Gestão de riscos: como fazer de forma simples

Riscos são eventos que podem acontecer em seus projetos. Eles podem ser ameaças ou oportunidades. Fazer uma boa gestão de riscos é estar consciente e preparado para a possibilidade desses eventos acontecerem. O gerenciador de risco é uma ferramenta fundamental para auxiliar nesse processo.

É importante ter uma informação em sua mente quando tratamos de riscos: eles irão acontecer. Isto não quer dizer que “aquele” risco que você previu irá acontecer, mas que, eventualmente, riscos que poderiam ser previstos atingirão os seus projetos. Por isso, você precisa estar preparado para eles, e a melhor forma de fazer isto é através da gestão de riscos.

Parece uma visão negativa da gestão de projetos, afinal, você pode se questionar sobre a necessidade de se preocupar com algo que ainda não é realidade. Todavia, você quer tirar o maior proveito possível do seu projeto, reduzir custos diretos e indiretos e aumentar o lucro real deles, por isso, preparar-se para mitigar os efeitos de possíveis ameaças e aproveitar ao máximo as oportunidades que podem surgir é essencial.

Porém, como resolver algo que ainda não se conhece? Apesar de tudo, o gerenciamento de riscos é algo bastante prático. Há muitas formas de visualizar e rastrear os riscos em um projeto que vamos apresentar a você neste conteúdo. Também iremos apresentar ferramentas que podem ser usadas como gerenciador de risco.

O que é Gestão de Riscos na gestão de projetos?

O gerenciamento de risco em projetos é o processo que identifica, analisa e responde a qualquer risco que surgir durante o ciclo de vida do projeto para que este permaneça no caminho de alcançar seus objetivos.

Mesmo assim, a gestão de risco não pode ser apenas reativa. Ela deve fazer parte do processo de planejamento para poder identificar de forma antecipada quais riscos podem acontecer ao projeto e como será a melhor forma de se preparar para lidar com eles, caso aconteçam.

Um risco é qualquer evento que possa impactar o seu projeto, seja em performance, ou no seu orçamento. Riscos têm chances de ocorrerem, e, caso tornem-se realidade, eles podem se tornar “ameaças” ou “oportunidades” ao seu projeto, com os quais você precisará lidar.

A gestão de riscos, então, é o processo de identificar, categorizar, priorizar e planejar para possíveis ameaças e oportunidades ao seu projeto, a tempo de neutralizá-las ou aproveitá-las da melhor forma possível.

Esta gestão de riscos pode ter significados diferentes dependendo do tamanho do seu projeto. Em grandes projetos, pode incluir planejamentos extensivos e detalhados para lidar com cada risco, caso eles aconteçam. Enquanto em pequenos projetos, pode ser uma lista simples de possíveis ameaças e oportunidades ao seu projeto organizadas por prioridade.

Como fazer a sua gestão de riscos?

Antes de tudo, é importante não ter medo de falar sobre os possíveis riscos de um projeto. Seja você o dono da empresa, uma das partes interessadas, o gerente de projeto ou um membro da equipe, sempre que você identificar um possível risco para o projeto, vá em frente e fale sobre ele com quem estiver a frente do projeto; é importante não guardar essa informação para você.

Se possível, você pode por todos os envolvidos com o projeto (inclusive pessoas externas que estejam conectadas ao projeto de alguma forma), em uma sala para que todos possam discutir sobre os possíveis riscos do projeto. Pessoas de áreas diferentes podem estar conscientes de desafios e oportunidades diferentes, e oferecer valor neste momento para que mais riscos sejam identificados.

Neste momento, você pode encontrar valor em criar um planejamento de riscos (documento onde você irá registrar todos os possíveis riscos), e começar a priorizá-los em níveis. Então você poderá criar um planejamento para poder minimizar o impacto de ameaças e aproveitar ao máximo as oportunidades que podem aparecer no caminho do seu projeto.

Tendo dito isto, vamos lhe passar uma pequena lista do que fazer para ter certeza que você está fazendo um bom gerenciamento de riscos no seu projeto.

Comece com o termo de abertura do projeto

É muito importante começar com o pé direito criando o termo de abertura do projeto. Dessa forma, você terá definido claramente o que seu projeto precisa entregar. Nele, terá a visão do seu projeto, seus objetivos, escopo e os entregáveis – em outras palavras, você estará criando a fundação do seu projeto.

Envolva todo o seu time em seu gerenciamento de risco

Como falamos antes, é importante envolver todo o seu time em seu gerenciamento de risco. Dessa forma, não apenas você, mas toda a sua equipe terá responsabilidade pelo sucesso do seu projeto. Isto porque a posição que cada membro da equipe se encontra lhes oferece uma visão única da empresa e do projeto. Como gerente de projetos, é preciso que você use estas visões distintas como uma vantagem para visualizar todos os riscos possíveis.

Identifique riscos antecipadamente

Não apenas no planejamento inicial, mas durante todo o projeto é importante estar consciente dos riscos antes que eles se concretizem. Portanto, manter o contato com o seu time sobre o andamento do projeto é essencial. Talvez um fornecedor esteja dando sinais que irá atrasar em sua entrega, e conversar com sua equipe sobre o que anda acontecendo com o projeto pode lhe dar a oportunidade de lidar com este atraso antes que ele vire uma ameaça real.

Planeje com sabedoria

Quando você criar seu planejamento de riscos, é importante levar em consideração quais caminhos podem ser tomados caso os riscos identificados se concretizem. Por exemplo, vamos supor que você corra o risco de ficar sem materiais para o seu projeto. Dessa forma, você pode criar um contrato com seu fornecedor que exija dele ter mais material em estoque do que o previsto, ou até mesmo fazer um acordo com um fornecedor secundário para os momentos onde seu fornecedor original esteja sem mercadorias para entregar.

Monitore os riscos cuidadosamente

Além de identificar os riscos antecipadamente, é preciso monitorá-los continuamente durante o andamento do seu projeto. É sempre bom manter o seu time atento ao fazer perguntas pertinentes sobre a possibilidade dos riscos ocorrerem, se há sinais de novos riscos, se as ações do planejamento de risco estão em dias (para que os que já foram identificados não ocorram), se a possibilidade dos riscos acontecerem está aumentando ou diminuindo, e assim por diante. Dessa forma, você irá fazer com que todos tornem-se gerenciadores de riscos.

Mantenha-se transparente

Falar abertamente com todos os envolvidos no projeto sobre os possíveis riscos que podem o atingir é essencial. Evitar esta conversa, seja com o dono da empresa ou gerente do projeto, é negar um problema que certamente irá acontecer no futuro. Mantenha as partes interessadas do projeto informadas com um relatório regular apresentando os risco identificados e seu planejamento para lidar com eles.

Quais ferramentas podem ser utilizadas como um gerenciador de risco?

Análise SWOT

A análise SWOT é uma ferramenta amplamente utilizada para avaliar os pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças de um projeto ou organização. Ela pode ser útil na identificação e priorização dos riscos, bem como no desenvolvimento de estratégias para mitigá-los.

Matriz de Probabilidade e Impacto

Essa matriz é uma ferramenta simples, porém eficaz, para avaliar os riscos com base em sua probabilidade de ocorrência e impacto potencial. Os riscos são categorizados em quadrantes, ajudando a determinar quais requerem atenção imediata e quais podem ser gerenciados com menos urgência.

Análise de Cenários

A análise de cenários envolve a criação de diferentes cenários hipotéticos para explorar e compreender os riscos envolvidos em um projeto. Ao considerar uma ampla gama de possibilidades, os gerentes de risco podem se preparar melhor para responder a eventos inesperados e minimizar seu impacto.

Avaliação de Terceiros

Muitas vezes, os riscos estão associados a parceiros de negócios ou fornecedores. Realizar uma avaliação detalhada dos terceiros envolvidos em um projeto pode ajudar a identificar riscos potenciais, como problemas financeiros, falta de conformidade regulatória ou má reputação.

Brainstorming em Grupo

Uma ferramenta clássica de geração de ideias, o brainstorming em grupo, pode ser usado para identificar riscos de forma colaborativa. Reunir a equipe e outros interessados para discutir e listar os riscos pode fornecer uma perspectiva abrangente e diversificada.

Softwares de Gestão de Riscos

Existem várias soluções de software disponíveis que são projetadas especificamente para o gerenciamento de riscos. Esses softwares oferecem recursos como registro de riscos, análise quantitativa, rastreamento de ações corretivas e relatórios personalizados.

Quadro Kanban

Uma das ferramentas que podem lhe ajudar a manter um olho em seus riscos é o quadro Kanban. Se você ainda não conhece o método Kanban, ele é uma ferramenta de gestão que pode lhe ajudar na sua gestão de projetos.

Chamamos o Kanban de ferramenta porque ele não lhe diz como fazer sua gestão de projetos (como um passo a passo para o sucesso), mas ele lhe ajuda a organizar e registrar as informações de seus processos de produção.

Da mesma forma, você pode usar o seu quadro Kanban como ferramenta para gerenciar riscos no seu projeto. Nele, cada coluna pode representar um estágio, como “riscos identificados”, “riscos sendo resolvidos” e “riscos resolvidos”. Estas colunas no seu quadro podem ser configuradas da forma que você achar mais adequada para o seu projeto, aproveitando ainda mais a flexibilidade que o Kanban pode oferecer.

O que é risco positivo?

Nem todos os riscos são negativos. Como já falamos antes, riscos podem ser positivos ou negativos, mesmo que muitos pensem apenas no segundo quando falam de gestão de riscos. É importante, porém, considerar ambos ao planejar o seu projeto.

A diferença está na forma de lidar com cada um deles. Você deve fazer a sua gestão de riscos para identificar e neutralizar o máximo possível as ameaças possíveis de atingir o seu projeto, e também para identificar e aproveitar o máximo possível as oportunidades que podem surgir durante sua execução.

Exemplos de oportunidades podem ser a possibilidade de terminar um projeto antecipadamente; conquistar mais clientes do que o esperado para o projeto; ou como finalizar o projeto em uma determinada data pode lhe oferecer acesso a um momento mais proveitoso no mercado.

É preciso ficar atento, porém, pois oportunidades podem se tornar ameaças para o seu projeto, da mesma forma que ameaças podem, se bem administradas, virarem oportunidades também.

No site projectmanager.com (em inglês), Elizabeth Harrin escreveu sobre como identificar e responder aos riscos positivos (What is Positive Risk on Projects), no qual ele ofereceu três dicas.

3 dicas para identificar riscos positivos

• A primeira coisa que você quer saber é se este risco é algo que você pode aproveitar. Ou seja, buscar meios de aumentar a probabilidade do risco acontecer.
• Próximo passo é saber se você precisa dividir este risco. Às vezes você não poderá aproveitar este risco sozinho, e pode precisar envolver outros para poder colher todos os benefícios que ele tem para lhe oferecer.
• Por último, pode ser que você precise “não fazer nada”. Às vezes, se abster é a melhor alternativa para gerenciar seus riscos. Isto também se aplica aos riscos negativos (ameaças), que você pode encontrar em seu projeto.

No final, a gestão de riscos não é algo negativo, mas essencial. Riscos tendem a acontecer em seu projeto, e fazer este processo de gestão apenas lhe ajuda a se assegurar contra possíveis perigos e falhas em seu projeto. Se você estiver preparado encontrá-los de frente, e entender o seu potencial para ferir ou ajudar seu projeto, a gestão de riscos pode lhe ajudar a lidar com desafios que antes poderiam ser invisíveis.

Fizemos também outro artigo para lhe explicar sobre mais uma ferramenta útil que pode lhe ajudar durante sua avaliação de riscos e outras análises é a análise de impacto. Esperamos que estas informações sejam úteis para alavancar o seu negócio.