Software de gestão integrado: tenha seus projetos e documentos em um só lugar e faça mais, em menos tempo

Hoje, estamos animados para apresentar a você uma solução revolucionária que vai transformar a maneira como você gerencia seus projetos e documentos. Imagine ter tudo o que você precisa em um só lugar, tornando seu trabalho mais eficiente e economizando seu valioso tempo. Parece bom demais para ser verdade? Mas é exatamente isso que um software de gestão integrado pode oferecer!

Neste post, vamos explorar as features que um software de gestão integrado pode oferecer e que são essenciais para que você faça mais coisas, em menos tempo. Também vamos te dar dicas de como organizar seus projetos e documentos em um só lugar.

Quadros Kanban

Muitos softwares de gestão são baseados no método Kanban. No Kanban, os projetos são divididos em quadros que são segmentados por tarefas. Esses quadros têm diversas funcionalidades, como:

1. Anexar documentos

Imagine não precisar mais procurar em pastas ou e-mails por aquele documento importante. Com um software de gestão integrado, você pode anexar os documentos diretamente nas tarefas do seu quadro Kanban. Isso significa que você terá todos os arquivos necessários em um só lugar, facilitando o acesso e evitando perda de tempo em busca de informações. Veja a seguir uma representação dessa função, no software FlowUp:

2. Definir prazos para tarefas

Com o recurso de prazos, você pode estabelecer datas de entrega para cada tarefa do seu projeto. Isso permite que você e sua equipe tenham uma visão clara dos prazos e prioridades, evitando atrasos e garantindo que todas as etapas sejam concluídas dentro do prazo estipulado. Assim, você economiza tempo ao manter um cronograma bem estruturado e evitar retrabalhos. Observe abaixo a representação dessa função no FlowUp:

3. Acompanhar o andamento das tarefas

Com um software de gestão integrado, você pode visualizar o progresso de cada tarefa em tempo real. Isso significa que você saberá exatamente em qual fase cada atividade se encontra, facilitando o monitoramento e permitindo que você identifique possíveis gargalos ou áreas que necessitam de mais atenção. Com essa visibilidade, você economiza tempo ao identificar rapidamente problemas ou atrasos e tomar ações corretivas imediatas.

Como organizar seus projetos em um software de gestão?

1. Crie quadros Kanban personalizados

Como você viu anteriormente, os quadros Kanban são uma excelente maneira de visualizar suas tarefas e acompanhar o progresso dos projetos. Ao criar seus quadros, personalize-os de acordo com as etapas do seu fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode ter colunas como “Para fazer”, “Em andamento” e “Concluído”. Adaptar os quadros às necessidades específicas do seu projeto tornará a gestão mais clara e organizada.

2. Defina marcos e metas

Ao iniciar um projeto, estabeleça marcos importantes e metas alcançáveis. Esses marcos ajudarão a dividir o projeto em etapas menores e mensuráveis, facilitando o acompanhamento do progresso. Ao atingir cada marco, você e sua equipe terão uma sensação de realização e motivação para seguir em frente.

3. Atribua responsabilidades

Certifique-se de atribuir tarefas a membros específicos da equipe. Isso garante clareza sobre quem é responsável por cada atividade e evita confusões ou lacunas na execução. Ao designar tarefas, considere as habilidades e disponibilidade de cada membro, distribuindo as responsabilidades de forma equilibrada.

4. Utilize etiquetas e categorias

As etiquetas são recursos úteis para organizar e classificar suas tarefas. Atribua etiquetas para indicar a prioridade, o tipo de tarefa, a equipe responsável ou qualquer outra informação relevante. Dessa forma, você poderá filtrar e visualizar as tarefas de acordo com suas necessidades, facilitando a gestão e a identificação de áreas críticas.

5. Estabeleça prazos realistas

Definir prazos para cada tarefa é essencial para manter o projeto no caminho certo. No entanto, é importante estabelecer prazos realistas, levando em consideração a complexidade das tarefas, a disponibilidade da equipe e outros compromissos existentes. Evite sobrecarregar os membros da equipe com prazos apertados e seja flexível o suficiente para lidar com imprevistos.

6. Acompanhe o progresso e atualize regularmente

Mantenha-se atualizado sobre o progresso das tarefas e atualize o software de gestão regularmente. Faça uso das ferramentas de acompanhamento e marque as tarefas como concluídas à medida que forem finalizadas. Isso ajudará a manter todos informados sobre o andamento do projeto, evitando duplicação de esforços e permitindo que você tome decisões baseadas em dados atualizados.

7. Promova a colaboração e a comunicação

Um software de gestão integrado é uma plataforma excelente para promover a colaboração e a comunicação entre os membros da equipe. Incentive todos a compartilharem atualizações, comentários e documentos relevantes. Mantenha uma linha aberta de comunicação para garantir que todos estejam alinhados e possam resolver problemas rapidamente.

Como organizar seus documentos em um software de gestão? 

1. Utilize nomes claros e consistentes

Ao salvar seus documentos, use nomes claros e descritivos que reflitam o conteúdo do arquivo. Evite usar abreviações vagas ou códigos confusos. Ao adotar uma convenção consistente de nomenclatura, será mais fácil encontrar e identificar os documentos quando você precisar deles.

2. Mantenha versões atualizadas

Se você precisar lidar com várias versões de um mesmo documento, é importante manter um controle adequado. Evite confusões salvando várias cópias com nomes diferentes.

3. Estabeleça permissões de acesso adequadas

Para garantir a segurança dos seus documentos e controlar o acesso, defina permissões adequadas para cada usuário ou equipe. Isso permite que você restrinja o acesso a documentos confidenciais ou sensíveis, ao mesmo tempo em que fornece acesso aos membros da equipe que precisam das informações. Manter as permissões atualizadas ajuda a evitar erros e garante que cada pessoa veja apenas o que é relevante para o seu trabalho.

4. Faça backups regularmente

Ainda que o software de gestão integrado ofereça armazenamento seguro, é recomendável fazer backups regulares dos seus documentos importantes. Isso ajuda a proteger contra eventuais falhas do sistema ou perda de dados. Verifique se o software oferece opções de backup automático ou implemente um processo manual de backup para garantir a segurança dos seus documentos.

5. Promova a adoção e o treinamento

Certifique-se de que todos os usuários envolvidos estejam familiarizados com o software de gestão e as práticas de organização documental. Promova treinamentos e ofereça recursos de suporte para ajudar a equipe a entender a melhor forma de utilizar o software. Quanto mais as pessoas estiverem familiarizadas e engajadas com o sistema, mais eficiente será a organização dos documentos.

Por que um sistema de gerenciamento integrado pode ser essencial para fazer mais coisas, em menos tempo?

Chega de perder tempo procurando arquivos em diferentes pastas, enviando e-mails para solicitar informações atualizadas ou lidando com versões desatualizadas de documentos. Com um software de gestão integrado, você pode centralizar todas as informações, arquivos e tarefas relacionadas aos seus projetos em um único sistema inteligente.

1. Acesso fácil e rápido

Com todos os seus projetos e documentos centralizados em um único lugar, você terá acesso rápido e fácil a todas as informações necessárias. Não importa se você está no escritório, em casa ou em trânsito, basta ter um dispositivo conectado à internet para visualizar e atualizar seus arquivos.

2. Redução de erros e retrabalhos

A centralização das informações em um sistema integrado evita a duplicação de esforços e erros causados por versões desatualizadas ou conflitantes de documentos. Todos os membros da equipe têm acesso às versões mais recentes e podem colaborar de forma consistente, reduzindo retrabalhos e garantindo a precisão dos dados.

3. Aumento da produtividade

Com um software de gestão integrado, você pode economizar tempo precioso que seria gasto procurando informações, enviando e-mails ou solicitando atualizações. Com todas as informações e tarefas organizadas e acessíveis em um só lugar, você pode se concentrar no trabalho em si, aumentando a produtividade e a eficiência da equipe.

4. Segurança e backup de dados

Ao utilizar um software de gestão integrado, seus dados e documentos estão protegidos de forma mais segura. A maioria dos sistemas oferece medidas de segurança avançadas, como criptografia e controle de acesso, além de opções de backup automático ou programado. Isso garante a integridade dos seus arquivos e reduz o risco de perda de dados.

5. Organização

Imagine ter uma visão clara de todos os seus projetos, tarefas e prazos em uma única tela. Com um software de gestão integrado, você pode acompanhar facilmente o progresso de cada projeto, atribuir tarefas aos membros da equipe e definir lembretes automáticos para garantir que tudo seja concluído no prazo.

6. Praticidade 

Imagine a praticidade de ter seus documentos armazenados de forma segura e acessível a qualquer momento. Esqueça as pastas físicas cheias de papéis e os arquivos perdidos em algum lugar do seu computador. Com um software de gestão integrado, você pode fazer o upload de todos os seus documentos importantes, categorizá-los e acessá-los com apenas alguns cliques. Não importa onde você esteja, basta ter uma conexão com a internet e você terá tudo ao seu alcance.

7. Colaboração em tempo real

Com um software de gestão integrado, sua equipe pode trabalhar em conjunto em um ambiente virtual, compartilhando informações, documentos e ideias de forma instantânea. Não há mais necessidade de enviar e-mails com anexos ou esperar por reuniões presenciais. Todos os membros da equipe podem colaborar simultaneamente, tornando a comunicação mais eficiente e evitando retrabalhos.

8. Acompanhamento do desempenho

Um software de gestão integrado também oferece recursos de relatórios e análises, permitindo que você acompanhe o desempenho dos seus projetos e identifique áreas de melhoria. Com base nos dados coletados, você poderá tomar decisões mais embasadas e estratégicas, impulsionando o sucesso da sua equipe e da sua empresa.

Então, por que continuar perdendo tempo e energia com métodos ultrapassados de gestão? 

Conecte projetos, tarefas, documentos e muito mais com o FlowUp 

Um software de gestão integrado como o FlowUp pode transformar a maneira como você trabalha, aumentando sua produtividade, melhorando a colaboração e simplificando suas tarefas diárias.

Como você viu no tópico acima, esse tipo de ferramenta proporciona a centralização dos seus projetos e documentos em um ambiente prático, organizado e seguro. Com acesso fácil, colaboração eficiente, acompanhamento do desempenho e redução de erros, você pode fazer mais coisas em menos tempo, aumentando a eficiência e alcançando melhores resultados em seus projetos. Não perca tempo procurando informações e lidando com documentos desorganizados.

Fale agora com um dos nossos especialistas para começar a utilizar o FlowUp e descubra como ter seus projetos e documentos em um só lugar pode ajudá-lo(a) a fazer mais, em menos tempo. Sua equipe e seus resultados vão agradecer!