Matriz GUT: o que é, quais as vantagens e como montá-la

No dia a dia de um negócio, pode ser bem difícil estabelecer suas prioridades, especialmente quando há uma série de tarefas e projetos envolvidos. E, em muitos casos, fazer a escolha errada pode custar bastante. Por isso é importante ter ferramentas de gestão que ajudem a reconhecer os trabalhos que possuem maior prioridade, como a matriz gut.

Você talvez já tenha ouvido falar dessa ferramenta, mas não esteja muito familiarizado com sua aplicação na prática. Saiba que, com um pouco de atenção, ela ajuda consideravelmente a organizar seu planejamento estratégico dentro da empresa.

Quer entender melhor? Então acompanhe e descubra como usá-la a seu favor!

Leia os tópicos deste texto como preferir:

• O que é a matriz GUT?
• Que benefícios a Matriz GUT oferece?
• Como montar sua matriz GUT?
• Quais ferramentas podem te ajudar a montar sua Matriz de Gut
• Quer saber qual a melhor ferramenta para o seu negócio?

O que é a matriz GUT?

Primeiramente “GUT” é uma abreviação de três fatores: Gravidade, Urgência e Tendência. Essas são as três principais variáveis usadas para determinar se sua gestão de projetos precisa priorizar algo em específico.

A matriz GUT é uma ferramenta de gestão que auxilia na priorização de problemas, questões ou tarefas em um projeto ou processo. Ela ajuda a identificar e classificar os itens de acordo com sua gravidade, urgência e tendência, permitindo que a equipe de gestão tome decisões mais informadas sobre quais ações devem ser tomadas primeiro.

O primeiro fator da matriz GUT

O primeiro fator da matriz GUT é a gravidade, que avalia a importância ou o impacto do problema em questão. Quanto maior a gravidade, mais significativo é o impacto negativo que o problema pode ter no projeto. É importante considerar os efeitos diretos e indiretos, bem como o potencial de prejuízos futuros.

O segundo fator da matriz GUT

O segundo fator é a urgência, que indica o quão imediata é a necessidade de tratamento do problema. Ele se baseia no tempo disponível para resolver a questão e nos prazos e metas estabelecidos. Problemas urgentes exigem atenção imediata e devem ser tratados antes daqueles que possuem menor urgência.

O terceiro fator da matriz GUT

Por fim, temos a tendência, que analisa a probabilidade de o problema piorar ou se agravar com o tempo, caso não seja tratado. Ao considerar a tendência, é possível antecipar e prevenir problemas futuros, priorizando ações que evitem possíveis consequências negativas.

Que benefícios a Matriz GUT oferece?

A principal vantagem do método GUT é que, independente do tamanho da sua empresa, ele é uma ferramenta extremamente simples e eficaz para sua tomada de decisão. Mesmo alguém com pouca experiência em gestão de negócios pode conseguir bons resultados sem ter que investir tanto tempo e energia.

Além disso, essa matriz também dá bastante suporte a outras metodologias de gestão, como o ciclo PDCA, quadro KANBAN e a análise SWOT. Se você já está familiarizado com alguma dessas ferramentas, então pode adicionar o GUT para torná-las mais úteis.

Priorização

Como montar sua matriz GUT?

Agora que você entende o que é essa matriz, é hora de aprender como usá-la. Veja aqui o passo a passo:

1. Lista de problemas

Antes de começar, você precisa saber quais são as questões que devem ser resolvidas na sua empresa. Monte uma lista de todos os problemas, tarefas e projetos que devem ser considerados na sua análise.

2. Definição de Gravidade, Urgência e Tendência

Com a lista pronta, você deve dar uma pontuação de 1 a 5 para cada item, com base nos seguintes critérios:

·        Gravidade: define o impacto que aquele problema pode ter se não for resolvido;

·        Urgência: indica, de forma geral, quanto tempo você tem para lidar com a situação antes que ela saia do controle;

·        Tendência: reflete as chances de a situação piorar enquanto aguarda uma solução. Útil para fazer seu gerenciamento de riscos.

Liste esses três fatores na matriz, junto ao problema correspondente.

3. Cálculo do valor GUT

Para calcular o valor total na matriz GUT, basta multiplicar os valores de cada fator. Por exemplo, um problema com Gravidade 2, Urgência 3 e Tendência 3 tem uma pontuação total de 18 (2 x 3 x 3). Depois de pegar esses números, basta colocar cada problema em um ranking, do maior para o menor.

4. Montagem de um plano de ação

Com base nesse ranking, você já tem uma boa ideia de quais devem ser suas prioridades ao longo do tempo. E, com isso em mente, pode preparar um plano de ação que otimize a solução de todas essas questões.

Agora que você conhece a matriz GUT, pode usá-la para facilitar sua tomada de decisões. E se você integrá-la com outras ferramentas e softwares de gestão, ela se torna ainda mais eficaz.

Quais ferramentas podem te ajudar a montar sua Matriz de Gut

Diagrama de Ishikawa (também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito)

Essa ferramenta visual auxilia na identificação das causas raiz dos problemas ou oportunidades, o que é fundamental para determinar a gravidade de cada item.

Análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats)

A análise SWOT ajuda a identificar forças, fraquezas, oportunidades e ameaças relacionadas a um projeto ou situação. Essa análise pode ser combinada com a Matriz de GUT para melhor compreensão dos itens a serem priorizados.

Matriz de Eisenhower

Essa matriz classifica as tarefas em quatro quadrantes com base na importância e na urgência. Ao combinar a Matriz de GUT com a Matriz de Eisenhower, você pode obter uma visão mais abrangente das prioridades.

Brainstorming

Essa técnica de geração de ideias em grupo é extremamente útil para identificar problemas ou oportunidades que precisam ser analisados na Matriz de GUT. A colaboração de várias pessoas pode enriquecer a lista de itens a serem avaliados.

Análise de Pareto

A análise de Pareto ajuda a identificar os problemas ou oportunidades que têm maior impacto em relação aos demais. Ao combinar essa análise com a Matriz de GUT, você pode priorizar de forma mais eficiente os itens que exigem maior atenção.

Grupos de discussão

Grupos de discussão podem ser formados para discutir o problema e encontrar soluções, ajudando na criação da matriz de Gut.

Diagrama de afinidades

Essa ferramenta permite agrupar problemas ou oportunidades relacionados por similaridade. O uso do diagrama de afinidades facilita a visualização dos itens que precisam ser considerados juntos na Matriz de GUT.

Análise dos Cinco Porquês

Essa técnica busca identificar a causa raiz de um problema por meio da repetição da pergunta “por quê?” cinco vezes consecutivas. A análise dos cinco porquês pode ajudar a determinar a gravidade dos problemas ou oportunidades na Matriz de GUT.

Gráficos de Gantt

Esses gráficos são ferramentas úteis para o planejamento e o acompanhamento de projetos. Ao utilizar gráficos de Gantt em conjunto com a Matriz de GUT, você pode visualizar a relação entre a urgência dos itens e o tempo necessário para resolvê-los.

Software de gestão de projetos

Existem várias opções de software de gestão de projetos disponíveis, como o FlowUp. Essas ferramentas oferecem recursos que podem ajudar na elaboração da matriz de GUT, como:

1. Rastreamento de tarefas

Os softwares de gestão de projetos permitem criar e atribuir tarefas aos membros da equipe, definindo prazos e acompanhando o progresso de cada uma delas. Isso facilita a elaboração da matriz de GUT, pois é possível identificar quais tarefas são mais críticas e precisam de maior atenção.

2. Priorização de atividades

Com as funcionalidades de priorização, é possível classificar as tarefas de acordo com sua importância e urgência. Isso ajuda na análise do impacto (I) na matriz de GUT, pois é possível identificar as atividades que podem ter maior influência nos resultados do projeto.

3. Colaboração em tempo real

Os softwares de gestão de projetos permitem que a equipe trabalhe de forma colaborativa em um ambiente virtual. Isso facilita o compartilhamento de informações relevantes para a elaboração da matriz de GUT, como dados de risco (R) e dados de urgência (U), permitindo uma visão mais completa e precisa dos projetos em andamento.

4. Monitoramento de recursos

Essas ferramentas também oferecem recursos para acompanhar o consumo de recursos, como tempo, orçamento e materiais. Esse monitoramento auxilia na definição da gravidade (G) na matriz de GUT, pois é possível identificar as tarefas que têm maior potencial de causar problemas significativos caso não sejam executadas corretamente.

5. Geração de relatórios

Os softwares de gestão de projetos geralmente possuem recursos para gerar relatórios personalizados, nos quais é possível visualizar informações relevantes para a análise da matriz de GUT. Esses relatórios podem incluir gráficos, tabelas e indicadores de desempenho, que ajudam na identificação das prioridades e nas decisões estratégicas relacionadas ao projeto.

Quer saber qual a melhor ferramenta para o seu negócio?

Se você procura uma ferramenta completa e de fácil uso para facilitar a elaboração da matriz de GUT, permitindo uma análise mais eficiente dos fatores de impacto, urgência e gravidade, recomendamos que você utilize o FlowUp. Essa ferramenta auxilia na organização, priorização e monitoramento das atividades, além de fornecer informações claras e atualizadas para embasar as decisões durante a gestão de projetos.

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