Time híbrido: descubra os desafios e como gerenciar

Por conta da pandemia mundial pelo Coronavírus, o mundo corporativo foi forçado a adotar o trabalho remoto como melhor opção para prosseguir com a rotina de forma segura. Todas as empresas que puderam fizeram essa transição, mesmo que de forma apressada.  Embora muitas delas já adotassem o trabalho remoto com uma opção, raros eram os casos que faziam isso de forma integral. A adaptação não foi um processo fácil, mas passados mais de um ano dessa mudança, já há quem prefira nunca mais retornar ao regime normal de trabalho. Mas não são todos. 

Trabalhar de casa tem desafios que pesam mais para algumas pessoas, como quem mora em um local pequeno, quem divide a casa com outras pessoas e talvez não tenha um escritório, quem tem uma vizinhança barulhenta, quem se sente muito sozinho. Muito se fala das pessoas que querem manter o home office de forma indeterminada, mas também existem os que não veem a hora de voltar. Assim, surge um novo desafio: time híbrido.

Quer saber como gerenciar um time híbrido e superar as dificuldades que esse modelo propõe? Então, acompanhe a leitura. 

Leia os tópicos deste texto como preferir:

• O que é um time híbrido?
• Vantagens e desvantagens de um grupo de trabalho híbrido
• Como gerenciar um time híbrido
• Ferramentas para times híbridos

O que é um time híbrido?

Um time híbrido é um grupo composto por pessoas que trabalham em dois tipos de regime de trabalho: presencial e home office. Essa é uma definição tradicional, porém com a fluidez que as modalidades de trabalho ganharam, uma definição mais atual seria: um time híbrido é formado por pessoas que escolhem onde vão trabalhar. 

Inclusive, não há nem a necessidade de escolher um único formato de forma integral, algumas pessoas podem trabalhar full time no escritório, outros full time em casa, enquanto outros podem acordar alguns dias no escritório e outros em casa.  

A liberdade de escolha pelo funcionário de onde ele prefere trabalhar é ótimo para a empresa, já que tende a elevar a produtividade. Contudo, traz o desafio sobre como gerenciar um time com pessoas em diferentes locais e às vezes até com fusos horários diferentes. Será que realmente vale a pena? Confira algumas vantagens e desvantagens.

Vantagens e desvantagens de um grupo de trabalho híbrido

A realidade de ter todos os seus colegas de trabalho de novo no mesmo escritório, cumprindo o mesmo horário, parece improvável. A maioria dos setores em que é possível fazer essa mudança dá sinais de que não retornará ao estilo tradicional.

Com isso em mente, vale a reflexão sobre quais são os pontos positivos e negativos em relação a essa nova realidade. 

Vantagens do trabalho híbrido

Funcionários mais felizes: veja bem, você terá funcionários que preferem o modelo de trabalho remoto e outros que o regime tradicional faz mais sentido. Qualquer um dos grupos ser forçado a trabalhar da forma que não lhe agrada vai reduzir a sua motivação e produtividade. Por isso, quando os funcionários têm autonomia para decidir a forma como querem trabalhar, a felicidade é consequência. 

Aumento da retenção de colaboradores: como dito anteriormente, uma das vantagens é o aumento da felicidade do time. Pessoas felizes com o trabalho tendem a permanecer. Não tem porque ir procurar fora, se o que você tem lhe atende bem. 

Maior oferta de candidatos: contratação de candidatos com o perfil adequado muitas vezes é um desafio. Quando a barreira local é eliminada, as chances de encontrar um talento aumentam bastante, porque agora é possível contratar gente do Brasil todo, talvez até do mundo todo.

Desvantagens do trabalho híbrido

Baixo relacionamento social: a baixa interação entre o time é uma realidade. Quando estão todos no mesmo lugar, é fácil virar a cadeira ou encontrar um colega no cafézinho para bater um papo. No modelo híbrido, as pessoas estão em locais diferentes, portanto essa interação precisa ser estimulada, para não ser perdida. Além disso, é possível que se crie uma ruptura no time, gerando o time do “pessoal do escritório” e o “pessoal do home office”. O que pode gerar rivalidades e desentendimentos.

Falhas na comunicação: um time híbrido também pode sofrer com falhas na comunicação. O ideal é priorizar um estilo de comunicação assíncrona, para que todos possam sempre estar a par de tudo, sem que haja interrupções na rotina. 

Pouca visibilidade no trabalho: fica mais difícil medir produtividade e a entrega dos funcionários com times híbridos. A preocupação cai tanto para o líder, que deseja saber como os funcionários estão performando, quanto para os colaboradores que desejam mostrar serviço e alcançar oportunidades de promoção. Assim, existe a necessidade de deixar muito claro os objetivos e processos da empresa.

Como gerenciar um time híbrido

Se fazer a gestão de um time completamente remoto é desafio, imagina gerir um time híbrido. Como manter uma comunicação eficiente? estar próximo de cada colaborador? estimular a cooperação e união de um time que não se encontra? Como organizar agendas? Essas podem ser algumas perguntas que estão passando na sua mente. 

Não precisa se desesperar. Certamente é um grande desafio. A boa notícia é que ninguém tem a resposta ainda. Tudo isso é muito novo, portanto você deve levar a experiência de gerenciamento de times híbridos como um processo de aprendizagem. 

Sabendo disso, seja bondoso consigo mesmo e tenha paciência. Os erros virão, o mais importante é aprender com eles. Com isso em mente, confira agora algumas dicas para ter sucesso nessa empreitada.

1. Tenha uma cultura de trabalho remoto

O que fazer ao lidar com tantas realidades diferentes? Alguns trabalham de casa integralmente, outros do escritório, já alguns repartem uns dias da semana para cada estilo. A melhor resposta para tal é adotar modelos que permitam que ninguém seja prejudicado, seja qual for a sua escolha de trabalho naquele dia.  

Nesse caso, o mais recomendado é estimular uma cultura de trabalho remoto. Esse precisa ser o padrão que todos devem adotar. Dessa forma, seja onde o seu funcionário estiver, ele poderá estar atualizado e fazer um ótimo trabalho. 

Algumas coisas que você precisa garantir, para que isso aconteça: 

– Padronizar as ferramentas usadas, seja para troca de mensagens, como para edição de arquivos. 

– Mesmo em reuniões presenciais, adicionar um link para chamada de vídeo, caso alguém esteja trabalhando fora do escritório naquele dia. 

– Priorizar que nas reuniões cada um entre com seu próprio computador, para facilitar a comunicação, mesmo que alguns estejam presencialmente no mesmo lugar.

– Todos os documentos e informações devem estar disponíveis online, para acesso de qualquer um do time.

2. Confie nos colaboradores

Você não precisa ser um chefe autoritário para achar assustador a ideia de gerenciar um time tão espalhado. Parece tentador a ideia de acompanhar de perto cada movimento, para não se sentir perdendo o controle. Resista a esse pensamento.

Fazer isso, além de não ser sustentável, ainda desestimula os funcionários. Se você já está dando autonomia para que seus funcionários trabalhem de onde quiser, como não oferecer também autonomia para eles decidirem as tarefas que vão realizar para alcançar determinado objetivo. 

Foque em um modelo de liderança positiva, buscando entender o “quê” e deixar o “como” a cargo dele. Afinal, se você contratou tal pessoa como especialista no assunto, ela deve saber mais sobre ele do que você, não é? 

Uma cultura focada em resultados é a melhor a se adotar nesse cenário. Para que ela funcione, é preciso que você deixe claro quais são as expectativas que você possui, quais são as prioridades, responsabilidades e o que será considerado sucesso. Munindo o seu time com essas informações, ele terá todo o necessário para desempenhar um ótimo trabalho. 

A sua função será fazer um acompanhamento dos indicadores e se atualizar do que foi realizado na semana, para saber como apoiar o time a alcançar os objetivos. 

3. Desenvolva uma cultura de feedback

Cultura de feedback: essa é uma dica que serve para o gerenciamento de times em qualquer situação, mas pode ser essencial para um time híbrido. Os funcionários anseiam por feedback, mas nem sempre sabem como solicitá-los ou tem coragem para tal. Isso pode ficar ainda pior com a distância física envolvida. Portanto, é preciso tornar isso parte da rotina. 

Uma maneira de fazer isso é com conversas one-on-one, que podem ser semanais ou no máximo mensais, com todo o seu time individualmente, para ajudá-los com seus desafios. O seu trabalho como chefe é tentar encontrar o que pode estar barrando o trabalho dos funcionários e limpar esse caminho para ele ir mais longe. 

Essas conversas vão te ajudar a perceber os desafios que eles sofrem na rotina e as suas ambições de carreira. Para o funcionário, isso ressoa como se a empresa se preocupasse com ele. Já você consegue ficar a par do que acontece no dia a dia e o que mais incomoda os seus funcionários. 

4. Promova oportunidades de conexão social

Quando todo mundo trabalha junto em um mesmo lugar, as conexões acontecem naturalmente. Há os almoços, as conversas no bebedouro, na hora do cafézinho. O convívio diário gera conexão. 

Quando esse time se torna remoto, isso se dificulta. E quando é híbrido, mais ainda, já que agora é preciso lidar com duas realidades distintas. O sentimento de solidão para os que estão remotos é algo comum e a formação de “clubinhos” e rivalidades entre os que estão presenciais e os remotos pode ser uma consequência, se não houver esse esforço pela conexão do time. 

Como as pessoas podem estar no escritório ou não, você precisa estabelecer algumas estratégias acessíveis para as duas realidades. Confira algumas sugestões:

– Criar um grupo no WhatsApp focado só em coisas não relacionadas ao trabalho, como memes, recomendações de filmes ou fotos de pet e dos filhos.

– Reservar um tempo ao início e/ou ao final de cada reunião para conversas pessoais e apenas papear.

– Agendar encontros remotos focados apenas em se divertir e se conectar, como um happy hour do time, ou um jogo para todos contribuírem.

– Se for uma área menor, você pode inclusive deixar uma sala de videoconferência sempre aberta e todos estarem dentro, para simular essa interação ao vivo do presencial.

Você pode pensar em outras sugestões junto com seu time, mas essas já são um bom início. O foco é permitir que, quer você trabalhe no escritório ou remotamente, você tenha a mesma experiência com a cultura da empresa. 

Ferramentas para times híbridos

Videoconferência

Soluções para videoconferências são indispensáveis para times híbridos. Esse deve ser o modelo prioritário para reuniões, até mesmo se a maior parte do time estiver presencial. Só assim, é possível dar a oportunidade de todos participarem, sem prejuízos.

Atualmente existem diversas opções possíveis para realizar as videochamadas, como o Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, dentre outras. Basta escolher a melhor opção. A maior parte oferece algum tipo de plano gratuito. Uma dica é escolher uma que tenha integração com as outras plataforma que você utiliza. 

Mensagens e chats

Onde será centralizada as conversas e mensagens entre o time? Algumas empresas utilizam o WhatsApp para essa função, mas não é o ideal. Como a maioria das pessoas utiliza o aplicativo para uso pessoal, o ideal seria utilizar outra solução para separar bem as duas áreas. O que não impede que haja um grupo com as pessoas do trabalho, desde que seja para um uso descontraído. Uma boa opção para troca de mensagens profissionais é o Slack ou o Discord.

Soluções na nuvem

Você também vai precisar de alguns programas de edição de texto, tabelas, apresentações, além de um local para armazenar todos esses arquivos. O ideal é procurar alguma solução que ofereça tudo isso na nuvem. Dessa forma, o seu time independe de servidores locais e não tem problemas para acessar arquivos se não estiver no escritório. Boas opções são o hub do Google ou da Microsoft. 

Gerenciamento de tarefas

Para unir todas as áreas da empresa, é uma boa ideia contratar também um software de gestão.  A Flowup é uma ferramenta digital que integra a sua gestão de projetos com a gestão financeira. Dessa forma, tudo o que você precisa fica em um só lugar, reduzindo tempo e custos. 

Por meio da ferramenta, você consegue gerir equipes, organizar as tarefas através do Kanban ou diagrama de Gantt e acompanhar seu progresso, além de realizar o controle financeiro da sua empresa. Conheça agora a solução da Flowup e faça um teste gratuito!