Fluxo de Caixa: o que é e como aplicar no seu negócio

Para qualquer negócio que exista, até mesmo os que não visam lucro, o cuidado com a gestão financeira deve ser sempre uma prioridade. Uma empresa que tem o objetivo de crescer não pode depender de análises subjetivas, percepções ou de balanços financeiros feitos às pressas. As finanças são o coração da empresa, por isso devem ser tratadas com muito cuidado. E a melhor forma de fazer isso é através do fluxo de caixa. 

Ter um fluxo de caixa bem estruturado é o que vai diferenciar uma empresa amadora e uma profissional. Quem está levando a sério e quem ainda está tentando se encontrar. Uma empresa que não mantém um fluxo de caixa atualizado não sabe ao certo as suas principais estatísticas, portanto também não sabe se está crescendo ou não. 

Se você quer subir o nível do seu negócio, descubra agora tudo o que você precisa saber sobre fluxo de caixa!

 

O que é o fluxo de caixa?

Fluxo de caixa é o nome que se dá para o registro das movimentações financeiras realizadas em uma empresa, tanto de entrada quanto de saída. Ou seja, tudo o que se paga e recebe deve ser registrado em mínimos detalhes, o balanço dessa conta é chamado de fluxo de caixa. Olhando por outros viés, ele também é um dos demonstrativos mais básicos da capacidade de uma empresa gerar valor para os seus beneficiários. Ter um fluxo de caixa positivo e fluxo de caixa livre são dois importantes indicativos do sucesso de uma empresa.

Para você entender melhor, o fluxo positivo indica que a empresa está adicionando recursos às suas reservas, o que permite a ela reinvestir no negócio, distribuir os lucros entre acionistas ou resolver dívidas futuras. Já o fluxo livre diz respeito ao dinheiro que sobra depois da empresa cumprir com todas as obrigações no período.

 

Para que serve o fluxo de caixa?

A entrada e saída de recursos de qualquer empresa acontece de forma muito variada em fonte e tempo. Há entradas por meio de vendas, investimentos, financiamentos, assim como as saídas podem ser impostos, fornecedores, folha de pagamento, entre tantas opções. Em termos de tempo, as movimentações também não seguem um padrão, algumas são regulares, outras esporádicas e às vezes até inesperadas. Sendo esse um cenário tão complexo, como ter um controle de tudo o que está acontecendo? 

A resposta você já sabe: fluxo de caixa. Através desse dispositivo de controle, é possível ter em mãos o real cenário de uma empresa, sem se distrair com as movimentações que chamem mais atenção. Dessa maneira, dá para se planejar estrategicamente para alocar melhor os recursos e evitar que a empresa fique com o caixa negativo. Veja como isso se aplica na prática.

 

Exemplo prático

Imagine que a sua empresa bateu recordes de vendas no mês. Ou seja, há uma quantidade de recursos maior do que você está acostumado para entrar, contudo só vai receber daqui há 30 dias. As contas fixas (aluguel, água, luz), por outro lado, vencem em 15 dias. Sem um bom gerenciamento de fluxo de caixa, o gestor pode acabar se empolgando com o resultado positivo e comprometer os recursos que deveriam pagar as contas fixas, o que levaria a juros e multas. 

Manter um acompanhamento próximo do fluxo de caixa permite uma melhor compreensão da situação do negócio para conseguir se planejar estrategicamente para as próximas movimentações. 

Veja algumas perguntas que um gestor pode responder com um demonstrativo de fluxo de caixa em mãos: 

  • Quanto dinheiro há disponível para investimentos?
  • A empresa será capaz de cumprir as suas obrigações esse mês?
  • Há a necessidade de correr atrás de financiamentos ou empréstimos?
  • Existe a necessidade de renegociar prazos com os fornecedores?

Todos os gargalos financeiros, assim como as melhores oportunidades vão aparecer neste documento, desde que ele seja construído sem deixar passar nenhuma despesa ou ganho. 

 

Qual é a importância do fluxo de caixa?

A boa saúde financeira da sua empresa é o que possibilita a realização de investimentos, contratações e outras estratégias para expandir o seu negócio.

A saúde financeira de qualquer empresa é atestada pela forma como são administradas as suas receitas e despesas. As entradas de recursos devem sempre ser maiores do que as saídas, caso contrário, você pode estar enfrentando problemas de fluxo de caixa.

O resultado positivo dessa balança garante que suas finanças estejam sempre em dia e que você possa planejar o seu negócio com mais tranquilidade. Além disso, um gestor que opera sempre com resultados positivos no fluxo de caixa está mais preparado para enfrentar crises e as famosas emergências ligadas ao negócio.

 

3 problemas que se pode evitar com um bom controle de fluxo de caixa

Se você ainda não se convenceu da validade do uso dessa ferramenta no dia a dia da sua empresa, talvez agora seja o momento. Mais do que um dispositivo de controle das finanças, o fluxo de caixa é uma ótima ferramenta de resolução de problemas. É como se criasse um mapa em que fica bem claro os gargalos financeiros da sua empresa. 

Então, se pelo menos de vez em quando você sofre com as finanças da sua empresa, confira alguns problemas que poderia estar evitando. 

 

1. Não saber para onde vai o dinheiro

Se não foi você mesmo que disse, certamente você já ouviu algum empreendedor falando isso: “não sei para onde vai o dinheiro da empresa”. Às vezes, mesmo com o mês muito positivo, recorde de vendas, ainda assim falta grana no final, como pode? 

A verdade é que sem manter o devido controle do caixa, não há como saber ao certo tudo o que entra e sai. Sendo assim, o que sobra é a sua intuição ou a sua memória. Nenhuma das duas são 100% confiáveis. Ainda mais que se falando de dinheiro, a ideia é não desperdiçar nada. 

Para que isso seja verdade, o caminho mais fácil é manter um bom processo de fluxo de caixa. Dessa forma, é possível gerar relatórios detalhados de custos, receitas, separados por setores, para ficar sempre atento nos rumos do seu dinheiro. 

 

2. Contas atrasadas

Perder dinheiro em um investimento que não deu certo ou uma ideia que não vingou no mercado nunca é algo legal, mas pelo menos serve como aprendizado. Agora perder dinheiro por atrasar contas e ter que pagar juros e multas é apenas desperdício mesmo. 

Imagine que uma conta de aluguel, por exemplo, custa 8 mil reais. A média de juros praticada por multa de pagamento em atraso é de 2%. O que significa que atrasar essa conta um único dia, já renderia 160 reais de prejuízo.

Claro, ninguém tem a intenção de atrasar pagamentos. Porém, é fato que, sem o devido controle, fica fácil se perder em meio a tantas obrigações devidas. Mesmo um pequeno negócio tem contas de diversas fontes, muitas vezes com vencimento em datas diferentes. Ter uma previsibilidade das movimentações que devem ser feitas ao longo do mês, cai muito bem para a organização financeira de qualquer negócio.

Com o fluxo de caixa, você poderá visualizar as “contas a pagar”, junto dos seus recebimentos. Assim, já podendo antever se o caixa estará equilibrado ou não e já criar estratégias para ajustá-lo, se for o caso. 

 

3. Não saber o ritmo de crescimento da empresa

Você sabe o quanto a sua empresa está crescendo? Ou melhor, você sabe se ela está crescendo? Talvez você tenha essa percepção porque as vendas estão aumentando ou porque ela está expandindo, mas esse dado isolado pode contar uma mentira. Afinal, vender mais, nem sempre é o melhor indicador de desempenho

Uma empresa pode aumentar as vendas em um mesmo ritmo que aumenta as suas dívidas, o que indica um problema de lucratividade. Ter um fluxo de caixa possibilita fazer esse tipo de leitura de forma precisa. 

 

Como se faz o fluxo de caixa?

Ter um fluxo de caixa rodando de forma eficiente é essencial para o bom funcionamento de uma empresa, como você já pode perceber. Para criar e manter o seu existem diversas formas diferentes. Um dos caminhos é usar planilhas prontas, que você pode encontrar no site do Sebrae, por exemplo. Embora esse seja o caminho mais barato, é também o mais trabalhoso.

Um caminho mais fácil é utilizar um software de gestão financeira, como o Flowup. Por meio dele você tem uma melhor visão de todos os dados, pode ver gráficos e gerar relatórios de diversos tipos. Além de poder atualizar os dados em minutos, importando o extrato do seu banco, entre diversos outros benefícios.

Porém, mesmo utilizando uma plataforma, você precisa entender a metodologia para fazer o preenchimento do fluxo de caixa uma rotina. Confira abaixo um passo a passo.

 

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Separe fontes de ganhos e de despesas

A primeira distinção básica que você precisa fazer é diferenciar o que é receita e o que é despesa e demarcá-las de uma forma diferente. Se você estiver utilizando um software, essa parte fica muito fácil.

 

Estabeleça categorias

Esse é um dos pontos mais importantes do seu fluxo de caixa. Seja para os custos ou para as receitas, você deve pensar bem nas categorias que irá classificá-las. Porque os relatórios serão criados com base nessa distinção. 

Não há uma forma exata de fazer essa classificação. Isso vai variar muito em relação ao tipo do seu negócio. O mais importante é tomar o tempo que for necessário para criá-las e de vez em quando revisitar, para ver se essa divisão ainda faz sentido.

 

Defina o que são despesas fixas e temporárias

Registrar as despesas fixas como contas a pagar já para os próximos meses ajuda bastante no planejamento do negócio. Aluguel, contas mensais, pagamentos parcelados, tudo isso você já sabe o valor que irá pagar todo mês. Assim, é possível olhar para o futuro de forma mais precisa, porque já se tem uma ideia do saldo real. 

 

Cadastre as contas a receber

Assim como se registra as despesas do futuro, também é possível cadastrar as receitas que estão previstas. Nem todas as empresas recebem no ato da entrega do produto. Como no caso de empresas B2B que costumam ter um prazo maior para receber. Mesmo no B2C o consumidor também pode parcelar as compras. Sendo assim, é importante você ter o controle do quanto ainda está para chegar em seu caixa.

 

Lance os dados com disciplina

Fazer a atualização do seu fluxo de caixa deve se tornar rotina. O ideal é anotar todas as ocorrências no momento em que acontecem, mas se isso não for possível, não deixe de fechar o dia sem atualizar os dados. Assim, se houver alguma inconsistência, fica mais fácil de resolver.

Ah, e não se esqueça de guardar todos os comprovantes, de preferência de forma digital.

 

Faça projeções

Um dos grandes benefícios de se manter um controle tão rígido das finanças é o de conseguir perceber padrões e ter uma previsibilidade do negócio. Isso ajuda a entender a saúde das suas finanças e também perceber o impacto das estratégias utilizadas naquele mês. Por exemplo, você pode ver na prática se aquela promoção agressiva que você realizou surtiu efeito.

Com o tempo, é possível ter um histórico e entender melhor a sazonalidade das suas receitas. Muitos negócios têm meses de grande movimento e outros de escassez. Para entender isso é só pensar em lojas de roupa, que no período de Natal aumentam consideravelmente as vendas. Ou, em uma loja de sorvete, que durante o verão tem o seu auge, mas pode sofrer com baixas vendas no inverno.

Ter esse histórico pode te ajudar a tomar decisões com mais cautela. Imagina se o dono da sorveteria pega o lucro do verão e compromete boa parte desse dinheiro em um grande investimento, sem considerar que as vendas vão diminuir nos próximos meses. Pode ser um erro fatal.

 

Principais erros cometidos ao fazer o fluxo de caixa

Manter o fluxo de caixa atualizado é uma tarefa que deve ser feita com muita atenção e conhecimento do que se está fazendo. Caso contrário, o que era para ser um ganho de organização financeira, pode acabar tendo o efeito oposto. Portanto, fique atento a esses erros comuns para evitá-los no seu dia a dia. 

 

1. Lançar em categorias erradas

Uma falta de atenção na hora de registrar as despesas ou recebimentos pode causar confusão na hora de gerar relatórios. Uma das grandes vantagens da utilização do fluxo de caixa são as variadas possibilidades de leitura da situação financeira. Um erro no preenchimento pode jogar essa vantagem por água abaixo. 

Claro, um erro desses, na maioria das vezes, não vai gerar um grande problema financeiro. Apenas uma dor de cabeça na hora de entender os números que não batem. Por isso, vale a pena ficar bastante atento na hora de fazer a atualização.

 

2. Registrar o que ainda não foi recebido

Esse é um erro bastante comum e que costuma ocorrer na tentativa de ganhar tempo. O que acontece é que há casos em que há a promessa de receber um dinheiro, embora ele ainda não tenha caído na conta de fato. Como no caso de contas parceladas ou de boletos quitados. 

O problema é que pode ocorrer desse dinheiro não chegar, no caso de algum calote. Ou, ele pode demorar mais do que o planejado. O recomendado é lançar apenas o dinheiro que realmente você já recebeu. Dessa forma, não haverá nenhum furo no seu fluxo de caixa.

 

3. Não anotar tudo

Se é para criar e manter um fluxo de caixa, é preciso levar a sério. Preencher mais ou menos é a mesma coisa que não fazer nada, porque não será possível gerar relatórios precisos. É necessário ser metódico e ter uma rotina. Separar um momento no dia ou na semana só para registrar tudo e ir acompanhando. Dessa forma, é possível tirar o melhor do que o fluxo de caixa tem para oferecer.

 

4. Ser muito otimista

Um dos principais objetivos do fluxo de caixa é dar mais subsídio para conseguir planejar melhor o futuro. Porém, otimista você deve ser apenas na sua visão para a empresa, em relação a movimentações financeiras é preciso ter bastante pé no chão. 

Na hora de fazer projeções futuras, não esqueça de se resguardar também. Uma visão muito fora da realidade pode levar a dívidas que comprometam a operação do negócio e te deixe em uma situação complicada. 

 

5. Não fazer um acompanhamento

Manter uma rotina de preenchimento dos dados é ótimo, mas não é suficiente. Só faz sentido existir o fluxo de caixa se alguém fizer um acompanhamento, de preferência diário. Além de separar pelo menos um dia do mês para fazer uma análise mais detalhada. 

Isso pode ser bastante trabalhoso, caso a sua empresa não possua uma pessoa dedicada a área financeira, contudo esse é um trabalho que vale a pena. Dessa forma, é possível encontrar problemas mais rápido e aumentar a lucratividade.

 

6. Misturar finanças pessoais com as do negócio

Um dos erros mais comuns em qualquer tipo de negócio é essa mistura de finanças. O uso de cartão corporativo para pagamento de coisas pessoais, o uso do salário para pagamento de contas da empresa, às vezes nem mesmo salário definido o dono possui. 

Não tem como gerar dados precisos sobre o negócio, se estes estão sempre camuflados com a situação pessoal dos sócios. É preciso haver uma distinção clara destes dois. Mesmo que em algum momento haja essa troca, por exemplo o dono do negócio colocar dinheiro do bolso para pagar alguma dívida, isso precisa ser registrado como tal. Caso contrário, nunca será possível saber a saúde da empresa, se está indo bem ou mal, ou melhor, o quanto está indo bem ou mal. 

Como foi possível perceber, o fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão que auxilia empreendedores, de qualquer tamanho, a ter uma visão melhor do seu negócio. O uso correto e dedicado deste dispositivo permite extrair dados essenciais para o acompanhamento da saúde do negócio, além de permitir um planejamento estratégico mais preciso. Dessa forma, é possível evitar diversos problemas comuns, como contas atrasadas e a falta de noção sobre o destino dos recursos. 

Utilizar essa ferramenta pode fazer o seu negócio subir de nível, porém isso só será realidade se você fizer isso com técnica e consistência. Assim, será possível colher dados e fazer projeções que vão te ajudar a tomar melhores decisões. 

Manter um fluxo de caixa atualizado é uma tarefa trabalhosa, mas ela pode ficar bem mais simples se você estiver utilizando a ferramenta correta para te ajudar. Com a Flowup, você pode esquecer as planilhas. Através dele você consegue lançar os dados de forma intuitiva e ter uma visão completa  através de gráficos e tabelas com tudo o que você precisa saber. 

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