Como aplicar a gestão de projetos na área de arquitetura

Cuidar de um escritório de arquitetura pode ser um grande desafio. Essa é uma tarefa complexo, diante da quantidade de profissionais envolvidos e da grande demanda de trabalho. Por isso, ter uma boa gestão de projetos é fundamental para que você não perca tempo, recursos e até clientes. Uma forma eficaz de fazer isso é implementando o gerenciamento de projetos no seu escritório.

A gestão de projetos é um método abrangente, que pode ser aplicado e trazer benefícios para diversas áreas, e isso não é diferente quando se trata da arquitetura. Apesar do gerenciamento não ser um tema abordado na maioria das faculdades de arquitetura, o que faz com que muitos profissionais tenham que se virar sozinhos ou fazer a gestão de forma intuitiva; ter uma gestão eficiente traz muitos benefícios, permitindo que a empresa se torne mais ágil, mais dinâmica e agregue mais valor ao cliente; além de ajudar a reduzir custos, aumentar a integração entre os funcionários e eliminar falhas de comunicação.

Quando estamos dentro da realidade de um escritório de arquitetura, aplicar a gestão de projetos significa fazer o gerenciamento completo de projetos de edificações, o que inclui todas as etapas — da concepção até a conclusão: estudo preliminar, levantamento arquitetônico, anteprojeto e projeto executivo de arquitetura. Os processos que envolvem o gerenciamento de projetos continuam os mesmos, mas você deve adaptá-los para a realidade da área de arquitetura.

Se você tem o seu próprio escritório de arquitetura, ou é responsável pela gestão de um, continue lendo este artigo para descobrir como ter um negócio de sucesso e ser reconhecido como um bom gestor de projetos arquitetônicos.

Leia os tópicos deste texto como preferir:

• O que é a gestão de projetos de arquitetura?
• Processo x Projeto
• A importância de investir numa boa gestão
• Benefícios do gerenciamento de projetos de arquitetura
• 5 dicas para otimizar a gestão do seu escritório de arquitetura
• Conheça o FlowUp

Mas o que é a gestão de projetos de arquitetura?

Essa prática significa usar habilidades, técnicas e conhecimentos para que os seus projetos tenham êxito. A gestão é o que vai garantir que o objetivo do projeto seja atingido com base nas condições estabelecidas durante o planejamento, entregando um resultado satisfatório para a empresa e para o cliente, dentro do orçamento e prazo definidos.

Com o foco nas metas e a possibilidade de planejar cada movimento, a gestão de projetos assegura que você atinja todos os seus objetivos.

Para entender mais sobre a gestão de projetos de arquitetura, você pode procurar livros voltados ao assunto, que vão dar uma base para que você comece a fazer mudanças; ou, ainda, pode investir em cursos. Hoje, muitas instituições de ensino oferecem cursos de gestão, nas mais diversas modalidades. Esses cursos podem ser essenciais para que você tenha o conhecimento teórico, prático e interpessoal necessário para melhorar sua carreira. Instituições como a PMI, a FIA e a USP são referência no ensino de gestão não só no Brasil, mas no mundo, e ofertam cursos relevantes para diversos públicos, abrangendo todos os níveis de experiência.

Processo x Projeto

Essa nomenclatura pode causar confusão, já que as pessoas frequentemente usam os termos como sinônimos, devido à sua semelhança. Por isso, antes de continuar, vamos entender melhor a diferença entre essas palavras.

Os termos “projeto” e “processo” são usados de forma intercambiável, o que pode causar confusão. É importante distinguir entre eles para entender melhor seu significado.

Um projeto possui um começo, meio e fim. As etapas são temporárias, progressivas e levam a um único resultado. Para realizar um projeto, é necessário fazer um planejamento, executá-lo e controlar seu progresso. Cada projeto é único e depende de vários fatores para ser concluído.

Por outro lado, um processo envolve trabalho repetitivo e geralmente é padronizado para garantir que o mesmo resultado seja alcançado várias vezes. Ao contrário de um projeto, um processo não possui uma data de validade definida, pois é um trabalho contínuo e rotineiro, que será repetido frequentemente em busca do mesmo resultado.

O projeto é único; enquanto o processo é habitual. Agora ficou fácil de entender!

A importância de investir numa boa gestão

Existem diversos tipos de projetos arquitetônicos, com menor ou maior complexidade, e, por isso, uma boa gestão é tão importante. Cada projeto precisa considerar processos importantes e que não podem ser deixados de lado. Os projetos devem seguir legislações específicas para sua execução.

Uma boa gestão de projetos para arquitetos irá ajudar a entender a proposta e a realizar o projeto com maior eficácia. Você terá melhores resultados, atenderá as expectativas dos clientes, aumentará a produtividade e otimizará as atividades do escritório.

Benefícios do gerenciamento de projetos de arquitetura

Por mais que a gestão de projetos seja tão popular entre os arquitetos, planejar e gerenciar são processos que permitem entregar um projeto com qualidade, dentro das expectativas, custo e prazo do cliente. Como já falamos anteriormente, este método traz muitas vantagens para o seu negócio. Aqui, vamos apresentar os principais benefícios de adotar a gestão de projetos no seu escritório de arquitetura.

Maior controle dos processo

Um projeto arquitetônico envolve tantas etapas, que acompanhar todas, por completo, pode parecer uma missão impossível. Mas, usando o método do gerenciamento de projetos, é possível ficar por dentro de cada parte do processo, aumentando a eficiência e a produtividade da equipe.

Cumprimento de prazos

Imprevistos sempre podem acontecer. Por isso, é tão importante fazer a gestão de projetos, que vai permitir que você acompanhe cada passo do seu cronograma e, assim, possa prever, reduzir e até evitar atrasos. Com todas estas informações em mãos, você pode comparar o tempo planejado versus o tempo efetivamente gasto em cada projeto, para otimizar cada vez mais o seu escritório.

Redução de custos

O monitoramento proveniente do gerenciamento de projetos possibilita que o gestor acompanhe se os gastos são compatíveis com o que foi proposto no orçamento, e, a partir disso, consiga identificar os momentos certos para reduzir os gastos e aplicar os recursos.

Equipe mais engajada

Como um dos alicerces da gestão de projetos é o compartilhamento de informações entre todos os funcionários envolvidos naquele processo, isso contribui para aumentar a transparência e a confiança entre a equipe. Desta forma, os funcionários se sentem mais envolvidos, o que os deixa mais motivados a trabalhar.

Cliente mais satisfeito

Ao aplicar o método de gestão, você terá projetos entregues dentro do prazo, uma equipe mais motivada, custos reduzidos e maior controle sobre todos os processos, o que, como resultado, deixará o cliente mais satisfeito com o trabalho do seu escritório. 

5 dicas para otimizar a gestão do seu escritório de arquitetura

Agora que você entende melhor como usar a gestão de projetos pode beneficiar o seu escritório de arquitetura, está na hora de descobrir como implementá-la de forma otimizada na sua rotina de trabalho. Confira!

Siga cronogramas

Elaborar um cronograma é uma ótima forma de definir o sequenciamento das atividades de projetos e, ainda, estimar o tempo de cada uma delas. Desmembrar uma tarefa em etapas menores permite acompanhar o desempenho da equipe e determinar os recursos a serem utilizados.

Ao montar um cronograma, é importante saber quais são as prioridades do seu escritório. Você pode dividir o projeto arquitetônico nas seguintes etapas:

• Conhecimento do terreno e suas características;
• Alinhamento das necessidades e desejos do cliente;
• Organização de ideias;
• Desenho de croqui;
• Desenhos técnicos diversos;
• Realização de projeto 3D;
• Montagem de maquete se necessário;
• Realização de cálculos;
• Projetar sistemas hidráulicos, elétricos, mecânicos etc.;
• Aprovação da prefeitura.

Ver todas as tarefas destrinchadas dessa forma ajuda você a perceber o trabalho envolvido em cada projeto. Isso faz com que você entenda melhor quanto tempo e recursos você deve estimar para a execução.

Você poder adaptar essa lista à sua rotina de trabalho, tipo de projeto e as necessidades do cliente. Essa divisão foi criada apenas para exemplificar a quantidade de processos envolvidos num único projeto.

Uma boa comunicação é fundamental

Para evitar qualquer empecilho, todos os funcionários devem estar a par do que está acontecendo no projeto. Se possível, insista na formalização da comunicação, seja através de e-mail, chat corporativo ou software de gestão. Quando a comunicação entre a equipe acontece sem ruídos, você tem funcionários mais engajados e metas cumpridas sem atrasos.

Apresente os benefícios da gestão para a sua equipe

Muitos profissionais de criação veem a gestão de projetos como uma burocratização dos processos, o que pode acabar afetando a adesão da sua equipe ao novo método de gerenciamento. Logo, é interessante explicar aos seus funcionários como a gestão vai beneficiar não apenas o escritório, mas todos eles. Implementar a gestão de projetos simplifica os processos, fazendo com que os arquitetos possam dedicar mais tempo ao componente criativo do trabalho, sem ser distraídos pelos trâmites administrativos.

Cuide do planejamento financeiro

O gestor sempre deve saber quais são os custos fixos do escritório — funcionários, aluguel, material etc — para que ele não seja surpreendido pelos gastos variáveis e possa investir o lucro de forma a impulsionar a sua empresa. Você irá perceber que até definir metas se torna mais fácil quando você tem total controle do que está acontecendo no escritório, algo que é possível graças às etapas da gestão de projetos.

Invista em tecnologias

Uma das maneiras mais eficientes de automatizar o gerenciamento do seu escritório é através de ferramentas de gestão de projetos de arquitetura. O software vai auxiliar na integração de diversas áreas da empresa, como administrativo, finanças, recursos humanos e arquitetos. Com apenas uma ferramenta, você terá controle de todo o escritório e a sua equipe estará completamente integrada.

Usar um software de gerenciamento de projetos de arquitetura agiliza a comunicação entre a equipe, facilita a execução de projetos e reduz o uso de ferramentas arcaicas, como planilhas, documentos impressos e pastas compartilhadas. Outro ponto positivo é quanto ao tratamento de informações sensíveis, que, ao invés de serem enviadas por e-mail, podem ser reunidas em seu software de gestão, garantindo a segurança dos dados.

Mais uma vantagem é que, como escritórios de arquitetura costumam gerar muitos documentos, o software de gestão pode ser usado como um sistema de armazenamento para todos esses arquivos; assim existe uma padronização e toda a equipe poderá acessar os documentos, mesmo que não os tenha no computador.

Conheça o FlowUp

Na hora de procurar um software para modernizar e auxiliar no gerenciamento de projetos de arquitetura, não se esqueça de conferir o FlowUp, que oferece um sistema integrado para que você faça o gerenciamento financeiro, a gestão de projetos e a gestão de tempo da sua empresa num único lugar. Com o FlowUp, é possível criar diversos quadros para gerir as tarefas do dia a dia e até automatizar processos rotineiros e replicáveis. Além disso, a plataforma possui funções para compartilhar conteúdos e contabilizar as horas gastas em cada tarefa, uma boa forma de entender a rotina de trabalho dos funcionários.

O FlowUp é uma ferramenta online e integrada com funcionalidades distintas que abrangem diferentes áreas da gestão. Ele é perfeito para escritórios de arquitetura que buscam se unificar, combinando tarefas, projetos, tempo e financeiro.

Assim como em outros ambientes de trabalho, os processos nos escritórios de arquitetura são importantes, já que, através deles, é possível criar um planejamento estratégico para a sua empresa, capaz de solucionar problemas repentinos. É uma forma eficaz de focar na qualidade dos serviços e nos fluxos de comunicação.

Precisa de ajuda com a gestão de projetos do seu escritório? Então não deixe de acompanhar o nosso blog para ficar por dentro das últimas novidades da área de gestão. Ganhe 15 dias totalmente grátis para usar o FlowUp e dar um upgrade no gerenciamento do seu escritório. Com essa ferramenta, você terá uma gestão mais digital, moderna e poderá automatizar cada etapa dos seus projetos. Dê um upgrade e modernize o seu escritório de arquitetura. Inicie agora o seu teste gratuito!