Como um software pode te auxiliar na gestão de equipes

Imagine uma empresa em que as pessoas trabalham não mais de forma isolada, mas em conjunto: cada um sendo responsável por aquela função que domina mais, ao invés de concentrar o trabalho nas mãos de uma só pessoa. Isso traz mais organização para a empresa e ajuda a chegar nos melhores resultados possíveis. Porém, para isso é preciso saber aplicar as melhores técnicas de gestão de equipes.

Uma forma de fazer isso é por meio dos softwares de gestão de pessoas, que é uma ferramenta útil para ajudar você a trazer mais eficiência para os resultados do negócio. Afinal, cada tarefa do colaborador exige coleta, organização e processamento das informações. Então, nada melhor do que contar com a ajuda da automatização, que é o caso dos softwares de gestão de equipes, para otimizar todo esse trabalho, certo?

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Gestão de horas dos colaboradores

Primeiramente, é importante que você saiba que o controle de tempo dos colaboradores é um passo fundamental para a gestão de equipes. Afinal, tempo também é dinheiro e por isso é preciso monitorar o tempo investido em cada tarefa. Após o registro das horas gastas, é possível chegar a algumas conclusões como: gargalos da operação, qual setor produz mais, como otimizar o processo, se alguma equipe está com excesso de trabalho etc.

A partir disso, já se pode pensar nas melhores formas para um bom funcionamento. Abaixo há algumas dicas úteis para ajudar você nesse processo.

Dicas para um bom gerenciamento

Saber motivar

Conforme já foi mencionado, o trabalho em equipe é fundamental para o sucesso de uma tarefa. Porém, para que tudo ocorra bem é preciso que os profissionais estejam motivados para tal e conscientes de suas funções. Então, o gestor deve saber motivar e treinar seus funcionários. Caso contrário, grandes projetos podem ir por água abaixo e a produtividade da empresa pode despencar.

Existem algumas dicas para motivar as equipes. Por exemplo, o gestor responsável deve ter um perfil comportamental das habilidades de cada funcionário. Isso ajudaria a identificar o que motivaria cada um deles, levando em consideração que alguns colaboradores podem se sentir mais à vontade com menos interação social e mais foco em tarefas operacionais. É fundamental que o gestor forneça as condições adequadas para que os funcionários realizem seu trabalho e desenvolvam suas habilidades.

Em outras palavras, é essencial ter um bom gestor que conheça toda a sua equipe de colaboradores e que, com base nesse conhecimento, saiba delegar responsabilidades de acordo com as habilidades, experiências e atuações de cada um. Dessa forma, o trabalho é realizado com mais motivação.

Além disso, é normal que em certos momentos a necessidade de motivação seja mais urgente ou fundamental, como quando os prazos de metas específicas estão se aproximando. Portanto, é necessário criar mecanismos para que, durante esses períodos de maior tensão na empresa, o clima possa se tornar mais leve. Uma sugestão é realizar tardes culturais no escritório ou promover um dia de brainstorming em uma área aberta da cidade, por exemplo.

Encontrar as pessoas corretas para o cargo

Se as pessoas responsáveis pelo cargo não forem as certas, todo o trabalho de motivação será inútil. Por isso, é necessário saber como identificar a pessoa adequada para a vaga. Contratar alguém com um currículo impressionante, mas que não se encaixa na função correta, seria igualmente ineficaz.

Portanto, é importante considerar aspectos técnicos, como formação e experiência, durante o processo de contratação. No entanto, além disso, é crucial avaliar as características comportamentais do candidato, pois elas podem ser determinantes para o sucesso ou fracasso na posição específica.

Cometer erros nesse aspecto pode acarretar consequências significativas, como perda de dinheiro e tempo para a empresa, além de gerar uma equipe insegura e um líder insatisfeito. Além disso, um grande talento que poderia ser aproveitado ao máximo se estivesse no setor e na posição correta pode ser perdido devido à falta de uma boa avaliação do candidato. Portanto, é fundamental exercer cautela durante o processo de seleção e considerar todas as variáveis envolvidas antes de tomar uma decisão final.

Escolher um bom líder

Como você já viu, um bom líder deve ser capaz de motivar a equipe para que, a partir disso, uma empresa tenha melhores resultados nas tarefas. Então, para isso é fundamental pensar bem na escolha dessa liderança. Quando ela é de qualidade, haverá mais respeito da equipe, devido as decisões tomadas pelo líder e com a participação de todo grupo.

Por isso, é fundamental que um bom líder tenha autoconhecimento o suficiente para reconhecer seus pontos fortes e fracos, além de ser democrático e não agir com arrogância diante da sua posição superior.

Para identificar se alguém tem essas características e, portanto, se seria um bom líder, há alguns sinais. Repare se o candidato usa mais o termo ‘’eu’’ do que o ‘’nós’’ ao falar sobre suas experiências profissionais. Afinal, como foi mencionado, a humildade é uma característica fundamental das boas lideranças e é preciso saber se o candidato atribui seus êxitos a equipe, por exemplo.

Além disso, também é fundamental escolher um líder que se encaixe com as necessidades da equipe naquele momento. O grupo pode ter passado por uma relação desgastada com a liderança anterior e precisa de alguém responsável por fortalecer a confiança da equipe ou reforçar os valores do time etc.

Fornecer feedbacks

Pense comigo, como um funcionário ou equipe como um todo pode melhorar se ela não entender como e onde pode ocorrer essa melhorar? Os feedbacks coletiva e individualmente são fundamentais para evolução da empresa. É a partir dele que se pode encontrar falhas e desenvolver soluções inteligentes, ao realizar os ajustes necessários, e buscar uma melhoria contínua do desempenho dos grupos.

Então, os feedbacks funcionam como ótimos mecanismos para o desenvolvimento profissional e pessoal dos colaboradores, que entendem suas falhas e conseguem correr atrás de melhorias para elas. Porém, não pense que feedback só ocorre de modo negativo. Você também pode utilizar esse método de gestão para mostrar como os membros ou a equipe em si está progredindo e como podem crescer mais a partir de determinadas sugestões feitas por você.

Mas para isso é necessário que as expectativas depositadas em torno dos colaboradores em relação as metas da empresa sejam realistas. Isso pode significar ficar atento ao orçamento alocado e\ou a carga de trabalho daqueles que você contará com a ajuda.

Engajar os líderes

Além de contar com boas lideranças para realizar uma gestão eficaz das equipes, é crucial que os líderes da empresa se engajem com as atividades. Para isso, é necessário estabelecer um planejamento coerente, que alinhe os objetivos da diretoria e deixe claro o papel de cada gestor na execução das tarefas e no alcance das metas. Esses objetivos devem ser criados levando em consideração a realidade da empresa, do mercado e o histórico dos períodos anteriores.

A transparência na gestão é essencial para que os líderes possam se engajar com mais facilidade. Não basta apenas indicar o que deve ser feito nas atividades, é igualmente importante fornecer orientações sobre como se espera que sejam realizadas, a fim de alcançar as metas estabelecidas. Ao compreender as expectativas finais, os líderes podem trabalhar de forma mais inovadora e surpreendente.

Líderes engajados têm a capacidade de promover grandes transformações na equipe, o que resulta em mais inovação e resultados positivos para a empresa. No entanto, um líder desprovido de engajamento pode desintegrar completamente uma equipe e comprometer todas as metas estabelecidas para a empresa.

Treinar a equipe

O treinamento é uma etapa fundamental para melhorias na equipe. Por isso, é muito importante que os responsáveis pelos treinos em cada evento ou curso seja o profissional certo para a tarefa. Então, é preciso antes de tudo identificar quais são as áreas que exigem uma necessidade maior de treino.

Ao fazer isso, o RH consegue selecionar as melhores opções de curso para a demanda recorrente. A mesma lógica serve para determinar a duração de cada curso: algumas demandas pedem curta duração outras um conteúdo mais aprofundado.

Então, ao considerar a importância e os gastos investidos para o treinamento, quem é treinado deve saber que é necessário oferecer um retorno ao grupo de trabalho e a empresa. Afinal, essa é uma troca natural em que todos os envolvidos devem sair no lucro.

Mesmo que o sucesso de empresa esteja relacionado ao trabalho conjunto dos funcionários, fazer uma gestão de equipes não é tarefa simples e exige muita sabedoria e visão por parte do responsável. Felizmente, para ajudar você existe o software de gestão da equipe da Flowup. Nele é possível acompanhar o desempenho de cada funcionário de modo automatizado, por exemplo.

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