Como medir a produtividade da sua equipe?

Todo empresário quer saber como reduzir os custos e aumentar o retorno de seu negócio, mas será que você sabe o que fazer para atingir melhores resultados? Começar fazendo alguns mapeamentos é fundamental. Dentre eles, medir a produtividade merece destaque.

Medir a produtividade de uma organização é muito importante para o controle do empreendimento e para o planejamento de estratégias. Calcular a produtividade proporciona uma avaliação do esforço necessário para concluir os serviços. Esse cálculo indica em quanto tempo e com quanto dinheiro a sua empresa executa uma atividade, ajudando você a precificar melhor e passar prazos de entrega reais ao cliente. Além disso, esse controle permite identificar problemas e solucioná-los antes que causem prejuízo.

Aproveite esse artigo para entender como medir a produtividade da sua equipe.

Leia os tópicos deste texto na ordem que preferir:

• Como medir a produtividade em empresas de serviço
• Como aumentar a produtividade
• Deslizes ao medir a produção
• Ferramentas e métodos que podem te ajudar a medir a produtividade da sua equipe

Como medir a produtividade em empresas de serviço

As saídas e entradas monetárias da empresa fundamentam o conceito de produtividade. Portanto, ao abordarmos a prestação de serviços, devemos mensurar a produtividade de forma distinta daquela empregada para empresas no segmento da manufatura.

Nas empresas de serviço, os gestores calculam a produtividade da seguinte forma: eles estabelecem uma relação entre a produção realizada e a capacidade de produção efetiva com base em um mapeamento adequado. Assim, eles determinam quanto pode ser produzido e o quanto está sendo de fato produzido. Detalharemos esses processos nos próximos itens.

Mapeamento dos processos

Primeiramente, defina todas as operações, todo o percurso que é feito dentro da empresa para a entrega do serviço final. Em uma empresa de TI, por exemplo, quando um cliente solicita um software, quais os setores que são acionados? Quanto tempo leva até esse projeto estar finalizado e pronto para o cliente? Faça um levantamento do tempo de cada processo dentro de cada departamento envolvido.

Capacidade de produção

Para calcular a capacidade de produção, determine, em horas, sua capacidade de produção relacionada à mão de obra disponível em cada departamento da empresa. Ou seja, você precisa saber quantas horas os colaboradores de um setor trabalham no mês. Para chegar a um número, considere que eles fazem algumas pausas, as 8 horas da jornada não são transformadas integralmente em processo.

O índice de produtividade da equipe é a relação entre o que vocês poderiam ter produzido (de acordo com o cálculo de horas acima) e a produção que realizaram. Por exemplo, o setor de criação com todos seus funcionários, tem capacidade de produção de 1000 horas/mês, porém no último mês entregou projetos que, de acordo com o mapeamento (primeira etapa), levariam no total 500 horas/mês. Isso significa que o índice de produtividade desse setor é de 50% da capacidade.

Como aumentar a produtividade

Certamente você tem interesse em medir a produtividade para saber como aumentá-la. Porém, somente fazer o monitoramento não basta, medir é importante para saber quando e por que a produção foi baixa e para saber quais foram os fatores que influenciaram no baixo índice.

Contudo, poder atuar sobre os pontos baixos identificados e encontrar soluções para conseguir a melhor utilização dos recursos disponíveis, aumentando o índice de produtividade, é o mais importante. No exemplo que estamos utilizando, o gestor poderia investigar o que está acontecendo no setor de criação. Será que estão errando as estimativas das tarefas? O escopo está bem definido, de modo a permitir a rápida execução? Será que a equipe está desmotivada? São várias possibilidades.

Deslizes ao medir a produção

É comum empresas exibirem para os colaboradores um painel com as metas e os resultados alcançados. Porém muitas não fazem esse registro regular, e sem esse “placar”, é muito difícil reconhecer a efetividade dos colaboradores, saber onde é preciso chegar e o que ainda falta. A produtividade é calculada pelos resultados, por isso é importante fazer os registros e ter essa visão clara deles.

Essas foram algumas dicas de como você deve medir a produtividade na sua empresa visando otimizar os resultados. Não perca tempo e comece logo a colocar em prática!

Ferramentas e métodos que podem te ajudar a medir a produtividade da sua equipe

1. FlowUp

O FlowUp é uma ferramenta de gerenciamento de projetos e tarefas baseada em quadros. Com um layout intuitivo, permite a criação de listas e cartões para representar tarefas individuais. Com o FlowUp, é possível atribuir tarefas aos membros da equipe, definir prazos, acompanhar o progresso e avaliar a conclusão das atividades. Além disso, oferece a possibilidade de inserir comentários e anexar documentos relevantes, tornando a colaboração entre os membros da equipe mais eficiente.

2. Time Doctor

O Time Doctor é uma ferramenta específica para a gestão do tempo e a produtividade dos colaboradores. Com recursos como o rastreamento de tempo de trabalho e a captura de tela das atividades realizadas, o Time Doctor proporciona uma visão detalhada das horas dedicadas a cada tarefa. Além disso, é capaz de identificar períodos de inatividade, auxiliando a equipe a entender como utilizar o tempo de forma mais eficiente.

3. Métricas de Desempenho

Adotar métricas de desempenho claras e objetivas é fundamental para avaliar a produtividade da equipe. As metas devem ser estabelecidas em conjunto com os colaboradores, alinhadas aos objetivos da empresa. Essas métricas podem incluir indicadores de qualidade, quantidade de tarefas concluídas, satisfação do cliente e tempo médio de execução de projetos. A análise periódica desses dados permite ajustar estratégias e garantir que todos trabalhem rumo às metas estabelecidas.

4. Avaliação de Feedback

A comunicação transparente e construtiva é um componente essencial para a melhoria da produtividade. A realização de avaliações de desempenho regulares permite que líderes e colaboradores discutam o progresso, identifiquem desafios e estabeleçam metas de desenvolvimento pessoal. Através do feedback, os gestores podem oferecer orientações valiosas e incentivar mudanças positivas no comportamento da equipe.

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