Como quadros Kanban melhoram a colaboração do seu time de arquitetura

Se você está procurando uma maneira eficiente de aumentar a colaboratividade entre os membros da sua equipe de arquitetura, então os Quadros Kanban podem ser uma excelente opção. Essa ferramenta visual é usada para ajudar no gerenciamento de projetos e acompanhamento de tarefas e fluxos de trabalho. Quando implementada corretamente, permite que os membros da sua equipe trabalhem juntos de maneira mais organizada e eficiente.

Os Quadros Kanban fazem parte de uma metodologia voltada para o aumento da produtividade, chamada de Método Kanban. Nesse post, vamos te explicar brevemente o que é esse método, como funcionam os quadros e que ferramentas tecnológicas podem te ajudar na utilização deles. Também vamos exemplificar maneiras pelas quais esses quadros podem aumentar a colaboração da sua equipe e, é claro, vamos dar algumas dicas para que você obtenha os melhores resultados!

Leia os tópicos desse texto na ordem que preferir:

• O que é o método Kanban
• O que é um quadro Kanban?
• Quais são os tipos de quadros Kanban?
• Como os quadros Kanban podem melhorar a colaboração da sua equipe de arquitetura
• O que você deve observar quando for utilizar os quadros Kanban
• As melhores ferramentas para aplicar o Kanban no seu escritório de arquitetura
• Nossa dica para você

O que é o método Kanban?

Antes de entender como os quadros Kanban podem aumentar a colaboração da sua equipe, é preciso compreender a metodologia que leva o mesmo nome. O método Kanban é extremamente simples e eficiente na priorização de tarefas diárias, eliminando o desperdício e melhorando a entrega contínua de valor. 

O Kanban se configura em um quadro de atividades separado em três colunas: “a fazer”, “em execução” e “concluídas”. Essa metodologia pode ser bastante útil para a gestão de projetos arquitetônicos, facilitando o acompanhamento das tarefas e consequentemente, o cumprimento de prazos.

Apesar de ser um método muito simples, os quadros são extremamente práticos e  otimizam processos. Se você quiser saber mais sobre a metodologia Kanban e como aplicá-la em projetos, temos um guia completo sobre o Kanban para você se aprofundar no assunto.

O que é um quadro Kanban?

Um quadro Kanban é uma ferramenta visual que encapsula a metodologia Kanban, proporcionando uma representação clara do fluxo de trabalho de uma equipe ou projeto. Esses quadros são projetados para serem intuitivos e fáceis de entender, permitindo que os membros da equipe acompanhem o progresso das tarefas de forma rápida e eficiente.

Quais são os tipos de quadros Kanban?

Existem diversos tipos de quadros Kanban, cada um adaptado às necessidades específicas de diferentes equipes e projetos. A escolha do tipo de quadro dependerá do contexto e das preferências da equipe. Abaixo estão alguns dos tipos mais comuns de quadros Kanban:

1. Quadro Kanban Básico:

Este é o formato clássico, dividido em três colunas principais: “A Fazer”, “Em Execução” e “Concluído”. As tarefas movem-se de uma coluna para outra à medida que progridem no fluxo de trabalho.

2. Quadro Kanban Multifásico:

Em projetos mais complexos, as equipes podem optar por expandir o quadro básico, adicionando colunas adicionais que representam fases específicas do processo. Por exemplo, podem ser incluídas colunas como “Análise”, “Testes” e “Revisão”.

3. Quadro Kanban de Fluxo Contínuo:

Este tipo de quadro não possui limites fixos para as colunas. As tarefas fluem organicamente pelo quadro, sem restrições de colunas específicas. É uma abordagem mais flexível, ideal para equipes que lidam com tarefas de diferentes tamanhos e complexidades.

4. Quadro Kanban de Serviço:

Projetado para equipes de serviços, como suporte ao cliente, esse quadro pode incluir colunas como “Aguardando Resposta do Cliente”, “Em Análise”, “Resolvido” e assim por diante.

5. Quadro Kanban Personalizado:

Muitas equipes optam por criar quadros personalizados que atendam às suas necessidades específicas. Isso pode envolver a adição de campos personalizados, etiquetas ou colunas únicas para refletir os estágios do processo exclusivos da equipe.

6. Quadro Kanban Virtual:

Com o avanço da tecnologia, muitas equipes adotam ferramentas online para criar quadros Kanban virtuais. Essas plataformas oferecem recursos adicionais, como automação, integração com outras ferramentas e colaboração em tempo real.

Independentemente do tipo escolhido, os quadros Kanban são ferramentas visuais poderosas que proporcionam transparência, facilitam a colaboração e ajudam a gerenciar eficientemente o fluxo de trabalho de uma equipe. Ao adaptar o método Kanban ao contexto específico de um projeto, as equipes podem otimizar seus processos e melhorar a entrega de valor aos clientes.

Como os quadros Kanban podem melhorar a colaboração da sua equipe de arquitetura

Se ainda assim você não se convenceu que esse método pode otimizar as interações no local de trabalho, elaboramos uma lista de maneiras pelas quais os quadros Kanban podem aumentar a colaboração entre os membros da sua equipe de arquitetura.

1.Visualização do fluxo de trabalho

Os quadros Kanban são divididos em colunas que representam as etapas do fluxo de trabalho. Cada tarefa ou projeto é adicionado a uma coluna e movido ao longo das colunas à medida que é concluído. Isso permite que todos os membros da equipe vejam o status atual de cada projeto e acompanhem seu progresso em tempo real. Isso é extremamente importante entre as fases de um projeto, ou seja, entre o briefing, reuniões de validação e entrega final. 

2.Comunicação aprimorada

Os quadros Kanban também podem incluir recursos de comentários e discussões em cada tarefa ou projeto, permitindo que os membros da equipe discutam ideias, sugiram melhorias e compartilhem informações importantes. Isso pode ajudar a evitar mal-entendidos e garantir que todos estejam na mesma página.

3.Maior transparência

Os quadros Kanban são uma excelente maneira de garantir que todos os membros da equipe estejam cientes das prioridades e objetivos da equipe como um todo. Como todos podem ver o status atual de cada projeto, é mais fácil entender como cada tarefa se encaixa no quadro geral e como cada membro da equipe contribui para o sucesso do projeto. Isso se torna essencial principalmente no início do desenvolvimento de projetos arquitetônicos, que é quando geralmente existem muitas tarefas a serem cumpridas em sequência.

4. Maior eficiência

Os quadros Kanban podem ajudar a aumentar a eficiência da equipe. Como você consegue organizar todas as tarefas e projetos em um único quadro, fica mais fácil evitar a duplicação de esforços e garantir que você conclua todas as suas tarefas dentro do prazo. Isso é ideal para o acompanhamento de projetos com prazos mais apertados.

5. Melhor colaboração remota

Se a sua equipe está trabalhando remotamente, os quadros Kanban podem ser ainda mais úteis. Com o uso de ferramentas de gerenciamento, como as que veremos mais adiante, é possível acessar os quadros Kanban de qualquer lugar e trabalhar em conjunto em tempo real.

O que você deve observar quando for utilizar os quadros Kanban

Agora que você já entendeu a importância dos quadros Kanban para a colaboração da sua equipe, é preciso enfatizar que a eficiência desse método depende muito de você. O uso do Kanban, como o de qualquer outro recurso de produtividade, pode apresentar falhas. Cabe a você, entender quais são esses possíveis problemas e buscar otimizar a utilização dos quadros. Para isso, vamos te dar algumas dicas do que você deve observar ao começar a utilizá-los.

1.Defina as etapas do seu projeto

É importante definir claramente as etapas do seu projeto e os critérios para mover as tarefas de uma etapa para outra. Isso ajudará a garantir que todos na equipe tenham uma compreensão clara de como o trabalho é realizado.

2.Preze pela visibilidade

Caso você esteja utilizando o quadro Kanban físico, é importante que ele esteja em um local central no seu escritório, para que todo o time possa observar e fazer alterações no quadro.  O quadro e o seu calendário de projetos devem ser objetos centrais no seu ambiente de trabalho.

Além disso, é importante que o layout do quadro chame atenção. Por isso, recomendamos que você utilize cores para cada tipo de tarefa, por exemplo: azul para tarefas “a fazer”, vermelho “em execução” e verde para tarefas “concluídas”. Se você optar por utilizar ferramentas de gerenciamento, ainda é possível inserir elementos que ajudam na visualização do quadro, como tags ou etiquetas coloridas. 

A visibilidade faz com que fique mais fácil colocar como prioridade as soluções que foram discutidas e validadas entre as reuniões com os seus clientes.

3.Converse com a sua equipe

O quadro Kanban pode ser essencial para a colaboração da sua equipe, mas, para isso, é importante que você incentive o diálogo. Uma dica é, depois que montar o quadro, organizar uma reunião inicial, presencial ou remota, dependendo do tipo de quadro que você escolher. 

Nessa reunião, todo o seu time deve estar presente e vocês devem falar de cada tarefa que está no quadro. Dessa forma, você consegue compreender melhor todo o trabalho necessário para a conclusão do projeto e seus colaboradores podem te ajudar a identificar tarefas que talvez você tenha esquecido de colocar no quadro.

4.Encoraje feedbacks constantes

Além de ser importante ter uma reunião inicial, é imprescindível que sejam feitos feedbacks constantes para maximizar a eficácia da utilização do quadro Kanban. Isso porque o método se baseia na comunicação contínua e na colaboração da equipe para identificar e resolver os problemas o mais rapidamente possível. Estabelecer ciclos de feedback faz com que a equipe se reúna para avaliar o progresso das tarefas, identificar problemas e discutir possíveis soluções.

5.Mantenha os quadros atualizados

É importante manter os quadros atualizados em tempo real, isso se torna possível através da coleta dos feedbacks da sua equipe. Diante disso, procure sempre analisar seu quadro Kanban e identificar oportunidades de melhoria. Isso pode incluir a adição ou remoção de colunas, ajuste de limites de trabalho em progresso ou redefinição de prioridades. Isso ajuda a garantir que todos na equipe estejam cientes do status atual do trabalho e das tarefas que precisam ser concluídas.

6.Deixe seus colaboradores livres para alterar o quadro

A utilização do quadro Kanban é um processo de autorregulação, ou seja, por mais que o líder do time tenha que, inicialmente, organizar o quadro, os colaboradores devem poder editar e colocar novas informações nele. Isso faz com que a liderança não fique sobrecarregada e os colaboradores se sintam mais motivados. 

Dessa forma, você dá a oportunidade às pessoas para ajustarem suas tarefas e após concluírem as suas demandas individuais, caso percebam que outras pessoas de seu time precisam de ajuda, possam contribuir mais ainda com a equipe. Isso é extremamente importante, porque estimula a colaboração e diminui o individualismo na sua equipe. 

As melhores ferramentas para aplicar o Kanban no seu escritório de arquitetura

Os quadros Kanban podem ser utilizados tanto no presencial, quanto no remoto, de maneira física ou digital. Se você optar pelo digital, hoje em dia, existem muitas ferramentas que se baseiam no método Kanban e são focadas em oferecer mais funcionalidade e eficiência para sua rotina. 

E agora que você já sabe como o método funciona e como ele traz mais produtividade para sua equipe, chegou a hora de conferir algumas dessas opções de softwares e ferramentas que podem te ajudar a aplicar os quadros Kanban nos seus projetos de arquitetura!

Trello

O Trello é um aplicativo de gerenciamento de projetos que tem como principal feature o quadro Kanban. É uma das ferramentas mais conhecidas de gestão de tarefas, com mais de 2 milhões de times que a utilizam. No Trello, você pode criar times e delegar tarefas e acompanhar o andamento e conclusão das atividades. Além disso, você pode transformar quadros em calendários e cronogramas, criar checklists e notificar pessoas. A ideia é se utilizar da metodologia Kanban para incentivar a cooperação na realização de tarefas.

Smartsheet

O Smartsheet é uma ferramenta de gerenciamento de projetos e colaboração baseada em nuvem que pode ajudar as equipes a trabalharem de forma mais eficiente e produtiva. Com sua interface intuitiva e recursos poderosos, o Smartsheet pode ajudar a aumentar a colaboração da sua equipe em uma variedade de projetos.

Uma das principais características do Smartsheet é a sua capacidade de criar e compartilhar planilhas de forma colaborativa. Isso permite que os membros da equipe trabalhem juntos em tempo real. Eles podem monitorar o progresso de um projeto, atribuir tarefas e definir prazos. Para utilizar o quadro Kanban nessa plataforma, você só precisa editar as colunas da sua planilha para dividir as tarefas em: “a fazer”, “em execução” e “concluídas”.

Azure 

O Azure é uma plataforma de nuvem da Microsoft onde também é possível criar quadros Kanban. Um dos recursos mais úteis do Azure para a colaboração da equipe é o Azure DevOps.

O Azure DevOps é uma ferramenta de colaboração e gerenciamento de projetos. Com ela, as equipes podem trabalhar em um mesmo projeto e visualizar as alterações realizadas em tempo real.

ProofHub

O ProofHub oferece algumas funcionalidades atreladas ao quadro Kanban virtual. Você pode adicionar detalhes, prazos para a conclusão de tarefas ou anexar documentos a cada tarefa. Essa ferramenta pode ajudar na utilização dos quadros Kanban, oferecendo recursos personalizáveis e avançados de gerenciamento de projetos em um ambiente colaborativo e baseado na nuvem. 

Em termos de colaboração, é uma ferramenta simples, apresenta sessões de discussão e caixas de chat, onde você pode adicionar comentários em cada tarefa.  

FlowUp 

O FlowUp é um software completo, ideal para gestão de projetos, equipes e financeiro que se utiliza do método Kanban, com a criação de diversos modelos de quadros para gerir as tarefas do dia a dia. Além disso, ainda é possível automatizar processos que se repetem, otimizando o tempo gasto em certas atividades. 

O FlowUp ainda apresenta funcionalidades para compartilhamento de conteúdos com pessoas da sua equipe e também fora da sua empresa, centralizando seus arquivos em uma única plataforma e fomentando a colaboração entre seus colaboradores. 

Além disso, essa ferramenta, por apresentar um sistema integrado, faz com que seja possível organizar e automatizar diversos processos em um só lugar. Você também consegue contabilizar as horas gastas em cada atividade, algo super útil para acompanhar o progresso das tarefas e do seu projeto como um todo, sendo mais fácil identificar se terá que fazer alterações nos quadros. Esse último ponto é fundamental para garantir o andamento do fluxo de trabalho e, consequentemente, dos seus projetos arquitetônicos.

Nossa dica para você 

Nesse post, explicamos como os quadros Kanban podem ser uma ferramenta poderosa para aumentar a colaboração entre os membros da sua equipe de escritório de arquitetura. 

Ao visualizar o fluxo de trabalho, aprimorar a comunicação, aumentar a transparência e colaborar remotamente, sua equipe pode trabalhar de maneira mais organizada e eficiente para alcançar seus objetivos com sucesso. Porém, é importante saber qual a melhor ferramenta para te auxiliar na implementação da utilização desses quadros, para que você consiga otimizar esse processo.

O FlowUp é a plataforma mais completa e visual dentre aquelas que se utilizam do quadro Kanban, oferecendo uma gestão integrada de aspectos importantes para qualquer projeto arquitetônico, como: pessoas, finanças e cronograma de tarefas. Com a utilização do FlowUp e dos seus quadros Kanban, você vai estimular a colaboração e aumentar a produtividade na sua equipe.

Se você se interessou e quer saber mais sobre como o FlowUp pode ajudar o seu escritório de arquitetura, entre em contato com o nosso time. Temos um especialista aguardando para te atender!