Obrigações fiscais das PMEs: conheça as principais!

As obrigações fiscais das empresas brasileiras são complexas. Há uma grande quantidade de declarações e impostos que devem ser recolhidos, o que exige atenção e conhecimento para cumpri-las. No entanto, muitos gestores não sabem quais são essas obrigações, além de sofrerem com a falta de organização da empresa. Isso leva a problemas com o fisco e afeta, até mesmo, o crescimento do negócio.

Entre as PMEs, muitas adotam o Simples Nacional. Ele reúne 8 impostos em uma só guia, mas, ainda assim, é preciso conhecer o que é compulsório. Por isso, veja quais são as maiores obrigações fiscais das empresas brasileiras e fique preparado.

Leia os tópicos deste texto como preferir:

• Quais são as principais obrigações fiscais das empresas brasileiras?

1. Registro da empresa e obtenção de CNPJ
2. Emissão de notas fiscais e controle de vendas
3. IRPJ
4. CSLL
5. PIS
6. COFINS
7. ISS
8. ICMS
9. INSS patronal e o FGTS
10. Entrega de declarações fiscais, como a DIRF e a DCTF
11. Controle de obrigações acessórias, como a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e o eSocial

• A importância de contar com auxílio profissional

Quais são as principais obrigações fiscais das empresas brasileiras?

1. Registro da empresa e obtenção de CNPJ

O registro de uma empresa e a obtenção do CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) são processos fundamentais para que um negócio possa atuar de forma legal e regular no Brasil.

Você pode fazer o processo de registro e obtenção do CNPJ de forma online, por meio do site da Receita Federal do Brasil. O próprio empresário ou um contador pode realizar o processo, e ele é relativamente simples.

Para iniciar o processo, é necessário ter em mãos os documentos necessários, tais como a identidade do empresário ou dos sócios, o CPF, o comprovante de residência, entre outros. Também é necessário definir qual será a natureza jurídica da empresa, como MEI (Microempreendedor Individual), EIRELI (Empresa Individual de Responsabilidade Limitada), Sociedade Limitada, entre outras.

Após definir a natureza jurídica e reunir a documentação necessária, o empresário ou o contador deve acessar o site da Receita Federal e preencher o formulário de registro e obtenção do CNPJ. Durante o processo, é necessário informar o nome fantasia da empresa, o endereço, a atividade econômica, o capital social, entre outras informações.

A Receita Federal analisará o processo após o preenchimento de todas as informações e o envio dos documentos necessários. Se não houver nenhuma pendência ou irregularidade, a empresa receberá o seu CNPJ e será registrada. O processo pode levar alguns dias ou até mesmo algumas semanas, dependendo da análise da Receita Federal.

2. Emissão de notas fiscais e controle de vendas

A emissão de notas fiscais e o controle de vendas de uma empresa são processos fundamentais para garantir a conformidade com a legislação tributária e para monitorar as atividades comerciais da empresa. Abaixo, descrevemos os principais aspectos envolvidos em cada um desses processos:

2.1 Emissão de notas fiscais:

Identificação do tipo de nota fiscal a ser emitida (por exemplo, NF-e, NFC-e, NFs-e, etc.) de acordo com a atividade comercial e a legislação tributária do estado em que a empresa está localizada.
Criação de um documento fiscal eletrônico, contendo informações como nome e endereço do comprador, descrição dos produtos ou serviços vendidos, valores, impostos, entre outros.
Assinatura digital da nota fiscal, garantindo a autenticidade e integridade do documento.
Transmissão da nota fiscal para a Secretaria da Fazenda do estado, por meio de um software emissor de notas fiscais.
Arquivamento da nota fiscal eletrônica por um período determinado por lei, para eventuais consultas e fiscalizações.

2.2 Controle de vendas:

Registro das vendas realizadas em um sistema de gestão empresarial, que pode ser um software específico para controle de vendas, um ERP (Enterprise Resource Planning) ou uma planilha eletrônica.
Monitoramento das vendas por produto, cliente, vendedor, período, entre outras informações relevantes para o negócio.
Análise do desempenho das vendas em relação a metas estabelecidas, identificando oportunidades de melhoria.
Integração com outros sistemas, como o de gestão de estoque e o de contabilidade, para garantir a consistência das informações e a automatização de processos.
Emissão de relatórios gerenciais para tomada de decisões estratégicas.

3. IRPJ

O Imposto de Renda de Pessoa Jurídica é o análogo àquele pago por pessoas físicas. Você deve fazer a declaração anualmente e ela depende da geração de renda que ocorre no período avaliado.

Mesmo os negócios individuais ou micro empreendimentos devem pagar esse valor. A faixa de cobrança varia com o tamanho e tipo da empresa e a alíquota vai de 0% a 6,12%.

4. CSLL

Já a Contribuição Social sobre Lucro Líquido vai direto para a seguridade social — ou seja, a previdência e suas várias coberturas.

Toma como base de cálculo as receitas da PME, mas, no Simples Nacional, as tarifas variam com o tamanho do empreendimento. Atualmente, os valores vão de 1,22% a 2,53%.

5. PIS

O Programa de Interação Social tem uma destinação diferente. Em vez de seguir para a União, é um total redistribuído entre os colaboradores. É o valor que os funcionários recebem, por exemplo, anualmente quando trabalharam com carteira assinada — no chamado abono salarial.

No Simples, essa é uma das obrigações fiscais que varia de 0% a 0,57% do faturamento da PME.

6. COFINS

A Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social é outro imposto importante para a previdência, tanto em relação à aposentadoria quanto aos auxílios. Também apresenta direcionamento para atuações públicas, como de assistência social.

Muitas PMEs adotantes do Simples não pagam esse tributo. As outras têm uma incidência de 1,28% a 2,63%.

7. ISS

O Imposto sobre Serviços é voltado apenas para as empresas que atuam dessa forma. Uma PME varejista, por exemplo, não precisa se preocupar com essa cobrança.

Apesar de se tratar de um imposto de caráter municipal, pode ser recolhido pelo Simples. A incidência é sobre o faturamento e varia de 2% a 5%.

8. ICMS

Uma das obrigações fiscais mais polêmicas do Brasil, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços é incidente apenas em alguns empreendimentos. Um e-commerce que faz entrega para outros estados, por exemplo, deve que recolher esse valor.

Esse é um imposto estadual e cada unidade da federação tem liberdade para definir a sua alíquota. Então, é muito comum que haja diferenças quando há o transporte entre estados, o que exige um tratamento especial.

9. INSS patronal e o FGTS

Os empregadores e os empregados pagam valores ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) como contribuições previdenciárias. Essas contribuições garantem o pagamento de benefícios previdenciários, como aposentadorias, pensões por morte, auxílio-doença, entre outros.

O INSS patronal é a contribuição previdenciária que a empresa paga sobre a folha de pagamento dos seus funcionários. O valor a ser pago é calculado sobre a remuneração total dos empregados, incluindo salários, gratificações, horas extras, entre outros adicionais. A alíquota varia de acordo com o tipo de atividade econômica da empresa, e atualmente, pode variar entre 20% e 22,5%.

Já o FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) é um fundo de reserva criado para proteger o trabalhador em caso de demissão sem justa causa. As empresas são obrigadas a depositar mensalmente uma quantia equivalente a 8% do salário de cada funcionário em contas vinculadas individuais, que o trabalhador pode sacar em caso de demissão sem justa causa, aposentadoria, doenças graves, entre outras situações previstas em lei.

As contribuições previdenciárias são fundamentais para garantir a sustentabilidade do sistema previdenciário brasileiro e garantir que os trabalhadores tenham acesso a benefícios previdenciários e proteção social. É importante que as empresas cumpram corretamente suas obrigações previdenciárias, evitando assim possíveis sanções e prejuízos financeiros.

10. Entrega de declarações fiscais, como a DIRF e a DCTF

A Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) e a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) são duas declarações fiscais obrigatórias que devem ser entregues por empresas e outras organizações que estão sujeitas a impostos e contribuições federais no Brasil.

A DIRF é uma declaração que deve ser entregue pelas empresas que retêm imposto de renda na fonte em seus pagamentos, como salários, honorários, aluguéis, entre outros. A DIRF contém informações sobre os pagamentos realizados pela empresa, os valores retidos e os beneficiários desses pagamentos. A declaração é obrigatória e deve ser entregue anualmente, geralmente até o último dia útil de fevereiro.

Já a DCTF é uma declaração que deve ser entregue pelas empresas que estão sujeitas a tributos federais, como PIS, Cofins, IRPJ e CSLL. A declaração é utilizada para informar à Receita Federal os débitos e créditos tributários que a empresa deve apurar em um determinado período. A DCTF também é obrigatória e deve ser entregue mensalmente até o 15º dia útil do mês seguinte ao período de apuração.

Ambas as declarações devem ser entregues eletronicamente, utilizando os sistemas disponibilizados pela Receita Federal. A não entrega ou a entrega com informações incorretas pode resultar em multas e outras penalidades para as empresas. É importante que as empresas mantenham um controle rigoroso de seus pagamentos e tributos para garantir que as declarações sejam entregues corretamente e dentro do prazo estabelecido.

11. Controle de obrigações acessórias, como a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e o eSocial

O controle de obrigações acessórias, como a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e o eSocial, funciona por meio do cumprimento de obrigações legais impostas às empresas pelo governo brasileiro. Essas obrigações são necessárias para que o governo possa fiscalizar as atividades das empresas, coletar informações sobre suas operações e arrecadar impostos.

A ECF é uma obrigação acessória que tem como objetivo transmitir ao governo as informações contábeis e fiscais das empresas. A empresa deve enviar um conjunto de informações ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Essas informações abrangem dados sobre as operações da empresa, movimentações financeiras, receitas e despesas, entre outras informações.

O eSocial, por sua vez, é uma obrigação acessória que tem como objetivo unificar a entrega das informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas. Ele substituiu diversas obrigações acessórias que antes eram entregues de forma separada, como a GFIP, a RAIS e o CAGED. Com o eSocial, as empresas precisam enviar informações sobre seus funcionários, como dados cadastrais, informações trabalhistas e previdenciárias, entre outras.

Ambas as obrigações acessórias são realizadas por meio de plataformas digitais e têm prazos específicos para serem cumpridas. Empresas que não cumprem essas obrigações podem receber multas e outras sanções. Por isso, é importante que as empresas tenham um controle efetivo sobre o cumprimento dessas obrigações e mantenham seus registros e informações contábeis e fiscais atualizados e organizados.

A importância de contar com auxílio profissional

As obrigações fiscais brasileiras não são apenas numerosas, como podem ser complexas. As PMEs precisam ter muito conhecimento sobre todos os pontos para que não terminem com irregulares e multadas pela fiscalização.

Então, ter apoio profissional faz a diferença. Contratar um software de gestão, por exemplo, ajuda a controlar as quitadas e as pendentes. Com organização e gerenciamento, todos os pontos são respeitados, como manda a legislação.

Ao conhecer as obrigações fiscais das PMEs, é mais fácil se preparar para elas e garantir a regularidade. Assim, o negócio consegue se desenvolver de forma sustentável.

Para conquistar o êxito, também é válido cuidar do gerenciamento em outras pontas. Quer saber como? Conheça 8 estratégias para atingir o sucesso com a gestão de PME.