Como recuperar uma equipe sobrecarregada

O esgotamento físico e mental associado ao trabalho, fenômeno conhecido como Síndrome de Burnout, é a característica mais extrema que a pessoa colaboradora que faz parte de uma equipe sobrecarregada pode apresentar. Chegar a esse ponto é exatamente o oposto do que uma boa liderança deseja para os integrantes do seu time. Por isso, é importante prestar atenção aos alertas que surgem muito antes do Burnout acontecer.

Entretanto, este é um assunto delicado e complexo, pois a sobrecarga de trabalho não acontece por um só motivo, como, por exemplo, a empresa ter um volume de demandas desproporcional ao quadro de funcionários. Ela pode estar associada, dentre outros motivos, à falta de diálogo, à carência de uma organização visual das tarefas, a dificuldades de dizer não ou de colocar prazos possíveis de serem cumpridos.

Neste artigo você vai descobrir como identificar os sinais que denunciam uma equipe sobrecarregada de trabalho. Também vamos te mostrar estratégias para evitar que isso aconteça e apontar saídas que irão te ajudar a recuperar os membros do seu time que estejam enfrentando essa situação. Respira fundo e vem com a gente até o final!

Leia os tópicos deste texto na ordem que preferir:

• O que é a sobrecarga de trabalho?
• Consequências da sobrecarga de trabalho
• Como identificar a possibilidade de sobrecarga de trabalho evitando que ela ocorra
• Como recuperar uma equipe sobrecarregada? Veja o que fazer

O que é a sobrecarga de trabalho?

A sobrecarga de trabalho pode ser entendida como uma quantidade de serviço que a pessoa colaboradora recebe em excesso, ou seja, além do que poderia se dedicar, de forma saudável, dentro do seu expediente.

Isso pode ocorrer logo após a demissão de alguns colegas, situação comum em tempos de crise econômica, criando o “profissional polvo”, um termo usado para rotular pessoas que, no ambiente de trabalho, assumiram diversos papéis. 

A analogia a este engenhoso animal marinho vem da quantidade de braços: são oito (e mais três corações) e é aí onde mora o perigo.

Apesar de toda a sua inteligência, os humanos não têm oito braços (nem três corações!). Como dar conta de tantas funções, responsabilidades, prazos curtos, metas inalcançáveis? 

É impossível fazer sozinho, de forma salutar, o seu trabalho e ainda o de uma ou mais pessoas que não estão mais no quadro da empresa. A conta não fecha.

Mas a sobrecarga de trabalho também pode acontecer em equipes que têm um grande número de integrantes. Nesse caso, ela ocorre quando há fluxos de trabalho mal estruturados, pautas desorganizadas ou projetos sem gestão eficiente. Em ambientes assim, alguém irá receber mais trabalho do que realmente suporta.

Seja qual for o caso, a sobrecarga de trabalho dá indícios em comum. As horas extra passam a virar rotina, as demandas se agigantam enquanto os prazos só diminuem, e esse é só o começo do problema. A partir daí começam a se multiplicar a insatisfação e a procrastinação. Conflitos entre os membros e reclamações são outras características de uma equipe sobrecarregada.

Consequências da sobrecarga de trabalho

Afinal, qual o maior ativo de uma organização senão as pessoas? Se elas estão infelizes, são menos produtivas e criativas no trabalho, é o que aponta um estudo feito pela Universidade da Califórnia. 

Uma equipe sobrecarregada tem pessoas que se sentem cansadas, não importa o quanto descansem no feriado ou no fim de semana.

A falta de atenção, por sua vez, leva a erros e, com a produtividade em queda, os resultados também despencam.

Com o cansaço vêm o desgaste emocional, o desânimo, o estresse e outros sintomas mais graves, como falta de ar, taquicardia, náusea, dores no corpo etc.

O excesso de trabalho, além trazer consequências físicas e mentais à equipe, traz uma grande mancha na reputação da empresa, dentre outros prejuízos. Ou seja, ninguém lucra com a sobrecarga de trabalho.

Como identificar a possibilidade de sobrecarga de trabalho evitando que ela ocorra

Já vimos que ter uma equipe sobrecarregada é algo que nenhuma liderança deseja. Então, cabe aqui aquele velho ditado: é melhor prevenir do que remediar.

Existem diversas ações que podem ser utilizadas nessa prevenção e que ainda irão ajudar a melhorar o clima organizacional, beneficiando a equipe e a empresa como um todo. Confira abaixo.

1. Rotinas ineficentes

Você já notou que muitas reuniões são improdutivas? Muitas vezes, um e-mail seria suficiente. Ou ainda quando há muitos processos de organização, distribuídos em inúmeras ferramentas, fazendo com que haja um preenchimento interminável de planilhas e apresentações.

Todos esses casos tomam tempo que poderia ser usado na execução do trabalho. Isso gera atrasos nas entregas e horas extra.

A solução: automatizar o que for possível e integrar ou centralizar as soluções. Deixar os processos mais simples e as informações ao alcance de todos pode evitar a sobrecarga de trabalho. Utilizar um gerenciador de tarefas, por exemplo, torna muito mais simples e prático localizar documentos, solicitar aprovações e acompanhar o status das demandas.

2. Falta de comunicação

Ter uma má comunicação é um dos motivos de uma equipe ficar sobrecarregada. Porque quando as informações ficam presas em silos, não se sabe ao certo o que cada membro da equipe está fazendo. Isso gera retrabalho ou até mesmo impede que trabalhos interdependentes aconteçam.

A solução: criar uma rotina de escuta contínua. O método Scrum, por exemplo, estabelece reuniões curtas de acompanhamento, que podem ser feitas todas as manhãs. Nelas, cada membro da equipe fala no que está trabalho e compartilha a necessidade de ajuda, sinalizando dificuldades ou impedimentos.

Essa atitude ajuda, inclusive, a eliminar o microgerenciamento, que atrapalha o andamento do trabalho.

Aqui também é importante a utilização de um gerenciador de tarefas, que faz a distribuição das atividades e possibilita a troca de mensagens entre as pessoas.

Ter uma cultura de feedbacks é outra tática muito eficiente para melhorar a comunicação e evitar ter uma equipe sobrecarregada, pois com o feedback, fica mais fácil perceber como as pessoas estão se sentindo. Ela pode ser implementada em momentos normais do dia a dia ou acontecer em ocasiões específicas, como numa Avaliação 360°.

Devemos lembrar que toda essa comunicação deve ser feita de forma não-violenta, ou seja, deve ser apoiada em quatro pilares: ouvir sem julgar; reconhecer as emoções desconfortáveis; identificar as necessidades não atendidas e viabilizar a convivência.

Leia também: Como lidar com conversas difíceis no trabalho.

3. Metas inalcançáveis

Quando as metas estão muito aquém do que pode ser alcançado. Dessa forma, a equipe se força a trabalhar mais do que o necessário, gerando a sobrecarga, além de um desgaste muito grande, seguido de sentimentos de culpa e fracasso. 

A solução: crie metas palpáveis e mostre o impacto de cada integrante da equipe no alcance delas. Ao compreender como o seu trabalho impacta nos resultados da empresa, a pessoa colaboradora tem o seu valor reconhecido, entende o seu propósito e sente-se motivada.

Antes de estabelecer as metas, procure definir prioridades, depois, planeje as ações que levarão até elas. E não se esqueça de considerar os pontos fortes e fracos de cada um da equipe na hora de delegar as tarefas.

4. Demandas que surgem além do horário do expediente

Principalmente em equipes remotas, pode se tornar uma tentação enviar uma mensagem de texto para solicitar demandas, que irão gerar uma notificação no celular dos colegas. O problema é que fazer isso fora do horário de expediente transmite uma ideia de que é preciso estar sempre disponível, comprometendo, assim, o tempo de descanso, essencial para evitar que a equipe fique sobrecarregada. 

A solução: estabelecer horários de trabalho e desconectar-se, de verdade, ao final de cada expediente. E mais: se você tem uma equipe sobrecarregada, comece já a identificar quem possui folgas para tirar ou férias vencidas ou a vencer e incentive que elas usem esses dias para relaxar.

5. Mais demandas que profissionais

Esse é o alerta de maior nível quando o assunto é sobrecarregar a equipe.

A solução: ao iniciar um projeto, procure montar um cronograma, definindo não apenas os prazos das tarefas, mas as pessoas responsáveis por cada uma delas, levando em consideração as suas demandas corriqueiras. Se perceber que não haverá condições de a demanda ser cumprida no prazo por aquele profissional, dentro do seu expediente, analise a possibilidade de contratar mais integrantes para a equipe ou de estender mais os prazos.

Como recuperar uma equipe sobrecarregada? Veja o que fazer:

O empresário norte-americano Eric Garton escreveu sobre Burnout para a Harvard Business Review, ainda em 2017.

No artigo, ele diz que a sobrecarga de trabalho é algo comum de acontecer, mas que a empresa não pode jogar a culpa pelo estresse causado por ela na pessoa colaboradora. 

Para ele, o ideal é que as lideranças criem estratégias para evitar o surgimento de equipes sobrecarregadas.

E quando acontece esse desgaste, o que fazer? Uma organização responsável precisa ter empatia e ir além de simplesmente dar uma licença para que a pessoa se recomponha, pois, muitas vezes, essa solução não é eficaz. Mudar o clima organizacional e reestruturar processos são opções mais adequadas.

Uma equipe sobrecarregada é um time que mostra sinais de adoecimento físico e mental. Portanto, cuidar da saúde da mente é um dos primeiros passos para melhorar o bem-estar e, consequentemente, retomar a produtividade.

Além do happy hour

Segundo a Associação Americana de Psicologia, existem algumas estratégias que são mais eficazes que outras quando o assunto é reduzir o estresse. A prática de atividades físicas, receber uma massagem, meditação e exercícios de respiração são algumas delas.

Sabendo disso, uma boa estratégia para recuperar uma equipe sobrecarregada, seja ela remota ou presencial, é organizar dinâmicas que envolvam ginástica laboral e pausas para meditação guiada.

Pensar em momentos de descontração e lazer com a equipe pode ajudar a aliviar o estresse no trabalho. Você pode adotar técnicas de team building para te ajudar nesse aspecto.

Essas são apenas algumas das táticas que podemos utilizar para recuperar uma equipe sobrecarregada. Mas existem outras igualmente importantes, e vamos falar sobre elas agora.

Retomando a motivação

Segundo o psicólogo norte-americano Frederick Herzberg, “a verdadeira motivação vem da realização, do desenvolvimento pessoal, da satisfação no trabalho e do reconhecimento”. 

Essa frase, por si só, pode servir como orientação na hora de pensar em ações para recuperar uma equipe sobrecarregada. Quer ver só?

Reconhecimento

Quando a liderança celebra junto com a equipe todas as conquistas, dando feedbacks positivos e fazendo elogios, as pessoas se sentem reconhecidas. Isso fortalece os laços e reforça o sentimento de união.

Criar políticas de recompensa também é algo que você deve considerar para recuperar uma equipe sobrecarregada. Prêmios, bônus financeiro e progressão de carreira são alguns exemplos.

Desenvolvimento pessoal

Para recuperar uma equipe sobrecarregada e motivá-la, uma boa estratégia é incentivar o desenvolvimento das pessoas que fazem parte do time. Vale, inclusive, realizar treinamentos e workshops conduzidos pelos próprios colegas, que se sentirão valorizados ao compartilhar seus conhecimentos com o time, que poderá desenvolver novas habilidades.

Realização

Quando alguém trabalha num ambiente saudável, fazendo o que gosta, com metas e objetivos nítidos, sentindo-se reconhecido e valorizado, essa pessoa encontra a realização no trabalho. A realização é um sinal de que você está no caminho certo da eliminação da sobrecarga de trabalho.

Satisfação

De acordo com a pesquisa “Os segredos das empresas e colaboradores mais felizes”, da Robert Half, existem seis coisas que trazem satisfação no trabalho. São elas:

• Ter orgulho da empresa e de seus valores.
• Ser tratado com justiça e respeito.
• Ver que o seu trabalho é valorizado.
• Sentir-se realizado com o trabalho.
• Ter mais liberdade no emprego.
• Fazer parte de uma equipe bem gerenciada.

Como você pode perceber, a satisfação é praticamente uma consequência de todas as ações positivas que a pessoa colaboradora recebe por parte das suas lideranças na empresa. Logo, a organização tem uma grande responsabilidade com cada indivíduo.

Fazer um bom gerenciamento de equipes e de tarefas é essencial para preservar a saúde mental e a produtividade. 

Já falamos mais acima sobre a importância de adotar um gerenciador de tarefas no dia a dia para não ter uma equipe sobrecarregada.

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