Contas a pagar: como manter em ordem?

Toda empresa possui obrigações que devem ser bem organizadas para que as atividades sejam realizadas normalmente, e as contas a pagar fazem parte dessas obrigações. Uma gestão ineficiente desse processo pode levar a sérios prejuízos e pode, a longo prazo, prejudicar a continuidade do negócio.

Pensando nisso, resolvemos falar sobre como manter tudo em ordem. Continue com a leitura para saber mais!

Leia os tópicos do texto como preferir:

• Por que organizar a rotina de contas a pagar?
• Quais cuidados devem ser tomados?
• Quais os erros que devem ser evitados?
• Dicas para manter suas contas a pagar em ordem
• Ferramentas de gestão que podem te ajudar a gerir as contas a pagar da sua empresa

Por que organizar a rotina de contas a pagar?

Pagar os fornecedores, sejam de produtos ou serviços, é fundamental para garantir a continuidade das atividades, uma vez que esses aspectos são necessários para manter a empresa funcionando normalmente.

Além disso, a inadimplência prejudica a obtenção de créditos no mercado e deixa seu negócio com uma imagem negativa perante outras empresas — o que é um fator de muita importância na hora de obter novos, ou trocar os parceiros de negócio.

Quais cuidados devem ser tomados?

Primeiramente, é necessário criar um registro com todas as informações referentes às contas a pagar — como valor, dados do credor e data de vencimento — e fazer um acompanhamento diário, visando manter o controle sobre quais pagamentos precisam ser feitos.

A partir daí o planejamento começa a ficar mais elaborado, já que é necessário organizar as finanças de modo que o dinheiro esteja disponível em caixa para honrar com os compromissos.

Caso haja dificuldade em cumprir com os vencimentos na data correta, vale a pena tentar uma renegociação, evitando a cobranças de juros e multas — que podem tornar as contas ainda mais onerosas.

Além disso, vale a pena tomar outros cuidados extras, como:

• antecipar os pagamentos que oferecem desconto: ajuda a aumentar a eficiência financeira, reduzir custos, poupar dinheiro e ainda ganhar mais confiança dos fornecedores;
• controlar os gastos para evitar mais dívidas do que se pode pagar;
• investir em um sistema de gestão: automatiza as atividades, diminuindo os riscos de erros e ajudando a acompanhar melhor os prazos, além de outros benefícios.

Quais os erros que devem ser evitados?

Na mesma forma em que você deve tomar alguns cuidados para manter a organização, também precisamos ressaltar que você deve evitar alguns erros a todo custo, apesar de não serem incomuns.

Um dos principais é a mistura entre as contas de pessoa física e pessoa jurídica. Isso acontece quando alguém inclui as dívidas pessoais no planejamento financeiro da empresa. No longo prazo, essa prática pode prejudicar os resultados e até mesmo levar o negócio à falência, por dificuldades em honrar os compromissos.

Outro ponto que vale a pena citar é o descuido, por menor que seja, no controle das contas a pagar, podendo gerar um montante de dívidas maior do que o caixa que a empresa possui disponível para pagamento — tudo isso compromete o faturamento, prejudica a lucratividade e ainda pode levar à inadimplência.

Manter um bom controle das contas a pagar é essencial para se alcançar uma gestão financeira eficiente. Nesse sentido, é necessário tomar alguns cuidados básicos, além de identificar algumas melhorias que podem ser adotadas para ajudar a aprimorar os resultados.

Dicas para manter suas contas a pagar em ordem

1. Registre todas as contas a pagar

Crie um sistema organizado para registrar todas as informações importantes, como valores, datas de vencimento e dados dos credores. Um controle diário é fundamental para acompanhar os compromissos pendentes.

2. Planejamento financeiro

Elabore um planejamento financeiro detalhado, prevendo as entradas e saídas de dinheiro, de modo a garantir que haverá recursos suficientes em caixa para pagar as contas nos prazos corretos.

3. Renegociação de dívidas

Se houver dificuldades em honrar os compromissos na data certa, busque negociar com os credores para evitar juros e multas. A renegociação pode tornar os pagamentos mais viáveis e aliviar a pressão financeira.

4. Antecipação de pagamentos com desconto

Se possível, antecipe os pagamentos que oferecem descontos. Isso não só demonstra eficiência financeira, mas também reduz custos e melhora o relacionamento com os fornecedores.

5. Controle de gastos

Mantenha um controle rigoroso dos gastos da empresa para evitar endividamento excessivo. É importante que você tenha uma visão clara de quais gastos são necessários e quais você pode cortar ou reduzir.

6. Automatização com um sistema de gestão

Investir em um sistema de gestão financeira pode simplificar e automatizar várias atividades relacionadas às contas a pagar. Isso reduzirá erros, facilitará o acompanhamento dos prazos e oferecerá outros benefícios essenciais.

7. Separação das contas pessoais e empresariais

Evite misturar as contas pessoais com as contas da empresa. Essa prática pode levar a sérios problemas financeiros a longo prazo, comprometendo a saúde do negócio.

8. Acompanhamento constante

Monitore regularmente o fluxo de caixa e o status das contas a pagar. Essa vigilância contínua permite identificar possíveis problemas antecipadamente e tomar medidas corretivas.

Ferramentas de gestão que podem te ajudar a gerir as contas a pagar da sua empresa

1. Software de Gestão Financeira

O software de gestão financeira simplifica o registro e o acompanhamento das contas a pagar, fornecendo relatórios detalhados para auxiliar nas decisões estratégicas.

2. Aplicativos de Controle Financeiro

Os aplicativos de controle financeiro oferecem praticidade ao permitir que você registre pagamentos pendentes, receba alertas e efetue pagamentos diretamente pelo celular.

3. Plataformas de Pagamento Online

As plataformas de pagamento online agilizam e tornam mais seguro o processo de quitação das contas a pagar, permitindo até mesmo o agendamento de pagamentos.

4. Integração Bancária

A integração bancária disponível em diversos sistemas de gestão financeira automatiza o registro de pagamentos, evitando erros e garantindo maior precisão nas informações.

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