Timesheet: O que é e como ele pode ajudar a sua empresa

Timesheet é o meio de controlar as horas trabalhadas da equipe. Com ele é possível registrar as horas gastas de cada membro em cada tarefa de um projeto ou serviço. Dessa forma, fica mais fácil fazer a gestão de pessoas de uma empresa.

Uma empresa precisa contar com muitos recursos para executar seus processos. Um dos recursos mais importantes é o tempo – mas, infelizmente, ele também é limitado. Por isso, precisa ser aproveitado da melhor maneira possível. Esse é o objetivo da gestão do tempo, que pode ser feita com a ajuda de um timesheet.

Para atingir esse objetivo, contamos com técnicas e ferramentas e, neste artigo, você vai conhecer uma delas. Vamos explicar o que é timesheet, porque ele é importante, quais são suas vantagens e como você pode aplicá-lo à sua empresa. Então, boa leitura!

O que é timesheet?

“Timesheet”, ou “sistema de tempo”, é uma forma de monitorar e controlar como você e sua equipe estão usando o tempo para realizar uma atividade ou projeto. É um sistema interessante principalmente para empresas que trabalham com cobrança por horas (fee mensal) e quer estimar custos exatos de mão de obra por projeto.

Algumas empresas organizam o tempo usando planilhas do Excel. No entanto, essa é uma solução ultrapassada.

Em vez disso, é mais eficiente usar um software focado em gestão de projetos. Ele pode agregar outras funções úteis para a gestão do tempo e de tarefas.

Por que o timesheet é importante?

Vale a pena adotar um timesheet junto à sua equipe? Sim, pois ele traz, no mínimo, três grandes benefícios.

Em primeiro lugar, ele fornece informação que pode ser usada para melhorar a distribuição das atividades na equipe. Por exemplo, se uma determinada atividade estiver consumindo mais tempo do que deveria, o gestor pode incluir mais pessoas no time do projeto.

Em segundo lugar, os registros detalhados também permitem identificar e eliminar vilões da produtividade. Estamos falando sobre atividades que consomem muito tempo, mas agregam pouco valor.

Por último, ele também ajuda a fazer previsões e planejamentos. Baseado no registro de quanto tempo foi necessário para concluir um projeto anterior, o gestor pode estimar o tempo que será necessário para concluir outro projeto similar.

Com todos esses benefícios, o timesheet pode até auxiliar na redução de custos. Afinal, com um melhor aproveitamento do tempo, os projetos serão concluídos no prazo, com qualidade e sem horas extras.

Como aplicar o timesheet na empresa?

Existem três passos importantes para aplicar o timesheet com sucesso na sua empresa.

Primeiramente é preciso implantar o software adequado para realizar o registro das atividades e do tempo.

Você deve pesquisar, entre as opções disponíveis no mercado, aquela com melhor custo-benefício. Ou seja, buscar um software que permita fazer o registro do tempo e, ao mesmo tempo, agregue recursos importantes da gestão de projetos.

Em segundo lugar, é preciso treinar a equipe para o uso do timesheet.

Parte desse treinamento é técnico ― ensiná-los como operar o software. A outra parte é educá-los para a importância de fazer os registros. Você deve demonstrar como o timesheet melhora a qualidade dos processos. Além disso, também beneficia o próprio funcionário, aumentando sua produtividade.

Por fim, é preciso fazer o acompanhamento do timesheet. Essa parte é com você, gestor.

Não adianta ter os registros do tempo, se eles não forem colocados a serviço da melhoria contínua. Você precisa criar uma rotina para analisar periodicamente a informação que sua equipe está gerando e transformá-la em decisões estratégicas.

Conheça o FlowUp

Com o Flowup, você vai ter dados que indicam de forma assertiva quanto tempo é necessário para fazer uma tarefa, podendo prever cada vez com mais certeza quais serão seus custos. Suas previsões de prazos de entrega irão melhorar, e tudo isso irá ajudar a ter um maior lucro em seus projetos.

Além disso, você poderá acessar os bancos de horas dos funcionários e envolvidos em cada projeto da sua empresa, garantindo assim, o cumprimento das horas previstas e gerenciando a utilização de horas excedentes.

Por meio do nosso relatório de timesheet você também consegue relacionar todas as horas trabalhadas por projeto ou colaborador, além de analisar quais demandas a sua equipe levou mais tempo para finalizar.

Agora que você já sabe o que é timesheet e como funciona, que tal aplicar agora na sua empresa? Entre em contato com nosso time de especialistas para saber mais detalhes sobre como o FlowUp pode ajudar o seu negócio, ou realize um teste gratuito agora mesmo.