Ferramentas de gestão: conheça as 15 mais utilizadas e aplique no seu negócio

ferramentas de gestão

Você já teve a sensação de que poderia ser mais eficiente e/ou ágil no seu negócio? Pode ser que esse pensamento ronde a sua cabeça frequentemente. 

A boa notícia é que você não precisa adivinhar como fazer isso. Existem diversas ferramentas de gestão que podem te ajudar nesse processo. 

Seja na área financeira, resolução de problemas, revisão de processos, lançamento de produtos, a área que for, você pode utilizar uma metodologia para ter um direcionamento. 

Para que serve as ferramentas de gestão?

As ferramentas de gestão são metodologias ou técnicas que servem para aprimorar processos e facilitar o trabalho dos gestores, potencializando os resultados da empresa. 

Por meio delas, é possível obter mais clareza nos processos, desde o planejamento à execução. Com isso, a chance de alcançar resultados melhores fica maior. Porém, é importante atentar que elas são um meio, não um fim. Nenhuma ferramenta pode gerar resultados, por si mesma. 

Assim, é necessário conhecê-las e dominar as que fizerem mais sentido para o seu negócio, para que você saiba o momento certo de utilizá-las. 

Sendo assim, conheça agora as 15 principais ferramentas de gestão e escolha as mais adequadas a sua realidade para se aprimorar.

As 15 ferramentas de gestão mais utilizadas no mercado

Talvez você use algumas, conheça outras, mas será que sabe todo o potencial que elas podem oferecer? Confira agora as ferramentas mais utilizadas!

1. Planejamento estratégico

O planejamento estratégico é, sem dúvidas, a ferramenta mais popular na gestão dos negócios. De tal forma, que muita gente nem chega a perceber que ele é uma ferramenta, já parece algo inerente ao processo de gestão.

Essa presença tão forte desta ferramenta nos empreendimentos é reflexo do cenário altamente competitivo que vivemos. Logo, saber mapear bem o caminho e definir metas e objetivos para chegar lá se tornou uma habilidade necessária, e é sobre isso que se trata o planejamento estratégico. Confira algumas de suas etapas e entenda essa estratégia como um todo.

Diagnóstico do cenário: estudar a partir de dados e pesquisa o cenário atual da empresa, localizando-a de acordo com seu posicionamento, propósito e histórico;

Identificação do público-alvo: mapear e definir o público a ser impactado pelo plano;

Definição de objetivos, estratégias e metas: com base no conhecimento adquirido até aqui, elaborar objetivos gerais a serem alcançados, estratégias e as metas para especificar ações;

Definição de indicadores: indicar quais serão as métricas mais importantes para servir de medida para o sucesso do plano;

Aplicação e acompanhamento: execução do plano, conforme definido e acompanhamento próximo;

Avaliação de resultados: momento de parar e avaliar o andamento do projeto até aqui, com base nos indicadores definidos.

Essa é uma ferramenta muito importante de se conhecer mais a fundo, já que se tornou praticamente o método padrão de se planejar à longo prazo.

2. Business Model Canvas

ferramentas de gestao cultura organizacional O Business Model Canvas, ou apenas Canvas, é uma metodologia de planejamento de negócios, primariamente, mas que também pode ser usada para inovação. Ele ficou popular por conseguir resumir em um único diagrama, tudo o que é essencial para montar um negócio. Confira os seus 9 blocos.

Proposta de valor: aquilo que diferencia o seu negócio dos demais e que vai te destacar frente a concorrência;

Segmento de clientes: definição do público que a empresa deseja atingir;

Canais: escolha dos canais por meio dos quais a empresa vai se comunicar e alcançar os seus clientes;

Relacionamento: a forma com que se vai atrair e manter um relacionamento com o cliente;

Receitas: definição do modelo de negócios, ou seja, a forma como que a empresa vai ganhar dinheiro;

Recursos: listagem de tudo o que for necessário para que o negócio funcione, recursos humanos e infraestrutura necessária;

Atividades: delimitação das atividades principais da empresa, para que ela cumpra a sua proposta de valor;

Parcerias: mapeamento de fornecedores e parceiros estratégicos;

Estrutura de custos: levantamento dos custos gerais para colocar o negócio de pé.

3. PM Canvas

ferramentas de gestao project-model-canvas

O PM Canvas é uma ferramenta adaptada do Canvas original, só que voltada especificamente para as demandas de planejamento de projeto. 

O objetivo é o mesmo: tornar mais simples e visual o planejamento. Porém, aqui nesse modelo, a tela é dividida em 13 blocos, que podem ser unidos em 5 grandes grupos de afinidade para melhorar a compreensão. São eles:

Por quê? 

Esse grupo deve ser o primeiro a ser preenchido, pois, é dele que sairá as informações para direcionar o resto do planejamento. Nele, estão incluídos os quadros de Justificativa, Objetivo SMART e Benefícios.

O quê?

Aqui é a área para detalhar o que está sendo proposto, qual é o produto, suas especificações e o que vai surgir ao final de tudo. Nessa área se preenche os quadros de Produto e Requisitos.

Quem?

Nessa área se define todas as pessoas que estarão envolvidas no projeto, tanto os responsáveis por cada tarefa, quanto os parceiros externos necessários. Nesse grupo está contido os blocos: Stakeholders e Equipe

Como?

Aqui serão definidas as metas do projeto e os caminhos para alcançá-las. Dentro desse grupo são preenchidos os blocos de Premissas, Grupo de Entrega e Restrições.

Quando e quanto?

Essa é a parte mais desafiadora, na qual é necessário prever os prazos e custos para o desenvolvimento do projeto. Faz-se isso preenchendo os blocos de Riscos, Linha do Tempo, Custos.

4. Ciclo PDCA 

O ciclo PDCA é uma ferramenta que se popularizou na década de 1950, mas que ainda é utilizada até hoje. Com essa ferramenta as empresas conseguem aprimorar seus processos e produtos de forma bastante simples, basta seguir 4 passos básicos:

Planejar (Plan): analisar o cenário e formular estratégias para alcançar o objetivo, definindo métricas para medir o progresso;

Fazer (Do): colocar o plano em prática, conforme as diretrizes e prazos;

Verificar (Check): avaliar resultados, comparando com o planejamento para encontrar possíveis desvios;

Agir (Act): aplicar possíveis mudanças para melhorar o processo.

O segredo para conseguir tirar o melhor dessa ferramenta é respeitar os ciclos, mantendo a constância, assim o negócio pode evoluir progressivamente.

5. 5W2H

O 5W2H é uma ferramenta muito simples e versátil que pode ser aplicada em diversas áreas. Ela funciona como uma espécie de checklist e ajuda a equipe a ter mais clareza do produto/problema/projeto que pretende abordar. É uma excelente metodologia para ser aplicada antes de começar qualquer coisa.

Por meio de 7 perguntas, ela consegue esclarecer bastante. Duas dessa perguntas começam com “H”, as outras 5 começam com “W”, daí o nome. Confira quais são elas:

  • What (O quê será feito?);
  • Why (por que será feito?);
  • Where (onde será feito?);
  • When (quando será feito?);
  • Who (por quem será feito?);
  • How (como será feito?);
  • How much (quanto vai custar?).

6. Matriz GUT

A matriz GUT é uma ferramenta especificamente voltada para a resolução de problemas. Por meio dela é possível classificar os problemas de acordo com os pilares que lhe dão o nome (gravidade, urgência, tendência), para assim poder planejar melhor uma estratégia de solução. 

Em termos de gravidade, o gestor indica o tamanho do impacto que aquele problema pode gerar, se não for solucionado. No quesito urgência, é pensado em relação ao tempo. Algumas questões possuem prazos definidos, sejam pela lei ou por acordos, portanto é preciso levar isso em consideração. Por fim, é preciso analisar em relação a capacidade daquele problema se repetir ou continuar crescendo. 

Para todos esses quesitos, é dado uma nota de 1 a 5, sendo 1 risco baixo e 5 risco alto. Com esses resultados, fica mais fácil prever cenários e decidir uma estratégia de atuação. 

7. PMBOK

O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é uma ferramenta de gestão bastante utilizada no mundo todo. Trata-se de um guia organizado pelo instituto PMI (Project Management Institute), que tem como objetivo documentar e padronizar as melhores práticas para a gestão de projetos. Ou seja, é um guia completo para qualquer um que queira se debruçar em aprender mais sobre o tema.

Ao todo ele inclui 49 processos e 10 áreas do conhecimento, que a cada edição são revisadas. Um prato cheio para quem deseja gerir melhor seus projetos e ter mais sucesso.

Todavia, esta ferramenta é mais utilizada para profissionais que trabalham com os chamados “projetos estáticos”. Estes são projetos que, ao terem alguns de seus aspectos definidos, como o seu escopo, não tendem a mudar. Por exemplo: o projeto de construção de uma ponte. Dificilmente este escopo irá mudar durante a criação do projeto.

Profissionais que trabalham com projetos mais dinâmicos, como o desenvolvimento de softwares, os quais podem iniciar com um escopo e terem seu escopo alterado diversas vezes durante o andamento do projeto, necessitam utilizar metodologias mais ágeis de gestão, que são mais flexíveis.

8. Matriz SWOT

A matriz SWOT é uma ferramenta para auxiliar na tomada de decisões. Por meio dela, é possível ter mais clareza sobre as forças e fraquezas internas e externas ao seu negócio. 

A análise é feita a partir de 4 aspectos:

Forças (Strenghts): são os pontos fortes da empresa em relação à concorrência;

Fraquezas (Weaknesses): são as desvantagens e falhas internas que reduzem sua competitividade;

Oportunidades (Opportunities): variações do mercado que podem ser positivas para a empresa, caso aproveitem;

Ameaças (Threats): fatores externos que podem prejudicar a empresa e elevar seus riscos.

A SWOT é ótima para auxiliar no seu planejamento estratégico, mas também pode servir para tomar decisões em qualquer situação, seja no lançamento de um novo produto ou para mapear oportunidade em um novo mercado-alvo.

9. Kanban

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O método Kanban é uma ferramenta de visualização dos fluxos de trabalho. Por meio dele, é possível mapear todas as atividades da equipe, posicioná-las segundo o seu estágio e acompanhar a sua evolução de forma muito objetiva. 

A maneira de fazer isso é dividindo um quadro em várias colunas, onde cada uma representa um estágio do fluxo de trabalho. Em um Kanban clássico, por exemplo, há apenas 3 colunas: “tarefas novas”, as que não foram iniciadas; “em andamento”, as tarefas que estão em processo de produção; e “finalizadas”, para identificar o que já foi concluído.

A partir daí, o gestor poderá granular (o que significa detalhar mais profundamente, dividindo ainda mais as etapas de trabalho) o fluxo de trabalho conforme for necessário, utilizando um dos principais fundeamentos do Kanban: realizar gradualmente pequenas mudanças para incrementar o fluxo de trabalho.

Esse método costuma não gerar resistências por parte da equipe, justamente por fazer mudanças graduais no fluxo de trabalho, que serão simples de serem implementadas. Com o tempo, a equipe vai adaptando o método a sua realidade. 

10. Gráfico de Gantt

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O Gráfico de Gantt é uma ferramenta de gestão de projetos em que é possível ver claramente o andamento das tarefas, conforme o tempo. Visualmente falando, é como se fosse uma planilha estruturada em barras, em que cada uma dessas barras representa uma tarefa em andamento.

A grande ênfase do Gráfico de Gantt está na facilidade da visualização das tarefas, em relação ao tempo. Por isso, acaba sendo muito utilizado em longos e grandes projetos.

 11. Six Sigma

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A Six Sigma é uma ferramenta de gestão que nasceu na década de 90 na Motorola, como objetivo de reduzir desperdícios na linha de produção e maximizar os lucros. Ela apresenta dois métodos principais, cada um com 5 etapas: o DMAIC e o DMADV. O primeiro serve para trabalhar processos já existentes e o outro se refere a processos novos. Confiras as etapas de cada um.

DMAIC

Definir o problema: qual o problema que exige uma solução?; 

Mensurar: verificar as relações de causa e efeito para encontrar a solução do problema;

Analisar: analisar os dados disponíveis minuciosamente, buscando padrões e oportunidades de melhoria;

Melhorar (Improve): utilizar os dados coletados até aqui para propor soluções de melhorias para o processo;

Controle: etapa perene, o processo implementado precisa ser monitorado de perto para evitar e corrigir desvios.

DMADV

Definir objetivos: quais são os objetivos da empresa com o projeto a ser implementado?;

Mensurar: entender a fundo a necessidade, para que o produto/processo a ser formado obtenha sucesso;

Analisar: juntar ideias e possibilidades e debater para encontrar o melhor caminho;

Desenhar: aqui o produto toma forma e é trabalhado até estar pronto para os testes;

Verificar: etapa de validação, na qual os testes devem ser realizados antes de o produto ser lançado.

Quem sabe você não consegue aplicar essa metodologia para repensar os processos da sua empresa?

12. OBZ

O Orçamento Base Zero (OBZ) é uma ferramenta específica para a área financeira. O seu objetivo é reduzir custos e eliminar desperdícios, ao máximo. Para tanto, ela propõe uma revisitação a todas as necessidades da empresa, com um detalhe, sem considerar resultados anteriores. A ideia é como se a empresa estivesse saindo do zero de novo. 

Ela costuma ser muito útil para desinflar orçamentos e planejar melhor os gastos de acordo com a realidade da companhia. Utilizando o Orçamento Base Zero é possível alocar melhor os recursos e priorizar as verdadeiras necessidades.

13. 4 P’s da inovação

A ferramenta dos 4 P’s da inovação não poderia ser mais autodescritiva. Ela apresenta as 4 áreas de decisão essenciais para inovar nos negócios. 

Propósito: primeiro é preciso entender o objetivo de gerar inovação, o que se pretende obter?;

Processos: depois de conhecer esses objetivos, é preciso identificar quais serão os processos necessários para transformar ideias em soluções criativas;

Pessoas: para que tudo isso funcione, é preciso fazer as pessoas cooperarem, esse é o momento de pensar nisso;

Políticas: por fim, para tornar real, é necessário modificar a forma como as coisas são feitas até então, esse é o momento de repensar as políticas da empresa e construir uma cultura de inovação. 

Com esses aspectos mapeados é possível realizar um autodiagnóstico e impulsionar o seu negócio rumo à inovação.

14. Mapa Mental

O Mapa Mental é uma ótima ferramenta para o momento de ideação ou do resumo de alguma etapa ou projeto. Essa é uma forma bastante livre de discorrer sobre um determinado assunto, podendo acrescentar informações dos mais diversos tipos, seja em texto, imagem, desenhos, entre outros. 

No início esse processo pode parecer caótico, mas depois com o quadro preenchido, é possível ter uma visão mais completa e assim fazer associações entre os itens levantados. Como é uma representação visual, ela costuma ser mais fácil de compreender e de ser lembrada. 

15. Cultura organizacional

A cultura organizacional é uma ferramenta de gestão da empresa que contribui muito com o engajamento dos funcionários e a busca pela qualidade e resultados. Empresas que possuem uma cultura forte costumam ter menos rotatividade de funcionários, além de conseguirem se adaptar a novos cenários de forma mais rápida.

Não há uma metodologia específica para moldar a cultura da sua empresa à nível da Hubspot ou da Netflix, por exemplo. O sugerido é fazer uma análise do cenário atual, projetar objetivos para o futuro e desenhar ações e atividades que moldem a cultura da empresa em torno desses objetivos. O resultado desse processo é a criação do código de cultura da sua empresa.

Ferramenta de gestão digital: o melhor custo benefício

Como foi possível perceber, existem muitas ferramentas que você pode utilizar para aprimorar o seu negócio ou tê-las como carta na manga no momento necessário. Todas as apresentadas envolvem um conhecimento teórico que você mesmo deve aplicar, quando sentir a necessidade. Por isso, a importância de você conhecer um pouco de tudo.

Porém, fazer tudo “na mão” pode se tornar cansativo. Imagine abrir 3 ou 4 planilhas e montar gráficos diferentes para cada processo ou produto que queira aprimorar. Trabalhoso, não é? 

Ao invés de fazer dessa maneira, a decisão mais sábia é contratar uma ferramenta digital. Assim, você obtém os benefícios das metodologias, mas sem ter que perder tempo com trabalho braçal. 

Se essa é uma necessidade para você, precisa conhecer a Flowup, uma ferramenta digital que integra a sua gestão de projetos com a gestão financeira. Dessa forma, tudo o que você precisa fica em um só lugar, reduzindo tempo e custos. 

Por meio da ferramenta, você consegue gerir equipes, organizar as tarefas através do Kanban ou diagrama de Gantt e acompanhar seu progresso, além de realizar o controle financeiro da sua empresa. Conheça agora a solução da Flowup e faça um teste gratuito!

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