Matriz SWOT: entenda e aprenda a fazer na prática

Tomar decisões assertivas só é possível com uma análise bem-feita da realidade de uma empresa. Entender o que há de bom e o que ainda é possível melhorar, além de mapear o que acontece do lado de fora, que pode servir como estímulo ou atraso para a empresa. Isso faz sentido, não é? 

O problema é que, na hora de sentar para fazer esse planejamento, é comum as coisas fugirem do controle. Sem uma organização, fica fácil se perder nas próprias ideias e análises. Se você sente essa dificuldade, precisa conhecer esta ferramenta de gestão: a matriz SWOT. 

Por meio dela, é possível mapear as forças e fraquezas internas da sua empresa, além de entender como o cenário externo pode impactar, para bem ou mal, no seu negócio. Conheça agora essa ferramenta!

O que é a matriz SWOT?

A sigla SWOT vem das iniciais das palavras em inglês: Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats. No Brasil, ela também é conhecida como matriz FOFA, por conta da tradução dos termos que a compõe, ficando com F de forças, O de oportunidades, F de fraquezas e A de ameaças. 

Essas 4 seções são a base de análise da matriz SWOT e elas estão divididas em macro e microambiente. As forças e fraquezas fazem parte do microambiente, ou seja, aquilo que faz parte e ou está no controle da empresa. Já as oportunidade e ameaças constituem o cenário que não se pode controlar, conhecido como macro ambiente. 

Em resumo, o objetivo da análise SWOT é criar esse caminho das pedras para te ajudar a pensar nas forças e fraquezas da sua empresa e assim aproveitar as oportunidades que possam surgir, evitando ao máximo as ameaças. Mas, para fazer isso da forma correta, você precisa entender bem cada elemento dessa matriz. Confira abaixo o que quer dizer cada um deles.

Quais são os elementos da matriz?

Microambiente

O microambiente é tudo aquilo que a empresa tem controle/influência, ou seja, que pode agir de alguma forma para modificar aquela realidade. Aqui, são definidas as forças e fraquezas. Alguns exemplos são:

• colaboradores;
• filiais;
• equipamentos;
• clientes;
• fornecedores;
• cultura organizacional;
• contratos.

Alguns exemplos são mais fáceis de entender, como os colaboradores e equipamentos. Essas são duas áreas que claramente a empresa possui controle direto. Se houver algum problema com um funcionário, a companhia tem toda a autonomia para decidir o que fazer com ele. Assim como se um equipamento estragar. Em termos de decisão, são competências que estão completamente nas mãos da empresa.

Entretanto, algumas áreas podem soar meio confusas, como os fornecedores. Como o tema “fornecedores” podem estar dentro do microambiente, se isso não é algo que pertence a empresa? 

Aí que é preciso ficar atento, porque nem tudo que pertence ao microambiente está sob posse da empresa. Ele não é sinônimo de patrimônio. Na verdade, ele aponta para tudo aquilo que a empresa pode resolver de forma direta. 

Por isso, os fornecedores estão contidos no microambiente. Embora a empresa não possa controlar a qualidade da entrega de seus parceiros, ela tem autonomia para quebrar contratos e procurar novos, se assim desejar. Portanto, ela tem algum controle sobre o quanto aquilo pode afetá-la ou não. 

Macroambiente

Diferente do anterior, aqui está se referindo aos fatores externos a companhia, sob a qual ela não tem nenhuma gerência. Ou seja, elementos que podem (e eventualmente vão) acontecer, que a empresa não pode fazer nada para impedir, e que pode ter influência tanto positiva, quanto negativa. Aqui, são definidas as ameaças e oportunidades. 

Mas, se a empresa não possui nenhum poder sob esses elementos, para quê listá-los? Para estar preparada para o que vier a acontecer, sofrendo o menos possível com isso. Claro, não existe bola de cristal. Não tem como adivinhar o futuro. O objetivo aqui é olhar para o passado o que é mais comum, mais provável e criar estratégias para lidar com isso. Dentro desse escopo estão:

• questões climáticas e desastres naturais;
• variação de câmbio;
• taxas e juros do mercado;
• guerras e conflitos armados;
• eleições e leis aprovadas.

Algumas questões são mais regulares, por exemplo eleições. Acontecem de forma fixa e é importante você acompanhar o cenário para entender como isso pode afetar o seu negócio. Outros exemplos possuem uma variação maior, como as questões climáticas, que possuem uma sazonalidade previsível, mas que às vezes podem surpreender com um desastre.

Ainda assim, é importante notar que não dá para ter conta de tudo. A pandemia do Coronavírus demonstra isso. Ninguém imaginava tamanha proporção e nem existiam planos de ação específicos para isso. Todo mundo precisou improvisar. Ainda assim, aqueles que já tinham o costume de se preparar para as ameaças, certamente se saíram melhor nesse momento.  

Deu para perceber a diferença entre os dois, não é? É importante ter clareza dessa distinção, na hora de preparar a sua matriz. 

Vamos conhecer agora mais a fundo os elementos que preenchem cada um desses ambientes.

Forças

O objetivo aqui é pensar o que a empresa possui de pontos positivos, aquilo que pode ser identificado como diferencial competitivo em relação a concorrência. 

Pode ser pelo brand awareness que a sua marca possui, a localização das suas instalações, a qualidade do seu time, a quantidade de caixa disponível, entre outros. Qualquer coisa do ambiente interno da empresa que você considere como algo de destaque.

É importante ter consciência disso, para você saber onde investir mais energia e recursos, porque é justamente nesses locais em que o resultado será maior. 

Algumas perguntas para ajudar nesta etapa:

• qual é o diferencial da empresa em relação a concorrência? 
• o que os colaboradores identificam como positivo sobre a cultura da empresa?
• que recursos você possui à disposição hoje?
• quais produtos fazem mais sucesso?
• como os clientes costumam lembrar da sua marca?

Fraquezas

Como nenhuma organização é perfeita, o objetivo aqui é deixar claro o que poderia melhorar, os pontos fracos da empresa em relação a sua concorrência. Uma fraqueza não quer dizer necessariamente um problema, pelo menos ainda, mas sim pontos de atenção. Está relacionado a fatores que não podem ser negligenciados, mesmo que ainda não haja condições de resolvê-los. 

Por exemplo, pode ser que você perceba que o seu time de vendas está sobrecarregado, a equipe está dando conta, mas já está pequena para o volume de oportunidades que recebe. Apesar disso ainda não ser um problema, pode se tornar um em breve, portanto, é importante fazer algo. 

Sabendo disso, você pode considerar não realizar certas ações. Aquela “grande liquidação” vai ter que esperar o time aumentar um pouquinho em um cenário como esse, caso contrário tudo pode virar caos. 

Confira algumas perguntas para descobrir fraquezas:

• qual é o nível de qualificação da equipe?
• quais são as reclamações mais comuns dos clientes?
• quais são os maiores motivos de perda de vendas?
• o que você percebe que a concorrência faz melhor?

Oportunidades 

Dentro do macroambiente, as oportunidades são forças externas que podem influenciar positivamente os resultados da sua empresa, mas que você não pode controlar. Por exemplo, um feriado. A empresa não pode decidir o dia em que ele vai cair, mas se ele acabar se estendendo com o final de semana, isso é uma oportunidade para empresas de turismo. 

Uma nova lei aprovada também pode ser uma oportunidade. Por exemplo, quando foi instituída a obrigatoriedade da presença do álcool em gel nos estabelecimentos, isso criou uma oportunidade gigante para o mercado farmacêutico e de insumos químicos. 

Para descobrir oportunidades é bom estar sempre atento aos feedbacks dos seus clientes, realizar e acompanhar pesquisas referentes aos seus mercados e também ficar atento ao cenário político econômico.

Veja que perguntas podem te ajudar nesse quesito:

• quais são as tendências do seu mercado?
• existe alguma condição política ou econômica que pode ser favorável?
• existe alguma novidade tecnológica que a empresa pode aderir?
• que influências climáticas ou sazonais podem ser a favor da empresa? 

Ameaças 

As ameaças são o exato oposto das oportunidades. Os fatores que estão fora do controle da organização e que podem prejudicá-la de alguma forma. A ideia é estar preparado para reduzir perdas caso algum desses cenários se torne real. Estar consciente de possíveis ameaças já é o início de uma boa gestão de crises. Não quer dizer que nenhuma dessas coisas vá acontecer, mas é importante estar preparado.

Lógico, não tem como estar preparado para tudo. Por isso, é tão importante ter uma consciência histórica da companhia e do seu mercado, para saber quais são os pontos críticos que já aconteceram antes e que podem voltar a acontecer, para estar preparado. 

Mais uma vez, esse planejamento não tem a intenção de evitar que coisas ruins aconteçam. Pelo contrário, fazer essa listagem já parte do princípio de que elas podem acontecer. O objetivo, então, é se preparar para evitá-las ou reduzir os danos causados por elas. 

Um exemplo de companhia que poderia ter feito melhor esse trabalho é a Kodak. Essa empresa americana foi por muitos anos a líder disparada no setor de fotografia, desde o fornecimento de câmeras, filmes e papel fotográfico. Ela dominava sobre quase a cadeia inteira desse mercado. 

Porém, a era digital chegou e ela não se adaptou a tempo. As suas câmeras e filmes analógicos foram se tornando obsoletos e a empresa ficou para trás. Hoje, a Kodak representa uma fatia mínima do mercado que já foi absoluta. 

Veja que perguntas podem te ajudar nesse quesito:

• existe algum projeto de lei que pode trazer consequências negativas para o seu negócio?
• existe alguma condição econômica que pode ser desfavorável?
• alguma novidade tecnológica pode acabar impactando nas suas vendas?
• que influências climáticas ou sazonais podem atuar contra os seus negócios? 

Como fazer uma matriz SWOT na prática?

 O método da análise SWOT é muito fácil de ser aplicado. Não é necessário ser nenhum especialista, de grandes tecnologias ou de muito tempo de preparação. Tanto é que qualquer empresa, de qualquer segmento pode tirar proveito dele. Basta seguir o passo a passo proposto. 

Para provar isso, vamos fazer um exemplo que acompanhe todos os passos, para você perceber na prática como funciona.

1. Defina o seu objeto de análise

Qual é o tema da sua análise? Isso precisa estar bastante claro, antes de iniciar a sua matriz. Você pode escolher a empresa como um todo, ou apenas uma área. 

Exemplo: uma farmácia de bairro.

2. Trace a matriz

Você pode fazer isso em uma planilha digital ou em uma folha de papel, quadro branco, por aí vai. O que importa é ter um espaço confortável para descrever. Monte de forma que na primeira linha fique as forças e fraquezas, lado a lado, e na segunda linha as oportunidades e ameaças. 

Uma ótima ferramenta digital para criar este tipo de quadro é o mural.co. Nele, você encontrará um template para análise SWOT onde poderá utilizar post its para organizar as informações.

3. Faça as análises

Use o que já foi explicado acima sobre cada uma das áreas da matriz e preencha com as informações. Não tenha pressa nesse momento, dependendo do tema proposto pode ser que leve mais de um dia para preencher. Isso é normal.

Além disso, vale sempre a pena registrar sua matriz em um formato que você possa revisitar e editar ela, adicionando novas informações com o tempo.

Exemplo:

4. Relacione as áreas entre si

Tudo o que foi feito serve para culminar nesse momento. Essa relação entre as informações é o grande tesouro a se extrair dessa metodologia. Por meio destes cruzamentos é que vão sair insights e estratégias. 

Comece observando a seção de forças e veja como elas podem te ajudar a potencializar o que você colocou como oportunidade. Da mesma forma, agora compare as forças com as ameaças e veja como elas te ajudam a se preparar contra essas possibilidades. 

Depois, vá para a seção de fraquezas e faça esse mesmo cruzamento. Pense em como elas podem ser um risco para as suas oportunidades e como elas podem tornar as ameaças ainda mais perigosas. 

Fazendo isso, você já começa a traçar o seu planejamento estratégico. 

Se quiser se aprofundar e descobrir mais estratégias para uma gestão eficiente dos seus projetos, não deixe de baixar nosso e-book gratuitamente: Tudo o que você precisa saber para fazer uma gestão eficiente

Como otimizar a matriz SWOT?

Faça em grupo

Uma boa dica para criar a sua matriz SWOT é fazer essa análise em grupo. Convide pessoas de perfis diversos da empresa para colaborar com esse processo. Isso vai ajudar a ter mais ideias e discussões saudáveis na mesa, gerando insights e visões que um grupo homogêneo não teria. Sendo assim, não perca a oportunidade de misturar cargos, funções e hierarquias.

Tenha um facilitador

Uma boa ideia na hora de criar essa matriz é ter um facilitador, ou seja, alguém mais experiente que vá direcionando esse processo. Isso ajuda a torná-lo mais ágil e assertivo. Essa pessoa não precisa ser um grande especialista, basta ser alguém que pesquisou mais sobre esse tema e que está disposto a conduzir esse processo. Apenas o fato de ter um líder desse processo, já faz toda a diferença. 

Isso irá impedir que discussões escalem sem trazer soluções para o que está sendo discutido, além de manter o foco e a produtividade. Essas são as tarefas do facilitador, apesar dele também poder contribuir com o processo criativo, esse não é seu foco. Seu foco é garantir que todos os que estão contribuindo estejam sendo produtivos e focados no objetivo da tarefa.

Seja objetivo nas respostas

Não preze por isso em um primeiro momento, deixe a discussão fluir e anote tudo o que for relevante. Porém, não deixe de passar um pente fino depois, para deixar as respostas mais claras e transparentes. É importante que esse documento seja muito objetivo.

Não tenha pressa

Desenvolva a sua matriz SWOT com calma. Não espere que em uma reunião você já saia com tudo resolvido. Todo o processo pode levar mais de um dia, ainda mais se for realizado em grupo, mas isso não é um problema. Isso só significa que o resultado será ainda mais rico. 

Separe um momento para uma pesquisa mais aprofundada e também uma etapa de revisão depois de algum tempo. Quando tudo já estiver andando, será mais fácil perceber se há alguma inconsistência. 

A matriz SWOT é um bom pontapé inicial para um planejamento estratégico da empresa. A partir dela, é possível realizar um mapeamento extenso do cenário atual do negócio. Olhando para o seu microambiente, ou seja, tudo aquilo que está sobre influência direta da organização, verificamos as suas força e fraquezas; através do seu macroambiente, ou seja, o cenário externo que ela não possui controle, colhemos as oportunidades e ameaças. 

Com tudo isso definido, é possível cruzar as informações para perceber de que forma elas se ajudam ou se atrapalham. Quais forças podem potencializar oportunidades ou evitar ameaças? Quais fraquezas podem ser decisivas, se algumas das ameaças se concretizar? Fazendo perguntas como essas, fica fácil entender o que priorizar no seu planejamento.

Viu como essa ferramenta pode ser útil no dia a dia da sua empresa? Simples de ser aplicada e compreendida, a matriz SWOT é aquela metodologia para guardar no bolso e usar sempre que precisar. Pode ser para o início do planejamento estratégico anual da empresa, até mesmo só para ter um panorama antes de decidir. Seja como for, ela é indispensável.

Quer conhecer outra ferramenta que também não pode faltar na sua coleção e é super útil para o cotidiano empresarial? Então, descubra agora tudo sobre a 5W2H!