Gestão de prioridades em projetos: como fazer?

Você tem vários projetos para gerenciar, dezenas de atividades a serem realizadas e sempre acontece de ter que apagar incêndios? Pois é, implementar um sistema de gestão de prioridades pode ser a solução que você está buscando.

Mas será que existe um software para isso? Com certeza, muitos softwares de gestão de projetos têm essa funcionalidade. Mas o que queremos mostrar a você hoje é como fazer a gestão de prioridades de uma forma simples e eficaz. Vamos nessa?

Por que priorizar tarefas

Quando você desmembra seu projeto em atividades menores, existe um sequenciamento de ações, correto? A melhor maneira de gerar valor para o cliente é priorizando aquelas que tragam maior retorno sobre o investimento em menor tempo.

Se você não faz a gestão de prioridades em projetos, acaba realizando as atividades de menor importância e deixando as mais relevantes para outro momento, o que pode impactar o sucesso do seu projeto.

Basta imaginar que você tem a seguinte sequência de atividades: A, B, C, D e E. De todas elas, B e E são mais importantes porque podem começar a gerar lucro assim que forem implementadas. Se você mantém o sequenciamento normal, vai perder lucratividade e retardar o retorno sobre o investimento feito pelo cliente.

Como realizar a priorização de tarefas

O método mais simples para fazer a gestão de prioridades em projetos é a Matriz de Priorização. Nela, você confronta a importância das tarefas com a urgência de cada uma delas. Fazendo o cruzamento entre essas informações, você tem quatro situações:

• Importante e urgente;
• Importante e não urgente;
• Não importante e urgente;
• Não importante e não urgente.

Você pode colocar essas informações em um gráfico, onde o eixo X corresponde à importância e o eixo Y à urgência das tarefas.

Outra forma de fazer a gestão de prioridades em projetos é considerar o custo-benefício de cada tarefa, a fim de determinar quais devem ser feitas antes.

Comece listando todas as atividades. Depois, determine, em uma escala de 0 a 5, os custos da tarefa e, da mesma forma, os benefícios de cada uma. Divida o valor do benefício pelo valor do custo e você terá um indicador de prioridade que ajudará a determinar quais atividades devem ser feitas por primeiro. A fórmula fica assim:

PRIORIDADE = BENEFÍCIO / CUSTO

Fazendo a gestão de prioridades em projetos com Scrum

No Scrum, temos uma terceira opção de método para a gestão de prioridades em projetos. Nele, são estabelecidos Story Points – histórias que visam contar o que será feito dentro de uma Sprint e assim determinar, com certa precisão, quanto tempo levará para realizar o desenvolvimento de cada atividade.

Elas têm como principal objetivo criar alinhamento dentro do Time Scrum, já que as tarefas podem ser subestimadas por alguns e superestimadas por outros. Com a aplicação das Story Points, pode-se chegar a um consenso.

Aliado a isso, temos o Business Value, que é justamente o valor que cada tarefa traz para o cliente. As tarefas que geram mais valor são priorizadas para que o cliente perceba os benefícios do projeto o quanto antes.

Dessa maneira, o Time Scrum determina a prioridade de tarefas segundo o Business Value e pode então determinar as Sprints segundo as Story Points, criando um método ágil e eficiente para entregar mais valor para o cliente.

O post de hoje fica por aqui. Tudo okay com a gestão de prioridades? Então aproveite para conferir nosso e-book sobre Gestão Eficiente de Projetos: