Fluxo de trabalho: como organizá-lo com softwares de gestão
17 min de leitura | 09 de maio 2023Você já se sentiu sobrecarregado com o trabalho e sem saber por onde começar? A organização do fluxo de trabalho pode ser um bom primeiro passo para criar uma rotina produtiva e eficiente. Neste post, vamos falar sobre como softwares de gestão podem ser úteis para a organização do fluxo de trabalho e explicar a importância da organização desse fluxo e seus benefícios.
O que é fluxo de trabalho?
As pessoas ou equipes colaboram para executar um conjunto organizado e sequencial de atividades chamado fluxo de trabalho, também conhecido como workflow. Essas atividades seguem uma ordem específica, baseada em um conjunto de regras ou procedimentos, com o objetivo de alcançar um determinado resultado ou produto. Esse agrupamento de atividades pode ser encontrado em muitas áreas diferentes, incluindo a produção de bens e serviços, administração de projetos e execução de tarefas rotineiras
Em cada caso, o fluxo de trabalho é projetado para ajudar as pessoas a trabalharem em equipe de maneira mais eficiente e efetiva, minimizando o tempo e o esforço necessários para completar uma tarefa ou alcançar um objetivo.
Exemplos de fluxo de trabalho
1. Produção de produto
Um exemplo simples de fluxo de trabalho é a produção de um produto. Nesse caso, as atividades podem incluir a aquisição de materiais, a fabricação do produto, a embalagem e o envio para os clientes. Cada etapa do processo é cuidadosamente planejada e executada para garantir que o produto final atenda aos requisitos de qualidade e prazo.
2. Marketing
Outro exemplo é um fluxo de trabalho de marketing, que pode incluir atividades como pesquisa de mercado, desenvolvimento de estratégias de marketing, criação de conteúdo e campanhas publicitárias, e análise de resultados. Esse fluxo de trabalho auxilia as equipes de marketing a trabalharem juntas de maneira mais coordenada e eficiente, garantindo que elas concluam cada atividade no prazo e meçam e avaliem os resultados para orientar futuras ações.
3. Atendimento ao cliente
Um outro tipo de fluxo de trabalho é o de atendimento ao cliente. Esse fluxo pode incluir atividades como receber solicitações de suporte, encaminhar essas solicitações para o departamento apropriado, registrar a interação com o cliente, fornecer suporte técnico ou atendimento ao cliente, e realizar o acompanhamento para garantir a satisfação do cliente. O objetivo dessa organização é garantir que os clientes recebam um atendimento eficiente e de qualidade, aumentando a satisfação e fidelização dos mesmos.
4. Recrutamento e seleção de candidatos
Outro exemplo de fluxo de trabalho é o processo de recrutamento e seleção de candidatos. Esse fluxo pode incluir atividades como a publicação de vagas, triagem de currículos, entrevistas com os candidatos, avaliações de habilidades e competências, verificação de referências e apresentação da oferta de trabalho. Esse fluxo de trabalho é fundamental para garantir que a empresa atraia e contrate os melhores candidatos para preencher suas vagas.
5. Gestão de projetos
Um fluxo de trabalho comum em muitas empresas é o processo de gestão de projetos. Nesse fluxo, as atividades seguintes são realizadas: a definição dos objetivos do projeto, o planejamento das etapas, a alocação de recursos, a execução do projeto, o monitoramento do progresso e a avaliação dos resultados. A execução desse fluxo de trabalho é fundamental para garantir que você conclua o projeto dentro do prazo e do orçamento estabelecidos, atendendo às expectativas do cliente e da empresa.
6. Gerenciamento financeiro
Outro exemplo de fluxo de trabalho é o gerenciamento financeiro, que pode incluir atividades como a análise de fluxo de caixa, a elaboração de orçamentos, a gestão de contas a pagar e a receber, o controle de despesas e o planejamento tributário. Esse fluxo de trabalho é fundamental para garantir que a empresa tenha uma gestão financeira eficiente, evitando problemas de caixa e garantindo a sustentabilidade financeira do negócio.
Benefícios de ter uma boa organização do fluxo de trabalho
1. Aumento da produtividade
Quando se tem um fluxo de trabalho organizado, os colaboradores podem reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas e burocráticas, o que lhes permite ter mais tempo para se dedicar às atividades principais, aumentando assim a produtividade.
2. Melhoria da comunicação interna
Uma organização bem estruturada permite que as informações fluam de forma clara e objetiva entre os membros da equipe, evitando mal-entendidos e reduzindo a chance de erros.
3. Otimização de recursos
Uma boa estruturação do fluxo de trabalho permite que sejam identificados gargalos e desperdícios de recursos, possibilitando sua correção e otimização dos recursos utilizados.
4. Melhoria da qualidade do trabalho
Quando se tem um processo bem definido, é possível garantir a qualidade do trabalho realizado, reduzindo a chance de erros e retrabalhos.
5. Aumento da satisfação dos colaboradores
Uma organização bem estruturada permite que os colaboradores tenham mais clareza sobre suas responsabilidades e papéis dentro da equipe, o que pode aumentar a satisfação no trabalho.
6. Facilidade de gestão
Com um fluxo de trabalho organizado, a gestão pode monitorar e controlar melhor as atividades da equipe, identificando oportunidades de melhoria e tomando decisões mais assertivas.
Como organizar fluxos de trabalho usando softwares de gestão?
1. Use as listas de tarefas e prazos
Com um software de gestão, você pode definir os fluxos de trabalho de forma mais estruturada e padronizada, criando um conjunto de tarefas e etapas que você precisa entregar para concluir o projeto com sucesso. Você pode configurar esses fluxos para cada tipo de processo e atividade, permitindo que sua empresa tenha uma gestão mais eficiente de seus recursos e prazos.
As listas de tarefas e prazos são uma das principais funcionalidades dos sistemas de gestão. Elas permitem que a equipe visualize todas as tarefas que precisam ser realizadas e até mesmo identificar quais tarefas dependem de outras para serem finalizadas. Isso ajuda a evitar atrasos e garante que as prioridades estejam claras para todos. Além disso, essas listas podem ser facilmente atualizadas e compartilhadas entre a equipe, o que aumenta a colaboração.
2. Realize a atribuição de tarefas a membros da equipe
Ao atribuir tarefas a membros da equipe, o software de gestão garante que cada pessoa saiba exatamente o que precisa ser feito e quando. Isso reduz a chance de tarefas serem esquecidas ou duplicadas e ajuda a garantir que todas sejam concluídas dentro do prazo. A atribuição de tarefas também permite que a equipe saiba exatamente quem é responsável por cada atividade, o que aumenta a responsabilidade individual e a sensação de pertencimento ao projeto.
3. Utilize fluxogramas e diagramas de Gantt para visualização do fluxo de trabalho
Os fluxogramas e diagramas de Gantt são ferramentas visuais, disponíveis em alguns softwares de gestão, que permitem que a equipe visualize o fluxo de trabalho de forma clara e organizada. Eles mostram a sequência de tarefas, os prazos e as dependências entre elas. Isso ajuda a equipe a entender melhor o projeto como um todo e a identificar possíveis gargalos ou pontos de melhoria. Ademais, você pode atualizar e compartilhar com a sua equipe esses diagramas de Gantt, o que aumenta a transparência e a colaboração.
Os fluxogramas são representações gráficas que apresentam o fluxo de trabalho de forma sequencial, mostrando as atividades e as decisões necessárias para se completar uma tarefa. Eles geralmente incluem símbolos e setas que conectam os elementos, indicando a direção do fluxo. Essas representações são frequentemente utilizadas para documentar processos e procedimentos, bem como para ilustrar a estrutura de um projeto.
Já os diagramas de Gantt são gráficos que mostram o cronograma do projeto, apresentando as tarefas em barras horizontais ao longo de um eixo temporal. Cada barra representa uma tarefa ou atividade, e a sua posição no eixo indica o prazo para a conclusão da tarefa. As conexões entre as barras representam as dependências entre as tarefas, permitindo que a equipe veja claramente as relações entre as diferentes etapas do projeto.
Ambos os tipos de representações são ferramentas valiosas para o gerenciamento de projetos, ajudando a equipe a entender o escopo e a complexidade do projeto, bem como a identificar potenciais riscos e oportunidades.
4. Ative as notificações e alertas para prazos e tarefas concluídas
As notificações e alertas são recursos importantes para garantir que a equipe fique sempre atualizada sobre o status das tarefas e prazos. O software de gestão pode enviar notificações quando você atribui uma tarefa a alguém, quando um prazo está chegando ao fim ou quando alguém conclui uma tarefa. Isso ajuda a manter a equipe informada e a garantir que nenhuma tarefa ou prazo importante seja esquecido.
5. Faça o acompanhamento do progresso e desempenho dos seus funcionários
O acompanhamento do progresso e desempenho é uma funcionalidade importante dos softwares de gestão, pois permite que a equipe saiba como está se saindo em relação aos prazos e metas estabelecidos. O sistema pode gerar relatórios de progresso e desempenho, mostrar o tempo gasto em cada tarefa e identificar possíveis atrasos ou pontos de melhoria. Isso ajuda os colaboradores a se manterem no caminho certo e a fazerem ajustes quando necessário.
6. Faça o armazenamento e compartilhamento de arquivos
Essa funcionalidade de armazenamento e compartilhamento de arquivos em softwares de gestão é extremamente útil para a organização do fluxo de trabalho, pois permite que a equipe trabalhe de forma mais colaborativa e eficiente.
Com o armazenamento centralizado de arquivos, a equipe pode ter acesso rápido e fácil a todos os documentos relevantes do projeto, sem precisar procurar em diferentes locais ou depender de e-mails ou mensagens para compartilhar arquivos. Isso economiza tempo e evita a possibilidade de informações importantes se perderem. Além disso, você consegue compartilhar arquivos de forma segura e controlada, evitando que informações confidenciais sejam divulgadas sem autorização.
Como criar fluxos de trabalho no FlowUp
1. Criando o fluxo
Para criar um fluxo de trabalho, você deve acessar a opção Produtividade, no menu lateral, e selecionar “Fluxo de Trabalho”. Para criar um novo, clique em “+ Novo”.
Escolha um nome para o seu fluxo de trabalho e adicione uma descrição, se desejar. Caso queira renomear, posteriormente, é só clicar na engrenagem no canto superior direito e clicar em “Renomear”.
2. Comece a criar tarefas
Nome dado, comece a criar as tarefas que farão parte do fluxo. Para isso, clique em “Nova Tarefa”, no topo ou no meio da página. Ao clicar em nova tarefa, abre-se a janela para preenchimento do que será a tarefa a dar início ao seu fluxo de trabalho.
Obrigatoriamente, você deve informar o título da tarefa e o status em que ela vai ficar quando adicionada ao seu quadro. Geralmente, novas tarefas ficam no primeiro status do quadro.
3. Continue adicionando tarefas
Pronto, você adicionou a primeira tarefa! Se você tiver outra tarefa que inicie o fluxo ao mesmo tempo que a primeira tarefa, você adiciona essa tarefa ao clicar em “Nova tarefa”, no topo da página. Ela vai aparecer abaixo a primeira, como se em um fluxo paralelo.
Para adicionar um tarefa depois de outra, criando o fluxo, basta clicar no “+” que aparece ao lado da tarefa quando você passa o mouse em cima dela. Você deve selecionar se a tarefa será ativada quando a anterior for finalizada ou quando ela estiver atrasada.
Atenção: para que a tarefa seja ativada com o seu atraso, ela deve ter um prazo estipulado.
Vamos dizer que uma tarefa finalizada ative duas tarefas, ao mesmo tempo. Nesse caso, para criar mais de uma tarefa no mesmo nível, basta clicar no + da tarefa do nível anterior ao desejado.
4. Siga o fluxo de trabalho!
Pronto, agora basta ir seguindo o fluxo e adicionando as tarefas conforme necessário. Toda tarefa criada pode ter seu próprio fluxo atrelado a ela, então sua imaginação é o limite. Ao terminar, o seu fluxo já está salvo e pronto pra uso.
Exemplos de fluxo de trabalho no FlowUp
No FlowUp, é possível criar fluxos de trabalho personalizados para diversos fins, incluindo:
1. Design Gráfico
Você pode criar fluxos de trabalho personalizados para otimizar o processo de criação de peças para redes sociais por parte da equipe de design gráfico. Agilize a criação e revisão de elementos gráficos, assegurando uma comunicação nas redes sociais consistente e atraente. Com fluxos de trabalho dedicados, sua equipe pode seguir uma sequência organizada, melhorando a eficiência e garantindo resultados visuais de alta qualidade.
2. Processo Seletivo
Otimize o processo seletivo utilizando os fluxos de trabalho no FlowUp. Desde a divulgação de vagas até o onboarding dos candidatos, você pode criar fluxos personalizados que proporcionam uma gestão eficiente e transparente do recrutamento. Isso facilita o acompanhamento das etapas, a comunicação entre os envolvidos e contribui para uma experiência de recrutamento mais suave.
3. Faturamento
Simplifique a gestão financeira no FlowUp, criando fluxos de trabalho para lidar com o faturamento. Desde a emissão de faturas até o acompanhamento de pagamentos, esses fluxos personalizados garantem uma operação financeira organizada e eficaz. Dessa forma, você pode manter um controle preciso das transações, reduzindo erros e melhorando a eficiência geral do processo financeiro.
4. Webinars
Um dos exemplos de onde utilizamos os fluxos de trabalho do FlowUp é na organização dos nossos webinars. O uso do fluxo de trabalho serve para otimizar a organização deste tipo de evento, fazendo com que todos os envolvidos no planejamento e execução sigam uma ordem clara ao realizar suas atividades. Se quiser conferir um dos nossos webinars, é só acessar abaixo:
Nossa recomendação
A organização do fluxo de trabalho é fundamental para a produtividade e eficiência. A utilização de softwares de gestão pode ser uma ferramenta poderosa para ajudá-lo a organizar seu fluxo de trabalho e desfrutar dos benefícios que essa organização pode trazer. Com recursos como criação de tarefas, atribuição de responsáveis, fluxogramas e notificações, você pode ter uma visão clara do seu fluxo de trabalho e gerenciá-lo de maneira eficaz.
Diante disso, é importante escolher um software completo e que atenda às necessidades do seu negócio. Por isso, recomendamos que você implemente o FlowUp.
Com esse software de gestão você otimiza a organização do seu fluxo de trabalho! Isso ocorre através da criação de processos mais eficientes, automatização de tarefas repetitivas, melhora na comunicação entre a sua equipe e o aumento da qualidade e produtividade dos resultados da sua empresa.