Objetivos SMART e Kanban: uma combinação poderosa para a gestão de projetos

Se você está em busca de estratégias eficientes para atingir as metas da sua empresa, este post é para você. Vamos mergulhar no mundo dos Objetivos SMART e descobrir como eles podem impulsionar o sucesso do seu próximo projeto.

Você já se perguntou como alcançar resultados significativos e consistentes em seus projetos? Muitas vezes, nos deparamos com desafios que parecem insuperáveis e nos perguntamos se estamos realmente no caminho certo. É aí que entram em cena as metodologias SMART e o Kanban, duas ferramentas incríveis que se complementam perfeitamente.

Kanban é o que conhecemos como metodologia ágil, e foi criado pela japonesa Toyota nos anos 60 com o objetivo de facilitar o gerenciamento de processos de produção e, hoje em dia, é visto como um excelente método para gerenciamento de projetos.

Hoje vamos compartilhar com você como podemos unir o método Kanban com a construção de objetivos SMART (inteligente, na sigla em inglês) e temos certeza que essa combinação poderosa irá impactar muito no ciclo de vida do seu projeto.

Leia os tópicos deste texto na ordem que preferir:

• Por que ter um gerenciamento de projetos com objetivos SMART?

1. Specific (específico)
2. Measurable (mensurável)
3. Achievable (alcançáveis)
4. Relevant (relevante)
5. Timely (temporal)

• Como unir os objetivos SMART com o método Kanban
• Não perca tempo, trace seus objetivos SMART com a metodologia Kanban

Por que ter um gerenciamento de projetos com objetivos SMART?

Quando você for traçar seus objetivos SMART, é muito importante lembrar que metas menores são mais fáceis de se alcançar.

Isto não quer dizer que você vai diminuir suas expectativas. Neste artigo, vamos ensinar a você a desconstruir seu planejamento estratégico em pequenas etapas de objetivos menores, fáceis de conquistar, que compõem objetivos maiores e mais completos quando entregues. É a conclusão destes objetivos que irá lhe levar até o seu objetivo principal.

Este processo de alcançar pequenos resultados mais constantemente irá trazer para sua equipe uma sensação maior de progresso, alimentando todos com mais energia para agir e criando o que chamamos de momentum.

SMART quer dizer: specific (específico), measureable (mensurável), achievable (alcançável), relevant (relevante) e timely (temporal). Vamos explicar cada um destes pontos para você neste artigo, mas antes precisamos contextualizar um pouco mais a união entre o método Kanban e objetivos SMART.

O método Kanban

Nosso blog tem um guia completo do método Kanban, que você pode ler caso ainda não esteja familiarizado com esta metodologia ágil.

Basicamente, o método Kanban busca agilizar processos ao identificar onde estão os gargalos de produção. Estes gargalos são partes no processo de produção onde o trabalho da equipe tende a acumular.

Ao identificar estes momentos, o método oferece à equipe a oportunidade de focar nas tarefas de forma a criar um fluxo mais contínuo de trabalho, evitando que atividades fiquem paradas e atrasem todo o andamento do projeto.

Se você não teve a oportunidade de ler nosso post citado acima e prefere ver uma versão em PDF do mesmo, veja nosso e-book sobre o método Kanban e fique por dentro desta metodologia simples que pode facilitar muito todos os projetos da sua equipe. Compreender bem o método de traçar objetivos SMART e a metodologia Kanban irá causar um grande impacto na sua gestão de projetos.

1. Specific (específico)

Ter clareza em seus objetivos SMART é extremamente importante. Como já dizia o Gato de Cheshire “quando a gente não sabe para onde vai, qualquer caminho serve”.

Como não estamos no país das maravilhas, precisamos ter objetivos claros e caminhos bem definidos para alcançá-los.

Ser específico, porém, não indica que você sabe necessariamente como irá chegar lá. Afinal, “não podemos mudar aonde estamos do dia para a noite, mas podemos mudar a nossa direção”, como Jim Rhon costumava dizer.

Este conceito é muito importante na hora de definir seus objetivos, pois, você deve sempre focar no seu direcionamento desejado antes de começar a pensar nos recursos disponíveis que tem hoje ou como você irá fazer para chegar aonde deseja.

“Não podemos mudar aonde estamos do dia para a noite, mas podemos mudar a nossa direção” – Jim Rhon

Portanto, na hora de traçar seus objetivos pense sempre aonde você deseja chegar primeiro para depois pensar no que você pode fazer para começar a andar na direção desejada. Este é o momento de pensar pequeno e descobrir quais são os seus primeiros passos no caminho maior a ser trilhado.

Você pode argumentar que nada disso se relaciona bem com “ter caminhos bem definidos” como foi dito antes. Caso você esteja com esta dúvida dentro de si, quero lhe introduzir o conceito de “zona de conforto”.

Expandindo sua zona de conforto

Com o acesso à informação disponível hoje, muitos estamos familiarizados com o conceito de zona de conforto. Este é o conjunto de atividades com o qual nos sentimos familiares, e, portanto, com as quais aceitamos nos envolver com maior disposição.

Muitas vezes, porém, desejamos atingir objetivos que não estão dentro da nossa zona de conforto, seja na esfera pessoal ou profissional de nossas vidas, e acabamos abandonando estes projetos sem sequer perceber.

Isto acontece porque não sabemos exatamente como alcançar estes objetivos, pois os processos necessários para isto estão fora da nossa zona de conforto. Agora vou lhe ensinar a como mudar sua perspectiva para que estes objetivos, antes aparentemente inalcançáveis, passem a estar dentro do seu alcance.

Você pode imaginar que vou lhe ensinar algo bastante complexo agora, mas a informação é bem simples e você provavelmente já a conhece, embora não consiga entender como ela pode se aplicar no seu gerenciamento de projetos.

Vamos supor que você se mudou e foi para uma outra cidade. Você agora tem um novo trabalho, e o caminho até lá não é simples de se aprender. Ainda assim, é exatamente isto que você irá fazer: começar a aprender o caminho, pois, é a única alternativa.

Reconhecendo pontos de referência, errando uma entrada ou outra (mesmo com a ajuda do seu GPS), até mesmo passando por alguns momentos de irritação. O problema é que não há para onde fugir, você precisa trilhar este caminho todos os dias; isto fará toda a diferença.

Quantas vezes você irá trilhar este caminho até que ele se torne familiar? Não muitas. É isso que as pessoas esquecem quando se trata de sair da sua zona de conforto.

Não será fácil, mas o desconforto irá durar menos do que você imagina.

Você irá passar por dificuldades. Você não conhecerá o caminho logo de início, mas é trilhando ele, errando o trajeto eventualmente, passando por desconfortos e irritações, que você vai começar a descobrir como chegar aonde deseja com segurança; e não leva muito tempo.

“Sair da zona de conforto” é iniciar um processo que, se você se permitir fazer continuamente, irá expandir a sua zona de conforto, pois, irá lhe permitir se familiarizar com novos territórios.

Algo que todos que passaram por este processo conseguem entender é o quanto a nossa direção é o mais importante. Não importa se você entrou na rua errada e não sabe para onde ir naquele momento, pois, se você tem a sua direção clara em sua mente, você encontrará o caminho certo.

Com o tempo, todo este processo fará parte da sua zona de conforto, e você provavelmente irá conhecer bem o melhor caminho para chegar aonde deseja ir.

Detalhe importante a se lembrar: nossa zona de conforto, que cada um de nós tem, não tem limites. Portanto, não é como se você estivesse tentando empurrar novas situações para dentro dela, mas a expandindo para que ela englobe novos processos e situações familiares a você.

2. Measurable (mensurável)

É muito importante poder medir os seus objetivos SMART para saber exatamente quando atingiu uma meta. Ao traçar um objetivo como “melhorar o nível de satisfação de nossos clientes”, é preciso atrelar ele a um parâmetro mensurável como “nas pesquisas de satisfação feita após cada atendimento”.

Sem este tipo de parâmetro, alcançar sua meta pode ser algo subjetivo. Nossos objetivos precisam entregar algo mensurável que nos permitirá saber quando a meta foi alcançada ou o quão distante ainda estamos dela.

Se você não consegue atrelar seus objetivos a um parâmetro mensurável hoje, é preciso criar um processo que possa lhe oferecer isto durante o planejamento do seu projeto.

Lembre-se: quando você buscar o caminho, eventualmente o encontrará; e em breve encontrar parâmetros mensuráveis a você nos seus objetivos será um processo familiar também.

3. Achievable (alcançáveis)

O desafio neste momento para conseguir traçar um objetivo SMART é que ele seja alcançável e, ainda assim, desafiador. Tony Robbins costuma dizer que “superestimamos o que conseguimos fazer em um ano e subestimamos o que conseguimos fazer em três”.

Agora, não é momento de ter medo. Você precisa acreditar mais rápido e maior quando traçar seus objetivos e definir metas que sejam alcançáveis e desafiadoras. O segredo está em não ter medo de errar o prumo, mas ajustá-lo conforme você se sentir mais seguro em seu caminho; lembre-se do que falamos sobre zona de conforto.

Traçar um objetivo e não alcançá-lo no prazo é completamente aceitável. Você poderá ver antes do prazo terminar como está o andamento do seu projeto e fazer outro processo essencial de “ajustar suas expectativas”, caso seja necessário.

Ajustando suas expectativas

Quando você se vê próximo do prazo final do seu projeto (ou até mesmo de sua tarefa atual), e longe demais de concluir o que precisa ser feito, não adianta se desesperar. É preciso ajustar suas expectativas.

O primeiro passo é mudar a sua estratégia, pois, se você traçou um objetivo alcançável e não está conseguindo visualizar uma entrega a tempo, duas coisas podem estar acontecendo: ou você não está agindo no que precisa ser feito (procrastinando), ou sua abordagem ao problema precisa mudar. Seja flexível e analise seus resultados. Se seus esforços forem reais e não estiverem lhe levando para onde você deseja chegar, mude sua estratégia.

Se mudar sua abordagem não o levar para mais próximo de seus objetivos, você precisa ajustá-los para o prazo existente ou fazer o inverso, e ajustar o seu prazo para os seus objetivos; seja qual for mais flexível. O importante neste momento será entregar algo de valor, mesmo que não seja o valor ideal definido durante o planejamento do projeto.

Como gerente de projetos, caso você perceba que um membro do seu time está tendo dificuldades em realizar uma tarefa dentro do prazo, é importante observar o impacto deste atraso no projeto como um todo e, se necessário, direcionar recursos para auxiliar este membro na tarefa, para que o projeto como um todo continue de acordo com o planejamento.

Saber lidar com frustração e raiva é importante para um bom gerente de projeto. Seja flexível, enfrente essas situações e continue trabalhando firme no seu projeto.

4. Relevant (relevante)

Todos os nossos objetivos SMART precisam ser profundamente relevantes. É impressionante como dedicamos nossas energias à tarefas que não irão nos aproximar de onde desejamos realmente estar. É neste momento que um bom software de gerenciamento de projetos como o Flowup fará toda a diferença para você e toda sua gestão de pessoas.

Usando um sistema de gerenciamento online, você poderá fazer todo o seu controle de tarefas e identificar se algum membro da sua equipe está dedicando tempo excessivo a uma determinada atividades, ou até mesmo à atividades que não estão relacionadas ao objetivo principal do projeto.

Quando você fizer o seu planejamento e começar a desconstruir seu objetivo maior em pequenas etapas capazes de lhe entregar resultados, verá que cada uma dessas tarefas precisa ser relevante para o seu objetivo final.

É quando falhamos em nos planejamos corretamente que nosso projeto passa a ter tarefas que não são realmente relevantes para a sua conclusão. Ao traçar apenas um objetivo maior, tendemos a nos perder no meio do caminho e começar a procrastinar com tarefas que não irão impactar o nosso projeto.

Neste momento, começamos a perder tempo e, mais importante, momentum. Como gerente de projeto será preciso manter sua equipe no caminho da realização e focada em tarefas relevantes para conquistar o seu objetivo final.

5. Timely (temporal)

Todas as tarefas definidas no planejamento do seu projeto devem ter um prazo para serem concluídas. Mais uma vez o nosso software de gerenciamento de projetos pode facilitar a sua vida, pois, irá sinalizar automaticamente quando uma tarefa estiver perto do prazo para ser concluída.

Usando o Flowup, como gerente de projeto, você poderá acompanhar o andamento de cada tarefa na sessão “projetos”. Saberá também se cada um dos membros do seu time está dentro do prazo, e se eles estão dedicando o tempo estimado em suas tarefas, ou se, de alguma forma, alguma atividade está consumindo mais recursos do que o esperado durante o planejamento do projeto.

Ter este tipo de controle é essencial para manter-se dentro do orçamento definido, e trazer o senso de urgência necessário para a sua equipe concretizar os objetivos SMART definidos.

Como unir os objetivos SMART com o método Kanban

A combinação dos objetivos SMART e o método Kanban é uma estratégia poderosa para a gestão de projetos. Enquanto os objetivos SMART fornecem uma base sólida para definir metas claras e alcançáveis, o Kanban oferece um sistema visual para organizar e acompanhar o progresso das tarefas

Comece definindo os objetivos

Antes de implementar o método Kanban, é fundamental estabelecer objetivos SMART. Certifique-se de que seus objetivos sejam específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado. Isso proporcionará clareza e direcionamento para sua equipe, garantindo que todos estejam alinhados em relação ao que precisa ser alcançado.

Mapeie seus objetivos para o quadro Kanban

Com seus objetivos SMART definidos, é hora de mapeá-los para o quadro Kanban. Crie colunas que representem os estágios do projeto e insira os cartões correspondentes a cada objetivo em suas respectivas colunas. Isso permitirá que você visualize o progresso de cada objetivo e identifique rapidamente quais tarefas estão em andamento, concluídas ou atrasadas.

Quebre os objetivos em tarefas menores

Uma vez que seus objetivos estejam no quadro Kanban, é importante quebrá-los em tarefas menores e mais gerenciáveis. Isso permitirá uma abordagem mais detalhada e facilitará a atribuição de responsabilidades. Lembre-se de que cada tarefa deve ser clara e concreta, para que todos saibam exatamente o que precisa ser feito.

Priorize as tarefas

Com as tarefas definidas, é hora de estabelecer prioridades. Identifique as tarefas mais importantes e urgentes e coloque-as no topo da coluna “A fazer”. Isso ajudará a garantir que sua equipe se concentre no que é mais relevante para alcançar os objetivos estabelecidos. À medida que as tarefas forem concluídas, mova-as para as colunas subsequentes.

Monitore o progresso constantemente

Uma das principais vantagens do Kanban é a visibilidade em tempo real do progresso do projeto. Utilize essa ferramenta ao máximo, acompanhando regularmente o quadro Kanban e realizando reuniões de acompanhamento. Isso ajudará a identificar possíveis problemas, ajustar prazos e garantir que o projeto esteja avançando conforme o planejado.

Não perca tempo, trace seus objetivos SMART com a metodologia Kanban

Agora que você conhece essa dupla dinâmica, por que não experimentar a sinergia entre os objetivos SMART e o Kanban em seu próximo projeto? Você ficará surpreso com a eficiência e os resultados que poderá alcançar. Não perca tempo, comece hoje mesmo a aproveitar os benefícios dessa combinação poderosa! Ao garantir que cada tarefa atribuída aos seus quadros Kanban seja um objetivo SMART, você poderá garantir também uma melhor gestão de projetos.

Cada cartão deve contar um objetivo mensurável, alcançável, relevante, temporal e específico. Dessa forma, todas as suas tarefas serão de alto valor para o seu projeto final, garantindo que seus recursos e a energia do seu time estão alocadas na direção certa.

Ao usar um bom software de gestão de projetos, como o Flowup, com o seu time, você poderá implementar todos os conceitos passados aqui de forma ágil e simples. Quer saber mais sobre gestão? Então confira nosso post Gestão de Projetos: o guia completo.

Se você ainda precisar de mais informações sobre como usar o nosso software para garantir uma boa gestão de projetos com a sua equipe, agende uma consulta com um de nossos especialistas. Será um momento para você aprender o potencial de usar estes métodos com uma boa ferramenta de gestão.