Comunicação em projetos: o que é e como melhorar?

Um processo de comunicação ineficaz é uma das principais causas de fracasso em atividades ao redor do mundo. 76% das empresas brasileiras apontaram a comunicação como a principal causa de fracasso na gestão de projetos, de acordo com uma pesquisa realizada pelo PMI (Project Management Institute). Neste tópico, vamos lhe ajudar a melhorar sua gestão de pessoas através da comunicação.

Além disso, devemos lembrar que um gerente de projetos gasta grande parte do seu tempo se comunicando — com sua equipe, fornecedores, clientes, sponsors e/ou outros stakeholders. Lembre-se: é importante que todos os colaboradores saibam quais serão os próximos passos a serem dados pela empresa.

Que tal aprender como ter um processo de comunicação mais eficiente? Então, leia este artigo e veja 3 dicas de como melhorar a comunicação em projetos de equipe. Não deixe para depois, hein?

Qual a diferença entre comunicação e informação?

Antes de mergulharmos na importância da comunicação em projetos, é fundamental entender a distinção entre comunicação e informação.

A informação é a transmissão de dados, fatos ou conhecimento, enquanto a comunicação vai além, envolvendo a troca de significados, ideias e emoções entre as partes envolvidas.

Enquanto a informação pode ser unilateral, a comunicação implica em uma interação bidirecional, onde as mensagens são compreendidas e respondidas, criando um diálogo significativo.

Qual a importância da comunicação em projetos?

Antes de analisar as dicas de como melhorar a comunicação é preciso entender qual a real importância desse processo para os projetos de sua empresa. Uma comunicação clara e efetiva é capaz de prover todas as informações necessárias aos interessados, garantindo que saibam qual é o status da tarefa e quais serão os próximos passos.

Assim, colaboradores saberão exatamente o que precisam fazer para cumprir suas atividades e para que o projeto atinja os objetivos propostos. Dessa maneira, será possível aumentar o nível de qualidade das entregas, diminuir retrabalhos e, também, aumentar a produtividade das equipes, dentre outros fatores.

Aqui estão algumas razões pelas quais a comunicação é vital em projetos:

Alinhamento de Objetivos

A comunicação eficaz garante que todas as partes interessadas compreendam claramente os objetivos do projeto, reduzindo assim a possibilidade de mal-entendidos e conflitos de interesse que possam surgir.

Tomada de Decisões Informada

Através de uma comunicação transparente, as equipes têm acesso às informações necessárias para tomar decisões informadas e rápidas, mantendo o projeto alinhado com as expectativas e requisitos definidos.

Gestão de Riscos

Uma comunicação aberta e contínua permite a identificação precoce e a mitigação de riscos, fornecendo assim uma base sólida para lidar com desafios e imprevistos que possam surgir ao longo do ciclo de vida do projeto.

Engajamento das Partes Interessadas

Uma comunicação eficaz mantém as partes interessadas engajadas e informadas, promovendo assim o apoio contínuo e a colaboração necessária para impulsionar o progresso e alcançar os objetivos definidos.

Resolução de Conflitos

Ao promover uma cultura de comunicação aberta e honesta, os conflitos podem ser identificados e resolvidos de forma rápida e eficiente, evitando assim impasses que possam prejudicar o andamento do projeto.

Em suma, a comunicação eficaz é um elemento fundamental para o sucesso de qualquer projeto. Ao implementar estratégias que promovam uma comunicação clara, consistente e aberta, os gestores de projeto podem não só aumentar as chances de atingir os objetivos estabelecidos, mas também fortalecer as relações entre as equipes e partes interessadas, criando assim um ambiente propício para a inovação e o crescimento contínuos.

Investir tempo e recursos na melhoria da comunicação é essencial para maximizar o potencial dos projetos e garantir resultados excepcionais em todos os aspectos. Ao adotar uma abordagem proativa para aprimorar a comunicação, os gestores de projeto podem criar uma base sólida para o sucesso, impulsionando assim a realização de metas e a entrega de valor para todas as partes envolvidas.

Quais são os desafios comuns na comunicação em projetos e como superá-los?

Embora a comunicação seja essencial para o sucesso do projeto, muitas vezes enfrentamos desafios que podem dificultar a troca eficaz de informações e ideias. Alguns desses desafios comuns incluem:

Barreiras Linguísticas e Culturais: Em projetos internacionais ou equipes diversificadas, diferenças linguísticas e culturais podem dificultar a comunicação. Para superar essas barreiras, é importante promover a diversidade e inclusão, fornecer treinamento cultural e usar ferramentas de tradução quando necessário.

Fusos Horários e Localizações Geográficas Diferentes: Quando os membros da equipe estão distribuídos globalmente, coordenar horários de reuniões e sincronizar comunicações pode ser desafiador. É fundamental estabelecer um horário de trabalho flexível que acomode diferentes fusos horários e utilizar ferramentas de comunicação assíncrona sempre que possível.

Falta de Clareza nas Expectativas: Mensagens mal interpretadas ou expectativas não claras podem levar a erros e conflitos. Para evitar isso, estabeleça diretrizes claras de comunicação desde o início do projeto, defina papéis e responsabilidades de forma explícita e esteja aberto para esclarecer dúvidas ou preocupações.

Superar esses desafios requer comprometimento, flexibilidade e uma abordagem proativa para melhorar a comunicação em todos os níveis da equipe. Investir tempo e recursos no desenvolvimento de habilidades de comunicação e na implementação de estratégias eficazes pode ajudar a minimizar esses obstáculos e promover uma comunicação mais eficiente e colaborativa em projetos.

3 Dicas para melhorar a comunicação em projetos

Para garantir que a comunicação seja clara, compreensível e produtiva, é essencial considerar alguns fatores chave:

Forneça informações claras

Como destacado anteriormente, é fundamental que o gestor de projetos forneça informações claras. Não deixe nada entre linhas: esclareça e detalhe ao máximo tudo o que será repassado para frente.

Outra prática que pode ser interessante para melhorar a comunicação em projetos é certificar que os receptores compreenderam a mensagem que foi repassada. Assim, ao finalizar a conversa, questione as pessoas para certificar o entendimento e esteja sempre aberto a perguntas.

Essa será a única maneira de garantir que todos compreenderam as informações e saibam exatamente o que deve ser feito e qual o prazo das atividades.

Invista em um bom planejamento de projeto

O planejamento também é um aspecto fundamental para o sucesso de um empreendimento. É preciso contar com profissionais qualificados e que consigam criar uma programação a mais próxima possível do real.

Um cronograma eficaz é responsável pelo processo de tomada de decisão e pela determinação das prioridades. O gestor terá todas as informações na palma de sua mão para, junto com sua equipe, escolher qual o melhor caminho a ser trilhado.

Obviamente, a comunicação é parte integrante de um planejamento eficaz, uma vez que deve informar aos stakeholders como o projeto será executado, suas etapas e os respectivos prazos.

Use e abuse da tecnologia

Uma das maneiras de facilitar a comunicação em projetos se dá por meio do uso de novas tecnologias. O mundo contemporâneo fornece inúmeras opções para simplificar o processo de comunicação.

Aplicativos de mensagens, como o WhatsApp, são vistos como grandes aliados dos gerentes de projetos. Obviamente, deve haver um controle para que o uso desses recursos seja para fins profissionais, e não pessoais.

O e-mail ainda é bastante utilizado. Apesar de não ser um recurso tecnológico novo, a sua eficácia é ampla. Contudo, é possível complementar o uso do e-mail com o sistema de armazenamento em nuvem, permitindo o acesso aos arquivos da empresa em qualquer lugar, necessitando apenas de uma boa conexão de internet.

Uma alternativa interessante para melhorar a comunicação é o uso de sistemas especializados na gestão de projetos. Esses programas são capazes de otimizar o tempo e o esforço do gerente, integrando métricas e facilitando todo o processo de comunicação. Vale a pena conhecer.

Melhorar a comunicação em projetos de equipe certamente impactará positivamente nos resultados e na imagem de sua empresa. As tarefas terão os prazos estabelecidos cumpridos com mais facilidade e os clientes sentirão mais confiança e segurança ao ver que toda a empresa está trabalhando em consonância.

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Ah, e caso queira conhecer outros tipos de comunicação, que tal ler nosso  “Guia de estilo de comunicação para gerentes”?