Gráfico de Gantt: aprenda o que é e como fazer o seu.

Sabia que uma das ferramentas de gestão no gerenciamento de projetos mais utilizada atualmente possui mais de 100 anos de existência? É isso mesmo, não é de hoje que o gráfico de Gantt vem fazendo sucesso em ajudar pessoas e negócios a planejar o seu trabalho. 

A clareza com que apresenta os dados e a simplicidade da sua implementação torna essa ferramenta, ainda hoje, um item essencial na hora colocar os projetos para andar. Mesmo com algumas limitações, não há como negar que qualquer empresa, de qualquer setor, seja grande ou pequena, pode tirar proveito dessa estratégia.

Sendo assim, confira agora tudo o que você precisa saber sobre o gráfico de Gantt, inclusive como montar um você mesmo, usando apenas o Excel.

Leia os tópicos deste texto na ordem que preferir:

• O que é o gráfico de Gantt?
• Entenda o gráfico de Gantt
• Por que usar o gráfico de Gantt?
• Como montar um gráfico de Gantt no Excel?

O que é o gráfico de Gantt?

O gráfico de Gantt é uma ferramenta de gestão de projetos que permite uma visualização clara do andamento das tarefas, conforme o tempo. Visualmente falando, é como se fosse uma planilha estruturada em barras, em que cada uma dessas barras representa uma tarefa em andamento. 

Ele foi criado no início do século XX, pelo engenheiro americano Henry Gantt, e foi considerado revolucionário por conseguir simplificar a organização dos dados, tornando-os mais visuais.

Na época, essa nova metodologia foi considerada tão valiosa, que Gantt foi convidado pelo governo americano para auxiliar na logística da Primeira Guerra Mundial. Desde então, o gráfico de Gantt passou a ser amplamente utilizado tanto no planejamento de grandes obras públicas, quanto em pequenos projetos em empresas.

Essa popularização se deu principalmente pela simplicidade do método, já que em uma leitura rápida de qualquer gráfico de Gantt é possível ver claramente: 

• A data de início e fim do projeto
• Quais são as tarefas do projeto
• Quem está trabalhando em cada tarefa
• Quando as tarefas iniciam e finalizam
• Como as tarefas se sobrepõem e se conectam

Para você entender melhor como isso é possível, veja abaixo na prática como funciona um gráfico Gantt e entenda cada um dos seus componentes. 

Entenda o gráfico de Gantt

Ao ver um gráfico de Gantt pela primeira vez, você tem a impressão de estar vendo uma linha do tempo. É mais ou menos isso mesmo. O seu eixo vertical apresenta todas as atividades do projeto, enquanto o seu eixo horizontal demonstra o tempo. Já as barras no meio são as atividades a serem desempenhadas, de acordo com a sua duração. 

Vamos olhar mais atentamente a cada um desses componentes do gráfico, para compreender a sua função. 

Lista de tarefas: na lateral esquerda do gráfico, no eixo vertical, fica a lista de tarefas. Aqui é descrito tudo o que é necessário fazer para que o projeto seja concluído. Elas podem ser divididas em grupos e subgrupos.

Linha do tempo: no topo do gráfico, no eixo horizontal, está a escala de tempo. Ela pode estar dividida em horas, dias, meses ou até anos. Tudo depende do tipo de projeto que estiver sendo tratado. 

Barras: as barras são a representação visual de cada tarefa, de acordo com o tempo que vão levar. Sem dúvidas, essa é a parte mais importante do gráfico, já que a partir delas que se monitora a execução do projeto. 

Setas: entre uma barra e outra, pode haver setas. Elas demonstram uma relação de interdependência entre as tarefas. Ou seja, apontam quais atividades estão relacionadas entre si e quais dependem da conclusão de outras para se iniciar. 

Marcos: são marcações visuais, muitas vezes representadas por um diamante, para demonstrar o fim de etapas importantes. Esse momento é utilizado para revisitar o plano de ação inicial e ver se está tudo correndo como o esperado. 

Responsáveis: cada tarefa possui um dono, seja uma pessoa ou um time. Essa informação está disposta no gráfico também, para que fique muito claro quem é responsável para que ela aconteça.

Por que usar o gráfico de Gantt?

Até aqui, você já entendeu como funciona essa ferramenta, mas talvez ainda não esteja claro a maneira que ela pode atender suas necessidades. Descubra abaixo porque implementar essa ferramenta de gestão pode beneficiar o seu negócio. 

Setorizar melhor o trabalho

Esse é uma grande vantagem para os gestores, que a partir da ferramenta conseguem ver facilmente quem está em atividade e quem não, ou quantas tarefas um responsável já possui. Assim, fazem uma gestão de pessoas mais efetiva, distribuindo melhor o trabalho entre o time, sem sobrecarregar e nem deixar ninguém ocioso. 

Visão completa do projeto

Uma grande dificuldade para o sucesso da maior parte dos projetos é a raridade com que é feito um planejamento estratégico; mais raro ainda é manter o planejamento feito consistente no dia a dia. Durante a rotina é fácil perder a noção do todo, ou seja, do propósito que as pequenas ações têm no resultado. 

O gráfico de Gantt ajuda muito nesse sentido, pois você acompanha o andamento de cada tarefa, sem perder de vista o andamento do projeto como um todo.

Gestão de prioridades 

A ferramenta também potencializa e dá mais autonomia para os colaboradores. Todos os responsáveis pelas tarefas sabem de antemão tudo que precisam fazer e o prazo. Dessa forma, têm autonomia para fazer o gerenciamento do seu tempo e definir a sua ordem de trabalho.

Manter todos na mesma página 

Uma comunicação clara é um atributo que não pode faltar em nenhum projeto. Sem ela, aumenta-se o risco de atrasos e custo desnecessários. Por exemplo, pode acontecer de 2 pessoas estarem realizando uma mesma tarefa sem saber, ou o contrário, uma atividade ficar sem dono. 

Com o uso do gráfico de Gantt ninguém fica no escuro. O mesmo planejamento está disponível para todos, o que facilita a colaboração e a transparência. 

Facilitar a prestação de contas

Documentar o esforço e tempo de trabalho dedicado a cada projeto muitas vezes é necessário para prestar contas a clientes ou até mesmo internamente. O uso do gráfico de Gantt torna isso muito fácil, já que ele apresenta um registro histórico bastante preciso das tarefas desempenhadas e tempo investido. 

Como montar um gráfico de Gantt no Excel?

Se você chegou até aqui nesse texto é porque já viu a validade que essa ferramenta pode ter no seu negócio. A boa notícia é que você não precisa necessariamente de um sistema de gestão projetos, para colocá-la em prática.

Mesmo assim, uma ferramenta como essa certamente ajudará você no futuro a economizar tempo, não apenas construindo e alterando melhor seu gráfico, mas contando com vários outros recursos específicos para melhorar a criação e visualização destes gráficos.

Então, por que não fazer um teste? Descubra o que você precisa para fazer um gráfico de Gantt para o seu projeto, pelo Excel.

O primeiro passo começa antes das planilhas. É necessário colher as informações que posteriormente vão alimentar o seu gráfico. São elas:

Lista de atividades

Listar todas as atividades necessárias para colocar o projeto de pé é primordial e trabalhoso também. Por isso, não espere fazer tudo em um dia, dependendo do tamanho do seu projeto. O principal é chegar ao fim com uma lista a mais completa possível. 

Interdependências  de tarefas

Depois de listar tudo que precisa ser feito, é necessário identificar as interdependências entre essas tarefas. Quais atividades dependem de alguma outra para acontecer? Isso vai ser importante na hora de preencher o gráfico. 

Responsáveis e prazos

Toda tarefa precisa ter um responsável. Essa será a pessoa a ser cobrada pelo andamento e resultado daquela atividade. Além disso, é muito importante já definir prazos. Só assim será possível ter a noção completa do projeto, quando ele for representada no gráfico de Gantt.

Acrescentando dados no Excel

Com todas essas informações em mãos, agora é hora de montar o gráfico. Aprenda o passo a passo para fazer isso no Excel. 

1. Inserir dados

Crie uma tabela com 3 colunas. Na primeira, você acrescenta as atividades que serão desempenhadas. A segunda coluna, adicione a data de início das atividades. E por fim, identifique numericamente a duração das atividades, na última coluna. 

2. Criar gráfico

Selecione todas as colunas que você criou e clique em “Inserir> Gráficos”, no menu superior do programa. Selecione a opção “Barras” e depois “Barras empilhadas”. 

3. Configurar o gráfico

O gráfico já está na sua tela, mas para que ele fique visualmente mais atrativo ainda é preciso alguns ajustes. 

Comece dando 2 cliques na lista de atividades no lado esquerdo. Uma caixa chamada “Formatar eixo” vai aparecer, selecione a opção “Categorias em ordem inversa”. Desse modo, as atividades serão ordenadas pela data de início. 

Clique 2 vezes na lista de datas do gráfico, depois na opção “Rótulos > Posição do rótulo > Superior”. Isso fará com que as datas fiquem na parte inferior. Para definir a sobreposição em 100%, clique com o botão direito do mouse à esquerda das barras e escolha a opção “Formatar série de dados”.

Para finalizar e tornar o gráfico com a mesma aparência das ferramentas profissionais, clique em “Preenchimento” e marque a opção “Sem preenchimento”. Na categoria “Cor de borda” escolha a opção “Sem linha”. 

4. Formatar datas

Configure as datas de início e fim do projeto, para que as informações sejam exibidas em um período definido. Clique com o botão direito do mouse na área das datas, na parte inferior do gráfico e depois em “Formatar eixo”. 

Depois, marque as opções “Mínimo”, “Máximo” e unidade principal como “Fixo”. Insira as datas que serão mostradas nos gráficos nas opções “Máximo” e Mínimo”, sendo mínimo para a data de início e máximo para a de término do projeto.

5. Edite a aparência

Você ainda pode acrescentar a cereja do bolo. Edite as cores e fontes do gráfico, para ele ficar na identidade visual da empresa. 

Limitações do gráfico de Gantt

Já foi possível perceber que o gráfico de Gantt pode ser muito útil na organização do seu projeto, porém ele não é perfeito. O gráfico tende a se tornar muito complexo, quando um projeto tem muitas atividades e tarefas interdependentes. 

Isso o faz perder uma de suas maiores qualidade que é a clareza e a visualização do cenário macro. Nessa situação, o que se pode fazer é usar o gráfico para mostrar apenas um resumo do plano geral, evidenciando os pacotes principais de trabalho. 

Outra limitação da ferramenta é que ela não indica os recursos necessários para desempenhar tal tarefa. Por exemplo, o número de colaboradores necessário para finalizar uma atividade. Sendo assim, é interessante você utilizar essa ferramenta em conjunto de outra estratégia. 

Viu só como o gráfico de Gantt pode ser útil para organizar os seus projetos? Aliás, se você achou esse assunto interessante, lhe convidamos também a ler sobre este nosso artigo completo sobre o método Kanban!