Documentos necessários para planejamento de projetos

É muito comum no mundo corporativo que as pessoas, como ocorre de maneira geral, sejam avessas à burocracia. A luta diária por mais eficiência torna o uso de recursos preciosos, como o tempo, algo muito sério e de impacto direto na performance das organizações.

Não obstante, para a gestão de projetos, é necessário elaborar e acompanhar documentos cuidadosamente, pois esses documentos são ferramentas essenciais para a gestão. Afinal não existe um controle de informações bem-sucedido que não demande algum registro.

O objetivo deste artigo é apresentar uma visão geral sobre os documentos fundamentais que estabelecem os requisitos mínimos de ação para os projetos. Confira!

O que é documentação de projeto?

A documentação de projeto refere-se ao conjunto de registros, relatórios e informações organizadas que são cruciais para o planejamento, execução, monitoramento e encerramento de um projeto. Esses documentos servem como uma base estruturada que orienta a equipe, partes interessadas e demais envolvidos durante todo o ciclo de vida do projeto. Embora a burocracia possa parecer um obstáculo, a documentação eficaz é, na verdade, uma aliada indispensável para o sucesso do empreendimento.

Quais são os documentos essenciais para o planejamento de projetos?

1. Plano de Escopo

O escopo do projeto representa a definição do resultado que precisa ser entregue pela equipe ao final do período. É a partir do escopo que são pormenorizadas as demais etapas do projeto.

Não desenvolver um escopo de projeto detalhado pode levar a ineficiências, como gastos desnecessários, descumprimento de prazos e a subutilização de recursos.

Apenas com um alvo claro em mente é possível detalhar a estratégia necessária para atingi-lo, podendo enfim organizar recursos, treinar a equipe, definir um cronograma, etc.

2. Plano de Gerenciamento do Projeto

Definido o escopo, é preciso definir estratégias, processos e demais ferramentas de trabalho essenciais para o correto gerenciamento do projeto. Fazem parte desse plano todos os indicadores do empreendimento que precisam ser monitorados, como o custo, o cronograma e o escopo do projeto.

Em sua essência, esse material serve como referência, incluindo todos os demais documentos de planejamento. Outra característica desse documento é que nele também está definido qual processo será adotado para atender às demandas do projeto.

3. Plano de Garantia da Qualidade

Esse documento busca definir todos os padrões de qualidade esperados pelos gestores e as formas de controle sobre o projeto, de modo a garantir que a entrega final esteja alinhada com o que é estabelecido no plano.

Todo o fluxo de trabalho e as entregas do projeto precisam necessariamente ser avaliados com base nos padrões de qualidade estabelecidos. O constante monitoramento sobre esse item é de responsabilidade direta do gerente de projetos e indireta de todos os envolvidos.

4. Plano de Trabalho do Projeto

Esse plano contém orientações fundamentais para toda a equipe de projeto. Ele define o caminho que todos devem percorrer em direção à sua entrega final.

Nele, você deve detalhar as atividades necessárias para executar do projeto e também deve delegar tarefas entre os membros da equipe. Além disso, você deve estabelecer o cronograma de duração, os custos incorridos em cada fase e os resultados esperados para cada etapa.

5. Plano de Riscos do Projeto

Muitas vezes subestimado, o plano de gerenciamento de riscos do projeto representa um dos documentos mais relevantes para o planejamento, recebendo informações de todas as outras áreas do projeto para a sua elaboração.

Nesse documento, você deve descrever como combater os principais riscos que podem surgir, seja através de soluções sugeridas para lidar com os problemas no instante em que ocorrem ou na prevenção dos riscos potenciais

A tecnologia aplicada à gestão de projetos

Por fim, resta destacar brevemente como a tecnologia pode ajudar na elaboração do planejamento de projetos e como as soluções da Flowup podem auxiliar nesse sentido. Uma boa ferramenta de gerenciamento, como os softwares de projetos permitem que toda a documentação seja aplicada na execução das tarefas diárias.

Softwares de gerenciamento auxiliam no controle e no monitoramento dos padrões preestabelecidos no planejamento, além de facilitar a análise de aspectos diferentes do projeto, tais como indicadores de desempenho, entregas e demais procedimentos de trabalho.

E então, gostou do artigo? Já utiliza algum sistema para auxílio no gerenciamento de projetos? Aqui na Flowup, você encontra a solução para gestão de projetos, equipes e finanças. Acesse o site agora mesmo e confira.