Gestão de Projetos

Ciclo de vida de um projeto: o que você precisa saber.

16 min de leitura | 04 de junho 2019

Se você já se perguntou como um projeto nasce, cresce e floresce, você está no lugar certo! Hoje, vamos explorar o fascinante mundo do ciclo de vida de um projeto e desvendar todos os segredos que você precisa saber.

Imagine ter a capacidade de planejar, executar e entregar seus projetos com confiança e eficiência, sabendo exatamente quais etapas seguir em cada fase do caminho. Se você ainda não conhece as quatro etapas que organizam esse ciclo e agrupam suas diversas atividades, este artigo é para você.

Vamos explicar como você pode dividir o seu projeto em etapas, onde, no final de cada uma delas, sua equipe entregará resultados que o levarão à conquista do objetivo final definido no planejamento do projeto. Dessa forma, você poderá controlar as tarefas da sua equipe de forma mais organizada e otimizada, e evitar desperdício de recursos com retrabalho.

Por que você deve conhecer o ciclo de vida de um projeto?

Entender as diferentes fases do ciclo de vida de um projeto vai ajudar você a gerenciar todo o processo. Dessa forma, você terá a certeza de que tudo está em seu devido lugar e de que todos estão desempenhando seu papel da melhor forma possível.

Ao ler este artigo, você também perceberá que grande parte do gerenciamento de um projeto envolve registrar o que já foi feito até o momento e o que precisará ser feito nas próximas etapas. Isso acontece para que todos os envolvidos possam se localizar facilmente e saber o que precisam fazer para que o projeto continue avançando com eficiência dentro do prazo previsto.

Abaixo, listamos as quatro etapas do ciclo de vida de um projeto, e em seguida vamos explicar cada uma delas para você.

Iniciação

Em primeiro lugar, na fase de iniciação do ciclo de vida de um projeto, você identificará uma necessidade, desafio ou oportunidade que o projeto propõe resolver. Você realizará um brainstorm de ideias que podem atender a essa necessidade, superar esse desafio ou aproveitar essa oportunidade. Durante esse processo, é importante abrir espaço para que todos os envolvidos contribuam com ideias de forma livre.

Neste momento, é muito importante que a equipe de gestão de projeto reconheça quem são os especialistas em cada área e valide suas orientações. Dessa forma, você capacita sua equipe com autonomia e autoridade em suas respectivas áreas, enquanto mantém a postura de líder e organiza o ciclo de vida do projeto.

Isso facilitará muito a gestão de tarefas e contribuirá para uma melhor performance por parte dos membros da equipe. Uma vez que eles se empenharão mais para encontrar os caminhos necessários para conquistar o que foi proposto nesta fase.

Outro ponto importante é sair da posição de “gerente de projeto” e assumir o papel de “líder de projeto”. Você não precisa ter todas as respostas e definir o que cada membro da equipe precisa fazer nas diferentes etapas do ciclo de vida do projeto. Em vez disso, divida o trabalho com seu time, utilizando bem todos os recursos disponíveis. O importante é apresentar o objetivo do projeto e verificar se as ideias propostas levarão a equipe na direção certa.

Siga estes passos para garantir um bom gerenciamento de projeto na fase de iniciação.

Identificar complexidade: defina o quão fácil e conveniente será a realização do seu projeto, e se você realmente poderá apresentar uma solução para aquele problema;
Identificar relevância: defina o quão profundo você pretende ir para buscar encontrar uma solução no seu projeto;
Identificar entregáveis: defina quais resultados você deseja produzir; este passo é muito importante pois irá lhe ajudar a acompanhar o progresso do seu projeto;
Identificar as partes interessadas: entender quem o projeto afeta e como ele pode atender as necessidades destas pessoas;
Desenvolver um estudo de viabilidade: utilize os critérios acima para comparar os custos e benefícios potenciais do projeto para determinar se ele segue em frente.

Faça uma ficha de projetos

Agora chegou a hora de fazer uma ficha de projeto para começar a registrar todas estas informações. Este detalhe é muito importante, pois, facilita a comunicação; tanto entre outras pessoas no time, como para com você mesmo. De acordo com isso, nós do Flowup preparamos um modelo de planejamento para gestão de projetos que você pode usar.

É possível que em algum momento você ou seu time sintam-se perdidos, e isso pode levar o projeto para um caminho sem saída onde ele pode eventualmente ser abandonado ou ser levado a entregar um resultado com menos impacto do que o esperado. Para que isto não aconteça, use o nosso template para fazer sua ficha de planejamento de projeto e recorra a ela sempre que for preciso.

Planejamento

Uma vez aprovado, você avança para a fase de planejamento no ciclo de vida de um projeto. Nessa fase, você divide o projeto em pequenas tarefas a serem executadas, constrói uma equipe para realizar esse trabalho e prepara um cronograma para a entrega de resultados.

Crie objetivos

Nesse momento, é importante criar pequenos objetivos para o seu projeto, sempre buscando garantir que cada um deles seja alcançável. Objetivos menores têm maior potencial de sucesso. Ao estabelecer suas metas, elas precisam ser sempre objetivos SMART (de acordo com a sigla em inglês) ou MARTE (Mensuráveis, alcançáveis, relevantes, temporais e específicos). Para obter uma compreensão rápida sobre esse tema, consulte o post Objetivos SMART: como aplicar na sua gestão de projetos que criamos para ajudar você.

Como gestor de projetos, para otimizar a produtividade de sua equipe, você deve garantir que a comunicação esteja fluindo entre os membros do time. É muito importante que todos estejam conscientes quanto ao andamento do projeto e tenham acesso às informações do mesmo quando necessário. Dessa forma, você estará, mais uma vez, empoderando o seu time e envolvendo todos para que produzam da melhor forma possível.

Defina um orçamento

Planeje também o orçamento do seu projeto, para que sua execução permaneça viável. Defina o que será conquistado com a conclusão do projeto e deixe bem claras as consequências da atrasos nas entregas e, até mesmo, de não concluir cada tarefa dentro do prazo. Facilite para os membros do time conseguirem visualizar o que eles têm a ganhar e quais serão os riscos e consequências para todos os envolvidos.

Novamente, é muito importante registrar todo este processo para melhorar a comunicação entre a sua equipe e sua gestão de pessoas. Veja também este artigo que preparamos sobre gerenciador de tarefas: impacte sua gestão de forma simples, para entender os impactos positivos de organizar e centralizar toda a informação do seu projeto em nosso gerenciador de tarefas online.

Você também pode criar um fluxograma de trabalho usando uma ferramenta de mapas mentais como o Xmind ou um software online mais específico como o Lucidchart.

Siga estes passos para garantir um bom gerenciamento do seu projeto na fase de planejamento.

Criar um planejamento para o projeto: você deve identificar o cronograma (prazo) do projeto, incluir as fases do projeto, as tarefas a serem realizadas, os resultados esperados e possíveis obstáculos que podem surgir ao longo do caminho.

Criar um fluxograma ou mapa do projeto: isso permitirá visualizar o cronograma do projeto ao diagramar as principais conquistas.
Estimar o orçamento e criar um planejamento financeiro: você deve usar estimativas de custos para determinar o maior retorno sobre o investimento (ROI) possível.
Organizar os recursos: construa sua equipe com talentos internos e, se necessário, externos, e certifique-se de que todos tenham os recursos necessários para realizar suas tarefas, incluindo software, hardware ou outras ferramentas necessárias para o projeto.
Antecipar riscos e possíveis obstáculos: estime os riscos que podem prejudicar ou atrasar o projeto e esteja preparado para lidar com eles. Dessa forma, se os riscos se tornarem reais, você poderá enfrentá-los sem atrasos ou perda de qualidade no projeto. Busque identificar todos os riscos possíveis e incentive sua equipe a antecipar outras ameaças.

Neste momento do ciclo de vida do seu projeto, você deve realizar a primeira reunião com sua equipe para mantê-los informados. Isso permitirá que todos comecem a trabalhar rapidamente na próxima fase.

Execução

Você recebeu aprovação financeira, criou um planejamento de projeto e construiu sua equipe. Como gestor de projetos, seu trabalho nesta próxima fase do ciclo de vida de um projeto é garantir que todos continuem na direção certa, fiquem atentos aos prazos de entrega e tenham certeza de que estão realizando o trabalho de acordo com o planejamento.

Siga estes passos para garantir um bom gerenciamento do seu projeto na fase de execução.

Gerenciar tarefas e organizar fluxos de trabalho: você deve direcionar as tarefas para os membros apropriados da equipe e certificar-se de verificar se algum deles está sobrecarregado.
Fazer briefing de tarefas com os membros da equipe: explique as tarefas do projeto para cada pessoa responsável por elas, fornecendo orientação e organizando treinamentos relacionados aos processos, quando necessário.
Manter a comunicação fluida: os membros da equipe, clientes e gestores de projeto devem manter uma boa comunicação, promovendo atualizações para todos os envolvidos em todos os níveis.
Monitorar o padrão de qualidade: verifique se os membros da equipe estão atendendo às expectativas de qualidade, prazos e resultados esperados.
Gerenciar o orçamento: monitore o orçamento e mantenha o projeto dentro dos trilhos em relação a recursos financeiros e recursos disponíveis.

Ao criar uma boa documentação para o seu projeto, você facilitará muito a execução do mesmo.

Monitoramento e controle

Na fase de monitoramento e controle do projeto, você é responsável por acompanhar, revisar e controlar a evolução e desempenho do projeto. É importante reunir e analisar informações para identificar o que deu certo e o que pode ser melhorado.

Essa análise também permite identificar riscos negativos que podem afetar o projeto. É fundamental garantir o monitoramento e gerenciamento de riscos, buscando potencializar as oportunidades e mitigar as ameaças.

Peter Drucker, considerado o pai da administração moderna, afirmou que aquilo que pode ser medido pode ser melhorado. Reunir e analisar informações do projeto oferece uma visão do que teve sucesso e do que pode ser aprimorado para projetos futuros. Além disso, essa análise identifica possíveis melhorias e riscos que não foram detectados durante o gerenciamento.

A fase de monitoramento e controle do projeto acompanha a evolução e desempenho do projeto, realizando mudanças quando necessário para evitar problemas. A gestão de riscos é um exemplo de prática importante nessa fase. Os riscos podem ser afetados por mudanças em várias áreas, e é essencial monitorá-los e gerenciá-los para aproveitar as oportunidades e mitigar as ameaças, visando ao melhor desenvolvimento do projeto.

Encerramento

Para fechar o ciclo de vida de um projeto, entramos na fase de encerramento, onde alcançamos o resultado final esperado e determinamos o nível de sucesso conquistado. Como gestor de projetos, no entanto, seu trabalho não está concluído; ainda há tarefas importantes a serem realizadas.

Nessa fase, você precisa realizar uma autocrítica e analisar a performance do projeto, comparando os resultados previstos e esperados com o que foi efetivamente produzido. Também é importante realizar uma reunião com a equipe para obter um feedback do projeto e mapear os aspectos positivos e negativos envolvidos nele.

Siga estes passos para garantir um bom gerenciamento do seu projeto na fase de encerramento.

Analisar a performance do projeto: determinar se os objetivos foram atingidos (verificar tarefas realizadas, considerando tempo e outros recursos dedicados a cada uma delas)
Analisar a performance do time: avaliar o desempenho do time, considerando o prazo em que seus objetivos foram atingidos e o padrão de qualidade do seu trabalho.
Documentar fechamento do projeto: verificar com certeza que todos os aspectos do projeto foram realizados com sucesso e que não existem fios soltos, provendo relatórios para os envolvidos.
Conduzir revisões após a implementação do projeto: conduzir uma análise final do projeto, aproveitando para tomar notas de lições a serem aprendidas e aplicadas em projetos futuros.
Prestar contas pelo orçamento utilizado e não utilizado: alocar recursos restantes para projetos futuros

A reflexão realizada em algumas das atividades executadas na fase de encerramento permitirá que você esteja preparado para usar tudo o que aprendeu neste projeto em projetos futuros.

Nossa recomendação

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Precisa de mais informações sobre este tema?

Recomendamos que você também estude outros processos metodológicos para aumentar sua compreensão deste tema, como a metodologia Scrum, o método do caminho crítico e a técnica PERT. Embora o ciclo de vida de um projeto seja sempre o mesmo, cada projeto pode ser executado de forma mais eficiente através de diferentes métodos, e será benéfico para você se familiarizar com vários deles.

Lembre-se de que, muitas vezes, o know-how dos membros da sua equipe será sua melhor orientação sobre qual direção seguir com seu projeto.

Separamos também esta aula sobre o ciclo de vida de um projeto do canal Estratégia Concursos no Youtube para você conferir outra perspectiva sobre este tema.