4 dicas para delegar tarefas para seus colaboradores

Uma equipe eficiente e produtiva é essencial para o sucesso da maior parte dos empreendimentos. No entanto, para conquistar esse nível, parte do segredo está na liderança. Afinal, um time não funciona bem sem alguém para coordenar as atividades e alinhar os objetivos, não é verdade? E dicas para delegar tarefas podem ser de grande auxílio nesse processo, tornando-o menos desafiador!

Por isso, decidimos reunir neste texto 4 dicas valiosas que irão facilitar a criação de estratégias eficazes para distribuir bem as atividades diárias dos seus colaboradores. Essas dicas proporcionarão um ambiente de trabalho mais produtivo e uma gestão mais eficiente dos recursos humanos disponíveis.

Leia mais e confira estas informações para aplicar em sua gestão de projetos!

1. Descubra os pontos fortes e fracos da sua equipe antes de delegar tarefas

Primeiramente, para delegar tarefas de uma maneira eficiente é fazer um mapeamento da sua equipe e identificar seus talentos e pontos fracos. Cada atividade deve ser direcionada para as pessoas com as melhores condições de realizá-las – e isso não quer dizer apenas qualificação técnica. O colaborador precisa ter de fato a habilidade para concluir a tarefa com eficiência.

Dessa forma, você consegue aproveitar melhor as capacidades e aptidões de cada um. Por exemplo, se você sabe que uma dada pessoa é ótima para fazer determinados cálculos, é melhor deixar que ela realize esta tarefa, em vez de pedir a alguém que vai demorar o dobro do tempo para cumpri-la. Por isso, é importante se envolver com sua equipe para conhecê-la bem.

2. Saiba se sua equipe tem tudo o que precisa para realizar o trabalho

Se você for gestor de um departamento ou projeto, entendemos que tem muitas responsabilidades e demandas com as quais lidar. Sua equipe tem vários profissionais se esforçando no desenvolvimento de seus projetos, então, como você pode fazer para se envolver e conhecê-los bem?

Nossa dica é sempre buscar saber se sua equipe tem tudo o que precisa para fazer o seu trabalho da melhor forma possível; e lutar para atender as necessidades deles com seus superiores (ou com seu orçamento, se for o caso).

Dessa forma, você se envolverá com o trabalho deles buscando entender suas necessidades e desafios, e mostrará para eles que se importa com seu bem-estar e conforto durante o trabalho. Ao contrário de passar a impressão de vê-los como apenas ferramentas para produzir resultados.

Se você ouvir as necessidades da sua equipe e se importar e sempre em buscar trazer as melhores condições de trabalho para eles, receberá de volta um bom nível de comprometimento em realizar o que você espera deles.

Busque reduzir e neutralizar os desafios

Por mais que possa haver limitações em sua estrutura, e no orçamento para melhorá-la, nunca se deve solicitar tarefas sem oferecer condições para que seus colaboradores realizem este trabalho.

Pode parecer óbvio demais, mas é comum que sua percepção do trabalho feito pelo seu colaborador seja diferente da realidade, e que ele precise de um recurso cuja importância escape da sua compreensão.

Busque sempre ouvir com atenção as solicitações de seus colaboradores. E, caso você não entenda a importância e valor de algo solicitado por eles, questione como essa solicitação irá impactar os resultados e quais são as limitações que o resultado final sofrerá caso ela não seja atendida; ou até mesmo se isso poderá inviabilizar o trabalho.

Um bom líder busca sempre reduzir e neutralizar os desafios e oferecer as melhores condições de trabalho possíveis para sua equipe.

3. Seja claro em relação ao que espera de cada um

Para que as atividades sejam executadas da melhor forma possível, é importante que você seja claro e específico na hora de delegar tarefas. Isso quer dizer que você precisa informar o que espera de cada colaborador e o tempo que a pessoa dispõe para entregar o resultado. A isto, chamamos de traçar expectativas.

Deixe as suas expectativas claras para sua equipe. Dessa forma, todos saberão o que precisa ser feito e como estes entregáveis são esperados – como prazo e nível de qualidade.

É importante estimular a iniciativa por parte dos seus funcionários, mas isso não deve fugir daquilo que você espera que seja cumprido. Assim, dê instruções completas sobre as atividades e informe quais são as suas expectativas com os resultados.

Então, defina as datas para a conclusão de cada passo. Uma dica é fracionar uma tarefa maior em outras menores, com prazos mais curtos – como na realização de um EAP (Estrutura Analítica do Projeto). Isso facilita o controle e diminui a possibilidade de erros e atrasos.

4. Atribua autoridade e espere resultados

Foque em construir suas expectativas para sua equipe voltadas aos resultados esperados, não apenas à tarefas concluídas. Seu colaborador precisa entender com clareza o porquê de cada atividade na qual ele tem dedicado seu esforço, para que os entregáveis sejam produzidos de acordo com o escopo do seu projeto.

Quando seus colaboradores entendem com clareza o porquê de seus esforços, você irá encontrar a libertação do que chamamos de micro gerenciamento, algo que prejudica o crescimento e resultado de muitas equipes.

Isso porque quando tudo tem que passar por você para ser aprovado, revisado, ajustado e decidido, você está fazendo micro gerenciamento; e limitando assim, os resultados da sua equipe.

Além disso, quando seus colaboradores entendem o porquê do seu trabalho e a importância que ele tem para a empresa, você pode traçar suas expectativas voltadas a resultados, e atribuir autoridade para eles (que são especialistas em suas funções contratados pelas suas habilidades), para que tomem decisões alinhadas a estes objetivos e expectativas.

Se você faz micro gerenciamento da sua equipe, provavelmente está insatisfeito com os resultados que recebe, pois, seus colaboradores estão amarrados a se esforçarem dentro da sua visão do trabalho deles, que é limitada (por não ser um especialista na área como eles são).

Fazer esta mudança, então, de micro gerenciamento para atribuir autoridade a seus colaboradores e traçar expectativas claras para o trabalho deles, irá trazer um aumento na qualidade de resultados surpreendente.

É impressionante como colaboradores empoderados por autoridade para tomar decisões com relação ao seu trabalho se envolvem mais, dedicam-se mais e encontram soluções melhores para alcançar os objetivos esperados deles.

5. Use a metodologia de Objetivos SMART

Se você ainda não ouvir falar na metodologia de Objetivos SMART, não se preocupe. Temos um postblog bem completo sobre o assunto. Esta metodologia foca em traçar objetivos que seguem 5 parâmetros muito importantes:

Serem específicos (S de specific), mensuráveis (M de measurable), alcançáveis (A de achiavable), relevantes (R de relevant) e temporais (T de timely).

É bem simples e fácil de se seguir – o que agrega ainda mais valor à metodologia -, e traz ótimos resultados para seu negócio e projetos. Traçar objetivos SMART irá aumentar consideravelmente a sua taxa de sucesso com os objetivos traçados e diminuir a taxa de abandono de tarefas em sua equipe.

Leia nosso tópico sobre o assunto e experimente aplicar em sua equipe para ver esta melhora em seus resultados.

6. Acompanhe a execução das atividades

Por mais atribulada que seja a sua vida, o trabalho de um líder não é apenas dar a ordem e esquecer o assunto. É necessário para o gerente de projetos fazer o monitoramento de todos os processos para se certificar de que tudo está sendo realizado corretamente!

Dessa forma, se algo não estiver saindo conforme inicialmente planejado, você terá tempo de corrigir o problema ou de refazer os planos, antes que isso se transforme em prejuízos, atrasos ou erros mais difíceis de serem solucionados.

7. Use um software de gestão para acompanhar o trabalho da sua equipe

Por último, recomendamos que use um software de gestão de projetos para acompanhar o trabalho da sua equipe. Muitas empresas de projetos ainda não usam um software, porém, isto já é empírico para o seu sucesso. A facilidade que uma ferramenta de gerenciamento online traz na organização de seus trabalhos, comunicação com sua equipe e facilidade na hora de executar tarefas (economizando horas de trabalho), torna estas ferramentas um custo necessário para uma empresa de projetos.

Estas ferramentas têm vários recursos que irão facilitar o seu trabalho, como integração automática entre as tarefas de seus projetos e o gerenciamento financeiro de cada um deles, ferramentas como o Kanban e o gráfico de Gantt, e a possibilidade de se comunicar de várias formas com sua equipe – concentrando as informações de seus projetos em um só lugar.

Além de tudo isso, você poderá acompanhar o desenvolvimento dos seus projetos em tempo real onde estiver.

Por fim, delegar tarefas demanda um grande poder de observação, foco e objetividade! Você precisa compreender os pontos fracos e fortes da sua equipe, deixar claro o que deseja para cada um e qual o seu objetivo com as atividades confiadas. Feito isso, deve-se monitorar cada etapa e buscar sempre remover obstáculos e dificuldades para que todos possam alcançar seu potencial máximo. O resultado será a maior produtividade e o engajamento da equipe.

E você? Está delegando as tarefas corretamente? Compartilhe este post nas suas redes sociais e discuta sobre o assunto com seus colegas.