Entregáveis de projeto: o que são e como definir?
16 min de leitura | 28 de junho 2024Você já se perguntou o que realmente significa o termo “entregáveis de projeto”? Se sim, você não está sozinho(a)! Muitas pessoas ficam confusas com esse termo, mas ele é essencial para o sucesso de qualquer projeto. Vamos descomplicar isso de uma vez por todas.
O que são entregáveis em um projeto?
Os entregáveis em um projeto são os resultados concretos ou produtos que devem ser gerados e entregues durante o curso do projeto. Eles podem ser tangíveis, como documentos, relatórios, produtos físicos, ou intangíveis, como software, serviços, ou melhorias em processos. Os entregáveis são cruciais porque representam o cumprimento dos objetivos e requisitos do projeto, servindo como marcos de progresso e sucesso.
Tipos de entregáveis
Os entregáveis de um projeto podem ser categorizados de diversas maneiras, mas uma classificação comum é:
1. Entregáveis de produto
São os produtos ou serviços que o projeto visa criar. Por exemplo, no desenvolvimento de software, o entregável pode ser o próprio software funcionando.
2. Entregáveis de processo
São documentos e artefatos necessários para gerenciar e controlar o projeto, como planos de projeto, cronogramas, relatórios de status, e planos de comunicação.
3. Entregáveis intermediários
São produtos parciais ou etapas que precisam ser completadas ao longo do caminho para atingir o entregável final, como protótipos, esboços, ou versões preliminares do produto.
O que não é considerado entregável de um projeto?
Nem tudo o que é produzido ou gerado ao longo de um projeto é considerado um entregável. Existem vários elementos e atividades que, embora importantes, não se qualificam como entregáveis. Aqui estão alguns exemplos do que não é considerado um entregável de um projeto:
1. Atividades e tarefas
As ações realizadas para criar os entregáveis de projeto, como reuniões, testes, programação, e design, são partes essenciais do processo, mas não são entregáveis em si.
2. Ferramentas e equipamentos
As ferramentas e os equipamentos usados para desenvolver o projeto, como software de design, computadores, ou ferramentas de construção, são meios para atingir os fins, mas não são entregáveis.
3. Esforço ou tempo investido
O tempo e o esforço despendidos pela equipe no desenvolvimento do projeto são fundamentais, mas não constituem entregáveis.
4. Materiais de suporte
Materiais auxiliares, como anotações de reuniões, rascunhos, e emails de comunicação interna, são importantes para a documentação do processo, mas não são considerados entregáveis.
5. Documentação interna
Relatórios de progresso internos, registros de horas trabalhadas e outros documentos de gerenciamento que não estão destinados a serem entregues aos stakeholders não são entregáveis.
Quais são os benefícios de ter entregáveis de projeto bem definidos e documentados?
1. Clareza e alinhamento
Ter entregáveis bem definidos ajuda a garantir que todos os membros da equipe de projeto e stakeholders estejam alinhados quanto aos objetivos e expectativas. Isso reduz a ambiguidade e aumenta a compreensão sobre o que precisa ser alcançado.
2. Monitoramento e controle
Entregáveis de projeto claros permitem um monitoramento eficaz do progresso do projeto. Eles servem como pontos de referência que podem ser usados para avaliar se o projeto está no caminho certo, facilitando ajustes e correções quando necessário.
3. Gestão de qualidade
Com entregáveis bem documentados, fica mais fácil implementar controles de qualidade. É possível verificar se cada entregável atende aos requisitos especificados e realizar revisões e validações para garantir a qualidade final do projeto.
4. Comunicação eficiente
Documentar os entregáveis de projeto facilita a comunicação com os stakeholders, proporcionando uma visão clara do que será entregue, em que prazo, e com quais características. Isso ajuda a gerir expectativas e a assegurar que todos estejam informados sobre o andamento do projeto.
5. Planejamento e previsibilidade
Definir entregáveis detalhadamente contribui para um planejamento mais preciso. Com uma visão clara do que precisa ser feito, é possível estimar com maior precisão os recursos necessários, os prazos e os custos, aumentando a previsibilidade do projeto.
6. Responsabilidade e atribuição de tarefas
A documentação dos entregáveis de projeto facilita a atribuição de responsabilidades, deixando claro quem é responsável por cada parte do trabalho. Isso promove uma maior responsabilização individual e de equipe, aumentando a eficiência na execução do projeto.
7. Redução de riscos
Identificar e documentar os entregáveis de projeto ajuda a prever possíveis obstáculos e desafios, permitindo a implementação de estratégias de mitigação de riscos. Isso contribui para uma gestão de riscos mais proativa e eficaz.
8. Melhoria contínua
A clareza nos entregáveis facilita a realização de análises pós-projeto, permitindo identificar o que funcionou bem e o que pode ser melhorado em futuros projetos. Essa documentação serve como uma base valiosa para a melhoria contínua de processos e práticas de gerenciamento de projetos.
9. Cumprimento de requisitos
Finalmente, entregáveis bem definidos e documentados garantem que os requisitos dos stakeholders sejam atendidos de maneira completa e satisfatória. Isso é crucial para a aceitação final do projeto e para a satisfação dos clientes ou usuários finais.
Como definir entregáveis de projeto?
Definir entregáveis de projeto é um processo fundamental para o sucesso do projeto. Aqui estão algumas etapas e dicas para definir entregáveis de maneira eficaz:
1. Entenda os objetivos do projeto
Compreenda os objetivos gerais e específicos do projeto. Converse com os stakeholders para garantir uma visão clara do que se espera alcançar.
2. Identifique os requisitos dos stakeholders
Reúna e documente os requisitos dos principais stakeholders. Isso inclui clientes, usuários finais, patrocinadores e qualquer outra parte interessada no projeto.
3. Divida o projeto em fases
Se o projeto for grande e complexo, divida-o em fases ou etapas menores. Cada fase deve ter seus próprios entregáveis, que juntos conduzirão ao produto ou serviço final.
4. Defina os critérios de aceitação
Estabeleça critérios claros e mensuráveis para a aceitação de cada entregável. Isso garante que os entregáveis atendam aos requisitos e expectativas dos stakeholders.
5. Documente os entregáveis
Registre detalhadamente cada entregável, incluindo uma descrição clara, os critérios de aceitação, os responsáveis, os prazos e quaisquer dependências.
6. Valide com os stakeholders
Apresente a lista de entregáveis de projeto documentados aos stakeholders para validação e aprovação. Certifique-se de que todos estejam alinhados e concordem com o que será entregue.
7. Planeje os recursos necessários
Identifique os recursos necessários para a criação de cada entregável, incluindo equipe, tempo, orçamento e ferramentas.
8. Estabeleça um cronograma
Crie um cronograma detalhado que inclua todas as atividades necessárias para produzir os entregáveis. Garanta que o cronograma seja realista e viável.
9. Envolva a equipe de projeto
Inclua a equipe na definição dos entregáveis para garantir que todos compreendam e se comprometam com o que precisa ser entregue.
10. Use modelos e padrões
Utilize modelos e padrões existentes como referência para garantir a consistência e a qualidade dos entregáveis.
11. Reveja e atualize regularmente
Os projetos podem evoluir, e os entregáveis podem precisar ser ajustados ao longo do tempo. Revise e atualize a documentação conforme necessário.
Exemplos de Entregáveis em Diferentes Tipos de Projetos
1. Projeto de construção
- Planta arquitetônica, relatório de segurança, certificado de conclusão.
2. Projeto de software
- Documento de requisitos, código-fonte, manual do usuário.
3. Projeto de marketing
- Plano de marketing, campanha publicitária, relatório de análise de mercado.
4. Projeto educacional
- Currículo do curso, material didático, relatório de avaliação.
Como gerenciar entregáveis de projeto?
Gerenciar entregáveis de projeto é um processo contínuo que exige planejamento, acompanhamento e controle rigoroso para garantir que os resultados finais atendam aos requisitos e expectativas dos stakeholders. Aqui estão alguns passos e dicas para gerenciar entregáveis de forma eficaz:
1. Planejamento dos entregáveis
- Definição clara e detalhada
Documente os entregáveis com clareza, incluindo especificações detalhadas, critérios de aceitação, prazos e responsáveis.
- Divisão em tarefas
Quebre os entregáveis em tarefas menores e gerenciáveis, facilitando o acompanhamento do progresso.
2. Monitoramento e controle
- Uso de ferramentas de gestão de projetos
Utilize um software de gestão de projetos para acompanhar o status dos entregáveis, atribuir tarefas e monitorar prazos. Ferramentas como o FlowUp podem ser muito úteis.
- Reuniões regulares de acompanhamento
Realize reuniões de status regulares com a equipe para revisar o progresso, identificar obstáculos e ajustar o planejamento conforme necessário.
- Atualização dos stakeholders
Mantenha os stakeholders informados sobre o progresso dos entregáveis através de relatórios de status, reuniões de acompanhamento ou atualizações periódicas.
3. Controle de qualidade
- Revisões e validações
Implemente revisões periódicas para verificar a qualidade dos entregáveis em diferentes fases do projeto. Utilize listas de verificação e critérios de aceitação para garantir que os entregáveis atendam aos padrões de qualidade.
- Testes e verificações
Para projetos de software, por exemplo, realize testes de unidade, integração e aceitação para garantir que os entregáveis funcionem conforme esperado.
4. Gestão de mudanças
- Processo de controle de mudanças
Estabeleça um processo formal para gerenciar mudanças nos entregáveis. Isso inclui a avaliação do impacto das mudanças propostas, a obtenção de aprovações necessárias e a comunicação das mudanças à equipe e aos stakeholders.
- Documentação de alterações
Mantenha registros detalhados de todas as mudanças aprovadas e implementadas, incluindo as razões para as mudanças e os impactos nos prazos e recursos.
5. Gestão de riscos
- Identificação e análise de riscos
Identifique riscos potenciais que possam afetar a entrega dos entregáveis e analise seu impacto e probabilidade.
- Planos de mitigação
Desenvolva e implemente planos de mitigação para reduzir a probabilidade ou impacto dos riscos identificados.
6. Comunicação efetiva
- Transparência e clareza
Mantenha uma comunicação aberta e transparente com a equipe e os stakeholders. Use canais de comunicação apropriados para cada grupo de interesse.
- Documentação e relatórios
Produza relatórios de progresso claros e detalhados que documentem o status dos entregáveis, os desafios enfrentados e as ações corretivas tomadas.
7. Avaliação pós-projeto
- Revisão final dos entregáveis
Realize uma revisão final de todos os entregáveis para garantir que estejam completos e atendam aos requisitos estabelecidos.
- Lições aprendidas
Conduza uma reunião de encerramento do projeto para discutir as lições aprendidas, destacando o que funcionou bem e o que pode ser melhorado em futuros projetos.
- Feedback dos stakeholders
Colete feedback dos stakeholders sobre a qualidade e a adequação dos entregáveis, utilizando isso para informar melhorias futuras.
Como o FlowUp pode te ajudar a fazer o gerenciamento dos entregáveis do seu projeto?
O FlowUp pode ser uma ferramenta poderosa para o gerenciamento dos entregáveis de projeto devido às suas funcionalidades abrangentes. Aqui estão algumas maneiras como o FlowUp pode te ajudar:
1. Quadros Kanban para visualização
Você pode criar quadros Kanban para cada fase do projeto e atribuir os entregáveis a colunas diferentes, visualizando facilmente o progresso de cada um.
2. Gantt para planejamento
O Gantt permite que você planeje os prazos para cada entregável, identifique dependências e mantenha-se atualizado sobre o cronograma do projeto.
3. Atribuição de tarefas
Delegue cada entregável à equipe responsável, atribuindo tarefas específicas dentro do FlowUp.
4. Registro de tempo
Os membros da equipe podem registrar quantas horas foram gastas em cada tarefa relacionada a um entregável específico, ajudando no controle de tempo e no acompanhamento do progresso.
5. Fluxos de trabalho personalizados
Você pode criar fluxos de trabalho personalizados para diferentes tipos de entregáveis ou fases do projeto, adaptando o processo de acordo com as necessidades específicas.
6. Comunicação integrada
Mantenha a comunicação sobre os entregáveis diretamente na plataforma através dos comentários que podem ser feitos nas tarefas, evitando dispersão de informações e centralizando as discussões.
Com essas funcionalidades, o FlowUp simplifica o acompanhamento, atribuição de tarefas, registro de tempo e comunicação, tornando o gerenciamento de entregáveis mais eficiente e transparente.
Considerações finais
Em suma, os entregáveis de projeto são os resultados tangíveis ou intangíveis que precisam ser gerados e entregues ao longo do projeto. Eles são essenciais para o sucesso do empreendimento, representando marcos de progresso e cumprimento de objetivos. Definir e gerenciar esses entregáveis de forma eficaz é crucial para garantir a clareza, qualidade e sucesso do projeto como um todo.
Se você deseja simplificar o gerenciamento do seu projeto e garantir o seu sucesso, experimente o FlowUp. Com suas funcionalidades abrangentes, como quadros Kanban, planejamento Gantt, atribuição de tarefas e comunicação integrada, o FlowUp pode tornar o processo mais eficiente e transparente.