Quais são os 6 erros mais comuns ao gerenciar projetos e como evitá-los?

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Erros são situações comuns à gestão de projetos. Afinal não existe ação humana que não apresente certo grau de risco potencial. Os motivos que levam a falhas de projeto são inúmeros. Porém, existem erros que podem levar a situações mais graves capazes inclusive de comprometer a entrega ou a continuidade de um projeto.

Sendo assim, é preciso que cada etapa do projeto adote uma postura preventiva de maneira a garantir a entrega do projeto independentemente da situação que encontrem pelo caminho. A seguir listamos os 6 erros mais comuns ao gerenciar projetos e os meios de evitá-los, a fim de garantir um trabalho mais eficiente. Acompanhe!

1 – Marcos e Microgerenciamento

Estipular marcos para a entrega das etapas do projeto é essencial para verificar a evolução do mesmo. Entretanto, não é incomum que os gestores fiquem desatentos às essas metas. O controle excessivo da execução de tarefas básicas também é um perigo, pois captura a atenção para longe daquilo que é essencial no projeto.

A solução para ambas as situações é a conscientização do gestor sobre as suas responsabilidades de garantir a entrega do projeto e liderar sua equipe. Assim é preciso que o gerente delegue tarefas, a fim de otimizar o seu tempo e o seu foco.

2 – Solicitação de alterações de escopo

Pedidos de alterações no escopo de projeto impactam diretamente em outras variáveis do mesmo como tempo de entrega, orçamento disponível e aumentando inclusive a probabilidade de que ocorram erros não previstos.

Para prevenir essas situações é valido estipular uma data limite onde pedidos dessa natureza possam ser feitos, conscientizando o cliente sobre a necessidade de alterações contratuais, orçamentarias e do prazo de entrega.

3 – Erros de comunicação com a equipe

Um projeto bem planejado não garante que a execução seja exitosa. Para que o projeto atinja ao seu objetivo é preciso que todos os colaboradores envolvidos tenham ciência dos seus compromissos, responsabilidades e dos resultados que são esperados de cada um.

Para se prevenir de erros envolvendo a comunicação é preciso adotar um engajamento maior entre gestores e a equipe além de contar com ferramentas de apoio como softwares de gerenciamento que facilitam a comunicação instantânea entre os membros do time.

4 – Gestão de tempo ineficiente

Contar com um cronograma que seja feito de maneira a racionalizar o uso de tempo é fundamental para evitar erros durante o projeto. É preciso levar em conta questões como feriados, fuso horários, equipes que atuam em home office e tudo o mais que possa impactar nesse quesito.

Estipular prazos para entrega de resultados de acordo com a capacidade da equipe e ainda realizar reuniões periódicas de acompanhamento são alguns exemplos de boas práticas a serem adotadas para efetuar uma gestão eficiente do tempo.

5 – Não gerir corretamente os riscos potenciais

Cada projeto apresenta uma particularidade, por isso, não é possível prever todos os riscos a que uma equipe está exposta. Ainda que o processo de planejamento busque detalhar o máximo possível cada etapa de trabalho é preciso que o gerente de projetos esteja atento e monitore de perto todas as entregas previstas.

Apenas com a observação contínua e atenta de cada fase é que o gestor será capaz de discernir situações de riscos que podem levar a complicações, e em seguida adotar medidas para sua prevenção.

6 – Alocação equivocada dos recursos

Equipes enxutas podem sofrer com a sobrecarga de trabalho e a falta de motivação. Esse é um erro muito comum oriundo da má alocação de recursos entre os colaboradores. Sendo assim, é preciso levar em conta o perfil comportamental, habilidade técnica, experiência e outras variáveis que possam afetar a performance da equipe de projeto como um todo.

Por último, resta comentarmos sobre as soluções existentes para ajudar os gestores de projetos a conseguir monitorar as principais variáveis do seu processo de gerenciamento que são os softwares integrados de gestão de projetos. Esses sistemas permitem ao responsável obter uma visão macro sobre as diferentes etapas e entregas, facilitando o controle e ajudando a minimizar os erros mais comuns ao gerenciar projetos.

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