5 segredos para um gerenciamento de tarefas perfeito!

O gerenciamento de tarefas é uma etapa essencial para o sucesso. Trata-se de administrar tudo o que você e seus colaboradores devem fazer, de acordo com prazos e urgências. Então, é possível concluir as principais obrigações com muita produtividade.

No ambiente de trabalho, é aplicável a qualquer cargo ou setor. No caso de gestores, eles têm muitas responsabilidades e devem planejar elas corretamente.

A seguir, veja como realizar um bom gerenciamento de tarefas e cumpra com as obrigações de forma eficiente.

1. Crie objetivos diários e semanais

É muito importante saber o que fazer e quando agir. Assim sendo, é crucial definir metas específicas para conseguir resultados melhores. Com os interesses bem definidos, fica mais fácil entender o que torna a execução um sucesso.

O recomendado é estabelecer objetivos diários, como identificar quais tarefas você deve concluir no dia. Também vale a pena executar um planejamento semanal, pois isso traz visibilidade e garante melhor entendimento de quais são as necessidades. Para tanto, crie uma lista completa, com tudo o que você precisa executar.

2. Estabeleça prioridades

Depois de estabelecer o que fazer, o próximo passo do gerenciamento de tarefas é a definição das prioridades. É importante que você compreenda o que deve concluir primeiro, pois isso garante um bom fluxo de trabalho.

Entenda, por exemplo, quais são os prazos. As mais urgentes devem receber atenção prioritária, para que sejam entregues a tempo. Passam à frente também aquelas etapas que são exigidas para concluir as demais. Ao estabelecer a ordem, não é preciso perder minutos preciosos decidindo o que fazer a seguir, além de ser algo que ajuda a conquistar resultados melhores.

3. Seja realista com o tempo

Muitas vezes, as pessoas subestimam as exigências de uma determinada ação. Elas acreditam que para concluírem uma tarefa demora menos do que realmente leva, e isso atrapalha todo o planejamento. Portanto, é importante manter-se realista.

Avalie quanto tempo, em média, demora para executar ações parecidas e crie um período extra, para o caso de elas se estenderem. Normalmente, se você leva 45 minutos para realizar certa atividade, é melhor planejá-la para uma hora ou um pouco mais. Assim, a organização não sai prejudicada.

4. Saiba delegar

Concentrar as obrigações é uma atitude que compromete o gerenciamento de tarefas perfeito. Você não pode querer ser o responsável por executar todas as ações, pois seu tempo é limitado.

Para que isso não aconteça, o ideal é fazer uma boa delegação. É importante definir quais são as etapas que outras pessoas podem realizar e quais são as competências que elas precisarão ter. A partir dessa avaliação, determine quem deve se responsabilizar, comunique corretamente e ofereça o apoio necessário. Assim, você consegue focar no que realmente requer sua máxima atenção.

5. Monitore a execução

É muito importante garantir que todas as etapas estejam saindo como o esperado. Para ter certeza de que será possível cumprir com os objetivos estabelecidos, não deixe de monitorar a execução.

Acompanhe quanto tempo você tem levado para concluir fases e se os valores são condizentes com o planejado. Verifique ainda se há algum imprevisto ou demanda urgente. A partir disso, é mais fácil reorganizar o planejamento, o que favorece o cumprimento das etapas.

O gerenciamento de tarefas é fundamental para que você e seus colaboradores consigam cumprir tudo que for necessário para a empresa. Com essas dicas, você terá mais produtividade e eficiência, o que leva a resultados otimizados.

E já que gerenciamento é o tema, descubra também qual é a importância da gestão de documentos para o negócio. Boa leitura!