Planejamento estratégico: entenda a sua importância e aprenda a fazer o seu

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Para onde a sua empresa está indo? Você sabe? Se a resposta for negativa, então você está perdendo uma excelente oportunidade de ter mais sucesso. Organizar a visão da sua empresa para médio e longo prazo através de um planejamento estratégico vai permitir ela crescer mais rápido e continuamente.

Esta é uma das melhores ferramentas de gestão para fazer isso, senão através do planejamento estratégico. Uma das ferramentas mais utilizadas do mundo empresarial para alinhar a visão do negócio e definir ações que permitirão executar ela em realidade.

Ao contrário do que muitos pensam, fazer esse tipo de análise não é algo restrito a grandes empresas, nem mesmo se faz necessário algum conhecimento muito específico. Basta seguir o passo a passo, ter atenção aos detalhes e ser bastante honesto com as respostas.

Quer saber como fazer o seu? Então, acompanhe a leitura e descubra tudo sobre planejamento estratégico.

O que é o planejamento estratégico?

O planejamento estratégico é uma ferramenta de gestão que auxilia empreendedores a pensar e direcionar o seu negócio, em relação aos objetivos que desejam alcançar. Esse é um documento feito com base em pesquisas, mas que principalmente expressam o desejo que os líderes daquela empresa tem para o rumo do negócio. Sendo assim, funciona como um mapa, que todos os departamentos e colaboradores podem usar para se guiar. 

Esse processo deve ser puxado pelos líderes da empresa, afinal o planejamento estratégico precisa expressar o motivo daquela empresa existir. Contudo, o processo deve envolver outras pessoas da equipe e de vários níveis, isso ajuda que o planejamento não seja descolado da realidade.

As pessoas que participam do planejamento estratégico precisam ter um bom conhecimento sobre as possibilidades de cada área essencial para o que está sendo planejado e como estas possibilidades podem ser executadas. Aqui, como possibilidades, você também pode ler “oportunidades e riscos”.

No planejamento de um novo software, por exemplo, é essencial que os desenvolvedores e designers da experiência do usuário estejam presentes. Eles irão visualizar as possibilidades do planejamento além da visão de negócios, e irão adicionar detalhes ao planejamento essencial para que o software tenha tudo o que precisa para funcionar de forma correta, e que sua interface considere todos os aspectos necessários para ter uma boa usabilidade.

Existe uma grande armadilha a ser evitada aqui que é a seguinte: quando pessoas que apenas reconhecem o que está sendo planejado (um software, uma campanha de marketing ou um artefato habitacional), participam do planejamento sem o auxílio de pessoas que têm familiaridade com os temas (os profissionais com experiência real na área).

Quando isto acontece, o planejamento é feito de forma que parece ser viável, e parece cobrir todos os pontos necessários, porque quem planejou reconhece o que está planejando. Porém, porque aquela pessoa apenas reconhece a área de planejamento, mas não está familiarizada com o processo de execução das atividades, vários pontos importantes podem ser ignorados e deixados de lado.

Por isso, é sempre bom que você tenha especialistas em cada área essencial para a execução do seu plano presentes durante o processo de planejamento. Eles irão iniciar provocações e considerações que irão levar seu time a considerar possibilidades muito mais interessantes para a criação de um bom plano, que poderá ser executado de forma viável e assertiva, sem muitos ajustes ao longo do caminho.

E sim! Haverão muitos ajustes durante o caminho. Porque nenhum plano sai perfeito do forno. Os melhores planos são aqueles que se ajustam conforme novas informações vão surgindo durante a sua execução.

Vale lembrar que esse processo de planejamento pode — e deve — ser feito por empresas das mais diversos tamanhos e áreas de atuação. Conduzir um negócio apenas de forma intuitiva é limitar demais o potencial que ele tem.

Inclusive, fazer um bom planejamento é essencial desde o momento em que você tem uma ideia de negócio, e essa prática deve estar presente para todas as ações que sua empresa deseja realizar. Veja o que a sua empresa tem a ganhar com o planejamento estratégico.

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Por que fazer o planejamento estratégico?

Direcionar a equipe

Você pode ter um time incrível, com profissionais excepcionais, porém se a direção não for clara é muito provável que eles fiquem rodando em círculos. Ou, que cansem rápido e logo procurem outro lugar para trabalhar. 

Progresso é muito importante para o ser humano. Tanto em sua vida, como em seu trabalho (afinal, o trabalho de cada dia faz parte essencial de nossas vidas).

Quando executamos o que é planejado, temos uma sensação muito forte de progresso sendo conquistado. Esse progresso trará gratificação e um senso de propósito para todo o seu time.

Ter um bom nível de planejamento pode transformar toda a dinâmica de trabalho em sua empresa. De pessoas que chegam em suas mesas todos os dias para executar atividades sem sentido para elas, para pessoas que se vêm contribuindo para um objetivo comum entre toda a equipe. Onde seu trabalho é essencial para o progresso de todos.

Ninguém gosta de não saber o objetivo do trabalho que está fazendo. Dar um propósito para a sua equipe certamente é um grande incentivo, que vai impactar muito nos resultados.

Sabemos que sua empresa tem seu propósito, e que todo o trabalho executado tem um objetivo. Porém, comunicar esse propósito de forma clara faz toda a diferença.

Além disso, projetar para o futuro, considerando médio e longo prazo, pode potencializar muito o poder dessa comunicação.

Potencializar resultados

Não há dúvidas de que um negócio com planejamento gera mais resultados do que um que não tem. Isso porque ele vai estar mais preparado para aproveitar oportunidades que possam aparecer, assim como sofrer menos com as crises.

Como falamos antes, o planejamento ajuda você a entender melhor e estar mais consciente quando as suas possibilidades. Essa compreensão é essencial para sua preparação.

“Antecipação é poder, reação é fraqueza” diz Tony Robbins. Quando você está preparado e se antecipa para as possibilidades, sejam elas positivas ou negativas, você está em uma posição de poder.

Quando você precisa reagir quanto a algo que acontece, está em uma posição de fraqueza. Precisar reagir já indica que algo inesperado aconteceu. É correr atrás do prejuízo.

Por isso, o planejamento estratégico nos ajuda a antecipar mais possibilidades no futuro do nosso negócio e nossos projetos, para que possamos antecipar o que pode vir a acontecer e nos preparar da melhor forma possível.

Outro ponto importante é que, fazendo essa análise, é possível usar melhor o potencial que o seu time já tem. 

Gerar mais autonomia

Uma empresa com visão de futuro e que deseja crescer, dá autonomia aos seus funcionários. Isso está comprovado, basta observar a cultura organizacional de empresas como a Netflix ou a Hubspot, por exemplo.

Fazer microgerenciamento e acompanhar cada tarefa dos funcionários gera muita perda de tempo. O ideal é dá-los uma direção e deixar que eles criativamente criem a melhor trilha para chegar no destino. Não tem como eles terem essa direção, sem um planejamento estratégico.

Quando planejamos um objetivo com nossa equipe, garantindo que as pessoas presentes têm domínio suficiente das áreas que estão sendo planejadas para saber o que é possível ou não, e quais são as considerações importantes a serem feitas, garantimos que os objetivos traçados são alcançáveis pela nossa equipe.

Dessa forma, não precisamos nos preocupar em como o trabalho será feito. Qual é o passo a passo que será trilhado para alcançar o objetivo. Apenas traçamos métricas que possibilitem medir o progresso daquele trabalho e confiamos em nossa equipe para executá-lo da melhor forma possível.

Existe um valor extraordinário nesta visão de trabalho. Porque quando, novamente, pessoas que apenas reconhecem o trabalho que precisa ser feito ficam em cima para saber como ele está sendo executado e opinando em sua execução, limita-se o potencial criativo do profissional que está executando o trabalho de fato para poder resolver aquele problema e trazer aquele resultado para a equipe da melhor forma possível.

É preciso definir não o que será feito, mas o objetivo que precisa ser alcançado, e confiar nos profissionais contratados para executar o trabalho da melhor forma possível.

Um bom profissional não é aquele que chega na reunião de planejamento com respostas para tudo, e pode te dizer exatamente como irá executar uma tarefa. O bom profissional é aquele que chega na reunião de planejamento com a mente aberta para entender o trabalho a ser feito e o objetivo a ser alcançado.

Talvez, no final da reunião, ele tenha entendido o objetivo, mas não faça a menor ideia de como irá chegar nele. Não tem problema nenhum. Confie na sua equipe para encontrar um caminho, e foque no objetivo a ser alcançado.

Uma ótima ferramenta a ser usada nesse momento é a metodologia de Objetivos SMART. Se você ainda não conhece, dê uma olhada em nosso artigo sobre o assunto para se familiarizar com ela e poder aplicar durante seus planejamentos.

Como fazer o planejamento estratégico?

O planejamento estratégico pode ser feito tanto no início de um negócio, quanto em qualquer estágio de maturidade em que ele esteja. Para fazer isso, basta seguir algumas etapas, que vamos elencar abaixo.

1. Identidade organizacional

Todo negócio nasce com uma identidade única, mesmo que talvez os seus líderes nunca tenham colocado isso no papel. Estamos falando da visão, missão e valores que conduzem as decisões da companhia. 

Se a sua empresa já está funcionando, é provável que já existam essas definições. Mesmo assim, vale a pena uma revisão. Se você nunca fez isso, esse é o momento. Ter uma cultura organizacional bem definida ajuda na hora de atrair e manter colaboradores, assim como transparece para o público, por meio dos serviços e produtos. 

Entenda o que você precisa definir nesta etapa.

Missão: é a síntese do que sua empresa faz todos os dias. Ela deve ser breve, uma frase apenas.

Visão: é a transformação que sua empresa deseja trazer ao mundo. Novamente, deve ser breve e estar sintetizada em uma frase apenas. A visão fala da inspiração que levou a criação do seu negócio, e o resultado que ela quer trazer ao mundo.

Valores: as qualidades percebidas no dia a dia, e que são levadas em consideração em cada tomada de decisão em seu negócio. Seus valores formam o compasso que guia o seu negócio no mercado.

É muito importante entender que, mesmo quando seu negócio não tem estes três aspectos bem definidos e apresentados para a sua equipe, ele terá uma missão, visão e valores. Não há como escapar.

A diferença é que quando você define estas características e se lembra delas todos os dias, elas estão bem projetadas e servido para guiar o seu negócio na direção desejada.

Quando o negócio não tem esses pontos bem definidos e uma boa consciência de quais eles são, normalmente, eles acabam servindo contra o desenvolvimento do seu negócio. Porque tudo o que você não planeja para servir e ajudar em seu progresso, certamente não irá contribuir com ele.

2. Definição do objetivo

Todo planejamento acontece com um objetivo. Então, antes de tudo é muito importante você definir claramente qual é o objetivo a ser alcançado. Isto irá permitir que toda a equipe participando do planejamento foque suas energias no que realmente importa.

Não trace vários objetivos diversos para seu planejamento. Você até pode ter mais de um objetivo identificado, mas eles precisam estar alinhados em uma causa comum.

Por exemplo: se meu objetivo é dobrar o número de negócios fechados pela minha equipe comercial, posso adicionar como objetivos secundários tanto “dobrar o número de oportunidades criadas pelo marketing”, como “dobrar a taxa de conversão entre oportunidades criadas pelo marketing e negócios fechados pelo comercial”.

Ou seja: todos os objetivos listados precisam ter um mesmo objetivo final em foco, como no exemplo citado acima. Não podem ser duas ações distintas que precisam de planejamentos individuais para serem alcançadas.

3. Diagnóstico de cenário

Momento de olhar para dentro e para fora da empresa. Utilize pesquisas e toda a informação que conseguir para se embasar nesse momento. Uma análise comum de ser feita nesta etapa é a matriz SWOT. Essa é uma metodologia bem simples, mas que ajuda bastante na hora de ter a visão do macro.

Essa análise de cenário pode acontecer tanto no momento de projetar o seu negócio, como no momento de projetar qualquer ação da sua empresa. Ao fazer um planejamento de marketing, ao projetar a implementação de uma nova metodologia de gestão de projetos, ou na criação de um novo departamento.

É sempre importante analisar o cenário em volta do que está sendo planejado para entender melhor tanto as ferramentas a sua disposição para poder usá-las, como para entender os desafios que precisarão ser superados durante a execução do plano.

4. Considere todas as possibilidades de ação

Após analisar o cenário atual envolvendo o seu planejamento, está na hora de começar a considerar as ações que podem ser realizadas para alcançar o seu objetivo.

Não precisa entrar em detalhes neste momento. Apenas defina, da forma mais breve possível, quais ações podem ser tomadas para poder alcançar o objetivo traçado.

No exemplo citado, poderíamos definir ações como:

  • Aumentar orçamento nas campanhas de marketing.
  • Abrir um novo canal de aquisição
  • Criar um novo conteúdo de valor para atrair mais leads
  • Criar uma nova oferta especial para assinaturas anuais
  • Aumentar a redação de conteúdo de valor

Como dito antes, neste momento não precisa se preocupar em como essas ações serão executadas, apenas faça um brainstorm rápido sobre quais são as possibilidades que podem ser adotadas para chegar ao objetivo traçado.

Aqui, a presença de especialistas em cada área na sua equipe já se faz essencial, pois eles podem trazer possibilidades que você, como gestor do negócio, poderia não ter visualizado sem a participação deles. Não subestime estes insights que podem ser trazidos para sua discussão, eles são muito valiosos.

5. Defina a prioridade e complexidade das suas opções

Se a presença de especialistas em sua equipe de planejamento já se faz importante no passo 4, agora eles se tornam mais importantes ainda.

Neste momento, você irá avaliar não apenas o quanto uma determinada ação é importante para levar seu negócio ao objetivo traçado, mas qual a complexidade para poder executa ela.

Isso é muito importante porque, baseado no objetivo e no cenário em que seu negócio estar, uma atividade muito importante pode ter uma complexidade de execução que seja inviável no cenário atual.

Dessa forma, seu time estratégico irá determinar que ela precisa ser feita, porém, ao levar esta demanda para a equipe que irá executá-la de fato, a equipe percebe que não tem o tempo, ou até mesmo os recursos necessários para executar aquela ação.

E agora? O que podemos fazer? Esperar que nossa equipe se vire e entregue o resultado esperado? Isso não é justo com seus colaboradores.

É preciso, acima de tudo, oferecer as condições necessárias para que seus colaboradores possam executar o seu trabalho da melhor forma possível. Por isso, o simples fato de incluir especialistas no planejamento pode impedir este cenário de acontecer. Porque dessa forma, durante o planejamento, recursos que se farão necessários serão identificados e providenciados para que sua equipe possa atender a demanda criada da melhor forma possível.

E ainda mais importante: neste momento, ações simples que seriam negligenciadas pelo seu time estratégico podem ser identificadas por especialistas e incluídas em seu planejamento.

Talvez, o estratégico fosse julgar uma ação simples demais para ser priorizada, mas um especialista identifica que sua execução seria tão fácil, que não faz sentido deixar ela de lado, possibilitando que seu negócio já colha o benefício daquela ação logo no início da execução do planejamento.

Algumas ações simples podem, inclusive, causar grandes impactos no seu negócio.

É muito importante definir, então, quais são as ações que passarão para o próximo estágio, e quais são as ações que ficarão para um outro momento.

Decidir que uma ação não será tomada agora não significa que ela não tem prioridade. Apenas significa que ela não é uma prioridade agora. Seja porque o cenário não está positivo para sua execução no momento, ou porque outras ações, com maior prioridade, precisam de atenção neste momento.

Por isso, é importante escolher quais são as ações levantadas aqui que seguirão para o próximo passo do seu planejamento estratégico, o criação do plano de ação.

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6. Plano de ação

De nada adianta ter todas essas informações, se não colocar em prática, não é? É aqui que boa parte dos negócios falham. Muitas vezes o planejamento está lindo, mas ficou totalmente restrito a alta hierarquia da empresa.

Novamente, isto acontece porque especialista nas áreas de conhecimento necessárias para a execução do planejamento não estavam presentes durante ele. Dessa forma, apenas a parte estratégica foi definida.

É importante incluir estes profissionais porque, nesta etapa, eles começarão a dizer para o seu estratégico como as ações planejadas serão executadas passo a passo.

Novamente, é importante lembrar que nem todos os passos precisam ser identificados aqui, porque seu plano não está sendo escrito em pedra, mas provavelmente em post its ou até mesmo em uma ferramenta digital como o Flowup.

O importante é mapear o máximo possível do processo durante o planejamento. Não saber exatamente o caminho que será adotado para alcançar aquele objetivo é algo “ok”. Mas possibilidades precisam ser levantadas para poder ter uma ideia clara do esforço que será necessário para a execução da tarefa.

Se uma possibilidade foi vista como inviável no futuro, basta apenas voltar ao planejamento e marcar ela como tal. Da mesma forma, um esforço que não foi identificado durante o planejamento pode aparecer depois, durante a execução. Não se preocupe, volte ao seu plano e adicione aquele esforço nele para registrar que aquilo precisa ser feito para executar a ação e alcançar o objetivo traçado.

A falta de um bom detalhamento desse plano de ação, assim como de líderes inspiradores para poder organizar os esforços em sua execução, podem gerar uma desconexão entre a parte estratégica e a tática-operacional. Por isso, é tão importante envolver pessoas diversas nesse processo.

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7. Definição de metas e indicadores

Com tudo que você já obteve de informação, agora é a hora de definir onde cada ação precisa levar o seu negócio e quais dados irão demonstrar esse desenvolvimento.

Essas metas precisam envolver toda a organização. Porém, você pode definir grandes objetivos e depois deixar que cada departamento quebre-os em metas menores.

As metas precisam ser desafiadoras, mas não podem ser impossíveis, ou podem causar a desmotivação do time. Se, no decorrer do caminho, você perceber que as metas estão muito fáceis de bater, aí sim pode pesar um pouco a mão. 

Por fim, deixe claro para cada uma das metas, qual é o indicador que lhe serve de guia. Só assim, será possível verificar o seu progresso. 

8. Acompanhamento

A última etapa deste planejamento também é contínua. Defina uma periodicidade para que gestores e áreas da empresa possam se encontrar e assim analisar os resultados até aqui. Pode ser toda semana ou de 15 em 15 dias. Cada atividade irá dizer para você um período no qual ela precisa ser acompanhada.

Por exemplo, se a jornada do meu consumidor dura 30 dias, não adianta traçar uma meta relacionada ao aumento de oportunidades, taxas de conversão ou negócios fechados e querer acompanhar ela toda semana. É preciso de um ciclo de 30 dias para que estas informações atualizem de forma completa.

Use este tempo de acompanhamento para revisar o seu plano e identificar aonde ele precisa ser ajustado. Não se engane: seu plano precisará ser ajustado. Nenhum plano vai sair perfeito do forno, independente da sua experiência com o mercado.

Erros que podem acabar com o seu plano

Não revisar o plano periodicamente

Um planejamento estratégico não é algo que se revisa a todo tempo, porém é preciso ficar atento. Tenha momentos pré-programados, seja semestralmente, anualmente, da forma que for melhor, mas não deixe de revisitar seu plano periodicamente.

Vivemos em um ambiente cada vez mais dinâmico, onde as coisas mudam muito depressa. O seu planejamento deve acompanhar essa velocidade também. 

Falta de liderança

Um passo essencial para que o plano saia do papel e se materialize em resultados é ter uma liderança inspiradora. Mudar é sempre complicado e cansativo no início, portanto qualquer proposta vai sofrer resistência por parte do time. É preciso uma liderança forte e inspiradora para engajar todos a fazerem a sua parte no plano de ação. 

Comunicação ruim entre a equipe

Um dos maiores problemas que atrapalha qualquer relacionamento é a falta de comunicação. Não é diferente na relação entre os membros da sua equipe. Ter uma comunicação efetiva é um grande desafio, mas que quando bem alinhado gera muitos resultados.

Métricas erradas ou irrelevantes

Como um dos pontos mais importante de todo o processo do planejamento estratégico é o acompanhamento, porém, isso só vai fazer sentido se as métricas que estão sendo analisadas são as certas e as mais relevantes. 

Se os cálculos estiverem errados, ou pior, se ninguém estiver acompanhando essas métricas, não tem como ter sucesso nesse plano. Se tiver, será por pura sorte. E a sorte não dura para sempre. 

Diferenças entre planejamento estratégico, tático e operacional

É importante destacar que o planejamento é uma coisa só, fazer essas distinções possuem um único fim de didática, para melhor compreensão. Na realidade, essa gradação apenas se refere aos desdobramentos que esse plano vai ter para sair do campo teórico para o prático. 

Sendo assim, o que se chama de planejamento estratégico se refere a parte mais teórica, que abrange toda a empresa e que visam o longo prazo. Já os níveis táticos e operacionais é a maneira como esse planejamento estratégico vai acontecer na prática. Portanto, são voltadas para o dia a dia e para departamentos específicos. 

Cada departamento ou área da empresa, vai ter seu próprio plano tático operacional, que nada mais é do que a forma como os gestores dessas áreas traduziram o plano estratégico em ações do seu domínio.

Em uma empresa muito grande, com diversos setores e departamentos, cada um desses níveis pode significar um novo documento. Porém, dentro da realidade de pequenas empresas, pode estar tudo junto, não precisa ser nada extenso. 

Como foi possível perceber, fazer um planejamento estratégico é um passo muito importante para qualquer negócio, seja grande ou pequeno. Por meio desse processo, se entende melhor o cenário que está envolvido e os objetivos que deseja alcançar, deixando tudo bem claro. 

Fazer toda a empresa caminhar junto na mesma direção é algo necessário, embora não seja simples. Por isso, é importante que você conheça outras ferramentas que também podem te ajudar nesse processo.

Caso queira se aprofundar neste tema que é tão importante, visite nossa postagem sobre ferramentas de gestão, conheça 15 ferramentas importantes para o seu negócio e como elas podem ajudar você a alcançar seus objetivos.

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