Como Configurar Minha Conta no Flowup

A configuração Flowup não demora mais do que alguns minutos. Acha impossível? Quem acha impossível certamente já passou por experiências ruins com outros sistemas de gestão onde a configuração pode demorar horas e até dias. Por favor, esqueça isso. A missão da equipe Flowup é entregar um sistema completo e ao mesmo tempo fácil de usar. Por isso, você vai configurar rapidinho!

Seu Flowup já vem configurado com algumas informações de exemplo. Então podemos adaptá-los à sua realidade ou configurar novamente. Ao todo são 4 passos para que você conheça os pontos-chave do sistema e, repito, você nem precisa fazer todos, pois seu sistema já permite começar a usar sem configurá-lo. Vamos lá!

O próprio sistema pode te guiar na execução desses passos. Observe na figura abaixo (Flowup Cash à esqueda e Flowup Time à direta) que eles oferecem a opção “Tutorial” para isso.

Caso você queira conhecer os detalhes mais a fundo, sugiro continuar lendo os passos seguintes da configuração Flowup.

Passo 1: configure no Cash suas contas bancárias

O Flowup permite que você controle as contas bancárias da sua empresa, as contas de investimento e a caixinha do escritório. Com isso, você vai saber através do sistema o saldo de todas elas. Isso é importante para você identificar futuros problemas de fluxo de caixa e também para conferir se os lançamentos feitos no sistema batem com o valor em conta.

Para configurar, acesse no menu lateral “Configuração -> Cadastro de contas”.

Observe que algumas contas (Caixinha, Conta corrente e Conta investimento) já estão pré-cadastradas. Clique na opção “Alterar” da “Conta corrente” (figura da direita);

1. Defina o nome dela (pode deixar esse mesmo se quiser) (figura da direita);
2. Escolha qual é o seu banco dessa conta (ou deixe a opção “Não é um banco”, para o caso da conta “Caixinha”);
3. No campo “Saldo” informe o saldo atual da conta (ou de algum outro dia em que você queria começar a controlar o saldo);
4. No campo “Data do saldo” informe a data de hoje (ou do dia que você começou a controlar o saldo);
5. Informe a agência no campo “Agência” e o número da conta no campo “Conta corrente”. Esses campos são opcionais. No entanto, se você for emitir boletos, eles terão que ser preenchidos.
6. Clique em “Salvar”.

Repita esses passos para cada conta que você queira controlar. Você também pode adicionar novas contas usando o botão “Adicionar”.

É importante destacar que você só poderá lançar receitas e despesas em uma conta bancária em datas posteriores à data do saldo informado no passo 5. Ou seja, se você tentar lançar uma despesa no dia 05/10/2016 na “Conta corrente”, mas na configuração dessa conta a “data do saldo” está com “10/10/2016” você não vai conseguir.

Passo 2: cadastre no Cash seus projetos e departamentos

Os projetos e departamentos da sua empresa devem ser cadastrados no Flowup para que os custos e as receitas de cada um deles sejam controlados separadamente. Isso é essencial para que sua empresa conheça a lucratividade dos projetos, das contas dos clientes e dos departamentos.

Para cadastrar os Projetos/Departamentos, acesse no menu lateral “Cadastros -> Projetos ou deptos.”

Observe que o projeto “Exemplo” já vem pré-cadastrado. Clique em “+ Adicionar”;

1. Informe o nome do projeto/departamento;
2. Escolha uma cor para identificar o projeto/departamento mais facilmente;
3. Clique em “Salvar”.

Você também pode alterar o projeto “Exemplo” que já existe, trocando o nome dele e a cor.

Passo 3: cadastre no Cash os serviços que você presta

É importante você saber quais serviços geram mais receita para sua empresa. Então, é preciso informar em cada venda qual foi o valor de cada serviço vendido. Para isso, você deve cadastrar no Flowup quais serviços são prestados.

Para exemplificar o que seriam “serviços”, se sua empresa é uma agência, seus serviços podem ser: “desenvolvimento de site”, “consultoria em mídias sociais”, “assessoria de imprensa”, “consultoria em SEO” e etc. Se é um escritório de arquitetura: “elaboração de projeto”, “arquitetura paisagística”, “restauração” e etc.

Para cadastrar um serviço, no menu lateral clique em “Cadastros -> Serviços”.

Clique em “+ Adicionar”.

1. Informe o nome do serviço;
2. Informe a categoria do serviço. A categoria é uma forma de agrupar serviços semelhantes. No início não existem categorias cadastradas. Você pode criar uma nova categoria abrindo o campo “Categoria” e clicando em “—-Novo—-“.
3. Se o preço do serviço for fixo, informe o preço da venda. Se não for, pode deixar com valor zero. Não se preocupe, na tela de venda você poderá alterar o valor.
4. Cliquem em “Salvar”.

Pronto. Se você só pretende usar o Flowup Cash (módulo financeiro) a configuração Flowup acabou. Se pretende usar ou conhecer os demais módulos, continue lendo.

Passo 4: configure no Time a regra de rateio de custos do seus projetos e departamentos

O Flowup Time é o módulo de controle de horas da plataforma Flowup. É ele quem consegue fazer as contas de quanto custa a hora dos seus funcionários e, consequentemente, quanto custou um projeto intensivo em mão-de-obra. Também é ele quem faz o rateio de custos indiretos entres os projetos.

Explicamos no blog a importância de fazer o rateio de custos dos seus projetos para obter a lucratividade de cada um deles.

Então, é preciso configurar as regras de rateio de custos no Flowup. Para isso, ainda no Cash, no menu da esquerda clique em “Flowup Time” para abrir o módulo de controle de horas.

No Flowup Time acesse “Gerenciamento -> Projetos ou Deptos. -> Listar Deptos. ou Projetos.

Em seguida, clique em “Editar” em um dos Projetos/Deptos.

1. Clique no campo “Rateio” e observe na descrição do lado direito qual a opção mais adequada para o Projeto/Departamento (na dúvida, leia nosso post sobre rateio).
2. Observe na parte de baixo o campo “Reportagem de horas”. Marque ele se for permitido que os funcionários reportem as horas trabalhadas nesse projeto/departamento;
3. Campo “Comentário obrigatório”: marque ele se desejar que os funcionários escrevam em qual atividade trabalharam.
4.  Clique em “Salvar”.

Pronto. A configuração Flowup inicial já foi feita. Elas devem mudar pouco ao longo do tempo. Isso significa que é menos trabalho para utilizar o sistema.

Aproveite para conhecer também o Flowup Task. Nele é possível gerir as tarefas dos seus projetos e departamentos. Observe que ele já está integrado ao Flowup Cash e ao Flowup Time, então você já pode criar quadros de tarefas para seus projetos e departamentos.

Qualquer dúvida sobre a configuração Flowup em contato conosco através do formulário ou do chat online do site do Flowup.