Videoconferência: como fazer uma reunião online de sucesso

Você já participou de alguma videoconferência longa e improdutiva? Quem nunca, não é? As reuniões, de forma geral, sempre correm esse risco se não tiverem um objetivo claro. O que se agrava ainda mais no ambiente online, onde conseguir a atenção é mais difícil. 

Câmeras fechadas, multitarefismo, ambientes distrativos, esses são apenas alguns fatores comuns em reuniões online que podem levar a falta de foco e engajamento dos participantes. Como vencer tudo isso e promover uma conversa realmente produtiva? Neste texto, você vai aprender algumas dicas práticas para conquistar esse objetivo em qualquer reunião online que estiver conduzindo. Vamos lá?

Leia os tópicos deste texto na ordem que preferir:

• Entenda a videoconferência como uma boa oportunidade
• Antes da videoconferência
• Durante a videoconferência
• Depois da videoconferência
• Os 3 melhores apps para videoconferência
• Nova realidade

Entenda a videoconferência como uma boa oportunidade

Antes de irmos mais a fundo nas dicas, primeiro é preciso verificarmos se estamos na mesma página. Fica mais difícil conduzir uma videoconferência produtiva quando as pessoas acham que é perda de tempo. O primeiro passo, então, é entender as vantagens dessa modalidade.

Embora você possa ser fã do calor humano, não há como negar que as videoconferências trouxeram muitos benefícios para o jeito de se fazer reuniões. Talvez a responsividade não seja a mesma e as falhas na rede possam atrapalhar um pouco, porém não há como negar os inúmeros benefícios que essa modalidade de reunião online trouxe para os encontros. 

Se você ainda torce o nariz ao ser chamado para participar de uma chamada online, confira agora alguns benefícios que ela possui frente a presencial.

Maior flexibilidade

As videoconferências permitem às pessoas participarem de reuniões de qualquer lugar que estejam, seja em outra cidade, país ou até mesmo andando pela rua. As únicas coisas obrigatórias são: a presença de um dispositivo eletrônico (pc ou celular, por exemplo) e uma conexão com a internet. Embora seja extremamente aconselhável atender à reuniões em um local calmo e silencioso, mesmo que à distância. 

Como a flexibilidade é maior, a presença também costuma aumentar, já que reduz a possibilidade de faltas e atrasos. 

Maior agilidade

As reuniões online costumam ser mais ágeis também. Muitas vezes, uma reunião presencial já possui uma estrutura que aponta para uma duração maior como, por exemplo, quando há a presença de coffee-breaks. Nas reuniões online, acontece o contrário: todos já esperam que ela seja menor. Além disso, elas também evitam o tempo do deslocamento até o local da reunião. O que, em grandes centros urbanos, pode levar bastante tempo. 

Redução de custos

As reuniões presenciais sempre envolvem algum tipo de custo. Os mais comuns são o deslocamento e, ao menos, um café. Mesmo numa reunião presencial entre membros da mesma empresa também costuma ter alguns custos a mais. Fazer isso online já evita esses gastos extras.

Produtividade

Ao se evitar custos e tempo de deslocamento, a produtividade só aumenta. Dessa forma, os participantes garantem mais tempo para investir em outras atividades.

Viu só como os encontros online podem ser uma excelente opção? Com isso em mente, confira as dicas para promover uma videoconferência bem sucedida, atentando para o que fazer antes, durante e depois. 

Como se preparar antes da videoconferência?

Se você deseja ter a atenção máxima e o engajamento da sua audiência, você precisa começar a construir esse caminho antes da reunião. É comum se marcar reuniões nas quais não está claro exatamente o que vai ser discutido e qual é o objetivo. Essa é a fórmula para uma reunião online longa e chata. Se isso já é ruim de acontecer presencialmente, de modo virtual é ainda pior, pois nem sempre há um feedback imediato. 

Sendo assim, fique atento a algumas dicas sobre o que você deve fazer antes de começar a reunião, para garantir que ela seja produtiva e objetiva. 

Defina a agenda e objetivos

Você já esteve em uma reunião que podia ter sido um email? Todo mundo já, não é? Certamente você conhece aquela sensação de tempo perdido, ao perceber que o que foi discutido não tinha foco. Ou que na verdade era algo bem simples de resolver e não seria necessário meia hora do seu expediente.

Infelizmente, isso é muito comum nas empresas, seja em uma reunião online ou presencial. Muitas vezes, a ideia de “marcar uma reunião” já é algo tão impregnado, que nem se pensa ao certo se a tal reunião é realmente necessária. Ainda tem o lado da vaidade, já que “fazer reuniões” costuma aparentar poder e produtividade. Não caia nessa falácia. 

Uma reunião só tem que existir se ela for realmente necessária. E só há uma maneira de saber isso, se, antes de marcar uma reunião, for definido o objetivo e agenda dela. Ou seja, delinear claramente os pontos que devem ser discutidos e o resultado esperado dessa discussão. Sabendo disso, será muito difícil a reunião se desvencilhar do foco e cair em conversas paralelas. 

Convide com antecedência

É importante que você faça o convite para a reunião com um mínimo de antecedência, ainda mais considerando uma reunião online. Em qualquer contexto, um aviso prévio é sempre uma boa pedida, porque permite que as pessoas se organizem melhor. 

Pensando em uma videoconferência isso é ainda mais importante. Dentro do escritório todos estão se vendo e também há uma estrutura para os encontros. Em uma reunião online, ninguém sabe onde e o que as pessoas estão fazendo. Podem estar resolvendo algo na rua, cuidando do filho, com algum problema de conexão, existem muitas variáveis envolvidas. Por isso, evite reuniões de última hora. Convide com pelo menos um dia de antecedência.

Envie documentos antes

Vai apresentar algum relatório, é uma reunião de resultados, possui algum documento importante para mostrar? Então, envie isso antes para os participantes terem ao menos um primeiro contato. Ler esses arquivos por completo em uma reunião costuma ser uma perda de tempo. Além disso, ao permitir que os participantes leiam antes, eles já podem vir com algumas dúvidas na cabeça, o que agiliza e torna a reunião mais produtiva. 

Encontre um bom ambiente

Um dos pontos mais importantes para o bom andamento de uma videoconferência é estar em um ambiente favorável. Se fosse no escritório, provavelmente teria à disposição uma sala separada, sem influência de sons externos e outras distrações. 

Já, se você estiver em home office, por exemplo, existem diversas coisas para te distrair: aparelhos eletrônicos, animais de estimação, filhos, um vendedor passando na rua, alguém limpando a casa, a música do vizinho. Portanto, seja onde estiver, o mais indicado é encontrar um ambiente calmo e silencioso, onde você não será pertubado ou distraído durante todo o tempo da reunião. 

Importante também lembrar que deve ser um local confortável, mas não tão confortável como a sua cama, por exemplo. Até porque, como você verá abaixo, a ideia é que você mantenha a câmera ligada. 

Ligue a câmera

Não ligar a câmera durante as reuniões é um hábito muito comum das pessoas. Isso as deixa mais à vontade, já que sabem que não estão sendo observada. Além de evitar a possibilidade de ocorrer gafes que costumam virar memes na internet, como alguém passar de toalha atrás da câmera.  

Contudo, isso também prejudica muito a interação e o engajamento das pessoas. Manter todos os participantes com a câmera ligada traz a sensação presencial de estar todos na mesma sala. Isso humaniza a reunião, porque assim todos podem ver a expressão facial uns dos outros. Para quem está apresentando, isso é primordial. Dessa forma, é possível saber se as pessoas estão prestando atenção ou desinteressadas. 

Como se comportar durante a videoconferência?

O segredo para manter o engajamento durante uma videoconferência pode ser resumido em uma palavra: foco. Normalmente, as pessoas reclamam de participar de reuniões porque elas são longas demais e parecem infrutíferas. Quando a reunião não possui um foco claro, fica difícil pedir que os participantes tenham. 

No ambiente online, essa dispersão é ainda mais fácil de acontecer. Todos estão distantes e muitas vezes nem estão se vendo, permitindo que se abra um mar de possibilidades de distração. Confira algumas dicas para evitar que isso aconteça na sua videoconferência.

Incentive a conexão

As pessoas se expressam melhor e com mais liberdade, quando conhecem com quem estão falando. Mesmo que na reunião só estejam pessoas que já trabalhem juntas, isso não significa que elas se comuniquem mais do que o necessário para o trabalho. Dar “bom dia” e conversar sobre trabalho não é bem uma conexão muito forte. 

Como líder da reunião, você fazer algo para melhorar essa interação e deixar todos mais à vontade. Uma boa ideia é fazer um check in pessoal-profissional. Dar a palavra para cada um falar por um minuto sobre como está se sentindo e os desafios que tem enfrentado na semana. 

Lembre-se de controlar o tempo das falas, para não extrapolar muito mais do que 1 minuto ou 2, e que todos só precisam compartilhar o que se sentirem confortáveis em falar. Você vai perceber a diferença que esse momento inicial pode fazer durante a reunião.

Acabe com a multitarefa

Ser multitarefa já foi entendido no passado como algo extremamente positivo. É alguém que consegue fazer várias coisas ao mesmo tempo, sendo assim é mais produtivo. Essa concepção está ultrapassada. A ciência já comprovou que o cérebro só processa uma ação de cada vez. Se estamos fazendo várias coisas ao mesmo tempo, isso significa que estamos mudando o foco rapidamente entre uma ação e outra, mas nunca realizando as duas juntas. Ou seja, ser multitarefa é a receita para fazer várias coisas juntas, de forma medíocre. 

Durante uma reunião online, a tentação de abraçar essa forma de trabalho é grande, já que é possível fazer outras coisas, sem que ninguém perceba que a pessoa não está prestando atenção. Isso é péssimo para a reunião e para a atividade a ser realizada. A melhor atitude é banir o multitarefismo durante as reuniões. Para isso, existem algumas estratégias. 

• câmera ligada: todos os participantes devem ficar com as câmeras abertas. Isso ajuda a inibir a tentação de se engajar em outra atividade.
• peça feedbacks diretos: se comunique diretamente com os participantes, fazendo perguntas. Ninguém quer parecer descompromissado ou ser pego de surpresa, portanto é mais provável que prestem atenção.
• distribua tarefas: deixe uma pessoa encarregada de acompanhar a agenda, talvez alguém para acompanhar o tempo, outro para fazer uma ata e vá fazendo um rodízio dessas atividades. Isso vai aumentar o engajamento entre os participantes.

Defina limites de tempo

Ninguém gosta de uma reunião longa, não é? Mesmo que ela seja produtiva e necessária, se puder ser mais curta, ninguém vai reclamar. Por isso, é importante definir tempos limites já no início da reunião e deixar alguém responsável por cobrar isso. Não precisa ser nada muito restrito e fechado, a intenção de fazer isso é treinar o time a ser cada vez mais objetivo em suas colocações. Dessa forma, as coisas ficam mais claras e a reunião anda mais rápido. 

O que fazer depois da videoconferência?

O que normalmente acontece depois de uma reunião presencial? Aquela conversa informal do lado do café, que todo mundo vai tomar antes de voltar pro trabalho. Por que não trazer isso para o ambiente online também? Tira os últimos 10 minutos da reunião para a descontração. Deixe todo mundo falar sobre o que quiser e relaxar um pouco, lembrando sempre do respeito mútuo.

Depois de finalizar a reunião, você também pode enviar um resumo do que vocês discutiram e acertaram e os documentos apresentados, se for o caso. Assim, não sobra nenhuma ponta solta e todos ficam a par do combinado. 

Os 3 melhores apps para videoconferência

1. Zoom

O Zoom é o app que virou sensação nesses últimos meses, despontando como um dos mais utilizados para videoconferências no mundo todo. E não é sem motivos. Ele é um excelente software para realizar reuniões online com até 100 participantes, sem pagar nada. 

Entretanto, vale lembrar que na versão gratuita, as chamadas com 3 pessoas ou mais, tem o limite de 40 minutos. O que, se olhar pelo lado positivo, pode ser bom para delimitar um tempo e ser mais produtivo nas reuniões. 

De todo modo, não há limite para o número de reuniões criadas. Então, caso estoure o tempo, basta criar outro link. Outra grande vantagem, é que ele é muito prático. É possível utilizar pelo navegador, por app do celular, extensão no navegador, ou seja, da forma que preferir. Você pode gravar as reuniões, assim como compartilhar a tela. 

2. Microsoft Teams

O Teams, como é chamado, não é tão popular como as outras ferramentas dessa lista. Pelo menos, não fora do ambiente empresarial. Ele costuma estar presente em empresas que adotam as ferramentas Microsoft como padrão para o trabalho. Embora seja muito comum no meio institucional, em relação ao uso pessoal acaba ficando meio apagado. Isso porque costumava ser pago até há pouco tempo. 

Agora já é possível utilizá-lo por meio de um plano gratuito, com chamadas para até 250 pessoas e sem limite de tempo para as reuniões. Essa é uma excelente ferramenta, ainda mais se você já for um usuário do pacote Office. É possível fazer edição colaborativa de documentos, conectar-se a aplicativos com Trello e Evernote e compartilhar a tela. 

3. Google Meet

O Google Meet é hoje uma das ferramentas de videoconferência mais populares que existe. Ele foi completamente reformulado e se tornou gratuito. É possível realizar chamadas com até 250 pessoas, sem limite de tempo. Por meio dele, dá para compartilhar documentos e anotações, compartilhar a tela, além de ser extremamente seguro. O acesso é super rápido e simples, por meio de um link ou código. 

Nova realidade

Não tem mais jeito, as videoconferências são parte de uma nova realidade que chegou para ficar. Embora as reuniões presenciais não vão deixar de existir, certamente vão diminuir em frequência, já que a sua forma remota apresenta diversos benefícios, principalmente de redução de custos e flexibilidade. 

Portanto, utilize essas dicas para se adaptar e conseguir conduzir excelentes reuniões online. Sempre atento ao foco e a conexão dos participantes. Assim, os seus encontros não serão chatos e ainda vão gerar resultados positivos para a equipe. 

Gostou desse texto? Achou que ficou faltando alguma dica? Deixe um comentário dizendo o que você achou!

E se quiser adquirir mais conhecimentos relevantes para o seu crescimento profissional, clique na imagem e leia nosso e-book sobre ferramentas de gestão.