizados de acordo com a quantidade vendida;

2- Fixos: esses são os gastos que estarão presentes todo o mês, independentemente de qualquer fator, como: salário; aluguel, contas de água, energia, internet; fornecedores, manutenções, marketing, despesas administrativas, depreciação de equipamentos, etc.;

3- Semivariáveis: são gastos que podem ser fixos e variáveis ao mesmo tempo. A conta de energia, por exemplo — caso aconteça algum problema e sua produção precise parar, ainda será necessário fornecer energia para o trabalho do pessoal no escritório, e vice-versa.

Ou até mesmo caso as vendas caiam, provavelmente você passa a gastar menos com mão de obra. Esse tipo de custo pode se alterar em função das vendas, mas não na mesma proporção que elas.

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Tipos de custos que podem ser analisados, planejados e controlados 

1- Custo real: é referente a tudo o que já aconteceu e foi produzido em determinado período de tempo. Ele é feito após o final da produção.

2- Custo estimado: como o próprio nome diz, é uma estimativa realizada com base em períodos antigos, em que você já tem uma média estimada do quanto irá gastar.

3- Custo padrão: é o aperfeiçoamento do custo estimado, que analisa o histórico, enquanto o padrão, por sua vez, observa todos os padrões como tempo gasto, a quantidade de material usada, o prazo, etc.

O custo padrão e o real devem caminhar sempre juntos — seja para ajustar as estimativas ou analisar quais foram os excessos que ocorreram no custo real.

4- Custo orçamentário: é aqui onde entra todas as necessidades financeiras. Enquanto o custo padrão só analisa as despesas, o orçamentário tem foco também nas receitas, possibilitando a elaboração de uma margem de lucro.

Leia também: Custos diretos e indiretos: entenda os dois agora

Quando você tem todos os gastos, custos e despesas bem definidos, fica muito mais fácil realizar uma gestão financeira eficiente, pois você já sabe o que vem por aí.

Previsibilidade de receita

Uma boa gestão precisa identificar e analisar comportamentos que se repitam, seja mês a mês, semestre a semestre, enfim. Isso proporciona previsibilidade e te dá uma boa margem sobre como agir em momentos que já aconteceram e estão se repetindo.

Um grande exemplo de padrão é a sazonalidade: se a sua empresa é do ramo de varejo, por exemplo, é comum haver períodos de vendas mais quentes, como Natal, Dia das Mães, Dia das Crianças… E períodos mais frios de venda, como o mês de janeiro. 

Outra forma de previsibilidade é oferecer pacotes, assinaturas e planos para os clientes, dependendo do segmento. Assim, você pode se basear em quantas assinaturas ativas existem e no valor de cada uma para prever e calcular a receita recorrente mensal.

Por isso, é papel da gestão financeira prever essas instabilidades e registrar os padrões que se repetem no período, assim, a empresa já está preparada e sabe lidar com fatores como estoque, fluxo de caixa, contas a pagar e receber, etc.

Terceirize esse processo 

Nós sabemos que, na prática, falta tempo para você tomar conta do seu negócio e ainda gerenciar a situação financeira da empresa. Por isso, contar com um gestor financeiro é primordial para quem busca por um equilíbrio nas contas.

Isso pode ser feito através da terceirização do serviço por empresas especializadas em consultoria e gestão. 

No entanto, ao passar do tempo, quando a empresa estiver mais fortificada financeiramente, o ideal é contratar um gestor financeiro para integrar a equipe e cuidar exclusivamente da saúde financeira do seu negócio e estar por dentro de tudo o que acontece.

O sucesso pleno de uma firma só será conquistado quando o departamento financeiro for priorizado, afinal, se todos os setores se beneficiam com uma boa gestão alinhada a cultura do seu negócio, é justamente esse departamento que você irá tratar com descaso?

Utilize um software de gestão

Mesmo após a contratação de um gestor financeiro, é altamente recomendado que você use a tecnologia como forte aliada, afinal, nós, meros humanos, mesmo quando qualificados, somos mais propensos a errar. Não só por isso, mas um software pode agilizar e potencializar muito o trabalho do seu gestor financeiro.

Muitas vezes, a realidade financeira de sua empresa pode ser bem diferente do que se imagina, devido a diferentes percepções de lucro, conquistas e afins. Um software de gestão entra justamente para te mostrar dados que ninguém estava vendo e, assim, aumentar a rentabilidade e o controle das atividades, e diminuir custos e prazos.

O Flowup Cash, nosso software de gestão, é uma excelente escolha para quem deseja se manter como um forte competidor no mercado. Afinal, hoje as grandes empresas já entenderam a importância de utilizar um bom sistema de gestão e o seu negócio só vai poder se manter no jogo se você entender isso também.

Com o nosso software é possível realizar o controle financeiro empresarial online, o fluxo de caixa, receitas e despesas, controle de orçamentos, importação dos extratos bancários, relatórios e muito mais.

Tudo isso de maneira ágil, inteligente e integrada, para que a gestão financeira não seja mais apenas uma obrigação, mas sim uma tarefa prazerosa que te apresenta números e resultados em tempo real.

Como para a Flowup qualidade é um requisito, e não um diferencial, oferecemos um período totalmente gratuito para você testar nossa ferramenta durante 15 dias, sem compromisso nenhum. Experimente, na prática, tudo o que um bom software de gestão financeira pode oferecer à sua empresa. 

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