Plano de contas: tudo o que você precisa saber!

Você já ouviu falar sobre plano de contas, mas não sabe exatamente o que é ou como implementá-lo na sua empresa? 

Não se preocupe! Neste post, vamos desvendar esse importante instrumento contábil e mostrar passo a passo como você pode criar um plano de contas eficiente para o seu negócio.

O que é um Plano de Contas?

O plano de contas é uma ferramenta fundamental para a organização financeira de qualquer empresa. Ele consiste em uma estrutura padronizada que organiza todas as operações contábeis da empresa.

Quais são os tipos de Plano de Contas?

1. Padrão

É um modelo pré-definido amplamente utilizado e reconhecido, seguindo uma estrutura geralmente aceita pelo mercado e órgãos reguladores.

2. Personalizado

A ideia deste plano de contas é que você possa adaptá-lo às necessidades específicas da sua empresa, levando em consideração suas particularidades e características únicas.

3. Tributário

Estrutura as contas levando em consideração as exigências e particularidades fiscais do país onde a empresa opera, garantindo conformidade com as leis tributárias.

4. Setorial

Organiza as contas de acordo com os setores ou áreas de atividade da empresa, facilitando a análise e o controle financeiro por departamentos.

5. Gerencial

Focado na gestão interna da empresa, a ideia deste plano de contas é que você o elabore para fornecer informações relevantes para a tomada de decisão, auxiliando na análise de desempenho e planejamento estratégico do seu negócio.

Qual é a função principal do Plano de Contas?

A função principal do Plano de Contas é fornecer uma estrutura organizada e padronizada para registrar todas as transações financeiras da empresa. Ele classifica as contas de acordo com sua natureza e função, facilitando o acompanhamento e análise das operações contábeis, além de fornecer informações precisas para a tomada de decisões estratégicas.

Quais as vantagens do Plano de Contas?

1. Organização

O plano de contas proporciona uma organização sistemática das transações financeiras, facilitando o controle e a compreensão das atividades contábeis da empresa.

2. Padronização

Ao seguir uma estrutura padronizada na elaboração do plano de contas, você garante consistência e uniformidade na forma como registra as transações da sua empresa, facilitando a análise e a comparação de dados ao longo do tempo.

3. Facilidade de análise

Com o plano de contas, é mais fácil analisar e interpretar as informações contábeis, pois você pode classificar as contas de acordo com sua natureza e função, permitindo uma visão clara da situação financeira da sua empresa.

4. Tomada de decisão

Ao fornecer informações precisas e organizadas, o plano de contas auxilia na tomada de decisões estratégicas, permitindo que os gestores avaliem melhor o desempenho financeiro e planejem o futuro do negócio.

5. Controle financeiro

O plano de contas ajuda a manter um controle eficiente sobre as finanças da empresa, facilitando o acompanhamento de receitas, despesas, investimentos e outras operações financeiras.

6. Cumprimento de obrigações legais

Uma estrutura contábil organizada, conforme definida pelo plano de contas, ajuda a garantir o cumprimento das obrigações legais, como a elaboração de relatórios financeiros e o pagamento de impostos.

7. Planejamento financeiro

Com base nas informações fornecidas pelo plano de contas, é possível realizar um planejamento financeiro mais eficaz, identificando áreas de oportunidade, pontos de melhoria e estabelecendo metas realistas para o crescimento da empresa.

8. Monitoramento de custos

O plano de contas permite um monitoramento detalhado dos custos e despesas da empresa, possibilitando a identificação de áreas onde você pode reduzir gastos e otimizar recursos.

9. Adaptabilidade

O plano de contas pode ser adaptado às necessidades específicas de cada empresa, permitindo que seja ajustado conforme o crescimento do negócio ou mudanças nas operações financeiras. Isso garante que a estrutura contábil esteja sempre alinhada com as demandas da empresa.

Qual a estrutura básica do Plano de Contas?

A estrutura básica do Plano de Contas geralmente consiste em uma lista hierárquica de contas contábeis, organizadas de forma lógica e sequencial. Essa estrutura pode variar de acordo com as necessidades específicas da empresa, mas geralmente inclui categorias como:

1. Ativo

O conjunto de contas referentes aos ativos de uma empresa, representando os recursos e bens tangíveis e intangíveis controlados pela organização. Isso abrange desde o caixa e contas a receber até os estoques de produtos, investimentos e propriedades.

2. Passivo

A categoria engloba as contas que representam as obrigações e dívidas da empresa, fornecendo uma visão clara dos compromissos financeiros a serem honrados. Aqui se incluem desde contas a pagar e empréstimos até impostos a serem pagos e outras obrigações financeiras.

3. Patrimônio líquido

O conjunto de contas representa o capital próprio da empresa, demonstrando a diferença entre os ativos e os passivos. Inclui o capital social, as reservas de lucros, os ajustes de avaliação patrimonial e outras variações do patrimônio líquido.

4. Receitas

As contas que registram as entradas de recursos na empresa, resultantes das vendas de produtos ou serviços realizadas. Essas contas refletem a geração de receita da empresa e são fundamentais para a análise do desempenho financeiro.

5. Despesas

O conjunto de contas representa as saídas de recursos da empresa, incluindo gastos com pessoal, materiais, despesas administrativas, custos de produção e outros custos operacionais. Essas contas são essenciais para o controle dos custos e para a avaliação da eficiência operacional da empresa.

Essa é apenas uma estrutura básica e pode ser expandida ou adaptada conforme necessário para atender às especificidades do negócio.

Como fazer um Plano de Contas com o FlowUp?

1. Conheça a estrutura

O plano de contas é estruturado em diferentes níveis de detalhamento, a figura abaixo exibe um modelo de plano de contas padrão. Nele é possível ver as categorias Raízes do FlowUp.

A estrutura do plano segue a seguinte lógica:

1.2 Entenda o que cada elemento significa

• Raízes (1): Representam os grandes grupos de contábeis, como Receitas Operacionais, Deduções das Receitas Bruta, Impostos sobre Venda, Despesas Operacionais e etc.
• Categorias (2): Dentro de cada raíz, existem categorias que subdividem as contas com mais especificidade. Por exemplo, dentro da raíz “Receitas Operacionais”, podemos ter a categoria “Receitas com Serviços”, “Receita com Produtos” e “Outras receitas operacionais”.
• Subcategorias (3): As subcategorias dividem ainda mais as contas, fornecendo um nível de detalhamento ainda maior. Por exemplo, dentro da categoria “Receitas com Serviços”, podemos ter as subcategorias “Consultoria” e “Palestras”.

2. Compreenda a lógica por trás do modelo padrão de Plano de contas

Agora que você já entendeu a estrutura do plano de contas, vamos analisar em detalhes qual a lógica por trás dessa estrutura pré-definida.

Primeiramente, é importante destacar que essa estrutura será utilizada pelo sistema para organizar os relatórios de Fluxo de Caixa, Demonstrativo de Resultados (DRE) e Resultados dos projetos.

Vamos utilizar o relatório de Fluxo de Caixa para exemplificar o que está por trás da organização do plano.

2.1 Analise o fluxo de caixa

Vamos analisar cada linha do fluxo de caixa por partes para entender a lógica. Primeiro o relatório exibe o “Saldo inicial”, que é o saldo no início do dia filtrado no período (na imagem, dia 01/02/2024). Em seguida, temos a linha raiz “Receitas operacionais”, que totaliza todas as receitas da empresa, que tipicamente incluem Receitas com prestação de serviços, venda de produtos e de outras origens.

Veja na imagem abaixo um exemplo de organização para uma empresa que vende apenas serviços.

Observe que a “Receita operacional” do exemplo é composta apenas pelas Receitas com os serviços “Desenvolvimento de software” e “Consultoria Google”. 

Essa receita exibe o valor Bruto das vendas realizadas pela empresa. Por sua vez, a raiz “Deduções da Receita Bruta” contém os impostos que foram retidos pelos clientes (isso ocorre em alguns tipos de empresa, de acordo com seu tipo de tributação, mas não ocorre em todas). 

Em seguida, existem 2 raízes que possuem valor R$0, que são Impostos sobre vendas e Custos dos produtos vendidos. Essas categorias são tipicamente usadas por empresas que vendem produtos. Finalmente, a linha de totalização Receita líquida vai exibir o valor que a empresa efetivamente recebeu dos clientes. Ou seja, o valor que entrou em seu caixa.

2.1.1 Custos dos serviços prestados e Despesas operacionais

Dando prosseguimento, vamos analisar as contas do plano relativas aos Custos dos serviços prestados e Despesas operacionais da empresa. Chama-se Custo tudo aquilo que foi gasto direto com a prestação do serviço, como salário da equipe envolvida diretamente na prestação do serviço (no exemplo: engenheiros de software, gerente do projeto, etc) e ferramentas usadas diretamente na prestação do serviço (por exemplo, custos com servidor e licenças). 

Já as Despesas operacionais representam gastos indiretos à prestação dos serviços, que tipicamente estão relacionadas a operações de manutenção da empresa, como salários de equipe administrativa, pagamento de aluguel de salas, internet, dentre outros. 

Normalmente os Custos dos serviços prestados possuem um caráter mais variável, ou seja, quanto mais serviços são vendidos, maiores tendem a ser os custos envolvidos. 

Por sua vez, as Despesas Operacionais normalmente têm caráter mais fixo, virando pouco ao longo dos meses.

Observe na imagem abaixo como essas contas estão organizadas no fluxo de caixa.

2.1.2 Margem de contribuição 

Os Custos com serviços prestados aparecem logo após a Receita líquida. Esse posicionamento é estratégico, pois o totalizador Margem de contribuição é calculado justamente subtraindo da Receita líquida os Custos de serviços prestados. A margem de contribuição é um importante indicador para as empresas, pois representa o quanto os serviços prestados contribuem para o pagamento das Despesas Operacionais da empresa, assim como fornece insumo para a precificação e priorização dos produtos e serviços.

2.1.3 Lucro da empresa

Após a margem de contribuição é exibido o valor das Despesas operacionais e em seguida o Resultado operacional líquido.

Este totalizador representa o lucro da empresa relativo à sua operação (tipicamente prestação dos serviços e vendas dos produtos). Porém, ainda não chegamos ao lucro final da empresa, pois existem ainda receitas e despesas não operacionais e, em alguns regimes de tributação, o pagamento de impostos sobre os lucros. A figura a seguir demonstra essas contas no fluxo de caixa.

Existem 2 raízes de receitas que são incluídas após a apuração do lucro operacional, as Receitas não operacionais e as Receitas Financeiras. 

Estas receitas representam recebimentos da empresa que não estão relacionadas à operação (prestação de serviços e venda de produtos), como aluguéis de imóveis e veículos que não estão sendo usados na operação, juros de investimentos financeiros, ganhos de capital pela venda de imóveis, ganhos cambiais, dentre outras. 

Da mesma forma, existem as Despesas Financeiras que acontecem, por exemplo, por perdas em investimentos, pagamento de juros e multas de empréstimos, dentre outras. 

Após essas 3 contas, chegamos ao totalizador de Resultado antes do IR e CSLL que representa o lucro da empresa antes da apuração do Imposto sobre lucro. Por fim, o lucro líquido do exercício é totalizado subtraindo-se o valor dessas duas últimas contas.

3. Entenda como o FlowUp calcula o detalhamento das receitas com serviço

Para explicar como o FlowUp realiza o cálculo do detalhamento das Receitas com serviços, vamos utilizar a venda abaixo como exemplo.

Observe que existem 2 serviços nessa venda: “Desenvolvimento de software” com valor de R$20.000,00 e “Criação de conta Google” com valor de R$5.000,00. 

A venda também indica que houve retenção de impostos pelo cliente.

No exemplo, foi retido R$750,00 de Cofins, R$2.250,00 de CSLL, R$3.750,00 de IRPJ e R$162,50 de PIS, totalizando R$6.912,50 de impostos retidos. Isso significa que o cliente deverá realizar o pagamento de R$18.087,50.

Vamos considerar que esses pagamentos serão realizados de acordo com o parcelamento abaixo.

A primeira parcela está com vencimento em 08/02/2024 e tem valor líquido de R$9.000,00. Já a segunda está programada com vencimento para 11/03/2024 e tem o valor restante de R$9.087,50. O sistema também exibe no campo ao lado os valores brutos das parcelas. Ou seja, esses são os valores considerando os impostos que foram retidos pelo cliente. No exemplo, esses valores são respectivamente R$12.439,53 e R$12.560,47.

3.1 Veja a figura abaixo com os serviços e suas respectivas categorias no plano de contas

Dessa forma, no fluxo de caixa, o sistema precisa dividir o valor dos 2 serviços nas duas parcelas da venda, considerando suas contas no plano de contas. Esse cálculo é feito de forma proporcional. 

A primeira parcela representa 49,75% do total da venda e a segunda 50,24%. Então, o sistema vai incluir no fluxo de caixa de fevereiro de 2024 o valor bruto de R$9.951,62 na categoria “Desenvolvimento de software” e R$2.487,91 referente à categoria “Consultoria Google”, conforme figura abaixo do fluxo de caixa. O restante do valor dos serviços será colocado no mês de março de 2024, respeitando a proporção explicada acima.

Da mesma forma que o valor a receber é dividido proporcionalmente entre os meses indicados nas parcelas, o valor dos impostos retidos também serão. Veja na imagem abaixo que detalha as deduções dos impostos que foram feitas a partir da receita bruta.

Importante destacar que em geral as empresas de contabilidade não realizam o detalhamento das receitas com serviços entre categorias de contas contábeis. Esse cálculo é feito pelo FlowUp como forma de dar mais visibilidade às empresas das suas fontes de receitas e assim proporcionar informações valiosas para a sua gestão.

Considerações finais

Entender o plano de contas é crucial para a saúde financeira de qualquer empresa. Ele não só organiza as transações financeiras, mas também fornece insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas. No entanto, implementar e manter um plano de contas eficiente pode ser desafiador.

É aí que entra o FlowUp. Com sua plataforma intuitiva e recursos abrangentes, o FlowUp simplifica todo o processo de criação e gerenciamento do plano de contas.

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